فهم التشغيل الآلي للعمليات الروبوتية في المحاسبة: العمليات والفوائد الرئيسية

تتعرض أقسام المحاسبة لضغوط متزايدة للتعامل مع العمليات المالية بكفاءة مع تقليل الأخطاء والتكاليف. وفقًا لشركة جارتنر، تؤدي الأخطاء البشرية في التمويل إلى 25,000 ساعة من إعادة العمل سنويًا، مما يكلف المؤسسات ما يقرب من 878,000 دولار (3.22 مليون درهم إماراتي) كل عام و 30٪ من وقت الموظف بدوام كامل.

في عالم يقود فيه الوقت والدقة النجاح، لا تستطيع الشركات تحمل أوجه القصور هذه. تعمل أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) على إعادة تشكيل صناعة المحاسبة من خلال معالجة هذه التحديات بشكل مباشر.

تقنية RPA يقوم بأتمتة المهام المتكررة مثل معالجة الفواتير والتسوية وإعداد التقارير، مما يعزز الدقة ويساعد فرق المحاسبة على توفير الوقت والموارد الثمينة.

في هذه المدونة، سنتعمق في كيفية تأثير تقنية RPA على المحاسبة وفوائدها وتطبيقاتها العملية وتكاملها مع الذكاء الاصطناعي لتبسيط العمليات المالية.

ما المقصود بتقنية RPA؟

التشغيل الآلي للعمليات (RPA) هو تكنولوجيا يستخدم الروبوتات البرمجية، أو الروبوتات، لأداء المهام المتكررة والمستهلكة للوقت التي يتعامل معها البشر تقليديًا.

تمت برمجة هذه الروبوتات لتقليد الإجراءات البشرية مثل النقر على الأزرار أو إدخال البيانات أو معالجة المعاملات عبر أنظمة مختلفة.

تم تصميم تقنية RPA للتعامل مع المهام التي تتبع مجموعة من القواعد، مما يجعلها مثالية لتبسيط عمليات سير العمل وتقليل الجهد اليدوي.

ما هي المحاسبة الروبوتية؟

تستخدم المحاسبة الروبوتية التشغيل الآلي للعمليات (RPA) لتبسيط وأتمتة العمليات المتكررة مهام المحاسبة.

بدلاً من تعامل البشر مع العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل مطابقة الفواتير أو التسويات المالية، تستخدم المحاسبة الآلية روبوتات برمجية لإكمال هذه المهام بشكل أسرع وأكثر دقة ودون انقطاع.

لا تهدف المحاسبة الآلية إلى استبدال المحاسبين؛ بل تتعلق بتمكينهم بأدوات للعمل بكفاءة أكبر. تعمل هذه التقنية على التخلص من عبء المهام المتكررة، مما يجعل المحاسبة أسرع وأكثر دقة وتتوافق مع أهداف العمل.

ما هي العمليات الرئيسية المؤتمتة بواسطة RPA في المحاسبة؟

تعمل تقنية RPA على تبسيط المهام المتكررة والمستهلكة للوقت في المحاسبة وتسريعها. فيما يلي بعض العمليات الرئيسية التي تستفيد من الأتمتة:

1. معالجة الفواتير

تقوم تقنية RPA باستخراج البيانات من الفواتير والتحقق منها مقابل أوامر الشراء وتحديث أنظمة المحاسبة. هذا يقلل من العمل اليدوي ويمنع الأخطاء ويسرع الموافقات على الفواتير.

2. الحسابات المستحقة الدفع

تتعامل الروبوتات مع مهام مثل التحقق من صحة الفواتير وجدولة المدفوعات و تتبع الدفع الحالات. هذا يضمن الدفع للبائعين في الوقت المحدد ويقلل من فرص رسوم الدفع المتأخر.

3. الحسابات المستحقة

تعمل تقنية RPA على إرسال الفواتير وتتبعها تلقائيًا، مما يسهل تحصيل المدفوعات بسرعة. هذا يحسن التدفق النقدي ويقلل من مخاطر الحسابات غير المدفوعة.

