كيف تعمل بطاقات نفقات الشركات على تبسيط إدارة النفقات

كل شهر، إنها نفس القصة. يفيض البريد الوارد بتقارير النفقات، ويطارد الإيصالات المفقودة، ويسوي المعاملات غير المتطابقة.

يمكن أن تبدو إدارة النفقات وكأنها دورة لا تنتهي أبدًا. ومع ذلك، هناك طريقة لتبسيط العملية بأكملها واكتساب رؤية في الوقت الفعلي لإنفاق الشركة. تقدم بطاقات نفقات الشركات حلاً فعالاً، مما يتيح لك التحكم وتحرير فريقك للتركيز على الأنشطة ذات القيمة الأعلى.

في منشور المدونة هذا، سنناقش كيف يمكن لبطاقات نفقات الشركات مساعدتك في تبسيط إدارة نفقاتك.

تحديات عملية إدارة النفقات التقليدية

تواجه جميع الشركات تقريبًا التحديات التالية عندما يتعلق الأمر بإدارة الشؤون المالية:

• يتم إنفاق الكثير من الوقت على إدارة الإيصالات وملء التقارير
• تقضي فرق الشؤون المالية ساعات في تسوية التقارير ومطابقة الإيصالات بالسياسات
• هناك حاجة إلى متابعة متكررة للمعلومات المفقودة والتعويضات
• تؤدي العمليات اليدوية إلى الأخطاء ومشكلات الامتثال، والتي يصعب اكتشافها بدون سجل تدقيق

هذا هو المكان الذي تساعد فيه بطاقات الشركات.

‍

ما هي بطاقات نفقات الشركات؟

بطاقات نفقات الشركات، أو بطاقات الشركات، هي بطاقات دفع متخصصة تصدرها الشركات لموظفيها لتغطية النفقات المتعلقة بالأعمال. على عكس بطاقات الائتمان الشخصية، التي يستخدمها الأفراد في عمليات الشراء الشخصية، تُستخدم بطاقات نفقات الشركات فقط لتغطية نفقات الأعمال وتوفر التتبع والإدارة الفوريين.

تأتي هذه البطاقات بأشكال مختلفة، مثل البطاقات المادية التي يمكن للموظفين حملها لعمليات الشراء الشخصية أو البطاقات الافتراضية الموجودة إلكترونيًا للمعاملات عبر الإنترنت. في كلا النموذجين، توفر البطاقات طريقة ملائمة لحاملي البطاقات لإجراء عمليات شراء نيابة عن الشركة مع السماح أيضًا للشركات بتتبع وإدارة النفقات بشكل أكثر فعالية.

ما هي فوائد بطاقات نفقات الشركات؟

تقدم بطاقات نفقات الشركات العديد من المزايا الرئيسية التي يمكن أن تعزز كفاءة عملية إدارة نفقات عملك. وتشمل هذه:

• توفير الوقت: تعمل بطاقات الشركات على أتمتة تقارير النفقات، مما يقلل العبء الإداري لموظفيك ويحرر الموارد لمزيد من الأنشطة الاستراتيجية.
• الأمان المحسّن: تتميز بطاقات الشركات بإجراءات أمنية قوية، بما في ذلك ضوابط الإنفاق القابلة للتخصيص ومراقبة الاحتيال. هذا يحمي عملك من المعاملات غير المصرح بها وسوء الاستخدام المحتمل.
• السداد المبسط: تلغي بطاقات الشركات الحاجة إلى عملية السداد، مما يسمح للموظفين بتحصيل النفقات مباشرة إلى حساب الشركة، مما يبسط إدارة النفقات ويقلل من وقت المعالجة.
• رؤية محسنة: من خلال بيانات المصروفات في الوقت الفعلي والتقارير التفصيلية، سيكون لدى فريق الشؤون المالية رؤية واضحة ومحدثة لإنفاق شركتك. وهذا يتيح اتخاذ قرارات مالية أكثر استنارة وميزنة أفضل.

