لا تخطط لنفقات الشركة، وأنت تخطط للفشل. المساهم الكبير في نفقات الشركة هو الإنفاق الذي يقوم به موظفوها. وبالتالي، من الأهمية بمكان تتبعها بكفاءة وفعالية.
تقليديًا، تم استخدام تقارير المصروفات حصريًا لغرض تتبع جميع المعاملات التي تتم. وغني عن القول أن الطريقة كانت تستغرق وقتًا وعرضة للخطأ.
عادة ما يتم الشعور بالحاجة إلى التتبع والإشراف إذا كان هناك انخفاض كبير في الميزانية أو كانت علامات التبويب أكبر من المبلغ المتوقع. في الأوقات التي قد تشعر فيها أنك فقدت السيطرة على الشؤون المالية للمؤسسة، إليك كيفية استعادة السيطرة:
1. إنشاء خطة إدارة المصروفات
بدءًا من الأساسيات، يجب أن يكون لدى أي منظمة سياسة نفقات مفصلة للإسكان ولكن لا تقتصر على:
- أوصاف حول النفقات التي تتكبدها شركتك والتي لا تقدر.
- إرشادات واضحة وشاملة.
- فئات وميزانيات محددة جيدًا.
إن وجود نظام محدد جيدًا يحدث فرقًا كبيرًا من حيث تتبع النفقات حيث تصبح المعلمات واضحة للمؤسسة وكذلك للموظفين.
2. تقديم بطاقة خصم للأعمال
بمجرد أن نكون مستعدين للمضي قدمًا في سياسات النفقات، يجب أن يكون التركيز كليًا على الإشراف على المعاملات.
تقديم بطاقات الخصم التجارية يمكن أن يكون مؤثرًا للغاية في مراقبة نفقات الموظفين، طالما أن البطاقات تتمتع بمعدل فائدة معقول أو رسوم سنوية.
إن كونك مؤهلاً لمعظم هذه البطاقات مستقل عن رصيدك. يتم التخلص من عامل ديون بطاقات الائتمان تمامًا هنا، علاوة على ذلك، قد تكون هناك خيارات لوضع حدود إضافية على النفقات في كل فئة. إضافة حد في كل فئة ستمكنك من تحصيل النفقات التي تجاوزت الحد المحدد؛ وبالتالي تتبع النفقات والتحكم فيها.
3. استخدام بطاقات الائتمان ذات الحد الثابت
يمكن أن يكون البديل لبطاقات الخصم التجارية هو بطاقات الائتمان ذات الحد المحدد الذي يوفر للموظفين حرية الإنفاق، إلى جانب تتبع النفقات وتنظيمها من خلال نظام مركزي. الميزة الرئيسية لهذه الطريقة هي التشغيل الخالي من المتاعب. بدلاً من تسوية النفقات كل شهر، يمكن للموظفين العمل بموجب ميزانية ثابتة، والتي يمكن تحديدها حسب ما يناسب الشركة.
سيؤدي التعامل مع رصيد ائتماني في نهاية كل شهر إلى تبسيط المهام إلى حد كبير لوحدة التمويل. لإضافة الكرز في الأعلى، إذا اخترت الخصم المباشر، فلا داعي للقلق حتى بشأن سداد الائتمان كل شهر.
بالإضافة إلى ذلك، سيحصل الموظفون دائمًا على مزايا إضافية يحصل عليها مستخدم بطاقة الائتمان العادي، مثل الصفقات والمكافآت والصفقات والوصول المميز إلى النوادي والمطاعم..
4. اعتماد النفقات آليًا
بمجرد إجراء المعاملات، يتعلق الأمر كله بعمليات الموافقة التي يرأسها قسم الشؤون المالية.
يمكن منح الموافقات إما قبل أو بعد إجراء الدفع. في حالة المصاريف المعتمدة مسبقًا، يتأكد المدير مما إذا كانت المصاريف ضرورية، ويديرها ضد سياسات الشركة، ثم يعطيها علامة خضراء. من ناحية أخرى، تتم الموافقات بعد المصروفات بعد إجراء النفقات، وعادة ما تتم عن طريق مراجعة الفواتير والإيصالات يدويًا، مما يستغرق الكثير من الوقت من جانب قسم الحسابات.
يمكن تسريع عملية الموافقات بشكل كبير من خلال التشغيل الآلي لها باستخدام الأدوات الحديثة. إذا كانت المصاريف التي يقوم بها الموظف تتناسب مع الاعتمادات المحددة، فسيتم إجراء المعاملة على الفور، بما يحاكي عمل بطاقة الخصم القياسية.
