.jpeg)
هل تتذكر الوقت الذي عالجت فيه فريق المبيعات الخاص بك وجبة فطور وغداء تستحقها؟ كان الطعام رائعًا، وكانت الشركة أفضل، ولكن بعد ذلك جاء الجزء الصعب: لقد نسيت تقديم تقرير النفقات في الوقت المحدد. كان هذا مبلغًا كبيرًا في الجيب. لقد جعلتك هذه الرقابة ترغب في طريقة أبسط لإدارة تكاليف الأعمال هذه.
بطاقات الشركات هي أدوات مالية حديثة تبسط إدارة المصروفات للشركات. إنهم يغيرون الطريقة التي تتعامل بها المؤسسات مع النفقات المتعلقة بالعمل، مما يجعل العملية أسهل لكل من الموظفين والفرق المالية. ولكن ما هي بطاقات الشركات بالضبط، وكيف تعمل؟
في هذه المدونة، سنغطي الميزات المختلفة لبطاقات الشركات، وكيفية عملها، وفوائدها، وأفضل الممارسات لتحسين استخدامها، والمزيد.
ما هي بطاقة الشركات؟
أ بطاقة الشركات هي بطاقة مسبقة الدفع تصدر الشركات للموظفين خصيصًا للنفقات المتعلقة بالأعمال. ترتبط كل بطاقة بشبكة دفع مثل Visa و American Express (AMEX) و Mastercard و Citi لضمان معاملات مريحة.
توفر هذه البطاقات طريقة مريحة وفعالة للموظفين لإدارة النفقات المتعلقة بالعمل للسفر وعشاء العملاء واللوازم المكتبية وغيرها.
الغرض الأساسي من بطاقة الشركة هو تبسيط عملية تتبع النفقات. بدلاً من اضطرار الموظفين إلى الدفع من جيوبهم الخاصة ثم انتظار السداد، يتم تحميل جميع النفقات مباشرة على بطاقة الشركة. هذه المرونة يلغي السداد و يعزز الرقابة المالية داخل شركتك.
تقدم بطاقات الشركات رؤية واضحة وموحدة لجميع النفقات المتعلقة بالأعمال. تفيد هذه الشفافية فريق الشؤون المالية الخاص بك حيث يجد أنه من الأسهل مراقبة النفقات على مستوى الشركة وتصنيفها وإدارتها.
العديد مصدرو بطاقات الشركات عرض برنامج إدارة المصروفات جنبا إلى جنب مع البطاقات. يساعد البرنامج في تتبع المعاملات بسهولة والإدارة الشاملة لبطاقات الشركات الصادرة.
كيف تعمل بطاقة الشركات؟
لتحسين كفاءة برنامج بطاقات الشركات الخاص بك، تحتاج أولاً إلى تحديد مزود بطاقة الشركة المناسب ثم تطوير نظام شامل لإصدار البطاقات وإدارتها بفعالية.
تحديد مزود بطاقة الشركات المناسب
فيما يلي الجوانب الرئيسية التي تحتاج إلى تقييمها أثناء اختيار مزود بطاقة الشركة المناسب لشركتك: -
- الترخيص والمصداقية: التأكد من أن مزود بطاقة الشركات مرخص ومنظم من قبل السلطات الحكومية ذات الصلة. حاول أيضًا معرفة المزيد عن سمعتها من خلال الاطلاع على المراجعات من الشركات الأخرى.
- قدرات التكامل: تحقق مما إذا كان نظام بطاقة الشركة يتكامل بسلاسة مع برنامج المحاسبة الخاص بك. تفضل الموفرين الذين يقدمون واجهات برمجة التطبيقات التي يمكنها الاتصال بأنظمتك الداخلية لتدفق البيانات الآلي وإعداد التقارير.
- سهولة الاستخدام: يجب أن تكون واجهة المستخدم الخاصة بمنصة إدارة البطاقات بديهية وسهلة التصفح. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تقليل منحنى التعلم للموظفين والمسؤولين. يجب عليك أيضًا مراعاة توفر تطبيقات الأجهزة المحمولة للمرونة في إدارة البطاقات.
