إذا لم تخطّط لمصروفات شركتك، فأنت تخطّط للفشل.
جزء كبير من نفقات الشركات يعود إلى المصروفات التي يقوم بها الموظفون، ولهذا من الضروري تتبّعها بكفاءة وفعالية.
في السابق، كانت تقارير المصروفات الوسيلة الأساسية لتتبّع جميع المعاملات المالية. ولكن، لا يخفى على أحد أنّ هذا الأسلوب كان يستغرق وقتًا طويلًا، كما أنه معرّض للأخطاء.
غالبًا ما يظهر الحافز لمراقبة المصروفات عندما تلاحظ فجوة كبيرة في الميزانية أو عندما تكون الفواتير أعلى من المتوقع. وفي الأوقات التي تشعر فيها أنك فقدت السيطرة على مالية الشركة، إليك كيف يمكنك استعادة زمام الأمور:
1. إعداد خطة لإدارة المصروفات
ابدأ بالأساسيات: يجب أن تمتلك كل شركة سياسة واضحة وشاملة للمصروفات، تتضمّن – ولا تقتصر على:
- وصف دقيق للمصروفات المقبولة وغير المقبولة في الشركة.
- إرشادات واضحة ومحددة تشمل جميع الحالات.
- فئات مصروفات محددة بميزانيات دقيقة.
وجود نظام واضح ومفصّل لإدارة المصروفات يسهّل عملية التتبّع، ويجعل الأمور أكثر وضوحًا للموظفين ولإدارة الشركة على حد سواء.
2. إصدار بطاقات خصم للشركة
بعد وضع السياسات المناسبة، ينبغي أن ينصبّ التركيز على مراقبة المعاملات المالية.
link إصدار بطاقات خصم خاصة بالأعمال يمكن أن يُحدث فرقًا كبيرًا في تتبّع مصروفات الموظفين، شرط أن تكون هذه البطاقات ضمن رسوم مناسبة وفوائد معقولة.
كونك مؤهلاً للحصول على معظم هذه البطاقات لا يتوقف على التصنيف الائتماني، مما يُلغي تمامًا عامل ديون البطاقات الائتمانية. بل وقد تكون هناك خيارات لإضافة حدود إنفاق ضمن كل فئة. تحديد حد لكل فئة يُمكِّنك من رصد أي مصروفات تتجاوز الحدود المحددة، وبالتالي تسهّل عملية التتبّع والتحكم في المصروفات. link will enable you to catch expenditures made over the defined limit; therefore tracking and controlling the expense.
3. استخدام بطاقات ائتمان بحدّ ثابت
بديل آخر لبطاقات الخصم هو استخدام بطاقات ائتمان مخصصة للأعمال ذات حدود إنفاق محددة. هذا الخيار يمنح الموظفين حرية الإنفاق، مع مراقبة وتنظيم المصروفات من خلال نظام مركزي.
الميزة الرئيسية في هذا الأسلوب هي سهولة التشغيل؛ فلا حاجة للمطابقة والمراجعة الشهرية للمصروفات، بل يعمل الموظفون ضمن ميزانية ثابتة يتم تحديدها مسبقًا من قِبل الشركة.
التعامل مع رصيد محدد في نهاية كل شهر يُبسط مهام قسم المالية بشكل كبير. وإن تم اختيار نظام الخصم المباشر، فلن تكون هناك حاجة للقلق بشأن سداد الدفعات شهرياً.
بالإضافة الى ذلك، يحصل الموظفون على مزايا إضافية مشابهة لما يحصل عليه مستخدمو البطاقات الائتمانية التقليدية، مثل: العروض والخصومات، برامج المكافآت، الدخول الحصري للنوادي والمطاعم.
تحديد حد لكل فئة يُمكِّنك من رصد أي مصروفات تتجاوز الحدود المحددة، وبالتالي تسهّل عملية التتبّع والتحكم في المصروفات.
4. أتمتة الموافقات على المصروفات
بمجرد تنفيذ المعاملة، تنتقل الأمور إلى مرحلة الموافقات من قبل قسم المالية.
يمكن منح الموافقات قبل أو بعد عملية الدفع.
- في حال المصروفات المُعتمدة مسبقًا، يقوم المدير بتقييم الحاجة إليها، ومطابقتها مع سياسة الشركة، ومن ثم يوافق عليها.
- أما المصروفات بعد التنفيذ، فتتطلّب مراجعة يدوية للفواتير والإيصالات، مما يستهلك وقتًا وجهدًا من قسم الحسابات.
يمكن تسريع هذه العملية بشكل كبير عبر أتمتة نظام الموافقات باستخدام أدوات حديثة، فإذا كانت المصروفات المُدخلة ضمن النطاق المحدد مسبقًا، يتم تنفيذ المعاملة مباشرة، تمامًا كما تعمل بطاقة الخصم التقليدية.
