ما هي المحاسبة الخارجية؟
التوظيف محاسبون مع مجموعات المهارات والخبرات المطلوبة يمكن أن تكون صعبة، خاصة بالنسبة للشركات الناشئة. من الضروري توظيف الفريق المناسب لأنهم مسؤولون عن إعداد البيانات المالية للمؤسسة وتحليل البيانات المالية الهامة وصياغة الفواتير والمساعدة في إدارة حسابات الموظفين. مع وجود شركات ناشئة جديدة في الصناعة، تزداد صعوبة العثور على المواهب المناسبة.
تقوم حوالي 33% من الشركات الصغيرة بالاستعانة بمصادر خارجية محاسبة، على الرغم من الاعتقاد السائد بأن المحاسبة ومسك الدفاتر يجب أن يتم الاحتفاظ بها بشكل صارم داخل الشركة. إنه بالتأكيد قرار حاسم ويعتمد على ما إذا كان موظفو الشركة لديهم خبرة كافية، وما إذا كانوا مرتاحين لتولي مهام المحاسبة الموسعة. ومع ذلك، تعتقد أكثر من 60٪ من الشركات الناشئة أيضًا أنها تدفع ضرائبها بشكل مفرط، مما قد يكون مساهمًا كبيرًا في الشؤون المالية للمنظمة. بسبب هذه الحقيقة، بدأ الكثيرون يشعرون أن الاستعانة بمصادر خارجية للمحاسبة هي بالفعل الطريقة الصحيحة للذهاب. أظهر استطلاع أجرته شركة Deloitte لعام 2020 أن أكثر من 70٪ من الشركات تتجه إلى الاستعانة بمصادر خارجية بسبب خفض التكلفة، بينما تعتقد 40٪ أن زيادة المرونة كانت العامل الحاسم بالنسبة لها. نرى المزيد والمزيد من الشركات تتعاون مع طرف ثالث لرعاية المحاسبة ومسك الدفاتر بدلاً من وجود فريق محاسبة خاص بها.
لذا هل يجب عليك أيضًا التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية للمحاسبة الخاصة بك؟ هناك بعض المزايا الكبيرة التي قمنا بإدراجها هنا من أجلك.
مزايا المحاسبة الخارجية
قد تختار الشركات الصغيرة والشركات الناشئة الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المحاسبة لعدة أسباب. فيما يلي بعض منها:
يبسّط عملية التوظيف
لا يمكن إنكار أن عملية التوظيف صارمة وبطيئة لكل منظمة. يحتاج كل موظف إلى العديد من المديرين والاستراتيجيين المتخصصين والمحاورين. هذا لا يأخذ في الاعتبار حتى الوقت والتكاليف المستثمرة في العملية، مما قد يؤدي إلى نتائج رائعة للشركة.
من الصعب العثور على محاسبين يفهمون الأعمال والمتطلبات ذات الصلة. تعد المحاسبة الخارجية اختيارًا ممتازًا في مثل هذه السيناريوهات.
إنها فعالة من حيث التكلفة
أحد العوامل الرئيسية لمحاسبة الاستعانة بمصادر خارجية هو أنها توفر للمنظمة الكثير من المال. إنه لا يلغي تكلفة تعيين فريق محاسبة فحسب، بل يوفر أيضًا الوقت والجهد.
عادةً ما تواجه فرق المحاسبة الداخلية مواقف صعبة عند التعامل مع رواتب الموظفين الشهرية أو بالساعة أو الاهتمام بمزايا الموظفين والتأمين. يستغرق الأمر وقتًا ويضيف مبلغًا كبيرًا إلى التكلفة التشغيلية. تساعد الاستعانة بمصادر خارجية على توفير الضرائب والرواتب والمزايا الإضافية للموظفين، والتي يجب أخذها في الاعتبار عند إعداد فريق كامل بدوام كامل.
إنه يوفر الوقت
عادةً ما يؤدي النمو الهائل في الأعمال إلى إنفاق المزيد من الوقت على إدارة النفقات والعمليات بدلاً من استثمار الوقت في الشركة نفسها. تساعد المحاسبة الخارجية في توفير ليس فقط قدرًا كبيرًا من الوقت ولكن أيضًا في توفير الطاقة والموارد.
بالإضافة إلى ذلك، لم يعد عدم اليقين بشأن إعداد الميزانية وإدارة الديون ومعالجة كشوف المرتبات من مسؤولية المنظمة. بدلاً من ذلك، يثقون في فريق المحاسبين الخارجيين لنفس الشيء. يعمل فريق الاستعانة بمصادر خارجية على تبسيط العملية وفقًا لعدة معايير، مما يوفر للشركة الكثير من الوقت والطاقة والموارد.