- التوفر الإقليمي: تأكد من أن مزود بطاقة الشركات يعمل في المنطقة التي يوجد بها مقر شركتك وموظفيها. تفضل مقدمي الخدمات الذين يقدمون الدعم للمعاملات الدولية إذا كان عملك يعمل على مستوى العالم.
- المكافآت والمزايا: تقييم برامج المكافآت التي تقدمها شركات بطاقات الشركات المختلفة. توفر بعض بطاقات الشركات استرداد النقود أو نقاط السفر أو غيرها من الحوافز التي يمكن أن تضيف قيمة إلى عملك.
إصدار وإدارة بطاقات الشركات
فيما يلي الخطوات التي يمكنك اتباعها لضمان عملية مبسطة لإصدار وإدارة بطاقات الشركات:
- إصدار بطاقات الشركات: كن شريكًا مع مزود إقليمي موثوق به لإصدار مجموعة من البطاقات المادية والافتراضية، وتخصيصها وفقًا لاحتياجات شركتك. توفر البطاقات الافتراضية إصدارًا فوريًا للوصول السريع للموظفين.
- إعداد حدود الاستخدام: قم بتعيين حدود إنفاق مخصصة لكل بطاقة بناءً على أدوار الموظفين. قم بتقييد عمليات الشراء للبائعين المعتمدين باستخدام قفل التاجر. تنفيذ عمليات سير العمل الخاصة بالموافقة على المعاملات لتغطية النفقات الكبيرة، مما يضمن الإشراف والالتزام بالميزانية.
- مراقبة المعاملات: قم بدمج نظام بطاقة الشركة مع برنامج المحاسبة الخاص بشركتك للتسجيل التلقائي للمعاملات. استخدم أدوات المراقبة في الوقت الفعلي لتتبع استخدام البطاقة وتحديد الاحتيال المحتمل أو النشاط غير المصرح به. احصل على تنبيهات فورية للإنفاق خارج السياسة.
- إعداد التقارير والتحليل: استفد من ميزات إعداد التقارير الشاملة لإنشاء تقارير نفقات مفصلة. قم بتحليل أنماط الإنفاق لتحديد فرص توفير التكاليف، مثل التفاوض على أسعار أفضل للبائعين أو تحسين النفقات في مجالات محددة.
يمكن استخدام بطاقات الشركات لدفع مختلف النفقات المتعلقة بالأعمال. على سبيل المثال، يمكنك إصدار بطاقات للموظفين لدفع ثمنها التكاليف المتعلقة بالسفر مثل الإقامة في الفنادق وحجوزات الطيران ورسوم الوقود؛ النفقات المتعلقة بالتسويق مثل تكاليف الإعلانات واشتراكات البرامج؛ و النفقات المتعلقة بالمكتب مثل الوجبات الخفيفة والقرطاسية واللوازم الأخرى.
بطاقات الشركات مقابل بطاقات الائتمان التجارية مقابل بطاقات الشراء
تختلف بطاقات الشركات عن بطاقات الائتمان التجارية و بطاقات P. إليك كيفية اختلافها:
عوامل يجب مراعاتها قبل اختيار بطاقة الشركة
عندما يتعلق الأمر باختيار بطاقة شركة لعملك، هناك العديد من العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها. ها هم:
- الرسوم والتكاليف: من أول الأشياء التي يجب مراعاتها الرسوم المختلفة المرتبطة ببطاقات الشركات. يتضمن ذلك الرسوم السنوية ورسوم المعاملات وأي تكاليف خفية. من المهم أن تفهم جميع التكاليف لأنها ستؤثر بشكل مباشر على أموالك.
- المكافآت والمزايا: غالبًا ما تأتي بطاقات الشركات مع برامج المكافآت والفوائد. يشمل ذلك استرداد النقود أو نقاط السفر أو الخصومات على الخدمات. يجدر التفكير في الامتيازات والفوائد الأكثر قيمة لنشاطك التجاري.
