هل تتذكر الإحباط الناتج عن قضاء ساعات في تسوية تقارير المصروفات في نهاية الشهر؟ ثم تكتشف أن بعض الموظفين قد تجاوزوا الميزانية دون علمك؟
توفر بطاقات الشركات - المادية والافتراضية - راحة لا يمكن إنكارها للموظفين. ومع ذلك، وبدون حدود مناسبة، يمكن أن تتحول بسرعة إلى تحديات تتعلق بالميزانية. سيجهزك هذا الدليل لوضع حدود فعالة لبطاقات الشركات، مما يضمن الإنفاق المسؤول والرقابة المالية المثلى لعملك.
ما هو حد بطاقة الشركات؟
حد بطاقة الشركة هو الحد الأقصى للمبلغ المالي الذي يمكن للموظف إنفاقه على بطاقة الشركة الصادرة عن الشركة خلال فترة معينة، مثل اليوم أو الشهر.
من خلال وضع حدود الإنفاق على بطاقات الموظفين،
- يمكن للشركات التحكم بشكل أفضل في شؤونها المالية وضمان بقاء إنفاق الموظفين على المسار الصحيح. يمكن أن يساعد هذا أيضًا في خلق ثقافة المسؤولية المالية داخل المنظمة.
- يمكن للموظفين أن ينتبهوا لما يشترونه ويتجنبوا المبالغة في ذلك.
أنواع حدود بطاقات الشركات
هناك العديد من أنواع القيود التي يمكنك تعيينها على بطاقات الشركات بناءً على المبلغ والمورد وعملية الموافقة. يخدم كل حد غرضًا محددًا في مساعدتك على إدارة الشؤون المالية لشركتك بفعالية.
حدود يومية
تحدد الحدود اليومية المبلغ الذي يمكن للموظف إنفاقه في يوم واحد. يمكنك استخدام هذا للتحكم في الإنفاق اليومي ومنع عمليات الشراء غير المصرح بها أو المفرطة. على سبيل المثال، يمكنك تعيين حد يومي قدره 200 درهم إماراتي للوجبات أو اللوازم المكتبية. يساعد ذلك في الحفاظ على نفقات الأعمال اليومية قابلة للإدارة وفي حدود الميزانية.
حدود شهرية
تحدد الحدود الشهرية الحد الأقصى للإنفاق على بطاقة الشركة على مدار شهر تقويمي. يساعد هذا الشركات في الحفاظ على نظرة عامة واضحة للإنفاق الشهري. هذا الحد مثالي للموظفين المسؤولين عن إدارة النفقات العادية التي تحدث كل شهر، مثل فواتير الخدمات أو اشتراكات البرامج.
الحدود القائمة على الموافقة
تتطلب هذه الحدود موافقة المدير على أي معاملة تزيد عن مبلغ معين. هذا يضيف طبقة إضافية من التحكم لعمليات الشراء الكبيرة. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى الموافقة على أي عملية شراء تزيد قيمتها عن 5,000 درهم إماراتي. هذا يضمن مراجعة النفقات الكبيرة وضرورتها.
نصيحة احترافية: ضع في اعتبارك استخدام حلول بطاقات الشركات مثل Alaan لإعداد قواعد الإنفاق وأتمتة الموافقات على النفقات بناءً على مجموعات الموظفين والمشاريع وفئات الإنفاق. مع Alaan، يمكنك بسهولة إنشاء أنواع مختلفة من الحدود المخصصة، مما يضمن التحكم الدقيق في نفقاتك.
حدود جميع الأوقات
حدود جميع الأوقات مخصصة للنفقات لمرة واحدة، مثل المشاريع الخاصة أو شراء المعدات الكبيرة. تظل هذه الحدود سارية حتى يتم تعديلها. على سبيل المثال، يمكنك تعيين حد 10,000 درهم لتجديد مكتب جديد. يساعد هذا في التحكم في الإنفاق على عمليات الشراء الكبيرة والنادرة.
حد الصفر
تظل بطاقات الحد الصفري غير نشطة حتى تقوم بتعيين حد الإنفاق يدويًا، مما يسمح بتحكم أكثر إحكامًا في الإنفاق. يمكنك استخدام هذا للموظفين ذوي احتياجات الإنفاق الخاصة أو الأقسام التي تتطلب رقابة صارمة. على سبيل المثال، يمكنك إصدار بطاقة ذات حد صفري لموظف سينفق الشهر المقبل، مما يسمح لك بتعيين حد إنفاق معين عندما يحين الوقت.
عند الحديث عن منع الإنفاق غير المصرح به، هل تعلم أن وضع هذه الحدود أمر سهل مع جهات إصدار بطاقات الشركات مثل Alaan؟ من خلال بضع نقرات بسيطة، يمكنك إنشاء ضوابط الإنفاق، وضمان بقاء موظفيك في حدود الميزانية ومنع النفقات غير المصرح بها.
