تسدد الشركات مجموعة واسعة من النفقات، من اللوازم المكتبية اليومية إلى تكاليف السفر وحتى، في بعض الحالات، الفواتير الطبية. وفقًا لـ استطلاع حديث من قبل GBTA، تجد ما يقرب من 50٪ من المؤسسات التي تعالج تقارير النفقات داخليًا إعداد تقارير المصروفات (49٪) وإدخال البيانات (54٪) وإرفاق الإيصالات (55٪) باعتبارها بعض نقاط الضعف الرئيسية.
ليس من المستغرب أن تكون إدارة تعويضات الموظفين تحديًا بسبب النطاق الواسع للنفقات والتعقيدات التي تنطوي عليها. يمكن أن تؤدي هذه الصعوبات إلى قضاء وقت طويل في المهام المتكررة مثل إعداد التقرير وإدخال البيانات وإرفاق الإيصال. هذا لا يقلل الكفاءة فحسب، بل يزيد أيضًا من مخاطر الأخطاء. لمواجهة هذه التحديات، قمنا بإنشاء هذا الدليل الشامل لمساعدتك على اجتياز عملية السداد بسهولة.
هنا، سنغطي أنواعًا مختلفة من نفقات الأعمال المؤهلة للسداد، والتحديات الشائعة التي تواجهها الشركات، والنصائح العملية لتبسيط عملية سداد النفقات بالكامل. استمر في القراءة لمعرفة كيفية التحكم في إنفاق عملك.
ما هو تعويض النفقات؟
سداد النفقات هو عملية تقوم فيها شركتك بتعويض الموظفين عن الإنفاق الشخصي الذي تكبدوه أثناء عملهم. يمكن أن تتراوح نفقات الأعمال القابلة للاسترداد من تكاليف السفر والوجبات والإقامة إلى اللوازم المكتبية ودورات التطوير المهني.
تضمن عمليات السداد في الوقت المناسب عدم تحمل موظفيك أعباء مالية مقابل النفقات التي تتم نيابة عن الشركة. ومع ذلك، يجب عليك التأكد من أن المبلغ المسترد (للمطالبات المعتمدة) هو نفس النفقات التي تكبدها الموظف خلال الفترة المحددة.
في ما يلي الشكل الذي تبدو عليه عملية سداد النفقات النموذجية:
- الإنفاق: يستخدم الموظفون أموالهم الخاصة، إما نقدًا أو ببطاقة، لتغطية النفقات المتعلقة بالأعمال.
- التوثيق: بعد دفع الموظفين للنفقات، يتعين عليهم ملء نموذج تقرير المصاريف المفصل. يجب أن يتضمن هذا التقرير جميع المعلومات الضرورية والإيصالات المرفقة لكل مصروف.
- التحقق: بعد ذلك، يقوم المديرون بمراجعة التقارير المقدمة للتأكد من امتثالها لسياسات الشركة وعدم وجود تناقضات. يقوم الفريق المالي بعد ذلك بإجراء فحص نهائي للامتثال للسياسة وقد يتصل بالموظف للحصول على توضيح بشأن نفقات معينة إذا لزم الأمر.
- الموافقة: بمجرد التحقق من كل شيء، تتم الموافقة على النفقات للسداد.
- رد التكاليف: أخيرًا، يستلم الموظف مبلغ السداد مرة أخرى في حسابه، عادةً في غضون أيام (إذا كان الحظ مناسبًا) أو أسابيع من تقديم التقرير.
في حين أن هذه العملية قد تبدو بسيطة، إلا أنها تنطوي على بعض أوجه القصور.
على سبيل المثال، استخدام الأموال الشخصية لنفقات الأعمال يضع عبئًا ماليًا غير ضروري على الموظفين. يمكن أن تستغرق عمليات السداد أيضًا وقتًا طويلاً لأنها تتطلب تدخلًا يدويًا في كل خطوة، بدءًا من الأعمال الورقية وحتى الدفع الفعلي. قد يؤدي هذا إلى تأخير في الإفراج عن المدفوعات، مما يسبب الإحباط بين الموظفين.