4. التسوية المصرفية

تقوم تقنية RPA بمطابقة المعاملات من كشوف الحسابات المصرفية مع السجلات الداخلية، مع الإبلاغ عن أي حالات عدم تطابق للمراجعة. هذا يجعل المصالحة أسرع وأكثر دقة.

5. إدارة المصروفات

تقوم تقنية RPA بمراجعة مطالبات النفقات مع سياسات الشركة، والموافقة على المطالبات الصحيحة تلقائيًا، وتحديد المشكلات المحتملة. هذا يوفر الوقت لكل من الموظفين والفرق المالية.

6. إعداد التقارير المالية

تجمع تقنية RPA البيانات من مصادر متعددة وتجميعها بدقة تقارير مالية. هذا يوفر الوقت لفرق التمويل للتركيز على التحليل واتخاذ القرار.

7. إعداد الضرائب

تقوم تقنية RPA بتنظيم البيانات اللازمة للإيداع الضريبي والتحقق منها، مما يساعد الشركات على الحفاظ على الامتثال مع تقليل العمل اليدوي.

لماذا تحتاج الشركات إلى التشغيل الآلي للعمليات في المحاسبة؟

توفر الأتمتة الروبوتية للعمليات فوائد هائلة للشركات وهذا هو السبب في أن التشغيل الآلي للمحاسبة المدعوم من التشغيل الآلي للعمليات (RPA) لم يعد ترفًا ولكنه ضرورة للشركات الحديثة. إليك السبب:

1. يتعامل بكفاءة مع المهام المتكررة

تقوم تقنية RPA بأتمتة المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل إدخال البيانات ومعالجة الفواتير وتسوية الحساب. وهذا يقلل من عبء العمل على المحاسبين، مما يسمح لهم بالتركيز على الأنشطة الاستراتيجية وذات القيمة المضافة.

2. يعزز الدقة ويقلل الأخطاء

عمليات المحاسبة اليدوية عرضة للأخطاء، مما يؤدي إلى أخطاء مالية وعقوبات تنظيمية. تضمن تقنية RPA اتساق البيانات ودقتها من خلال التشغيل الآلي للحسابات وعمليات التحقق من الصحة.

3. يوفر الوقت ويحسن الإنتاجية

تعمل روبوتات RPA على مدار الساعة، وتكمل المهام بشكل أسرع بكثير من البشر. وهذا يسمح للمؤسسات بالوفاء بالمواعيد النهائية وإغلاق الكتب بشكل أسرع والحفاظ على تدفق مستمر للعمليات المالية دون تأخير.

4. يزيد من قابلية التوسع

مع نمو الشركات، تنمو عملياتها المالية أيضًا. تسمح تقنية RPA للمؤسسات بتوسيع عملياتها المحاسبية دون تعيين موظفين إضافيين، مما يضمن كفاءة التكلفة مع زيادة أعباء العمل.

5. يعزز الامتثال

تضمن تقنية RPA امتثال السجلات المالية للوائح الصناعة من خلال إنشاء مسارات التدقيق والإبلاغ عن التناقضات والتحقق من صحة الإدخالات وفقًا للمعايير التنظيمية. هذا يجعل عمليات التدقيق أكثر سلاسة وأقل استهلاكًا للوقت.

6. يوفر رؤى في الوقت الفعلي

تقدم تقنية RPA، عند دمجها مع أنظمة المحاسبة، بيانات وتحليلات في الوقت الفعلي. وهذا يساعد الشركات على اتخاذ قرارات مستنيرة، وتحسين إدارة التدفق النقدي، وتحديد فرص توفير التكاليف.

إليك كيف تجعل Alaan أتمتة المحاسبة بسيطة

في Alaan، نتفهم تعقيدات إدارة الشؤون المالية للأعمال. تجمع منصتنا بين بطاقات الشركات وإدارة النفقات وأتمتة المحاسبة لتوفير حل سلس لعملك.