العوامل التي يجب مراعاتها عند تعيين حدود بطاقات الشركات
عند تحديد حدود بطاقات الشركات، يجب مراعاة العديد من العوامل الرئيسية لضمان توافقها مع الأهداف المالية للشركة والمتطلبات التشغيلية. دعونا نلقي نظرة على الاعتبارات الأساسية لوضع حدود فعالة لبطاقات الشركات:
1. دور الموظف
يعد وضع حدود لبطاقات الشركات بناءً على الأدوار الوظيفية للموظفين أمرًا بالغ الأهمية. قد يكون للأدوار المختلفة داخل المنظمة احتياجات ومسؤوليات إنفاق مختلفة. على سبيل المثال، قد يحتاج مندوبو المبيعات إلى 2,500 درهم شهريًا لاجتماعات العملاء وبناء العلاقات. وفي الوقت نفسه، قد يحتاج فريق التسويق إلى 5,000 درهم شهريًا للإعلانات والفعاليات لجذب عملاء جدد. يتيح لك إعداد هذه الميزانيات المحددة وتعديلها حسب الحاجة ضمان حصول الجميع على الأموال التي يحتاجونها دون زيادة الإنفاق.
2. متوسط قيمة المعاملة
بعد ذلك، لوضع حدود فعالة لبطاقات الشركات، عليك فهم المبلغ الذي ينفقه الموظفون عادةً لكل عملية شراء. بهذه الطريقة، يمكنك تعيين حدود ائتمانية تتناسب مع متوسط نفقاتها.
على سبيل المثال، إذا كان موظفك ينفق عادةً حوالي 200 درهم إماراتي لكل عملية شراء، فيمكنك تعيين حد ائتماني قدره 200 درهم إماراتي على بطاقات الشركات الخاصة به لضمان عدم تجاوز متوسط نفقاته.
ضع في اعتبارك أيضًا استخدام الحدود القائمة على الموافقة لعمليات الشراء الكبيرة. هذا يحافظ على سير الأمور بسلاسة مع الحفاظ على السيطرة على الشؤون المالية لشركتك.
3. تكرار عمليات الشراء
تذكر أن الأمر لا يتعلق فقط بالمبلغ الذي ينفقه الموظفون ولكن أيضًا بعدد المرات التي يقومون فيها بتمرير بطاقاتهم. قد يحتاج الموظفون الذين يقومون بعمليات شراء متكررة إلى حدود ائتمانية أعلى لاستيعاب احتياجاتهم التشغيلية، في حين أن أولئك الذين لديهم أنماط إنفاق متفرقة قد يستفيدون من الحدود المنخفضة لمنع النفقات غير الضرورية. على سبيل المثال، في الشركة، قد يتحمل فريق التسويق نفقات متكررة للحملات الإعلانية، بينما قد يكون لدى قسم تكنولوجيا المعلومات عمليات شراء أكبر وأقل تكرارًا للمعدات الجديدة.
للتحكم في إنفاق الشركات، افحص بيانات الإنفاق التاريخية لتحديد المنفقين المتكررين. ثم قم بتعيين الحدود بناءً على متوسط عدد المعاملات لكل موظف. نوصي بوضع حدود يومية أو أسبوعية إذا كان لديك موظفون يقومون بشكل متكرر بالعديد من عمليات الشراء الصغيرة.
4. المصاريف النموذجية
عند تعيين حدود بطاقات الشركات، من المهم مراعاة النفقات النموذجية التي يتكبدها الموظفون. من خلال تصنيف هذه النفقات إلى مجموعات مثل السفر واللوازم المكتبية والترفيه للعملاء، يمكنك تعيين حدود مستهدفة لكل فئة. وهذا يساعد على ضمان تخصيص الميزانية بكفاءة والتحكم في الإنفاق.
للبدء، قم بإنشاء مسح سياسة بطاقة الشركات التي تحدد النفقات المسموح بها وما هي غير المسموح بها. لتبسيط هذه العملية، قمنا بإنشاء نموذج سريع يمكنك استخدامه على الفور.
بعد ذلك، ضع حدودًا استنادًا إلى المبلغ الذي تنفقه عادةً في كل فئة. على سبيل المثال، يمكنك تعيين حد شهري قدره 1,000 درهم إماراتي لنفقات السفر و500 درهم إماراتي للمستلزمات المكتبية.
تذكر مراجعة فئات النفقات الخاصة بك بانتظام للتأكد من أنها تتوافق مع احتياجات عملك. سيؤدي ذلك إلى إبقاء إنفاقك تحت السيطرة وضمان وجود الجميع على نفس الصفحة.
