تتجاوز الإدارة الفعالة لبطاقات الشركات إصدار البطاقات للموظفين. ويشمل تنفيذ الأنظمة التي تعزيز الرقابة المالية وتقليل مخاطر الاحتيال وتبسيط عمليات إعداد تقارير النفقات لشركة.
في هذه المدونة، سنناقش أفضل الممارسات لإدارة بطاقات الشركات الخاصة بشركتك بشكل أفضل.
لماذا تحتاج الشركات إلى إدارة بطاقات الشركات؟
بطاقات الشركات هي أدوات مالية قوية تساعد المؤسسات في تبسيط إدارة النفقات وتبسيط إعداد التقارير وتمكين الموظفين أثناء التنقل. إنهم يغيرون كيفية تعامل الشركات مع مشتريات الأعمال، مما يلغي الحاجة إلى المصروفات النثرية وتقارير النفقات التي لا نهاية لها.
إدارة بطاقات الشركات هي عملية مراقبة وتنظيم استخدام بطاقات الشركات داخل الشركة. يتضمن إعداد إرشادات لاستخدام البطاقة، ومراقبة المعاملات، وتسوية النفقات، وضمان الالتزام بالسياسة.
بدون إدارة فعالة لبطاقات الشركات، قد تواجه شركتك تحديات متعددة، مثل:
- قد يحدث إنفاق غير مصرح به إذا كان الموظفون يستخدمون بطاقات الشركات للنفقات الشخصية، مما يؤدي إلى خسائر مالية ومشكلات قانونية محتملة.
- قد يصبح تتبع النفقات أمرًا صعبًا، مما يؤدي إلى تقارير مالية غير دقيقة، مما قد يؤثر على عمليات إعداد الميزانية والتنبؤ.
- ضياع الوقت والموارد للتحقق من النفقات غير المتوافقة وتحديدها.
إدارة فعالة لبطاقات الشركات يضمن تحكمًا أفضل في الميزانية، حيث يمكنك تعيين حدود الإنفاق ومراقبة استخدام البطاقة في الوقت الفعلي. تعمل الإدارة الجيدة لبطاقات الشركات أيضًا على تحسين التقارير المالية من خلال ميزات مثل التتبع الآلي للنفقات والتكامل السلس مع أنظمة المحاسبة.
أفضل الممارسات لإدارة بطاقات الشركات بكفاءة
لتحسين استخدام بطاقات الشركات، يمكنك التفكير في نهج استراتيجي يركز على أفضل الممارسات التالية:
ضع سياسة واضحة لبطاقات الشركات
قم بإنشاء ملف شامل سياسة بطاقة الشركات. يجب أن تشير هذه السياسة بوضوح إلى النفقات التي يمكن تحميلها على البطاقة، مثل تكاليف السفر المتعلقة باجتماعات العملاء أو اللوازم المكتبية. كما يجب أن يوضح بالتفصيل سير عمل الموافقة على النفقات الكبيرة وتداعيات سوء الاستخدام.
يمكنك بشكل فعال توصيل جميع شروط هذه السياسة لجميع الموظفين من خلال الدورات التدريبية أو من خلال توزيع نسخ مكتوبة من السياسة على كل حامل بطاقة. يجب أن يكون كل موظف يصدر بطاقة شركة على دراية بجميع القواعد ويجب أن يعرف من يجب أن يسأل في حالة طرح الأسئلة.
يمكن للسياسات الواضحة منع الإنفاق غير المصرح به وضمان معرفة جميع الموظفين بمسؤولياتهم.
حدد الميزانيات لكل قسم
يساعد إنشاء ميزانيات واقعية وفعالة لكل فريق وقسم في إدارة بطاقات الشركات. تحليل النفقات السابقة لتحديد أنماط الإنفاق وفهم ما يتطلبه كل قسم.
