غالبًا ما تكون الحسابات المستحقة الدفع والحسابات المستحقة القبض مربكة وتحتاج إلى توضيح. وفقًا للتقرير، يصل إلى 43% من الشركات تواجه تحديات بسبب أنظمة الفواتير البطيئة أو غير الفعالة، مما يؤثر على قدرتها على التعامل مع AP و AR بفعالية. حتى الآن، فقط 5% قامت فرق الحسابات المستحقة الدفع (AP) بأتمتة عملياتها بالكامل لإدارة الفواتير والمدفوعات.
لذلك، لفهم أهمية AP و AR وتوضيح الفرق بين هذه المفاهيم المحاسبية الرئيسية، قمنا بتجميع دليل مفصل يفصل الحسابات المستحقة الدفع مقابل الحسابات المستحقة القبض، مما يضمن فهمك لكليهما.
ما هي الحسابات المستحقة الدفع؟
تمثل الحسابات المستحقة الدفع الالتزامات قصيرة الأجل التي تدين بها شركتك للموردين أو البائعين. يجب سداد هذه الفواتير أو الديون قريبًا، مما يجعلها التزامات في بياناتك المالية. تتضمن بعض الأمثلة الشائعة للمعاملات التي تندرج ضمن الحسابات المستحقة الدفع ما يلي:
- شراء سلع أو خدمات من شركة أخرى
- الحصول على قرض من أحد البنوك
- شراء المواد الخام للإنتاج
- نفقات سفر الموظفين
- تأجير المعدات أو الآلات
- تكاليف النقل لتسليم البضائع
يمكنك تصنيف هذه المعاملات إلى فئات مختلفة، مثل:
- الضرائب المستحقة للحكومة
- الأجور المستحقة للموظفين
- القروض المستحقة التي يجب دفعها
- المبالغ المستحقة الدفع غير التجارية، وهي نفقات غير مرتبطة مباشرة بعمليات عملك الأساسية
- المبالغ المستحقة الدفع التجارية، والتي ترتبط مباشرة بشراء السلع أو الخدمات اللازمة لنشاطك التجاري
تعد إدارة الحسابات المستحقة الدفع أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على العمليات السلسة والعلاقات الجيدة مع الموردين.
متى تستخدم الحسابات المستحقة الدفع
تساعد الحسابات المستحقة الدفع الشركات على تتبع فواتيرها ومدفوعاتها المستحقة للموردين مقابل السلع والخدمات الأساسية.
إليك كيفية عملها: بمجرد اختيار الشركة للمورد، فإنها ترسل طلب شراء رسمي مع تفاصيل حول الاتفاقية، مثل تواريخ التسليم وشروط الدفع. في بعض الأحيان، قد توافق الشركة على دفع جزء من التكلفة مقدمًا والباقي لاحقًا، مثل تقسيمها بنسبة 50/50 بين دفعة ائتمان ودفعة نقدية.
بعد أن تتلقى الشركة السلع أو الخدمات وتسعد بها، ستصدر فاتورة في غضون الإطار الزمني المتفق عليه - عادةً من 30 إلى 90 يومًا (مثل شروط net-30 أو net-90). حتى تدفع الشركة، سيتم تسجيل هذه المبالغ في حساباتها المستحقة الدفع.
أمثلة على الحسابات المستحقة الدفع
- لنفترض أن شركة بناء في دبي تطلب مواد مثل الأسمنت والصلب من مورد محلي. يوافق المورد على توفير المواد لمدة 90 يومًا. حتى تدفع شركة البناء مقابل هذه المواد، سيتم تسجيل المبلغ في حساباتها المستحقة الدفع.
- تطلب إحدى شركات المجوهرات الخرز والأحجار الكريمة عن طريق الائتمان لصنع قلائد وأساور ساحرة. إذا كان لديهم 60 يومًا للدفع، تظل التكلفة في الحسابات المستحقة الدفع حتى تتم تسويتها.