من ناحية أخرى، إذا تجاوزت النفقات الميزانية المحددة مسبقًا، فسيتم إرسال إشعار فوري إلى المدير للموافقة في الوقت الفعلي. وبالتالي، لن ينتهي بك الأمر إلى أتمتة عملية منتظمة فحسب، بل ستقوم أيضًا بتتبع نفقات الموظفين وإدارتها بأكثر الطرق كفاءة.
5. برنامج إدارة المصروفات
يمكن أن يؤدي استخدام برنامج إدارة النفقات إلى رقمنة تقارير النفقات ونهج تعويض الموظفين. هذه البرامج سهلة الإعداد وتجعل العمليات أبسط للموظف. تتمتع بعض هذه البرامج أيضًا بإمكانية تحميل صور الإيصالات مباشرةً، مما يزيل تمامًا أي جهد يدوي وخطأ بشري.
يصبح خيارًا مؤتمتًا بالكامل، بخلاف المتطلبات المسبقة للموظف الذي يقوم بالنفقات الأولية التي سيتم تعويضها لاحقًا. تسمح معظم البرامج في الصناعة أيضًا لكبار المديرين بتحديد الوقت الذي يجب فيه إعادة النظر في المدفوعات والموافقة عليها، إلى جانب إخطار الفريق بالثغرات.
علاوة على ذلك، فإنه يبسط العملية للمؤسسة، مما يجعل عملية الإنفاق أكثر شفافية وسهولة. يعمل أي برنامج أو برنامج لإدارة التطبيقات جيدًا للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ولكنه يصبح صعبًا بعض الشيء عندما يتجاوز عدد المعاملات الحد الأدنى.
6. التركيز على مراقبة الاشتراك
تجعل الاشتراكات العمل غير مؤلم بشكل كبير لكل مؤسسة تعمل باستخدام أدوات SaaS الحديثة. ومع ذلك، فإن زيادة هذه النفقات شهريًا أو سنويًا ليست مجرد مصدر إزعاج، ولكنها أيضًا تجعل عملية تتبع نفقات الموظفين شائكة.
من الضروري تركيز المدفوعات مثل هذه نظرًا لأنها مشتركة بين معظم الموظفين في قسم معين. إذا تم استخدام إجراء تشغيل قياسي للتعامل مع النفقات المذكورة، فسيتعين على الفريق المالي القلق فقط بشأن تتبع الرسوم الإضافية.
إذا تم تخصيص بطاقات افتراضية لكل موظف، فإن تتبع الاشتراكات يصبح خاليًا من المتاعب حيث سيكون لكل تسوية سبب منطقي موثق. كما أنه يحتوي على رمز المحاسبة وسمات الشخص الذي يوافق عليه. بعد خط الأنابيب، يمكن أن تكون هذه النفقات مؤتمتة بالكامل في المستقبل.
7. رقمنة استرداد الفواتير
بقدر ما يبدو تقديم الفواتير غير معقد، يمكن أن يصبح الأمر معقدًا من وقت لآخر لمجرد أنه يمكن للمرء أن يفقد الفواتير والإيصالات في بعض الأحيان. يمكن أن تصبح مطاردة الإيصالات ومطابقتها مضيعة هائلة للوقت والجهد لفرق المحاسبة والمالية، خاصة عندما تكون بعض الفواتير في غير محلها.
قد يكون الحل السهل هو رقمنة جمع الإيصالات باستخدام تطبيق المسح أو وسائل أخرى. إنه بسيط وفعال ويقضي على الوقت المستغرق لإدخال البيانات. بالإضافة إلى ذلك، بدأت مكاتب الضرائب أيضًا في قبول الفواتير الرقمية، مما يجعل العمليات أكثر تعقيدًا.
لتكون على رأس جميع نفقات الموظفين، من الضروري العثور على نظام إدارة النفقات المناسب لعملك. باستخدام النظام الأساسي المناسب، لن تتمكن فقط من التحكم الفعال في التكاليف وحتى خفضها، بل ستساعد أيضًا موظفيك على إخراج أفضل ما لديهم.
يعد الوصول إلى رؤى في الوقت الفعلي حول الأماكن التي ينفق فيها موظفوك أموال الشركة أمرًا بالغ الأهمية لنجاح عملك. وباستخدام الأدوات المناسبة، يمكنك تحرير موظفيك من الإدارة الجزئية مع تحسين الكفاءة في كل مكان. ابدأ في دمج النصائح والحيل التي تمت مناقشتها أعلاه في عملك اليوم من خلال الاشتراك في منصة إدارة النفقات الحديثة التي تناسب احتياجات شركتك وتتبع نفقات الموظفين مثل المحترفين!
حدد موعدًا لمكالمة مع خبرائنا لمعرفة كيفية القيام بذلك ألان يتيح لك التشغيل الآلي لإدارة النفقات وتتبع إنفاق الشركة في الوقت الفعلي. قم بالتسجيل الآن. إنه مجاني!