على سبيل المثال، قد يطلب قسم التسويق ميزانية أعلى للإعلانات الرقمية، بينما قد يحتاج قسم صيانة المكاتب إلى ميزانية صغيرة كل شهر لضمان عمليات سلسة.
عند إعداد هذه الميزانيات، من المهم القيام بما يلي: عامل في الوضع المالي العام للشركة. لا تضع حدودًا ضيقة جدًا، ولكن لا تكن فضفاضًا جدًا في التعامل مع المال، لأن هذا قد يؤدي إلى الإسراف في الإنفاق.
الميزانية الجيدة تجعل كل قسم مسؤولاً عن البقاء ضمن الحد المخصص له. إنها أفضل طريقة للتحكم في التكاليف و تشجيع المسؤولية المالية في جميع أنحاء الشركة.
حدد من سيحصل على البطاقات
تتضمن إدارة بطاقات الشركات اختيار الموظفين المناسبين كأوصياء على هذه البطاقات. يعد إصدار بطاقات الشركات لجميع الموظفين الذين قد يحتاجون إليها جزءًا مهمًا من هذه العملية. فيما يلي بعض الجوانب المهمة التي يمكنك وضعها في الاعتبار:
- قم بتحليل الأدوار الوظيفية للموظفين بعناية والطبيعة المرتبطة بنفقات أعمالهم. على سبيل المثال، يمكن للموظفين الذين يسافرون غالبًا للعمل أن يكونوا مرشحين جيدين للحصول على بطاقة الشركة.
- اتبع نهجًا متوازنًا، قد لا يكون إعطاء البطاقات لجميع الموظفين فكرة جيدة. ابدأ بالموظفين الرئيسيين ثم قم بتضمين الموظفين الآخرين تدريجيًا في برنامج بطاقة الشركات.
- قم بتطبيق نظام البطاقات المتدرج ووضع حدود إنفاق مختلفة واحتياجات الموافقة بناءً على أدوار الموظفين ومسؤولياتهم. على سبيل المثال، يمكن للموظفين الحصول على حد إنفاق شهري قدره 2,000 درهم إماراتي، بينما يمكن للمدير التنفيذي أن يكون لديه حد إنفاق شهري قدره 5,000 درهم إماراتي. وستساعد مراقبة أنماط استخدام البطاقة عن كثب في إيجاد طرق لتحسين نظام الفئة من خلال تحسين حدود إنفاق الشركة أو تحسين احتياجات الموافقة أو تحديد سوء الاستخدام.
وضع حدود وعملية الموافقة على بطاقات الشركات
يعد تحديد حدود إنفاق بطاقات الشركات ممارسة فعالة أخرى لإدارة بطاقات الشركات. يمكن لحدود الإنفاق أن تمنع الإنفاق المفرط أو غير المصرح به وضمان الالتزام بسياسات الشركة. ضع في اعتبارك وضع حدود لفئات مختلفة مثل السفر واللوازم المكتبية والوجبات. على سبيل المثال، يمكنك تعيين حدود نفقات الوجبات وأماكن الإقامة والنقل لكل بطاقة عند استخدامها أثناء السفر بغرض العمل.
إلى جانب تحديد حدود الإنفاق، ضع في اعتبارك إنشاء عمليات موافقة للنفقات الأكبر. على سبيل المثال، يمكنك وضع قاعدة في تطبيق برنامج إدارة النفقات (المقدم من شركة بطاقة الشركة الخاصة بك) تتطلب من الموظفين الحصول على موافقة المدير لنفقات السفر التي تتجاوز 2,000 درهم إماراتي. ستحظر هذه القاعدة تلقائيًا أي نفقات تزيد عن 2,000 درهم إماراتي من البطاقة دون موافقة. سيتم إخطار المدير بالنفقات وسيتمتع بالمرونة للموافقة على الشراء أو رفضه مع التفكير في تطبيق الهاتف المحمول الخاص به.