على سبيل المثال، تقدم بعض البطاقات مزايا الأميال الجوية، وبعضها يقدم مزايا بارزة، وبعضها يقدم نقاط مكافآت. في Alaan، نقدم استرداد نقدي غير محدود يصل إلى 2٪ على معاملات بطاقات الشركات.
- إدارة المصروفات: يجب أن توفر بطاقة الشركة الجيدة أدوات وميزات لتتبع النفقات وإدارتها. يتضمن ذلك التكامل مع برامج المحاسبة وإعداد التقارير في الوقت الفعلي. يمكن أن تساعد هذه الميزات في تبسيط عملية إدارة النفقات الخاصة بك وتقديم رؤى قيمة حول إنفاق الموظفين.
- حدود الائتمان وضوابط الإنفاق: هناك عامل مهم آخر يجب مراعاته وهو المرونة وتخصيص حدود الائتمان وضوابط الإنفاق. باستخدام بطاقة الشركات، يمكنك تعيين حدود الإنفاق لكل بطاقة، والتحكم في مكان وكيفية استخدام البطاقة.
- أمان قوي: تعتبر تدابير السلامة الصارمة ضرورية لحماية أموالك من الاحتيال أو سوء الاستخدام. في Alaan، نضمن أن أموالك آمنة دائمًا في بنك مرخص من الدرجة الأولى. نضيف أيضًا طبقة من الأمان إلى معاملاتك من خلال OTP والمصادقة متعددة العوامل.
مزايا بطاقة الشركات
يوفر استخدام بطاقات الشركات لنفقات الأعمال مجموعة من المزايا للموظفين والشركة. فيما يلي بعض المزايا الجديرة بالملاحظة لهذه البطاقات:
فوائد لأصحاب العمل
- الرقابة المالية المحسنة: توفر بطاقات الشركات تحكمًا أفضل في الأعمال من خلال تعيين حدود إنفاق محددة لكل بطاقة. يمكنك التأكد من أن النفقات تبقى في حدود الميزانية.
- إدارة محسنة للتدفق النقدي: توفر بطاقات الشركات نظرة عامة واضحة على جميع النفقات، مما يتيح لك تتبع الإنفاق في الوقت الفعلي واتخاذ قرارات مالية مستنيرة.
- الكفاءة الإدارية: تقلل بطاقات الشركات من الأعباء الإدارية، مثل التسديدات و إدارة المصروفات النثرية. يتم تسجيل جميع المعاملات تلقائيًا ودمجها في البرنامج المرتبط، مما يوفر الوقت ويقلل الأعمال الورقية.
- منع الاحتيال: من خلال المراقبة والتنبيهات في الوقت الفعلي للأنشطة المشبوهة، يمكنك التأكد من أن شركتك لديها طبقة أمان إضافية تحميها من المعاملات غير المصرح بها.
- التوفير في التكاليف: غالبًا ما تأتي بطاقات الشركات مع مكافآت ومزايا، مما يوفر وفورات كبيرة في التكاليف. ويشمل ذلك استرداد النقود على المشتريات المؤهلة، والخصومات على تذاكر الطائرة لسفر الشركات، والعروض على خدمات الأعمال المختلفة. وبمرور الوقت، يمكن أن تصل هذه المدخرات إلى مبلغ كبير، مما يقلل من نفقات عملك الإجمالية.
فوائد للموظفين
- الراحة: توفر بطاقات الشركات راحة كبيرة للموظفين والشركات. في Alaan، ندعم المدفوعات اللاتلامسية من خلال Apple Pay و Google Pay، مما يسمح للموظفين بإجراء معاملات سريعة وآمنة دون الحاجة إلى بطاقات مادية، مما يضمن عمليات دفع سلسة وفعالة.
- توفير الوقت: توفر بطاقات الشركات أيضًا الوقت من خلال أتمتة العديد من جوانب إدارة النفقات. تعمل شركة Alaan، على سبيل المثال، على الاستفادة من قدرات الذكاء الاصطناعي لتبسيط العملية. يحتاج الموظفون فقط إلى تحميل إيصال، ويقوم الذكاء الاصطناعي تلقائيًا بتصنيف النفقات ومطابقتها مع الإيصال وتسجيل المعاملة في دفاتر المحاسبة.
