هل لا تزال تستخدم بطاقتك الائتمانية الشخصية للمصروفات التجارية؟ على المدى الطويل، هذا القرار ليس في صالحك. إليك السبب:
اعتماداً على حوكمة الشركة وسياساتها، هناك أسباب عديدة لعدم استخدام البطاقة الشخصية في الإنفاق التجاري. والأهم من ذلك، أن هذا الأسلوب غير فعّال محاسبيًا، حيث يجعل من الصعب تتبع مصروفات الشركة في نهاية الربع أو السنة المالية.
"لكننا شركة صغيرة… أليس من الأسهل استخدام بطاقاتنا الشخصية؟"
بالنسبة للشركات التي تملكها أو أسستها، قد يبدو من المريح استخدام بطاقتك الشخصية، خصوصًا في البدايات. لكن عند تقديم الإقرارات الضريبية للأعمال الصغيرة، قد تتحول العملية إلى كابوس إذا اضطررت لتتبع مصروفات العمل مقابل المصروفات الشخصية يدوياً. وإذا لم تكن هناك طريقة لتمييز الإنفاق بين الجانبين، فقد تتأثر أمورك المالية الشخصية أيضًا في حال تأثر عملك.
عندما يتعلق الأمر بالموظفين، فإن العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة تتيح لموظفيها استخدام بطاقاتهم الشخصية لتغطية مصاريف العمل، ثم يتقدمون بطلبات لتعويضها لاحقًا. نظريًا، طالما أن الموظف مخوّل ويوجد نظام بسيط لتعويض النفقات، فلا يُفترض أن تكون هناك مشكلة.
لكن في الواقع، يمكن أن تصبح الأمور معقدة، وحينها يعمّ الفوضى على جميع الأطراف. فصل نفقات العمل عن المصاريف الشخصية، وتعبئة تقارير المصاريف (بمعنى: فواتير، إيصالات، ومطالبات) قد يسبب الكثير من الإحباط للموظفين.
كما أنك ستُهدر وقتاً وجهداً ثمينين من فريق المحاسبة لديك.
ببساطة، الاعتماد على الموظفين لاستخدام بطاقاتهم الشخصية في المصاريف المهنية ليس أمرًا عادلًا لهم، بل هو أسلوب مرهق وغير فعّال لإدارة عملية بسيطة.
من الأفضل بكثير تمكين الموظفين من خلال تزويدهم ببطاقات شركة مزودة بحدود إنفاق مخصصة ونظام تلقائي لمطابقة الإيصالات.
ما هي إيجابيات وسلبيات استخدام البطاقات الشخصية في العمل؟
استخدام البطاقة الشخصية لتغطية مصاريف العمل قد يسبب مشاكل كبيرة لكل من الشركة وصاحب البطاقة الائتمانية. ورغم أن استخدام البطاقة الشخصية في النفقات المهنية يُعد أمرًا غير مستحسن، إلا أن الكثير من الأشخاص ما زالوا يفعلونه. فبحسب إحدى الدراسات، أكثر من ٪40 من أصحاب الشركات الصغيرة يستخدمون بانتظام بطاقة أو أكثر من بطاقاتهم الائتمانية الشخصية في تغطية مصاريف العمل.
الإيجابيات:
- السهولة والراحة: وهو السبب الأكثر شيوعًا بين من يعتمدون هذا الأسلوب.
- المكافآت: مثل نقاط الاسترجاع النقدي أو أميال الطيران المجانية والإقامات الفندقية، وهي مزايا تقدمها بعض البطاقات الشخصية
السلبيات:
- سهولة الإنفاق الزائد: عند استخدام البطاقة الشخصية، من السهل فقدان السيطرة على الميزانية وتجاوز الحد المخصص للمصروفات.
- الدخول في دوامة الديون: خاصة إن لم يتم سداد الرصيد بالكامل كل شهر، مما يؤدي إلى دفع فوائد يمكن تجنبها باستخدام بطاقة تجارية مخصصة.
- صعوبة التتبع والمراجعة: مما يجعل إعداد التقارير الضريبية أكثر تعقيدًا ويؤثر سلبًا على دقة الحسابات المالية.
«هل تقصد أن فصل النفقات الشخصية عن نفقات العمل هو الخيار الأفضل؟»
نعم، تمامًا.
عندما تقتصر بطاقتك الائتمانية الشخصية على المصاريف الخاصة فقط، فإنك تسهّل على نفسك عملية التنظيم المالي وتجعل كل شيء أوضح وأسهل في المتابعة. كما أنك تتجنب أي التباس عند سداد الديون أو القروض؛ لأن عدم وجود تداخل بين المصاريف الشخصية والتجارية يعني وضوحًا تامًا في تحديد ما يجب دفعه أولًا وما يمكن تأجيله.
وإذا كنت تدير مشروعًا أو شركة، فمن المهم جدًا أن تكون على دراية كاملة بجميع تفاصيل ميزانيتك. يجب أن تعرف أين تذهب أموالك – سواء كانت أرباحًا أو نفقات – حتى تتمكن من اتخاذ قرارات ذكية في الإنفاق، سواء على مستوى عملك أو حياتك الخاصة.