يمنع حواجز الطرق في الأعمال
المحاسبة هي حاجة أساسية وحساسة للغاية للوقت. نظرًا لأنه مجال مهم لأي منظمة، فإن أي تحد محتمل يمكن أن يكسر استمرارية الأعمال. يمكن أن تشمل التحديات وقت تعطل النظام للصيانة، ونقص رأس المال البشري، أو ضعف البنية التحتية التي يمكن أن تؤدي إلى غرامات وتأخير المدفوعات وفقدان البيانات الأساسية.
قد تؤدي مثل هذه الانقطاعات في الأعمال إلى فقدان العملاء بسبب عدم القدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية. تأخذ المحاسبة الخارجية اليد العليا هنا حيث تعمل معظم الأطراف الثالثة باستخدام التكنولوجيا القائمة على السحابة، مما يقلل من مثل هذه الانقطاعات. يضمن العمل على السحابة أيضًا التوافر الدائم للبيانات وسلامتها. توفر المحاسبة الخارجية أيضًا ميزة الخدمات المحددة زمنياً إذا طلبت الشركة ذلك.
اعمل مع الأفضل في الصناعة
تتيح المحاسبة الخارجية للشركات العمل مع المهنيين ذوي الخبرة بسعر مناسب. وفي حالة توظيف هؤلاء المهنيين ذوي الخبرة من قبل المنظمة، ستكون النفقات أعلى بكثير.
إذا لزم الأمر، فإن الاستعانة بمصادر خارجية تسمح للشركات بالعمل حتى مع فريق من الخبراء الماليين. يعد اختيار مؤسسة الطرف الثالث المناسبة أمرًا ضروريًا، ولكن بمجرد اتخاذ القرار، يمكنك التأكد من أن حسابات عملك في أيد أمينة.
حماية البيانات المتصاعدة
أصبحت البيانات أكبر من أي وقت مضى وهذا هو السبب في أن أمن البيانات، الداخلي أو القائم على العميل، يمثل مصدر قلق كبير للجميع في الصناعة. يتم إنتاج كمية كبيرة من البيانات يوميًا حيث أصبحت معظم خدمات المحاسبة رقمية.
تفتقر معظم المؤسسات الصغيرة إلى الموارد أو المعرفة المطلوبة لحماية بياناتها مما قد يؤدي إلى هجمات إلكترونية ضخمة وسرقة البيانات. يمكن أن تكون وطأة مثل هذه الهجمات مدمرة. إذا تم الاستعانة بمصادر خارجية لشركة ذات خبرة، فستعمل الشركة مع خوادم قائمة على السحابة تدعم المعاملات المشفرة، وقدرات استعادة البيانات المفقودة، وميزات إدارة الكوارث والتخزين الآمن إلى الأبد. لا عجب أن متطلبات مثل هذه الخدمات المحاسبية في أعلى مستوياتها على الإطلاق.
يعزز توسيع الأعمال
العامل الحاسم عند اختيار مؤسسة خارجية للاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المحاسبة هو قدرتها على توسيع نطاق عملك. يمكن تقييم مدى قابلية التوسع من خلال مستوى الأتمتة الذي يمتلكه الفريق. تعرف المنظمات ذات الخبرة متى يتم التوسع أو التخفيض وفقًا لمتطلبات العمل. يتم صقل هذه المهارات بمرور الوقت ويمكن أن تلعب دورًا رئيسيًا في نقل عملك إلى المستوى التالي.
لدى العديد من هذه المنظمات أيضًا مجموعة موثقة جيدًا من الإجراءات التي تم تنفيذها مع العديد من الشركات الأخرى لتوسيع نطاق أعمالها. نظرًا لأن عملك لديه أفق لتنفيذ الإجراءات المذكورة، يمكنك التأكد من حقيقة أن تنفيذ الحلول المقترحة القائمة على العمليات يمكن أن يكون الشيء الكبير التالي لعملك.
لا مجال للخطأ
نظرًا لقيود الميزانية، غالبًا ما ينتهي الأمر بالشركات إلى توظيف مرشحين عديمي الخبرة، مما قد يؤدي إلى أخطاء غير ضرورية أثناء مسك الدفاتر داخل الشركة. من ناحية أخرى، أثناء الاستعانة بمصادر خارجية، عادة ما تتعامل مع الشركات والخبراء المتخصصين في خدمات المحاسبة.