- المرونة: تسمح بطاقات الشركات للموظفين بالتعامل بسهولة مع المشتريات المتعلقة بالأعمال دون استخدام بطاقاتهم الشخصية أو النقود، وبالتالي القضاء على الحاجة إلى أي نوع من السداد. على سبيل المثال، يصبح شراء اللوازم المكتبية مثل الوجبات الخفيفة والقرطاسية وغيرها من الضروريات خاليًا من المتاعب، حيث يمكن للموظفين تحميل هذه النفقات مباشرة على بطاقة الشركة.
أفضل الممارسات لتحسين استخدام بطاقة الشركات
فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها لتحقيق أقصى قدر من فوائد برنامج بطاقة الشركة الخاصة بك:
وضع سياسات إنفاق واضحة وشاملة
يجب أن تحدد سياسات إنفاق بطاقات الشركات النفقات المسموح بها وحدود الإنفاق لكل فئة وعملية الموافقة على النفقات. سيساعد ذلك على منع إساءة استخدام البطاقة وضمان توافق جميع النفقات مع قواعد الشركة.
المراقبة المنتظمة للنفقات
من خلال مراقبة النفقات عن كثب، يمكنك تحديد الأنشطة غير العادية مبكرًا واتخاذ الإجراءات التصحيحية. تساعد المراقبة المنتظمة على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن ميزانيتك. على سبيل المثال، إذا كانت هناك زيادة مفاجئة في نفقات السفر، فقد يشير ذلك إلى أن موظفيك ربما يحجزون رحلات اللحظة الأخيرة، والتي غالبًا ما تكون أكثر تكلفة.
تدريب الموظفين وتوعيتهم
يجب أن يكون الموظفون على دراية بسياسات الإنفاق الخاصة بالشركة وعملية الموافقة وعواقب سوء الاستخدام. يمكن أن يساعد التدريب المنتظم من خلال الندوات أو الندوات عبر الإنترنت أو الاجتماعات الشخصية في ضمان الامتثال لسياسات الشركة ومنع المعاملات غير المصرح بها.
المراجعة الدورية وتعديل برامج بطاقات الشركات
قم بمراجعة برنامج بطاقة الشركة بانتظام للتأكد من استمراره في تلبية احتياجاتك. قد يشمل ذلك تعديل حدود الإنفاق أو تحديث سياسات الإنفاق أو التحول إلى مزود بطاقة مختلف يقدم مزايا أفضل.
الاستفادة من أدوات إدارة الإنفاق
يمكن الاعتماد عليها إدارة الإنفاق يمكن أن تساعدك الأدوات على تتبع النفقات وتحديد اتجاهات الإنفاق وفهم التدفق النقدي بشكل أفضل. يمكن أن تساعدك الاستفادة من هذه الأدوات في إدارة نفقاتك بفعالية وتحديد مجالات توفير التكاليف.
على سبيل المثال، إذا علمت أن جزءًا كبيرًا من النفقات لمختلف الموظفين يتجه نحو اللوازم المكتبية، فمن الجيد التفاوض للحصول على خصم بالجملة مع المورد.
قم بتحسين إنفاق عملك باستخدام بطاقات الشركات
يمكن أن تساعدك بطاقة الشركة المناسبة في إدارة نفقات عملك من خلال مراقبة كيفية ومكان إنفاق الأموال عن كثب.
في Alaan، تأتي بطاقات الشركات الخاصة بنا مع برنامج إدارة الإنفاق، والذي يتيح لك مراقبة النفقات في الوقت الفعلي.
يمكن أيضًا دمج بطاقات الشركات الخاصة بنا مع برنامج المحاسبة الخاص بك، مما يضمن الامتثال لضريبة القيمة المضافة وضرائب الشركات. بالإضافة إلى ذلك، يتم قبول بطاقاتنا من قبل التجار في أكثر من 200 دولة.
إذا كنت تبحث عن تحسين إنفاق عملك وتبسيط عملية إدارة النفقات الخاصة بك، احجز عرضًا توضيحيًا مع آلان اليوم.
