قصص من زينيدا

نبذة عن الشركة

""قصص من زينيدا" هي وكالة متخصصة في تصميم وتنظيم العروض الفنية المباشرة للمهرجانات الكبيرة والاحتفالات الرسمية والفعاليات الراقية. أيًّا كانت الفعالية، تمتلك زينيدا المهارات والموارد لتحويل الأفكار الإبداعية إلى واقع على المسرح. من أزياء مبتكرة إلى عروض راقصة متنوعة، يقدّم الفريق الموهوب كل عرض بدقة وإتقان.

المشكلة

تأخيرات وعدم كفاءة في تسوية المصاريف وإعداد التقارير.

قبل استخدام "الآن" Pay، كانت Zinaida تعتمد على البطاقات الائتمانية والنقد لتسديد المدفوعات المتعلقة بالأعمال.

لكن النظام التقليدي اليدوي تسبّب في العديد من التحديات، مثل:

عمليات الموافقة وتسوية المصاريف اليدوية:
كان على الموظفين تعبئة نماذج تقارير المصاريف وإرفاق بشكل ورقي، مما استهلك الكثير من الوقت وتسبب بتأخيرات متكررة. ونظرًا لجداول سفرهم المزدحمة، كان البعض منهم يتأخر في تقديم التقارير أو ينسى إرفاق الإيصالات، مما أدى إلى حدوث اختناقات غير ضرورية في سير العمل.

إدخال البيانات المحاسبية يدوياً:
بعد الموافقة على التقرير، كانت فرق المالية تضطر لإدخال البيانات يدويًا لمعالجة المدفوعات على البطاقات الائتمانية، بالإضافة إلى الاحتفاظ بسجلات منفصلة للمعاملات غير المبلغ عنها، وهو ما زاد من التعقيد وعدم الكفاءة.

سوء التواصل:
كانت المتابعات وطلب التوضيحات حول المصاريف غير المبلغ عنها تتم عبر البريد الإلكتروني، وغالبًا ما كانت تُهمل أو تتأخر، مما أبطأ عملية تسوية المصاريف أكثر فأكثر.

الحل

توحيد المدفوعات ووضوح المصاريف

اعتمد فريق Zinaida منصة "الآن" لإدارة مصاريف قسم الأزياء بشكل أكثر كفاءة. إليك كيف ساعدتهم بطاقات الشركات:
توحيد طريقة الدفع:
أصبح الفريق يستخدم بطاقات الشركات الخاصة بـ "الآن" لإجراء المدفوعات بدلاً من البطاقات الشخصية أو النقد. كل عضو من أعضاء الفريق الـ 13 لديه بطاقته الخاصة، مما ساعد على توحيد طريقة الدفع وتوفير الوقت عبر تقليل الحاجة للتسوية اليدوية في نهاية كل شهر.
متابعة المصاريف بسهولة:
توفر منصة إدارة المصاريف من "الآن" إمكانية تتبع المصاريف الخاصة بكل مشروع بسهولة، حتى عند العمل على عدة مشاريع في نفس الوقت. وهذا حل المشكلة السابقة المتعلقة بربط المصاريف بالمشاريع الصحيحة.

إدارة مركزية للمصروفات:

تقوم المنصة بجمع جميع مصروفات الشركة في مكان واحد، ما يمنح رؤية شاملة وواضحة لعمليات الإنفاق. ويمكن لمديري الأقسام الاطلاع في أي وقت على حجم الإنفاق لكل مشروع على حدة.

‍

الخاتمة

استخدام البطاقات الشركات ونظام إدارة المصروفات ساهم بشكل كبير في تحسين آلية إدارة المصروفات لدى قصص من زينايدا Stories by Zinaida. من خلال المحافظ الفرعية والوسوم، أصبح من السهل تتبع التكاليف حسب المشروع، مما وفّر وضوحًا أكبر وسهّل عملية التسوية المحاسبية.

التحدي الوحيد المتبقي هو أن بعض المورّدين لا يزالون يعتمدون على الدفع النقدي بدلاً من الطرق الرقمية، باستثناء هذه المدفوعات، تتم جميع العمليات باستخدام البطاقات المؤسسية وتُسجَّل على المنصة بشكل فوري.

هل تواجه مشاكل مشابهة في إدارة مصاريف شركتك؟ اكتشف "الآن" — الحل عنا! احجز تجربة مجانية فوراً