- تحصل سلسلة مطاعم في الإمارات العربية المتحدة على مكوناتها من المزارعين المحليين والموردين الدوليين. قد يتفاوض المطعم لدفع ثمن الإمدادات (مثل المنتجات الطازجة أو التوابل المستوردة) على أساس فترة ائتمان مدتها 30 يومًا. حتى يتم الدفع، سيتم إدراج المبالغ المستحقة ضمن الحسابات المستحقة الدفع.
- تعتمد العلامة التجارية للتجارة الإلكترونية على خدمات الشحن لتسليم المنتجات للعملاء وتستخدم المستودعات للتخزين. نظرًا لأنهم يدفعون مقابل هذه الخدمات لاحقًا، فإن هذه التكاليف تبقى أيضًا في الحسابات المستحقة الدفع حتى يتم تسويتها.
بهذه الطريقة، يمكن للشركات إدارة ديونها مع الحفاظ على سعادة مورديها!
من المهم تتبع حساباتك المستحقة الدفع. من خلال تتبع مقدار ما تدين به شركتك للبائعين والموردين، يمكنك تجنب المدفوعات المتأخرة والرسوم الإضافية التي تأتي معها عن طريق الحصول إدارة الإنفاق في Alaan مساعدة الأداة.
عند تسجيل معاملة الحسابات المستحقة الدفع، ستحتاج إلى خصم المصاريف في سجلاتك. على سبيل المثال، إذا كان نشاطك التجاري ينفق درهم اماراتي 1836.51 على اللوازم المكتبية، يمكنك تسجيل خصم قدره درهم اماراتي 1836.51 في دفتر الأستاذ العام الخاص بك تحت الحسابات المستحقة الدفع. يساعد ذلك في الحفاظ على سجلاتك المالية دقيقة ومنظمة.
في ما يلي مثال لكيفية ظهور هذه المعاملة:
📝ملاحظة مهمة: تعمل أتمتة الحسابات المستحقة الدفع على تبسيط الموافقات على الفواتير والمدفوعات، مما يضمن إدارة التدفق النقدي بشكل أكثر سلاسة.
ما هي الحسابات المستحقة؟
تشير الحسابات المستحقة القبض إلى الأموال التي يدين بها عملاؤك لشركتك، مما يجعلها أحد الأصول. يمكن أن تأتي هذه المبالغ من الفواتير أو المدفوعات المستحقة للمنتجات أو الخدمات التي قدمتها للعملاء.
تمامًا مثل العقود مع الموردين، يمكن أن تختلف شروط الدفع للعملاء، مثل net-30 أو net-60 أو net-90 يومًا. في بعض الحالات، بالنسبة للطلبات الكبيرة، قد يلزم دفع جزء مقدمًا. ستتضمن الفاتورة القياسية تفاصيل مثل المبلغ المستحق والموعد النهائي للدفع وأي ضريبة مبيعات سارية.
يجب على أقسام المحاسبة أو أصحاب الأعمال إرسال الفواتير في الوقت المحدد لتجنب التأخير في الدفع وضمان عدم إزعاج العملاء. كما أنهم مسؤولون عن إرسال التذكيرات أو المتابعة لمنع المدفوعات المتأخرة.
متى تستخدم الحسابات المستحقة
تستخدم الشركات الحسابات المستحقة لتتبع مدفوعات العملاء المعلقة. يتم تسجيل هذه المبالغ غير المدفوعة كأصول في السجلات المالية للشركة. بمجرد أن يدفع العميل بالكامل، تتم إزالة الرصيد من الحسابات المستحقة القبض. في حالة التأخر في السداد، قد يرسل فريق التمويل تذكيرًا بالفاتورة الأصلية، بما في ذلك أي رسوم تأخير مطبقة.