• تخلص من المهام اليدوية: تقوم Alaan بأتمتة معالجة الفواتير وإدارة الإيصالات والتسوية، مما يوفر ساعات فريقك من العمل المتكرر.
• التتبع في الوقت الفعلي: مع منصة Alaan، يمكنك الحصول على رؤية فورية لجميع المعاملات، مما يضمن الشفافية والتحكم.
• تكامل سلس: يتكامل Alaan بسهولة مع برامج المحاسبة الشائعة مثل Xero و QuickBooks، مما يسمح لك بمزامنة بياناتك وأتمتة مهام مسك الدفاتر.
• الامتثال المبسط: تضمن منصتنا الامتثال لضريبة القيمة المضافة من خلال استخراج البيانات الضريبية والتحقق من صحتها من الإيصالات، مما يساعدك على زيادة مطالبات ضريبة المدخلات إلى أقصى حد مع الالتزام باللوائح.

مع Alaan، يمكن لشركتك تبسيط العمليات المالية وتقليل الأخطاء وتوفير الوقت الثمين.

دور الذكاء الاصطناعي مع التشغيل الآلي للعمليات الآلية في المحاسبة

الذكاء الاصطناعي تعمل (AI) وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA) جنبًا إلى جنب لجعل العمليات المحاسبية أكثر ذكاءً وكفاءة. بينما تقوم تقنية RPA بمعالجة المهام المتكررة، منظمة العفو الدولية يوفر قدرات صنع القرار المتقدمة، مما يجعل عملية الأتمتة أكثر ذكاءً.

1. يعزز معالجة البيانات

يساعد الذكاء الاصطناعي روبوتات RPA على فهم ومعالجة البيانات غير المهيكلة مثل الفواتير الممسوحة ضوئيًا أو رسائل البريد الإلكتروني. يستخرج المعلومات ذات الصلة، مثل المبالغ أو التواريخ، ويحولها إلى تنسيقات منظمة لمزيد من المعالجة.

2. يحسن عملية صنع القرار

يمكن لتقنية RPA المدعومة بالذكاء الاصطناعي تحليل الأنماط والتنبؤ بالنتائج، مثل اتجاهات التدفق النقدي أو المخاطر المالية المحتملة. هذا يساعد المحاسبين على اتخاذ قرارات أكثر استنارة.

3. يقوم بأتمتة المهام المعقدة

يمكّن الذكاء الاصطناعي تقنية RPA من التعامل مع المهام التي تتطلب التفسير، مثل تصنيف النفقات أو تحديد المعاملات المكررة أو اكتشاف الحالات الشاذة في السجلات المالية. هذا يتجاوز قدرات الأتمتة التقليدية.

4. يتعلم ويتكيف مع مرور الوقت

تتحسن أنظمة RPA المدعومة بالذكاء الاصطناعي مع الاستخدام. من خلال التعلم من البيانات التاريخية، يصبحون أفضل في التعرف على الأنماط والتنبؤ بالنتائج وتحديد الأخطاء، مما يجعلها أكثر فعالية بمرور الوقت.

5. يوفر رؤى قابلة للتنفيذ

يحلل الذكاء الاصطناعي كميات كبيرة من البيانات المالية ويولد رؤى، مثل اتجاهات الإنفاق أو فرص توفير التكاليف. تمكن هذه الأفكار الشركات من تحسين استراتيجياتها المالية.

إليك كيفية قيام Alaan بدمج الذكاء الاصطناعي وتقنية RPA من أجل التشغيل الآلي للمحاسبة بشكل أكثر ذكاءً

في Alaan، نستخدم الأتمتة الذكية والأدوات القائمة على الذكاء الاصطناعي لتبسيط محاسبة الأعمال إدارة المصروفات، مما يوفر عمليات أكثر ذكاءً وسرعة ودقة عبر جميع منتجاتنا.