ما هو تقرير المصاريف؟
تقرير المصاريف هو مستند يفصّل نفقات الأعمال التي يدفعها الموظفون. إنه بمثابة سجل للتكاليف الشخصية التي تكبدها الموظفون أثناء العمل الرسمي. عندما يقدم الموظفون تقرير المصاريف مع المستندات المطلوبة (مثل الإيصالات والفواتير وبطاقات الصعود إلى الطائرة) كدليل على النفقات، فإنهم في الأساس يقدمون طلبًا رسميًا للسداد.
عادةً ما يحتوي تقرير المصروفات على المعلومات التالية:
- تفاصيل التعريف: يتضمن ذلك اسم الشخص الذي يقدم التقرير وإدارته ووظيفته.
- تاريخ المصاريف: التاريخ الذي تم فيه تكبد كل مصروف.
- نوع المصاريف: يشمل ذلك فئات النفقات مثل السفر أو الوجبات أو اللوازم المكتبية أو دورات التطوير المهني.
- المبلغ: هذه هي التكلفة الفعلية لكل مصروف، إلى جانب الضرائب المطبقة.
- المبالغ المستلمة: هذه بمثابة دليل على النفقات التي تكبدها الموظف.
تضمن عمليات إرسال التقارير في الوقت المناسب معالجة أكثر سلاسة وتقليل النزاعات. تقارير واضحة وكاملة مع المستندات الداعمة لكل حساب يسمح لقسم الشؤون المالية بمراجعة طلبات سداد النفقات والموافقة عليها بكفاءة.
ما هي النفقات المؤهلة للسداد؟
فيما يلي بعض النفقات الشائعة المؤهلة لسداد نفقات الموظفين.
وجبات الطعام ونفقات الترفيه
تشكل وجبات الطعام ونفقات الترفيه لأغراض العمل جزءًا كبيرًا من التكاليف القابلة للاسترداد. يمكن أن يشمل ذلك عشاء العملاء ووجبات غداء العمل والوجبات أثناء رحلات العمل.
ومع ذلك، من المهم ملاحظة ذلك يجب أن تكون هذه النفقات عادية وضرورية، ولا يمكن أن تكون باهظة. على سبيل المثال، عادةً ما تتم تغطية عشاء بسيط مع عميل في مطعم محلي، ولكن قد لا تتم تغطية حفلة فخمة في مكان باهظ الثمن. سيعتمد هذا على سياسة نفقات الشركة.
نفقات سفر رجال الأعمال
تغطي نفقات سفر رجال الأعمال مجموعة واسعة من التكاليف المتكبدة خلال رحلات العمل المحلية والدولية. وتشمل هذه:
- وسائل النقل: تذاكر الطيران وتذاكر القطار وتأجير السيارات
- الإقامة: الفنادق أو الموتيلات أو أماكن الإقامة الأخرى
- بدلات يومية:: بدلات يومية للوجبات والنفقات العرضية
للحفاظ على هذه النفقات معقولة وضمن إرشادات السياسة، من المهم التخطيط ومقارنة الأسعار والاستفادة من خصومات الشركات حيثما كان ذلك متاحًا. يجب أن يتطلب أي إنفاق يتجاوز الحد المحدد موافقة مسبقة من المدير.
اللوازم والمعدات المكتبية
تعتبر اللوازم والمعدات المكتبية اللازمة للعمل أيضًا نفقات قابلة للاسترداد. يمكن أن تتراوح هذه من اللوازم المكتبية الأساسية مثل الأقلام والورق إلى مشتريات الموظفين الأكثر أهمية مثل أجهزة الكمبيوتر والطابعات أو الأدوات الأساسية الأخرى للعمل.