إذا كانت الفاتورة تتعلق بمبيعات المنتجات، فستحتاج أيضًا إلى تقليل المخزون في الميزانية العمومية. على سبيل المثال، إذا أجرت شركتك عملية بيع بقيمة 146921.00 درهمًا إماراتيًا وكانت 73460.50 درهمًا إماراتيًا تأتي من بيع المنتجات، فإليك كيفية تسجيل ذلك في دفتر الأستاذ العام الخاص بك ليعكس كل من البيع وخفض المخزون:
💡 نصيحة: البقاء على اطلاع دائم بحساباتك المستحقة القبض سيساعد عملك على تحقيق نتائج صحية إدارة التدفق النقدي مع آلان.
أمثلة على الحسابات المستحقة
- باعت إحدى الشركات 1,000 شمعة إلى الشركة «أ» مقابل 36,730.25 درهمًا إماراتيًا. دفعت الشركة «أ» 14,692.10 درهمًا إماراتيًا مقدمًا ووافقت على دفع المبلغ المتبقي البالغ 29,384.20 درهمًا إماراتيًا في غضون ثلاثة أشهر. يتم تسجيل الرصيد غير المدفوع البالغ 29,384.20 درهمًا إماراتيًا في الحسابات المستحقة القبض حتى السداد الكامل.
- شركة بناء في أبو ظبي تكمل مشروع تجديد بمبلغ 100,000 درهم. يقوم العميل بدفع دفعة مقدمة قدرها 60,000 درهم إماراتي، مع دفع المبلغ المتبقي البالغ 40,000 درهم إماراتي في غضون ثلاثة أشهر. حتى يتم دفع الرصيد، سيتم تسجيل 40,000 درهم إماراتي في الحسابات المستحقة القبض.
- يشترك عميل يدعى عائشة في خدمة صندوق العافية، ويدفع 200 درهم شهريًا لمدة عام. يتم تسجيل كل دفعة بقيمة 200 درهم في الحسابات المستحقة حتى الدفع. يعتبر هذا «إيرادات مؤجلة» نظرًا لأن المدفوعات تتم مسبقًا للخدمات القادمة.
في جميع هذه الأمثلة، تساعد الحسابات المستحقة الشركات على مراقبة المدفوعات المستحقة، مما يضمن التدفق النقدي السلس والفعال الإدارة المالية.
الاختلافات الرئيسية بين الحسابات المستحقة الدفع والحسابات المستحقة القبض
- الحسابات المستحقة الدفع كالتزام
تشير الحسابات المستحقة الدفع إلى الأموال التي تدين بها شركتك للموردين مقابل السلع أو الخدمات المستلمة. وهي تعتبر مسؤولية لأنها التزام بالدفع، مما يعني أنها تعكس المبالغ التي يحتاج نشاطك التجاري لتسويتها مع الآخرين. - الحسابات المستحقة القبض كأصل
من ناحية أخرى، الحسابات المستحقة القبض هي الأموال المستحقة لنشاطك التجاري من قبل العملاء مقابل السلع أو الخدمات التي قدمتها. نظرًا لأنها تمثل الأموال الواردة، يتم تصنيفها كأصل، مع إظهار ما يتوقع نشاطك التجاري تلقيه.
فيما يلي جدول مقارنة بسيط لـ الحسابات المستحقة الدفع و الحسابات المستحقة:
يسلط الجدول أعلاه الضوء على الاختلافات والأدوار الرئيسية للحسابات المستحقة الدفع والحسابات المستحقة القبض في الإدارة المالية للشركة.
باختصار، الحسابات المستحقة الدفع هي ما تدين به، والحسابات المستحقة القبض هي ما يدين به الآخرون لك!
أهمية التفريق بين الحسابات المستحقة الدفع والحسابات المستحقة القبض
يعد التمييز بين الحسابات المستحقة الدفع والحسابات المستحقة أمرًا حيويًا لإعداد التقارير المالية الدقيقة وإدارة التدفق النقدي. فهي تساعد على تتبع ما تدين به شركتك وما هي مستحقة لها، مما يضمن عمليات سلسة. إليك الطريقة:
دور في إعداد التقارير المالية
من الضروري التمييز بين الحسابات المستحقة الدفع والحسابات المستحقة القبض لإعداد تقارير مالية دقيقة. تمثل الحسابات المستحقة الدفع ما تدين به شركتك، بينما تعرض الحسابات المستحقة ما تتوقع استلامه. يساعدك هذا التمييز على فهم وضعك المالي الحقيقي ويضمن أن تعكس ميزانيتك العمومية كلاً من الالتزامات والأصول بشكل صحيح.