‍

كيف تعمل بطاقات نفقات الشركات على تبسيط إدارة النفقات؟

تعد بطاقات الشركات مفيدة للغاية لإدارة إنفاق عملك. ولكن كيف تجعل عملية إدارة النفقات أكثر كفاءة؟

إعداد تقارير المصاريف الآلية

عندما يستخدم الموظفون بطاقات الشركة الخاصة بهم لتغطية نفقات الأعمال، يتم تسجيل المعاملات تلقائيًا في نظام إدارة النفقات الخاص بك. هذا يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا ويقلل الأخطاء ويوفر الوقت.

على سبيل المثال، عندما يحضر أعضاء فريق المبيعات مؤتمرًا ويستخدمون بطاقات الشركة الخاصة بهم للإقامات الفندقية والوجبات والنفقات الأخرى، يتم تسجيل هذه المعاملات تلقائيًا في نظام إدارة النفقات الخاص بك.

قم بمطابقة الإيصالات رقميًا

يستخدم العديد من مزودي بطاقات الشركات تقنية التعرف الضوئي على الأحرف المتقدمة (OCR) لتبسيط إدارة الإيصالات.

وإليك طريقة عملها: عندما يحتاج الموظفون إلى تسجيل مصروف، يمكنهم ببساطة التقاط صورة للإيصال باستخدام أجهزتهم المحمولة أو تحميل صورة ممسوحة ضوئيًا من خلال واجهة البرنامج.

تقوم تقنية OCR بعد ذلك باستخراج التفاصيل الأساسية مثل التاريخ والمبلغ ومعلومات البائع والنفقات التفصيلية من الإيصال وتحويلها إلى نسخة رقمية. ثم يتم تصنيف هذه الإيصالات تلقائيًا، مما يسهل على الفرق المالية المطابقة والتوفيق.

ضوابط الإنفاق

يعد التحكم في مقدار إنفاق موظفيك أمرًا بالغ الأهمية عند إدارة النفقات. باستخدام بطاقات نفقات الشركات، يمكنك تعيين حدود وقيود إنفاق مخصصة لفئات المصروفات المختلفة. يمكنك أيضًا تفويض الموافقات من المديرين للنفقات التي تتجاوز حدًا معينًا. هذا يضمن بقاء موظفيك في حدود الميزانية والامتثال لسياسات الشركة.

على سبيل المثال، يمكنك تقييد مشتريات فريق التسويق الخاص بك إلى فئات محددة، مثل تراخيص البرامج أو الإعلانات، للتأكد من أنهم يستخدمون أموال الشركة فقط للأغراض المعتمدة. إذا كان لديك المزيد من الأسئلة حول كيفية تعيين حدود بطاقات الشركات، فراجع مدونتنا للحصول على مزيد من النصائح.

رؤى في الوقت الفعلي

توفر بطاقات الشركات مراقبة النفقات في الوقت الفعلي، مما يمنحك رؤية فورية لأنماط إنفاق موظفي شركتك والتدفقات النقدية. يمكنك أن ترى بالضبط المبلغ الذي تنفقه، وأين تنفقه، ومتى تنفقه.

باستخدام هذه البيانات في الوقت الفعلي، يمكن للفرق المالية تحليل النفقات حسب القسم ونوع المصروفات والمعايير الأخرى، مما يؤدي إلى تخطيط ومراقبة مالية أفضل. من خلال هذه الأفكار، يمكنهم تخصيص الميزانيات بحكمة، مما يضمن توافق الموارد مع أهداف العمل.

اختيار مزود بطاقة نفقات الشركات المناسب

إذا كنت تبحث عن مزودي بطاقات الشركات في الإمارات العربية المتحدة، فإليك بعض النقاط الرئيسية التي يجب وضعها في الاعتبار:

1. قبول البطاقة وتغطية الشبكة

تأكد من أن مزود الخدمة لديه تغطية شبكية واسعة وأنه مرتبط بالمؤسسات المالية الكبرى في الإمارات العربية المتحدة، حتى يتمكن موظفوك من استخدام بطاقاتهم في أي مكان وفي أي وقت. عندما تقوم بذلك، يمكنك أيضًا مراعاة معدل قبول المزود في مناطق ومدن مختلفة وقدرته على قبول البطاقات من مختلف المؤسسات المالية. على سبيل المثال، يتم قبول بطاقة VISA من قبل 44 مليون مؤسسة في أكثر من 200 دولة.