بالنسبة للسلع عالية التكلفة مثل الكمبيوتر المحمول أو آلة التصوير، من المستحسن الحصول على موافقة مسبقة من المدير المعني. وهذا يضمن أن عملية الشراء ضرورية وتقع ضمن ميزانية الشركة وتتوافق مع سياسات المصروفات.
نفقات التطوير المهني
يُنظر إلى نفقات التطوير المهني على أنها استثمار في نمو الموظفين ويمكن أن تساعد في تحسين إنتاجيتهم. يمكن أن تشمل نفقات التطوير المهني القابلة للاسترداد ما يلي:
- برامج التدريب: متابعة الدورات أو ورش العمل التي تهدف إلى تعزيز مهارات محددة ذات صلة بالوظيفة.
- مؤتمرات: حضور مؤتمرات الصناعة أو الندوات لمعرفة المزيد عن الاتجاهات الحالية وأفضل الممارسات.
- دورات الشهادات: يمكن للتسجيل في الدورات التي تؤدي إلى الشهادات المهنية أن يعزز مؤهلات الموظف وقيمته للشركة.
يتم تعويض تكلفة هذه الأنشطة، بما في ذلك رسوم التسجيل ونفقات السفر ذات الصلة، بشكل عام من قبل الشركة.
مصاريف متنوعة
هذه هي التكاليف التي لا تتناسب بدقة مع الفئات الأخرى ولكن يمكن أيضًا استردادها.
- الزي الرسمي: إذا كان الدور الوظيفي يتطلب ملابس محددة، فقد يتم تعويض تكلفة شراء الزي الرسمي.
- معدات السلامة: يمكن أيضًا تعويض عناصر مثل الخوذات أو القفازات أو أحذية الأمان اللازمة لوظائف معينة.
- العناصر الضرورية الأخرى: يمكن أيضًا تعويض أي نفقات أخرى متعلقة بالعمل تعتبر ضرورية ولكن لا تغطيها الفئات الرئيسية، مثل نفقات الهاتف المحمول المتعلقة بالأعمال أو أدوات العمل المحددة.
يجب على الموظفين الاحتفاظ بجميع الإيصالات وتقديم وصف واضح لغرض العمل لكل مصروف لتجنب أي مشاكل أثناء عملية سداد النفقات.
ما هي التحديات المرتبطة بسداد النفقات؟
فيما يلي المشكلات الشائعة التي تواجهها الشركات من جميع الأحجام أثناء عملية السداد وكيفية تأثيرها على كل من الموظفين والشركة.
بالنسبة للموظفين
- إدارة الإيصالات: يمكن أن تكون إدارة المستندات المادية صعبة وتستغرق وقتًا طويلاً. يقضي الموظفون الكثير من الوقت في تنظيم الإيصالات، مما قد يؤدي إلى عدم الكفاءة وفقدان الإنتاجية. يؤدي فقدان الإيصالات إلى تعقيد عملية التقديم، مما يجعل من الصعب تتبع النفقات وتوثيقها بدقة.
- جداول زمنية طويلة للموافقة: يمكن أن تؤدي الجداول الزمنية الطويلة للموافقة إلى تأخير سداد نفقات الأعمال بشكل كبير، مما يؤثر على معنويات الموظفين. غالبًا ما تحدث هذه التأخيرات بسبب عمليات الموافقة غير الفعالة أو الافتقار إلى الأتمتة أو الاختناقات في الاتصال. عندما يستغرق السداد وقتًا طويلاً، قد يشعر الموظفون بعدم الرضا، خاصة أولئك الذين لديهم مرونة مالية محدودة.
- إعداد وتقديم مطالبات المصروفات: يمكن أن يكون إعداد مطالبات المصروفات وتقديمها أمرًا شاقًا. غالبًا ما يحتاج الموظفون إلى ملء النماذج التفصيلية وإرفاق الإيصالات والتأكد من دقة جميع المعلومات. يمكن أن تؤدي أي أخطاء في إدخال البيانات أو المعلومات المفقودة إلى تعقيد العملية، مما يؤدي إلى مزيد من الشد والجذب مع الفريق المالي وإبطاء عملية السداد.