الآثار المترتبة على عمليات الأعمال
يعد فصل الحسابات المستحقة الدفع عن الحسابات المستحقة القبض أمرًا بالغ الأهمية لعمليات الأعمال السلسة. تساعد معرفة ما تدين به (الحسابات المستحقة الدفع) على إدارة التدفق النقدي وضمان المدفوعات في الوقت المناسب للموردين. بدلاً من ذلك، يضمن تتبع ما هو مستحق لك (الحسابات المستحقة) متابعة مدفوعات العملاء، والحفاظ على تدفق دخلك بشكل مطرد. تضمن الموازنة الاستقرار المالي والعلاقات الصحية مع كل من الموردين والعملاء.
المعالجة المحاسبية
تشير المعالجة المحاسبية إلى الطريقة المحددة لتسجيل المعاملات المالية والإبلاغ عنها في البيانات المالية للشركة. ويشمل الاعتراف بهذه المعاملات وقياسها وعرضها بناءً على المعايير والمبادئ المحاسبية، مما يضمن الاتساق والدقة في إعداد التقارير المالية. يمكنك أدناه معرفة كيف تلعب معالجة الحساب دورًا مختلفًا في الحسابات المستحقة الدفع والحسابات المستحقة القبض.
الحسابات المستحقة الدفع كخصوم جارية
يتم تصنيف الحسابات المستحقة الدفع كخصوم جارية لأنها تمثل الأموال التي تدين بها شركتك للموردين، وعادة ما تكون مستحقة في غضون فترة قصيرة (مثل 30 إلى 90 يومًا). يتم تسجيل هذه الالتزامات في ميزانيتك العمومية كمبالغ تحتاج إلى تسوية على المدى القريب.
الحسابات المستحقة القبض كأصول جارية
تعتبر الحسابات المستحقة القبض أصولًا جارية لأنها تمثل الأموال التي يدين بها العملاء لشركتك. نظرًا لأنه من المتوقع استلام هذه المدفوعات في غضون الأشهر القليلة المقبلة، يتم إدراجها في ميزانيتك العمومية كأصول سيتم تحويلها قريبًا إلى نقد.
باختصار، تُظهر الحسابات المستحقة الدفع ما تدين به، بينما توضح الحسابات المدينة ما أنت مستعد لتلقيه. كلاهما يؤثر على وضعك المالي قصير الأجل.
التأثير على التدفق النقدي
تأثير الحسابات الدائنة على التدفق النقدي
تؤثر الحسابات المستحقة الدفع على التدفق النقدي من خلال تمثيل الأموال التي تدين بها شركتك للموردين. عند سداد الحسابات المستحقة الدفع، يتدفق النقد خارج الشركة، مما يقلل الأموال المتاحة. ومع ذلك، فإن تأخير المدفوعات (ضمن الشروط المتفق عليها) يمكن أن يساعد في الحفاظ على النقد في الشركة لفترة أطول، مما يسمح لك باستخدام هذه الأموال لتلبية احتياجات أخرى مثل العمليات أو الاستثمارات. يمكنك إدارة الحسابات المستحقة الدفع بفعالية من خلال توقيت دفعاتك بشكل استراتيجي. فهي تساعد على ضمان حصولك على سيولة كافية للحفاظ على عمليات سلسة دون إجهاد التدفق النقدي.