من خلال تحديد حد الإنفاق وعملية الموافقة على كل بطاقة بوضوح، يمكنك مساعدة الموظفين على الشعور بالراحة تجاه النفقات التي يمكنهم أو لا يمكنهم تحملها على بطاقة الشركة. سوف تفعل ذلك أيضًا تقليل رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا والمكالمات التي لا نهاية لها للاستفسارات في وقت تقديم تقرير المصاريف، مما يقلل من العبء الإداري.
استخدم البطاقات الافتراضية بدلاً من البطاقات المادية
من أجل إدارة أفضل لبطاقات الشركات، ضع في اعتبارك استخدام البطاقات الافتراضية بدلا من المادية. بطاقات افتراضية هي المتغيرات الرقمية للبطاقات المادية، التي يتم إصدارها على الفور واستخدامها في المعاملات عبر الإنترنت.
توفر البطاقات الافتراضية ميزة فريدة للتوافر الفوري والقدرة على إنشاء بطاقات جديدة غير محدودة حسب الحاجة. هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للحالات التي يحتاج فيها الموظفون إلى بطاقات مؤقتة إما لمشاريع محددة أو للنفقات المخصصة. بدلاً من انتظار بطاقة مادية، يمكن للموظفين البدء في استخدام البطاقات الافتراضية على الفور. هل تعلم أن Alaan تقدم بطاقات افتراضية للشركات إلى جانب البطاقات المادية، مما يوفر حلاً آمنًا ومرنًا لتبسيط عمليات إدارة النفقات الخاصة بك؟
راقب عادات إنفاق الموظفين
يوفر العديد من مصدري بطاقات الشركات أدوات تحليلية تساعدك على مراقبة إنفاق بطاقات الشركات. توفر هذه الأدوات رؤى حول كيفية إنفاق الموظفين للميزانية المخصصة ومتى وأين، مما يتيح لك تتبع عمليات الشراء حسب الشهر أو السنة أو القسم أو الموظف أو البائع. يساعد هذا التتبع التفصيلي في تحديد الفرص لخفض التكاليف وتحسين التدفق النقدي.
بالنسبة للشركات الناشئة والشركات ذات رأس المال المحدود، تعد المراقبة اليومية لاستخدام بطاقات الشركات مفيدة بشكل خاص. مع العلم بذلك يتم تتبع كل معاملة والإبلاغ عنها يمكن أن تردع الموظفين عن القيام بنفقات غير ضرورية، وتعزيز عادات الإنفاق الواعية.
اجعل إعداد تقارير النفقات أمرًا سهلاً
مما يجعل من السهل على الموظفين القيام بذلك إرسال الإيصالات وتقديم تقارير المصروفات يزيد من الامتثال وحسن التوقيت. حدد ما إذا كانت كل نفقة تتطلب إيصالًا أو ما إذا كان كشف حساب البطاقة كافيًا.
إذا كانت تقارير المصروفات ضرورية، حدد بوضوح المستوى المطلوب من التفاصيل ووتيرة التقديم لضمان عمليات تجارية سلسة.
فكر في استخدام حل إدارة النفقات مثل Alaan لتتبع النفقات التي تتم على بطاقات الشركات والإبلاغ عنها تلقائيًا. هذه العلبة تقليل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًامما يجعل عملية التسوية أسرع وأقل عرضة للأخطاء.
إدارة الإيصالات الآلية
مناسب توثيق جميع المشتريات يعد صنع البطاقات جانبًا مهمًا من إدارة بطاقات الشركات. ومع ذلك، تعد إدارة الإيصالات المادية عملية معقدة، حيث يوجد خطر متأصل بفقدان الإيصال أو تسجيل مبالغ غير صحيحة.
من خلال رقمنة الإيصالات، تستمتع سهولة التخزين والاسترجاع وتتبع النفقات بدقة. على سبيل المثال، يمكن تخزين الإيصالات الرقمية في أنظمة قائمة على السحابة، مما يسهل الوصول إليها من أي مكان ويقلل من مخاطر وضعها في غير مكانها. يمكنك أيضًا تصنيف النفقات بسهولة، مما يجعل إعداد التقارير فعالاً.