الشفافية في الإيرادات والمصروفات هي مفتاح النجاح المالي.
نعلم أننا قد ذكرنا هذا سابقًا، لكن من المهم أن نكرّر التأكيد عليه، مجرد كونك تقرأ هذا المقال يعني على الأرجح أنك حريص على التأكد من أنك تسير في الاتجاه الصحيح ماليًا. ولهذا السبب نود أن نُعيد التأكيد على أهمية الشفافية في الإنفاق.
الشفافية تعني مراقبة كل عملية شراء، تحديد المصروفات المسموح بها، وضمان تسجيل كل شيء بدقة – ما يفيدك في إدارة الضرائب، والمحاسبة، واتخاذ قرارات مالية واعية. شفافية المصروفات تضمن استقرار عملك ونموه، دون فوضى أو مفاجآت غير محبّذة.
إذا كنت تُقدّر الشفافية في علاقاتك الشخصية (ولِمَ لا؟)، فلا يوجد سبب يمنعك من تطبيق نفس المبادئ عند إدارة الشؤون المالية لشركتك. كلّما كانت سياساتك المالية أكثر وضوحًا وانفتاحًا، قلّت احتمالية استغلال الموظفين لمناصبهم داخل الشركة. فبعض التصرفات، مثل التلاعب في النفقات لتحقيق مكاسب شخصية، قد تُعرّضهم لمسؤوليات قانونية… أو ما هو أسوأ من ذلك!
مزايا استخدام البطاقة التجارية
تحتاج الشركات، على اختلاف أحجامها، إلى أنواع متعددة من البطاقات الائتمانية لتلبية احتياجاتها، ومن المهم أن يدرك أصحاب الشركات الفروقات بين هذه البطاقات.
اليوم، هناك خيارات حديثة من بطاقات الأعمال و بطاقات الشركات صُممت لتكون أكثر ملاءمة للمؤسسين وأصحاب المشاريع. بطاقات الشركات.
رغم تعدد أنواع البطاقات التجارية، إلا أن جميعها تشترك في مجموعة من المزايا تجعلها بديلًا أفضل بكثير من استخدام البطاقات الشخصية في النفقات التجارية:
بناء سجل ائتماني للشركة
إن تأسيس وإدارة سجل ائتماني قوي للشركة يُعد من أهم العوامل التي تساعدك في الحصول على التمويل المناسب عند الحاجة، وبشروط أفضل كذلك. سواء كانت المشتريات اليومية الصغيرة أو القروض الكبيرة، فإن شركتك بحاجة إلى رصيد ائتماني لتسيير أعمالها. وتُعد البطاقة الائتمانية التجارية من أفضل الأدوات لبناء هذا الرصيد، بشرط سداد المبالغ بالكامل شهريًا، أو الحفاظ على رصيد منخفض مع الالتزام بالدفع في الوقت المحدد.
تكاليف منخفضة
رغم أن بعض بطاقات الأعمال تفرض رسومًا عند التسجيل أو التجديد السنوي، إلا أن هناك بطاقات لا تفرض أي رسوم سنوية، وتُعتبر خيارًا اقتصاديًا وفعّالًا لا يُحمّل الشركة تكاليف إضافية.
استرداد نقدي ومكافآت
توفر بعض البطاقات التجارية برامج مكافآت على الإنفاق، تتيح لك كسب نقاط أو استرداد نقدي حتى حد معين. كما يمكنك استبدال النقاط بأميال سفر، أو عروض خصم حصرية، أو استرجاع مبالغ نقدية، مما يضيف قيمة حقيقية للمصروفات التشغيلية.
عروض الشراكة
غالبًا ما تتعاون المؤسسات المالية مع مزوّدي خدمات وسلع لتقديم عروض خاصة لحاملي البطاقات، سواء كانت خصومات حصرية، أو أسعار تفضيلية، أو مزايا إضافية عند الشراء.
منصة إدارة المصروفات
تقدم أفضل الشركات المصدّرة لبطاقات الشركات ميزات إضافية تساعدك على التوفير دون الحاجة لزيادة الإنفاق. تشمل هذه الميزات منصات رقمية لإدارة المصروفات، تتيح لفِرق المالية التحكم الكامل والاطلاع الفوري على ميزانيات الشركة، ومصاريف الموظفين، والفواتير—all ضمن منصة موحدة.
في "الآن"، نقدم لأصحاب الأعمال وفرق المالية فائدة كبيرة من خلال بطاقاتنا الذكية للشركات، التي تتيح لك الإنفاق بالعملة التي تختارها، والحصول على استرداد نقدي يصل إلى %1 على النفقات المؤهلة، والمزيد.
ابدأ باستخدام "الآن" اليوم، حيث تتيح لك منصة إدارة المصروفات التلقائية وتتبع نفقات الشركة في الوقت الفعلي.
