ك 4

عن الشركة:

شركة K4 Technical Services هي شركة موثوقة لصيانة العقارات مقرها دبي، معروفة بخدمتها الاستثنائية ورضا العملاء. وتحمل شهادة ISO 9001، وتتخصص في مجموعة واسعة من الخدمات تشمل إدارة المرافق، وصيانة العقارات، والتشطيبات والتجديدات، وخدمات تأجير بيوت العطلات. يضمن فريقهم المتفاني تنفيذ كل مشروع بأعلى مستويات الجودة والكفاءة.
‍
تمتد خبرة K4 إلى تحويل العقارات من خلال خدمات التشطيب عالية الجودة، والحفاظ على الممتلكات من خلال خدمات تنظيف احترافية، وإدارة بيوت العطلات لتعظيم إمكانات الإيجار، تشمل خدمات إدارة المرافق الشاملة لديهم كل شيء من الصيانة الدورية إلى الإصلاحات الطارئة، مما يضمن التشغيل السلس وراحة العقارات.
‍
بدأت K4 بفريق صغير، وسرعان ما نمت من حيث السمعة والحجم، وتضم اليوم أكثر من 250 محترفاً ماهراً. تركيزهم على الجودة والتحسين المستمر جعلهم الخيار المفضل في هذا القطاع.

المشكلة

تحديات في إدارة المصروفات وكفاءة المعاملات

قبل اعتماد منصة "الآن"، واجهت شركة K4 عدة تحديات أثرت على كفاءة فريقها المالي. من أبرز هذه التحديات صعوبة إدارة النقدية الصغيرة، وتتبع وتصدير معاملات المصروفات إلى نظام ERP، بالإضافة إلى وجود فروقات في تحديثات المعاملات اللحظية. كما أن غياب الرقابة المالية حسب الأقسام شكّل عائقاً كبيراً في توزيع وإدارة الميزانيات.

أمارناث، مدير المالية في K4، تطرق لهذه التحديات وقال:

"كنا نواجه صعوبات متكررة في التعامل مع مصروفات الشركة، وخصوصاً فيما يتعلق بإدارة النقدية الصغيرة، التي أصبحت عبئًا كبيرًا على فرق المحاسبة. الفروقات البسيطة ولكن المتكررة في النقدية الصغيرة كانت مؤشراً على مشكلة أكبر، وكنا بحاجة إلى حل."

وأضاف قائلاً:

"واجهنا أيضاً مشاكل في إدخال المعاملات في برنامج المحاسبة. لم تكن هناك فقط قيود في النظام، بل كان هناك تأخير واضح في تواريخ المعاملات بين سجلاتنا وكشوفات البنك. بالإضافة إلى ذلك، فإن غياب التتبع الخاص بالمصروفات حسب كل قسم صعّب علينا إدارة وتوزيع الميزانيات بكفاءة."

كل هذه التحديات أوضحت الحاجة لنظام إدارة مصروفات أكثر سلاسة، ما دفع شركة K4 للبحث عن حل يلبي هذه المتطلبات المعقدة.

الحل

استبدال التتبع اليدوي للنقدية الصغيرة بنظام إدارة مصروفات فعال ومدعوم بالتقنية

قامت K4 بحل تحديات إدارة المصروفات من خلال تطبيق "الآن"، وتمكنت من تقليل اعتمادها على النقدية الصغيرة بنسبة 90٪. أصدرت بطاقات "الآن" للشركات مع حدود وضوابط لجميع الموظفين، وانتقلت إلى نظام إدارة مصروفات أكثر كفاءة وشفافية وقابلية للتوسع. إليك كيف ساعدتهم "الآن":

تتبع تلقائيًا: كان تتبع بشكل تلقائي تطورًا مهمًا لشركة K4. فقد بسط عملية التحقق، وعزّز الشفافية المالية، وقلل بشكل كبير من العبء الإداري المرتبط بالتتبع اليدوي.

مراقبة المعاملات اللحظية: أتاحت منصة "الآن" لشركة K4 رؤية فورية لحركة الإنفاق، ما ساعد على الحفاظ على سجلات مالية دقيقة ومحدّثة. هذه الميزة منحت الإدارة رؤية لحظية واضحة لمصاريف الشركة، وساعدت الأقسام المختلفة في الحصول على صورة مالية أدق مما سهّل عملية المراجعة وأتاح نظرة مالية أكثر وضوحًا وقابلية للإدارة.

سهولة إصدار بطاقات متعددة: من أبرز الفوائد التي حصلت عليها K4 كانت إمكانية إصدار بطاقات شركات متعددة بسهولة وبدون رسوم إضافية، مما ساعد على إدارة المصاريف بكفاءة عبر مختلف الفرق والاقسام.

مزايا الاسترداد النقدي: استفادت K4 من ميزة الاسترداد النقدي بنسبة 2% على المصاريف بالعملات الأجنبية، بما فيها الإعلانات عبر الإنترنت، مما أضاف قيمة مالية حقيقية لأرباح الشركة.

‍بطاقات "الآن" للشركات ما بس رتّبت العمليات السابقة اللي كانت فوضوية، لكنها جابت معها شفافية وكفاءة في إدارة المصروفات. ارتحنا كثير بعد ما قلَّ اعتمادنا على النقدية الصغيرة، ومكافآت الاسترداد النقدي على العمليات الدولية وعدم وجود رسوم مخفية كانت ميزة كبيرة لنا."‍

الرقابة المحسّنة عبر "الآن" لم تُحسّن فقط دقة التقارير المالية في K4، بل ساعدت أيضاً في تمكين نهج أكثر فاعلية في إدارة الميزانية. مع البيانات اللحظية، أصبح بإمكان رؤساء الأقسام اتخاذ قرارات سريعة ومدروسة بناءً على الاحتياج والفرص.

بينما تتطلع الشركة للمزيد من التحسينات، تواصل K4 تقديم نموذج يُحتذى به لكيف يمكن للحلول المالية المبتكرة أن تُحدث فرقًا حقيقيًا في نجاح ونمو المؤسسات. تجربتهم هي دليل حي على الأثر الإيجابي الكبير الذي يمكن أن تُحدثه أدوات إدارة المصروفات في الشركات المتطورة.
‍
إذا كنت تبغى توفر وقتك، وتسهّل العمليات، وتتحكم في المصاريف مثل K4 – احجز عرض تجريبي اليوم!