5. قيود الميزانية
تعد مواءمة حدود بطاقات الشركات مع قيود الميزانية الإجمالية للشركة أمرًا ضروريًا. وهذا يعني مواءمة حدود الإنفاق مع أهدافك المالية وإيرادات الشركة والموارد. لنفترض أن شركتك لديها ميزانية شهرية قدرها 5,000 درهم إماراتي لتغطية نفقات التسويق. قد ترغب في وضع قيود على بطاقات الشركات الخاصة بفريق التسويق وفقًا لذلك. يمكنك تحديد مبلغ 2,000 درهم إماراتي لفريق تسويق الفعاليات، و2,000 درهم للتسويق الإعلامي المدفوع، و1,000 درهم أخرى للترويج عبر وسائل التواصل الاجتماعي؛ وهذا سيضمن عدم تجاوز أي فريق الميزانية.
يعد وضع ميزانيات واضحة لكل فئة من فئات المصروفات أمرًا حيويًا للحفاظ على أموالك تحت السيطرة. حدد المبلغ الذي يمكنك إنفاقه في كل منطقة والتزم بهذه الحدود.
راجع إنفاقك بانتظام لضمان بقائه ضمن هذه الحدود، وأضف المزيد من الأموال إذا لزم الأمر. إذا تجاوزت ميزانيتك باستمرار في مجالات معينة، ففكر في إعادة تقييم حدودك وتعديلها وفقًا لذلك.
6. تحمل المخاطر
قم بإجراء العناية الواجبة وفهم مستوى المخاطر التي ترغب في تحملها قبل تعيين حدود البطاقة. على سبيل المثال، إذا كنت شركة صغيرة بميزانية محدودة، فقد تفضل حدود إنفاق متحفظة بسبب انخفاض تحمل المخاطر. وعلى العكس من ذلك، قد تكون الشركات الكبيرة ذات الموارد الوافرة أكثر ارتياحًا لمستويات مخاطر أعلى قليلاً.
لإدارة المخاطر بفعالية، قم بتطبيق ضوابط إضافية للحالات ذات المخاطر العالية من الإنفاق الزائد أو سوء الاستخدام. على سبيل المثال، يمكنك استخدام البطاقات القائمة على الموافقة أو البطاقات ذات الحد الصفري لمعاملات معينة. يقدم مزودو بطاقات الشركات المتكاملة مثل Alaan أيضًا مسارات تدقيق مفصلة تسجل جميع أنشطة المعاملات والاتصالات في الوقت الفعلي. وتضيف هذه الإجراءات الإضافية طبقات من الأمن والرقابة، مما يضمن مراقبة جميع النفقات عن كثب والموافقة عليها.
كيفية إعداد حد بطاقة الشركة لنشاطك التجاري؟
يعد إعداد حدود لبطاقات الشركات الخاصة بك عملية بسيطة نسبيًا. فيما يلي بعض الخطوات الأساسية التي يمكنك اتباعها:
1. حدد فئات الإنفاق الخاصة بك
الخطوة الأولى هي تحديد الفئات المختلفة لنفقات بطاقات الشركات التي سيتحملها موظفوك. يمكن أن يشمل ذلك السفر واللوازم المكتبية والتسويق وما إلى ذلك. ستساعدك معرفة أنواع المشتريات التي تجريها على وضع حدود أكثر دقة.
نصيحة احترافية: قم بتبسيط هذه العملية باستخدام منصات مثل Alaan، التي تقدم قوائم سهلة الاستخدام لإعداد الفئات.
2. تصنيف الموظفين
صنّف موظفيك إلى مديرين تنفيذيين ومدراء متوسطين ومهندسين وما إلى ذلك. قد يكون لدى الموظفين في الأدوار العليا أو الأدوار التي تتعامل مع العملاء احتياجات إنفاق أعلى من الموظفين المبتدئين. على سبيل المثال، قد يحتاج مدير المبيعات إلى حد أعلى لنفقات سفر العمل والترفيه، بينما قد يكون لدى المطور المبتدئ احتياجات محدودة أكثر مثل اشتراكات البرامج الشهرية.
3. تحليل بيانات الإنفاق التاريخية
إذا كنت قد استخدمت بطاقات الشركات من قبل، فراجع بيانات الإنفاق التاريخية. سيعطيك هذا فكرة عن المبلغ الذي يتم إنفاقه عادةً في كل فئة ومن يقوم بذلك. استخدم هذه المعلومات لتعيين حدود أولية تتوافق مع احتياجات الإنفاق التجاري.
4. ضع حدودًا لكل فئة
بمجرد تحديد فئات الإنفاق وتحليل بياناتك، حان الوقت لوضع حدود لكل منها. ضع في اعتبارك عوامل مثل ميزانيتك الإجمالية وتحمل المخاطر وتكرار عمليات الشراء في كل منطقة.