من ناحية أخرى، إذا تجاوزت المصروفات الحدّ المخصص مسبقًا، فستُرسل إشعارات فورية إلى المدير للحصول على الموافقة في الوقت الفعلي. وبذلك، لا تكون قد أتمتت مجرد عملية روتينية فحسب، بل أصبحت تتابع وتُدير مصروفات الموظفين بكفاءة عالية.
5. استخدام برنامج لإدارة المصروفات
الاعتماد على برنامج مخصّص لإدارة المصروفات يمكن أن يُحدث نقلة نوعية في رقمنة تقارير النفقات وآلية تعويض الموظفين.
هذه البرامج غالبًا ما تكون سهلة الإعداد، وتُبسّط الإجراءات على الموظفين.
بعضها يتيح رفع صور الإيصالات مباشرة، مما يُلغي الحاجة لأي تدخل يدوي ويُقلّل من احتمالية الخطأ البشري.
تصبح العملية مؤتمتة بالكامل، باستثناء الخطوة الأولى التي يقوم فيها الموظف بتنفيذ الإنفاق قبل تعويضه لاحقًا.
وتتيح أغلب هذه البرمجيات للمديرين التنفيذيين تحديد مواعيد مراجعة واعتماد المدفوعات، بالإضافة إلى التنبيهات عند حدوث تأخيرات. كل ذلك يُسهّل العمليات على المؤسسة، ويجعل إدارة المصروفات أكثر شفافية وسلاسة.
ويُعتبر هذا النوع من البرمجيات فعالًا جدًا للشركات الصغيرة والمتوسطة، لكنه قد يُصبح معقّدًا عند ازدياد عدد المعاملات عن الحدّ المتوقع.
6. التركيز على مراقبة الاشتراكات
الاشتراكات تُسهّل سير العمل كثيرًا في الشركات التي تعتمد على أدوات SaaS الحديثة.
لكن تجديدها الشهري أو السنوي لا يُعد فقط مصدر إزعاج، بل يُصعّب عملية تتبع مصروفات الموظفين أيضًا.
من الضروري مركزة هذه المدفوعات، خصوصًا عندما تكون مشتركة بين عدة موظفين في قسم واحد.
وإذا تم تطبيق إجراء تشغيلي موحّد للتعامل مع هذه المصروفات، فسيكون على الفريق المالي التركيز فقط على تتبّع الرسوم الإضافية.
توزيع بطاقات افتراضية على كل موظف يجعل تتبع الاشتراكات أكثر سهولة، لأن كل عملية دفع ستكون موثّقة مع سببها. كما سيظهر معها الرمز المحاسبي وبيانات الشخص الذي وافق عليها. وبمرور الوقت، يمكن أتمتة هذه المصروفات بالكامل ضمن سير عمل رقمي واضح.
7. رقمنة استرجاع الفواتير
على الرغم من أن تقديم الفواتير يبدو بسيطًا، إلا أن الأمر قد يُصبح معقّدًا في بعض الأحيان نتيجة فقدان الإيصالات والفواتير.
تتبّعها ومطابقتها قد يُشكّل عبئًا كبيرًا على فرق المالية والمحاسبة، خصوصًا إذا ضاعت بعض المستندات.
الحل الأمثل هو رقمنة عملية جمع الفواتير، عبر تطبيقات المسح الضوئي أو أدوات مشابهة.
طريقة بسيطة وفعّالة تُلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا.
كما أن العديد من الهيئات الضريبية باتت تقبل الفواتير الرقمية، مما يُبسّط العمليات أكثر فأكثر.
لتحقيق السيطرة الكاملة على مصروفات الموظفين، من الضروري اختيار نظام إدارة مصروفات مناسب لطبيعة عمل شركتك.
باستخدام المنصة المناسبة، لن تتمكّن فقط من التحكّم بالمصروفات بفعالية وتقليل التكاليف، بل ستساعد موظفيك أيضًا على تقديم أفضل ما لديهم.
الوصول إلى تقارير فورية حول كيفية إنفاق موظفيك لأموال الشركة هو أمر أساسي لنجاح أعمالك.
ومع استخدام الأدوات المناسبة، يمكنك منح الموظفين حرية العمل دون الحاجة إلى الإدارة الدقيقة، مع رفع الكفاءة التشغيلية في جميع الأقسام.
ابدأ بتطبيق النصائح والخطوات التي ناقشناها أعلاه عبر الاشتراك في منصة حديثة لإدارة المصروفات، مصمّمة خصيصًا لتلبية احتياجات شركتك وتتبع مصروفات الموظفين باحترافية.
احجز مكالمة مع خبرائنا لتتعرّف كيف تتيح لك "الآن" أتمتة إدارة المصروفات وتتبع إنفاق الشركة لحظة بلحظة. انضم إلى "الآن" اليوم،