2. خيارات التخصيص

عند اختيار مزود بطاقة الشركات، ابحث عن مزود يقدم العديد من خيارات التخصيص لتناسب الاحتياجات الفريدة لشركتك. يتضمن ذلك تخصيص ميزانيات محددة للنفقات اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية. يجب أن يسمح لك الموفر أيضًا بإنشاء بطاقات شراء أحادية الاستخدام يتم إلغاء تنشيطها تلقائيًا بعد استخدامها مرة واحدة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون قادرًا على التحكم في الإنفاق للإدارات المختلفة بناءً على عادات الإنفاق.

3. المزامنة مع برنامج إدارة النفقات

اختر مزودًا يأتي مع منصة إدارة نفقات مدمجة. يعمل هذا على تبسيط عملية إعداد تقارير المصروفات وتقليل الأخطاء. بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك قدرة الموفر على الاندماج مع أنظمة البرامج الأخرى، مثل برامج المحاسبة مثل Quickbooks أو Netsuite، بحيث يمكنك أتمتة المحاسبة وإغلاق الكتب بشكل أسرع. شيء آخر يجب مراعاته هو ما إذا كانت جهة إصدار البطاقة تعمل مع محافظ الهواتف المحمولة مثل Apple Pay و Google Pay. يوفر هذا التكامل الكثير من الراحة للموظفين الذين يمكنهم استخدام البطاقات مباشرة مع هواتفهم.

4. دعم العملاء والخدمة

حدد مزودًا يقدم دعمًا وخدمة ممتازة للعملاء. يتضمن ذلك المساعدة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع والدعم عبر الإنترنت ومدير حساب مخصص. ابحث عن مزود يتمتع بسمعة طيبة في تقديم دعم العملاء السريع والمفيد. ضع في اعتبارك وقت استجابة المزود لاستفسارات العملاء والقدرة على حل المشكلات بسرعة وكفاءة.

5. تدابير أمنية

تأكد من أن المزود لديه إجراءات أمنية قوية لحماية البيانات المالية لشركتك. يتضمن ذلك التشفير وجدران الحماية وعمليات تدقيق الأمان المنتظمة. ابحث عن مزود يتمتع بسجل حافل من الأمان والامتثال لمعايير الصناعة مثل ISO 27001. بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك قدرة المزود على اكتشاف ومنع المعاملات الاحتيالية وإجراءاته للتعامل مع الخروقات الأمنية.

6. هيكل الرسوم والشفافية

اختر مزودًا بهيكل رسوم شفاف. يتضمن ذلك معلومات واضحة حول الرسوم والتكاليف وأسعار الفائدة. ابحث عن مزود يقدم رسومًا ثابتة لكل معاملة بدلاً من الرسوم القائمة على النسبة المئوية. بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك قدرة المزود على تقديم تقارير مفصلة عن المعاملات والنفقات وإجراءاتها للتعامل مع النزاعات والأخطاء.

7. مزايا ومكافآت إضافية

ابحث عن مزود يقدم مزايا ومكافآت إضافية، مثل استرداد النقود أو نقاط المكافآت أو مكافآت سفر الأعمال. على سبيل المثال، تقدم بطاقات Alaan للشركات استرداد نقدي بنسبة 2٪ على المعاملات الدولية.

يمكنك أيضًا مراعاة قدرة المزود على تقديم مكافآت ومزايا مخصصة ومرونته فيما يتعلق بخيارات استرداد المكافآت.

لقد جعلنا اختيار جهة إصدار بطاقة العمل أمرًا بسيطًا. قم بتنزيل قائمة المراجعة الشاملة المجانية للعثور على ما يناسب مؤسستك.

‍

أفضل الممارسات لاستخدام بطاقات نفقات الشركات

عندما تفكر في تنفيذ بطاقات نفقات الشركات لعملك، فمن الضروري وضع أفضل الممارسات لضمان عملية سلسة وفعالة. إليك ما نوصي به:

وضع سياسات واضحة

قبل إصدار بطاقات نفقات الشركات، تحديد سياسات واضحة للنفقات المعتمدة وحدود الإنفاق ومتطلبات الاستلام وعملية إعداد تقارير المصروفات. وهذا يضمن فهم الموظفين للنفقات المسموح بها وكيفية الإبلاغ عنها بدقة. لمساعدتك على البدء، إليك خيار قابل للتخصيص قالب لإنشاء سياسة بطاقة الشركة الخاصة بك.