5. حدد أنواع الحدود
كما تمت مناقشته، يمكنك تعيين حدود مختلفة، مثل الحدود اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية أو القائمة على الموافقة. تعتبر الحدود اليومية والأسبوعية رائعة للتحكم في عمليات الشراء المتكررة والصغيرة، بينما تعمل الحدود الشهرية بشكل جيد للنفقات الأكبر والأقل تكرارًا. تضيف الحدود القائمة على الموافقة طبقة إضافية من الإشراف على العناصر ذات التذاكر الكبيرة.
6. التواصل مع الموظفين
تأكد من توصيل سياسات وحدود بطاقة الشركة لجميع الموظفين الذين يستخدمون البطاقات. اشرح الأسباب الكامنة وراء الحدود وشدد على أهمية الإنفاق المسؤول. ناقش عدم استخدام بطاقة الشركة للنفقات الشخصية. شجع الموظفين على التواصل معهم إذا كانوا يتوقعون الحاجة إلى حد أعلى لعملية شراء أو مشروع معين.
7. قم بمراقبة الحدود وضبطها حسب الحاجة
راقب إنفاقك بانتظام واضبط الحدود حسب الحاجة. من المرجح أن تتغير أنماط الإنفاق الخاصة بك مع نمو عملك وتطوره. ابق على اطلاع ببياناتك وقم بزيادة الحدود أو تقليلها حسب ما يقتضيه الموقف. سيساعدك الحفاظ على المرونة في الحفاظ على السيطرة الكاملة على أموالك.
أفضل الممارسات لتحديد حدود بطاقات الشركات
فيما يلي بعض أفضل الممارسات لضمان تشغيل برنامج بطاقة الشركة بسلاسة:
- تثقيف الموظفين: قم بتوصيل حدود الإنفاق والتوقعات لجميع حاملي البطاقات. قم بتضمين هذه المعلومات في سياسة بطاقة الشركة الخاصة بشركتك وقم بتقديم تذكيرات منتظمة.
- تعيين التنبيهات الآلية: إعداد تنبيهات تلقائية للموظفين الذين يقتربون من حدود الإنفاق أو يتجاوزونها. تساعدهم الإشعارات في الوقت المناسب على البقاء في حدود ميزانياتهم وتجنب المشكلات المحتملة.
- راجع بانتظام: تتطور أدوار الموظفين وعادات الإنفاق واحتياجات الشركة بمرور الوقت، لذا قم بمراجعة وتعديل الحدود بانتظام لضمان بقاء برنامجك قابلاً للتكيف وعمليًا.
- معاملات التدقيق: قم بمراجعة معاملات الموظفين بشكل دوري وابحث عن عمليات الشراء غير المصرح بها أو السلف النقدية أو المعاملات خارج ساعات العمل أو فواتير المطاعم المفرطة أو الإيصالات المفقودة أو التسديدات أو أي أنماط إنفاق غير عادية.
- مزامنة البطاقات مع أداة إدارة المصروفات: دمج بطاقات الشركات مع برنامج إعداد تقارير النفقات. سيؤدي ذلك إلى تبسيط جمع البيانات وتتبعها وتبسيط التسوية وتوفير الوقت الثمين لكل من الموظفين والفرق المالية.
حدد حدودًا مخصصة للبطاقات مع بطاقات Alaan للشركات
تقدم Alaan حلاً شاملاً للشركات التي تبحث عن بطاقات مخصصة للشركات وتبسيط إدارة النفقات في منصة واحدة. مع Alaan، يمكن للشركات بسهولة تخصيص حدود البطاقات لتناسب احتياجاتها الخاصة، ومراقبة الإنفاق في الوقت الفعلي، والاستفادة من تقارير النفقات والتسوية السلسة.
علاوة على ذلك، توفر بطاقات الشركات ومنصة إدارة الإنفاق من Alaan رؤى في الوقت الفعلي لأنماط إنفاق فريقك، مما يمكّن فرق التمويل من اتخاذ قرارات أفضل. على سبيل المثال، يمكنهم تحديد ومعالجة الإنفاق الزائد في أقسام محددة، مثل التسويق، من خلال تحليل النفقات حسب الفئة وتعديل الميزانيات وفقًا لذلك.
مع آلان حل بطاقة الشركات، يمكنك وضع ضوابط فعالة للإنفاق، وتعزيز المسؤولية المالية، والحفاظ على برنامج بطاقات الشركات السليم الذي يتماشى مع أهداف عملك العامة.
هل أنت مستعد لوضع نفقاتك على المسار الصحيح؟ تحدث إلى فريقنا اليوم.