• معالجة البيانات القائمة على الذكاء الاصطناعي: يعالج الذكاء الاصطناعي من Alaan البيانات غير المهيكلة، مثل الإيصالات الممسوحة ضوئيًا ورسائل البريد الإلكتروني والفواتير، واستخراج التفاصيل الرئيسية مثل أسماء البائعين والمبالغ وتواريخ المعاملات لتبسيط سير العمل المالي.
• تحسين عملية صنع القرار: تستخدم Alaan الذكاء الاصطناعي لتحليل أنماط الإنفاق والتنبؤ بالاتجاهات المالية، مثل مخاطر التدفق النقدي أو الإنفاق الزائد. وهذا يساعد فرق التمويل على اتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين الميزانيات بثقة.
• التشغيل الآلي للمهام المعقدة: من تصنيف النفقات إلى اكتشاف المعاملات المكررة، يتعامل الذكاء الاصطناعي من Alaan بسهولة مع المهام المعقدة. تحدد منصتنا الحالات الشاذة في السجلات المالية، مما يقلل من مخاطر الأخطاء ويحسن الكفاءة التشغيلية.
• رؤى مالية قابلة للتنفيذ: توفر منصتنا رؤى في الوقت الفعلي، بما في ذلك اتجاهات الإنفاق وفرص توفير التكاليف. تعمل هذه الأفكار على تمكين الشركات من تحسين استراتيجياتها المالية وزيادة عائد الاستثمار.

كيفية تطبيق RPA في المالية والمحاسبة؟

يتطلب تطبيق التشغيل الآلي للعمليات (RPA) في التمويل والمحاسبة نهجًا منظمًا لضمان الاعتماد السلس والنتائج الفعالة.

فيما يلي كيفية قيام الشركات بدمج تقنية RPA في عملياتها المالية خطوة بخطوة:

الخطوة 1: تحديد العمليات المتكررة

ابدأ بإدراج جميع المهام المتكررة واليدوية والمستهلكة للوقت في عمليات سير العمل المحاسبية. تشمل الأمثلة معالجة الفواتير والتسوية وإدارة الرواتب. تعتبر هذه العمليات مرشحة مثالية للأتمتة.

الخطوة 2: توثيق الخطوات المتضمنة

بالنسبة لكل مهمة محددة، قم بتوثيق سير العمل الحالي بالتفصيل. قم بتضمين الخطوات والأدوات والفرق المشاركة. تُعد هذه الوثائق بمثابة دليل لتكوين نظام RPA لمحاكاة المهمة بدقة.

الخطوة 3: إعداد البيانات الخاصة بك

تأكد من دقة بياناتك المالية وتنظيمها وتخزينها في موقع مركزي. تعتمد أنظمة RPA على بيانات نظيفة ومتسقة لأداء المهام بفعالية. يساعد تنظيم بياناتك مسبقًا على تجنب الأخطاء أثناء التشغيل الآلي.

الخطوة 4: اختر حل RPA المناسب

حدد منصة RPA التي تتوافق مع حجم عملك وأدوات المحاسبة الحالية والاحتياجات المحددة. ضع في اعتبارك الحلول التي توفر تكاملاً سهلاً مع أنظمتك الحالية وتوفر قابلية التوسع للنمو المستقبلي.

الخطوة 5: تصميم عملية الأتمتة

حدد كيفية قيام روبوتات RPA بأداء المهام. قم بإعداد قواعد للتحقق من صحة البيانات ومعالجة الاستثناءات وموافقات سير العمل. قم بتخصيص الأتمتة لتناسب المتطلبات الفريدة لشركتك.

الخطوة 6: اختبار النظام

قبل نشر RPA على نطاق واسع، اختبر النظام على مجموعة صغيرة من المهام. مراقبة أدائها وتحديد أي أخطاء أو أوجه قصور وإجراء التعديلات اللازمة. يضمن الاختبار أن الحل يعمل بسلاسة.