تشجيع إعداد تقارير النفقات في الوقت المناسب

حدد المواعيد النهائية لإعداد تقارير النفقات وشجع الموظفين على الإبلاغ عن النفقات على الفور. وهذا يضمن تتبع النفقات بدقة ومعالجة عمليات السداد بسرعة. يمكنك أيضًا تعيين تذكيرات أو إشعارات لمساعدة الموظفين على البقاء على المسار الصحيح.

تقييد البطاقات للاستخدام التجاري فقط

لمنع سوء الاستخدام، قم بتقييد بطاقات نفقات الشركات للاستخدام التجاري فقط. يمكن القيام بذلك عن طريق تحديد حدود الإنفاق أو تقييد أنواع معينة من المعاملات أو طلب الموافقة على نفقات معينة. هذا يضمن توجيه أموال الشركة نحو احتياجات العمل وليس النفقات الشخصية.

تثقيف الموظفين

تدريب الموظفين على أفضل الممارسات لحماية معلومات البطاقة. يتضمن ذلك تذكر أرقام التعريف الشخصية والحفاظ على أمان المعلومات والإبلاغ الفوري عن البطاقات المفقودة أو المسروقة. سيضمن ذلك أن البيانات المالية لشركتك آمنة ومحمية من المعاملات غير المصرح بها.

استخدم مزود بطاقة مع منصة إدارة نفقات متكاملة

ضع في اعتبارك الشراكة مع مزود بطاقة يقدم أيضًا منصة لإدارة النفقات. يتيح لك ذلك إدارة نفقاتك وتتبع إنفاقك في مكان واحد، وتبسيط عملية إدارة النفقات الخاصة بك.

على سبيل المثال، تقدم Alaan بطاقة الشركات ومنصة إدارة النفقات مع تتبع النفقات في الوقت الفعلي في لوحات المعلومات الديناميكية وتقارير النفقات الآلية وتحليلات النفقات التفصيلية. يمكن أن يساعدك ذلك في اتخاذ قرارات مالية أكثر استنارة وتحسين إنفاقك.

استخدم بطاقات Alaan لمصاريف الأعمال لإدارة النفقات بسلاسة

يتيح استخدام بطاقة الشركة تشغيل العمليات المالية لشركتك بسلاسة وكفاءة، مما يسمح لك بالتركيز على أنشطة عملك الأساسية. ولكن بدلاً من الاكتفاء بمزودي بطاقات الشركات القدامى الذين يطلبون ضمانًا شخصيًا أو يقدمون برنامجًا أساسيًا لإدارة الإنفاق، قم بالشراكة مع Alaan.

تم تصميم حل إدارة بطاقات الشركات والإنفاق الشامل لتبسيط عملية نفقات الأعمال مع ضمان تلبية احتياجات الموظفين والمحاسبين والمديرين الماليين وأصحاب الأعمال.

تتبع النفقات مع Alaan أمر بسيط: يمكنك إرفاق الإيصالات بالمعاملات ويتم تصنيف المعاملات تلقائيًا. يمكنك بعد ذلك عرض تفاصيل المعاملات في الوقت الفعلي وتلقي الإشعارات على تطبيق الهاتف المحمول الخاص بك لكل معاملة بطاقة، مما يضمن الرؤية الكاملة.

يتم قبول بطاقات الشركات الخاصة بنا في جميع أنحاء العالم وتدعم أكثر من 200 عملة. سواء كان فريقك موزعًا أو يسافر كثيرًا أو يقوم بإجراء مدفوعات دولية، تضمن بطاقاتنا معاملات سلسة بغض النظر عن المكان الذي تأخذك إليه شركتك. تتكامل المنصة أيضًا مع برامج المحاسبة الرئيسية ومحافظ الدفع مثل آبل باي.

مع آلان بطاقات الشركات ومنصة إدارة النفقات، يمكنك تبسيط تتبع النفقات الخاصة بك، والحصول على رؤية واضحة للإنفاق، وتحسين الكفاءة المالية لشركتك.

هل أنت مستعد لتبسيط إنفاق شركتك؟ ابقَ على اتصال معنا اليوم!