نصيحة احترافية - شجع موظفيك على التقاط الإيصالات وتحميلها على الفور بعد إجراء الدفع لضمان التوثيق في الوقت المناسب.
في Alaan، نقدم حلولاً متعددة لتبسيط عمليات إدارة الإيصالات الخاصة بك. مثل تقنية OCR (التعرف الضوئي على الأحرف)، التي تستخرج المعلومات تلقائيًا من الإيصالات الرقمية، وبالتالي تقلل الحاجة إلى الإدخال اليدوي للبيانات.
قم بمزامنة البطاقات مع برنامج المحاسبة الخاص بك
دمج بطاقة الشركات تؤدي المعاملات مع برنامج المحاسبة الخاص بك إلى إنشاء نظام إدارة مالية فعال. يسهّل هذا النظام تتبع نفقات الموظفين وإدارتها، مما يساعد في الحفاظ على سجلات مالية محدثة ويوفر عرضًا في الوقت الفعلي لإنفاق شركتك.
فائدة أخرى لهذا التكامل هي الدقة المحسنة. قد يكون الإدخال اليدوي للمعاملات عرضة للأخطاء، ولكن مع المزامنة التلقائية، فإن يتم تقليل فرص الأخطاء بشكل كبير.
قم بتحسين إدارة نفقاتك باستخدام بطاقات Alaan للشركات
تتطلب الإدارة الفعالة لبطاقات الشركات منصة قوية. يمكن أن تساعدك في الرؤية المركزية لجميع النفقات، إلى جانب ضبط الضوابط وإدارة البطاقات الفردية. هذا هو المكان الذي يمكن أن يحدث فيه آلان فرقًا.
تقدم Alaan، المزود الرائد لبطاقات الشركات الذكية في الإمارات العربية المتحدة، خدمة متكاملة بطاقة الشركات ومنصة إدارة الإنفاق. نحن نساعدك على تبسيط عمليات إدارة النفقات الخاصة بك وتحقيق تحكم مالي أفضل من خلال ميزات مثل:
- حدود الإنفاق الدقيقة: تسمح منصتنا بحدود الإنفاق الدقيقة، مما يتيح ضوابط دقيقة حول المبلغ الذي يمكن لكل موظف إنفاقه لمنع الإنفاق الزائد.
- سهولة قفل البطاقات الفردية وفتحها: يتيح لك ذلك إدارة الوصول إلى البطاقات في الوقت الفعلي، مما يضمن استخدام الموظفين المعتمدين فقط للبطاقات.
- الامتثال لسياسة المصروفات: تضمن Alaan أن جميع النفقات تتوافق مع سياسات شركتك وتقلل من مخاطر المعاملات غير المصرح بها.
- رؤية في الوقت الفعلي للمعاملات التجارية: تدعم Alaan مراقبة النفقات في الوقت الفعلي، مما يضمن الشفافية المالية واتخاذ القرارات المستنيرة.
- التسوية بنقرة واحدة: توفر هذه الميزة وقتًا ثمينًا لفريق الشؤون المالية الخاص بك وتقلل من مخاطر الأخطاء، مما يضمن إعداد تقارير مالية دقيقة وفي الوقت المناسب.
يتم قبول بطاقات الشركات الخاصة بنا في جميع أنحاء العالم وتدعم أكثر من 200 عملة. يمكن استخدامها إما كبطاقات مادية أو كبطاقات افتراضية على Google Pay و Apple Pay. إذا كنت تتطلع إلى تبسيط إدارة نفقاتك، فسيسعدنا تقديم المساعدة. اتصل بنا هنا لمعرفة المزيد حول بطاقة الشركة المناسبة لشركتك.