لأصحاب العمل
- عدم الامتثال للسياسة: بدون فحوصات مناسبة، قد يتحمل الموظفون نفقات تنتهك سياسة الشركة ويقدمون مطالبات بهذه التكاليف. تتطلب مثل هذه الانتهاكات، مثل المطالبة بالنفقات غير المغطاة أو التي تتجاوز الحدود، من فريق الشؤون المالية طلب توضيحات من الموظفين، مما يتسبب في تعقيدات العملية وتأخيرها.
- الأخطاء وعمليات الاحتيال: خطر الأخطاء والمطالبات الاحتيالية متأصل في عملية سداد النفقات. يمكن أن يؤدي الإبلاغ غير الدقيق أو التحريف المتعمد للنفقات إلى خسائر مالية للشركة.
كيفية تبسيط سداد النفقات الخاصة بك؟
فيما يلي بعض النصائح العملية لمساعدتك على تبسيط خطة سداد النفقات الخاصة بك:
لديك سياسة سداد شاملة
السياسة الواضحة والشاملة هي أساس كل ترتيب لسداد النفقات، لأنها تحدد القواعد التي يجب على جميع الموظفين اتباعها. يجب أن تحدد هذه السياسة النفقات القابلة للسداد، وتشرح حدود الإنفاق، وتحدد خطوات تقديم مطالبات المصروفات والموافقة عليها. من المهم مراجعة سياسة المصروفات وتحديثها بانتظام للتأكد من أنها تظل ملائمة وفعالة.
استخدم بطاقات الشركات
بطاقات الشركات تقدم طريقة خالية من المتاعب لإدارة نفقات أعمال الموظفين. إنها تلغي حاجة الموظفين إلى استخدام أموالهم الشخصية ثم السعي للحصول على تعويض.
بالإضافة إلى ذلك، تقدم بطاقات الشركات العديد من المزايا الأخرى التي يمكن أن تبسط عملية إدارة النفقات الخاصة بك:
- حدود إنفاق مخصصة: يمكنك تعيين حدود الإنفاق لكل بطاقة، مما يضمن بقاء النفقات ضمن الميزانية المخصصة.
- عملية موافقة مبسطة: يمكن الموافقة المسبقة على المعاملات أو مراقبتها في الوقت الفعلي.
- الامتثال للسياسة: من خلال القدرة على مراقبة المعاملات في الوقت الفعلي، يمكنك التأكد من أن جميع النفقات تتوافق مع سياسة نفقات الشركة، مما يمنع أي انتهاكات للسياسة.
- إصدار سهل: يمكن إصدار بطاقات الشركات، الافتراضية والمادية، بسهولة للموظفين. تتوفر البطاقات الافتراضية على الفور، بينما يتم تسليم البطاقات المادية في غضون 3-5 أيام. على سبيل المثال، في Alaan، نصدر بطاقات مادية في غضون 3-5 أيام عمل.
دمج برنامج إدارة الإنفاق
عند اختيار بطاقة الشركة، من المفيد اختيار مقدمي الخدمات الذين يقدمون أيضًا برامج إدارة الإنفاق. يمكن لمثل هذه البرامج أتمتة وتبسيط عمليات تتبع النفقات وإعداد التقارير باستخدام ميزات مثل:
- التقاط الإيصالات: يمكن للموظفين التقاط الإيصالات وتحميلها على الفور باستخدام تطبيق الهاتف المحمول المرتبط.
- التسجيل التلقائي للمصروفات: يتم تسجيل المعاملات وتصنيفها تلقائيًا، مما يقلل من أخطاء الإدخال اليدوي.