الخطوة 7: تدريب فريقك

قم بتثقيف فريق التمويل الخاص بك حول كيفية العمل مع حل RPA. توفير التدريب على مراقبة الروبوتات والتعامل مع الاستثناءات واستخدام أدوات إعداد التقارير الخاصة بالمنصة. يضمن الفريق المدرب جيدًا نجاح جهود الأتمتة الخاصة بك.

الخطوة 8: طرح تقنية RPA تدريجيًا

تنفيذ نظام التشغيل الآلي على مراحل. ابدأ بالمهام ذات الأولوية العالية لإثبات قيمتها وجمع التعليقات. يتيح لك النشر التدريجي تحسين النظام وبناء الثقة بين الفرق.

الخطوة 9: المراقبة والتحسين

قم بمراجعة أداء روبوتات RPA الخاصة بك بانتظام. استخدم الرؤى من تقارير النظام لتحديد مجالات التحسين وتوسيع الأتمتة إلى العمليات الجديدة بمرور الوقت. يضمن التحسين المستمر النجاح على المدى الطويل.

في Alaan، نقوم بتبسيط رحلة RPA الخاصة بك من خلال منصة سهلة الاستخدام تتكامل بسلاسة مع أدوات المحاسبة الخاصة بك. يعمل حلنا على أتمتة إدارة النفقات ومعالجة الفواتير والتسوية مع ضمان الامتثال لضريبة القيمة المضافة واللوائح الأخرى. مع Alaan، يمكنك:

• ابدأ بسرعة: منصتنا سهلة الإعداد والبدء في الاستخدام دون عمليات تنفيذ طويلة.
• احصل على دعم الخبراء: يقدم فريقنا المخصص المساعدة العملية لضمان الانتقال السلس إلى التشغيل الآلي. من الإعداد إلى التحسين، نحن هنا للمساعدة.
• تخصيص عمليات سير العمل: صمم عمليات التشغيل الآلي لتناسب احتياجات عملك من خلال خيارات التكوين المرنة من Alaan، مما يضمن أقصى قدر من الكفاءة.

مع Alaan، أبلغت الشركات عن توفير أكثر من أكثر من 16 ساعة شهريًا، والحد من أخطاء الفواتير بنسبة 75%، وخفض التكاليف التشغيلية بشكل كبير. أيضًا، بطاقات الشركات الخاصة بنا مع استرداد نقدي بنسبة 2% على المعاملات المؤهلة التي أنقذت الشركات بشكل جماعي أكثر من 100 مليون درهم إماراتي.

الخاتمة

لم تعد الأتمتة الروبوتية للعمليات مجرد كلمة طنانة؛ إنها حل عملي لتغيير طريقة عمل فرق الشؤون المالية والمحاسبة. بفضل قابلية التوسع والكفاءة والقدرة على تحسين الامتثال، أصبحت تقنية RPA أداة أساسية للمؤسسات من جميع الأحجام.

عند ألان، نجمع بين أفضل تقنيات الذكاء الاصطناعي وتقنية RPA للارتقاء بعمليات المحاسبة من الأتمتة الأساسية إلى الأتمتة الذكية. مع Alaan، يمكنك:

• التشغيل الآلي لإدارة المصروفات: معالجة الإيصالات والتحقق من صحة البيانات وتصنيف النفقات بأقل جهد.
• ضمان الامتثال: الإقامة متوافق مع ضريبة القيمة المضافة مع عمليات التحقق والتحقق الآلية.
• احصل على الوضوح المالي: استخدم تحليلاتنا المدعومة بالذكاء الاصطناعي للكشف عن رؤى قابلة للتنفيذ لاتخاذ قرارات مالية أكثر ذكاءً.

احجز نسخة تجريبية مجانية مع Alaan اكتشف اليوم كيف يمكن لمنصتنا المدعومة بالذكاء الاصطناعي تبسيط عملياتك المالية وتوفير الوقت وتحسين نفقات عملك دون عناء.