إنهم يأتون بسنوات من الخبرة مما يعني أن احتمال ارتكابهم أخطاء يميل إلى أن يكون قريبًا من الصفر. يجب على الأطراف الثالثة تقديم مساعدة محاسبية خالية من الأخطاء لأنها تعتمد فقط على خدماتها لتحقيق الإيرادات. إن اللجوء إلى المحاسبة الخارجية يقلل أيضًا من مخاطر التوظيف السيئ والخطأ البشري.
سلبيات المحاسبة الخارجية
لقد ناقشنا الامتيازات بالتفصيل. دعونا نلقي نظرة على بعض السلبيات.
قد تأتي بتكاليف خفية
قد تتراكم الخدمات بمجرد الشراكة مع شركة الاستعانة بمصادر خارجية. غالبًا ما تكون هذه الإضافات أو المهام غير متوقعة لأنها تعتمد بشكل كبير على متطلبات العمل. ومع ذلك، يمكن التعامل معها إذا تم وضع التوقعات وقيود الميزانية في البداية.
تفتقر إلى السيطرة
تتطلب شركات المحاسبة الخارجية مستوى كبيرًا من التحكم في البيانات المالية للأعمال. نظرًا لمدى الخدمات التي يقدمونها، يصبح ذلك ضرورة. يتطلب نقل السلطة هذا مستوى كبيرًا من الثقة في الارتباط مع فريق الاستعانة بمصادر خارجية. بعد قولي هذا، يمكن أن يجعلك بالتأكيد تشعر وكأنك لم تعد تتمتع بالسيطرة الكاملة على كل حدث مالي وقرار يتم اتخاذه لشركتك.
خدمات متخلفة
بالتأكيد لا يمكن لفريق الاستعانة بمصادر خارجية أن يحل محل فريق داخلي. قد لا تكون الخدمات والإجابات المطلوبة فورية في جميع الأوقات. إذا اخترت الارتباط بفريق المحاسبة المناسب، فعادةً ما يتم استيفاء الاتصالات والمتطلبات لإنجاز المهمة.
لذا هل يجب عليك الاستعانة بمصادر خارجية لتلبية احتياجاتك المحاسبية؟
كما قد تكون أدركت، فإن المحاسبة الخارجية لها بعض الامتيازات والمزايا التي لا يمكن إنكارها. بعد قولي هذا، من المهم بنفس القدر التعامل مع الخدمة المناسبة لعملك. فيما يلي بعض العوامل التي يجب أن تضعها في اعتبارك أثناء اتخاذ القرار.
لديك مجموعة محددة جيدًا من المتطلبات
يجب نقل متطلبات العمل بإيجاز إلى مؤسسة الطرف الثالث لتحقيق نتائج جيدة. للحصول على مجموعة مفصلة من المتطلبات، يجب تقييم قيود مؤسستك جنبًا إلى جنب مع ما تبحث عنه من فريق المحاسبة الخارجي.
احصل على السعر المناسب
إن وجود الكثير من الخيارات هو نعمة ونقمة في نفس الوقت. عند اختيار شركة المحاسبة المناسبة، قم بتقييم الخدمات التي تقدمها مقابل ما تتقاضاه. بعد دراسة متأنية، يمكنك اختيار واحدة بناءً على ميزانيتك المثالية وشروط الدفع.
اختر الجودة أكثر من الكمية
لا يمكنك أبدًا وضع بطاقة سعر على التجربة. تأكد من أنك تسير مع فريق يتمتع بالخبرة والاحتراف. تأكد من التواصل مع العملاء السابقين والتعلم من تجاربهم. سيساعدك ذلك على تحديد الفريق الذي يناسب عملك بشكل أفضل.
مهام المحاسبة التي يمكنك التفكير فيها بالاستعانة بمصادر خارجية
بصرف النظر عن الضروريات، إليك قائمة بخدمات المحاسبة التي يمكنك التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية لها.
- إنشاء المدفوعات
- الخدمات المتعلقة بكشوف المرتبات
- تقديم التقارير إلى السلطات
- المتابعة مع المدينين
- مسك الدفاتر
أفكار نهائية
حققت المحاسبة الخارجية نتائج جوهرية للعديد من المنظمات في الماضي القريب. في حين أن هناك إيجابيات لا يمكن إنكارها، لا ينبغي إهمال السلبيات أيضًا. يمكن أن تتيح الاستعانة بمصادر خارجية لمؤسستك الوصول إلى فريق محاسبة يعمل بكامل طاقته وقابل للتطوير من الخبراء المخصصين لاحتياجات عملك. بالطبع، في النهاية، أنت تعرف عملك بشكل أفضل. لذا قم بتقييم خياراتك، واستعرض الخدمات المعروضة، وتحدث إلى الزملاء في الصناعة، واختر شريكًا مناسبًا لعملك.