- رؤية فورية للإنفاق: توفر لوحات المعلومات في الوقت الفعلي رؤى حول إنفاق الشركة، مما يساعدك على تحديد الاتجاهات وإدارة الميزانيات بشكل أكثر فعالية.
من خلال الدمج السلس مع أنظمة المحاسبة الخاصة بك، يوفر لك برنامجنا تحكمًا أفضل في بياناتك المالية.
ضمان التواصل الواضح مع الموظفين
يعد التواصل الواضح فيما يتعلق بسياسات وإجراءات المصروفات أمرًا ضروريًا للسداد السلس. عندما يكون الموظفون على دراية جيدة بالإجراءات، يمكنهم اتباعها بشكل صحيح، مما يقلل من احتمالية الأخطاء والتأخيرات.
خذ بعين الاعتبار النصائح التالية للتواصل الفعال:
- استخدم منصات المراسلة الداخلية: مشاركة التحديثات والتذكيرات حول سياسات النفقات باستخدام أدوات مثل Slack أو Microsoft Teams.
- إجراء ورش عمل: يمكن أن تساعد الدورات التدريبية المنتظمة الموظفين على فهم عملية السداد والبقاء ممتثلين للسياسات الرسمية.
- توفير وصول سهل إلى المعلومات: تأكد من أن الموظفين يمكنهم الوصول بسهولة إلى سياسة المصروفات والمستندات ذات الصلة من خلال إنترانت الشركة أو المجلدات المشتركة.
قم بتحسين إدارة نفقاتك باستخدام بطاقات Alaan للشركات
يمكن أن تكون إدارة نفقات الأعمال مهمة معقدة بالفعل. في Alaan، قمنا بتصميم بطاقات الشركات لجعل العملية بأكملها فعالة وأقل عبئًا عليك.
إليك كيف يمكننا المساعدة في التخلص من عمليات السداد وتبسيط إدارة النفقات:
- القضاء على الحاجة إلى التسديدات: تسمح بطاقات الشركات الخاصة بنا لموظفيك بتحصيل نفقات الأعمال مباشرة إلى حساب الشركة، مما يلغي الحاجة إلى عملية السداد التقليدية. هذا لا يوفر الوقت فحسب، بل يقلل أيضًا من عبء العمل الإداري لفريق التمويل الخاص بك.
- ضوابط الإنفاق القابلة للتخصيص: باستخدام بطاقات الشركات الخاصة بنا، يمكنك تعيين حدود وقيود إنفاق مخصصة لكل بطاقة. هذا يضمن بقاء النفقات في حدود الميزانية والامتثال لسياسات الشركة. على سبيل المثال، يمكنك تعيين حدود أسبوعية أو شهرية أو تقييد الإنفاق لفئات محددة، مثل السفر أو اللوازم المكتبية.
- البطاقات الافتراضية والمادية: في Alaan، نقدم بطاقات افتراضية ومادية، مما يوفر المرونة لأنواع مختلفة من النفقات في أي مكان وفي أي وقت. يقدم كلا النوعين من البطاقات نفس الميزات القوية، مما يضمن تتبع جميع نفقات الأعمال وإدارتها بفعالية.
- التكامل مع برامج المحاسبة: في Alaan، تعد بطاقات الشركات الخاصة بنا جزءًا من حل شامل. على عكس بطاقات الائتمان التقليدية، تشمل عروضنا برامج إدارة النفقات المتكاملة التي تتصل بسلاسة مع منصات المحاسبة الرائدة مثل QuickBooks و Xero. وتتمثل الفائدة الرئيسية لهذا التكامل في التشغيل الآلي لعملية إعداد تقارير النفقات، مما يقلل الحاجة إلى الإدخال اليدوي للبيانات.
من خلال التحول إلى بطاقات الشركات الخاصة بنا، يمكنك تبسيط إدارة نفقاتك والتركيز على الأمور الأكثر أهمية - تنمية أعمالك.
اتصل بألان لمعرفة المزيد عن حلول بطاقات الشركات.