تأثير حسابات القبض على التدفق النقدي
تؤثر الحسابات المستحقة على التدفق النقدي من خلال تتبع الأموال التي يدين بها العملاء لشركتك. عندما يتم الدفع في الوقت المحدد، فإن ذلك يعزز التدفق النقدي الخاص بك، مما يوفر للشركة المزيد من الأموال المتاحة. ومع ذلك، يمكن أن تؤدي المدفوعات المتأخرة إلى إبطاء التدفق النقدي، مما يتسبب في ضغوط مالية محتملة. يمكن أن يؤدي تقديم الائتمان للعملاء أيضًا إلى التأخير عند استلام النقد، مما يؤثر على السيولة قصيرة الأجل. تضمن إدارة الحسابات المستحقة القبض بكفاءة تدفقًا ثابتًا للنقد إلى الأعمال، مما يساعد على تجنب النقص النقدي.
الإدارة الإستراتيجية للتدفق النقدي الأمثل
مع ألان، يمكنك إدارة المستحقات بشكل استراتيجي، ويمكن للمدفوعات تحسين التدفق النقدي. على سبيل المثال، يمكن أن يؤدي تقديم خصومات للمدفوعات المبكرة إلى تسريع المستحقات، في حين أن التفاوض على شروط الدفع الممتدة مع الموردين يمكن أن يؤخر التدفقات النقدية الخارجة. يضمن هذا النهج حصول عملك على سيولة كافية للوفاء بالتزاماته واغتنام فرص النمو.
برامج المحاسبة الموصى بها لتتبع AP و AR
يمكن أن يستغرق اختيار برنامج المحاسبة المناسب لعملك الكثير من الوقت، خاصة عندما تكون الأوقات صعبة. للمساعدة، استعرض آلان بعناية العديد من الخيارات وقدم التوصيات التالية.
إذن، إليك بعض خيارات البرامج الموصى بها للإدارة: الحسابات المستحقة الدفع (AP) و حسابات القبض (AR) استنادًا إلى ميزاتها وتعليقات المستخدمين وسهولة التكامل مع الأنظمة الأخرى:
1. انتويت كويك بوكس
- الأفضل لـ: الشركات الصغيرة والمتوسطة
- الميزات الرئيسية: إعداد الفواتير وتتبع المدفوعات وإنشاء التقارير المالية وأتمتة التذكيرات ومعالجة الحسابات المتأخرة.
- لماذا يوصى به: إنه سهل الاستخدام ويوفر التخصيص ويتكامل مع العديد من أدوات المحاسبة الأخرى.
2. زيرو
- الأفضل لـ: الشركات المتوسطة
- الميزات الرئيسية: تتبع الواقع المعزز والفواتير والتسوية المصرفية والتكامل مع مجموعة واسعة من تطبيقات الطرف الثالث.
- لماذا يوصى به: أدوات التتبع المالي والأتمتة في الوقت الفعلي للفواتير وتذكيرات الدفع.
3. كتب زوهو
- الأفضل لـ: الشركات الصغيرة والمتوسطة
- الميزات الرئيسية: يقوم بإدارة الواقع المعزز وأتمتة الفواتير وتذكيرات الدفع وإنشاء التقارير المالية.
- لماذا يوصى به: بسعر معقول ويتكامل جيدًا مع مجموعة Zoho من أدوات الأعمال.
4. نت سويت (أوراكل)
- الأفضل لـ: الشركات الكبيرة والشركات ذات النمو المرتفع
- الميزات: إدارة الواقع المعزز من البداية إلى النهاية وأتمتة الفواتير وإدارة الائتمان والتحصيل وإعداد التقارير.
- لماذا يوصى به: قابلة للتطوير وقوية ومثالية للشركات ذات الاحتياجات المالية المعقدة.
5. ميكروسوفت دايناميكس
- الأفضل لـ: الشركات الكبيرة والشركات متعددة الجنسيات
- الميزات الرئيسية: منصة ERP/CRM الشاملة، والرؤى المالية في الوقت الفعلي، والتقارير القابلة للتخصيص، والدعم العالمي متعدد العملات، والتكامل السلس مع أدوات Microsoft، والمزيد.
- لماذا يوصى به: تكامل ERP و CRM القابل للتطوير والأتمتة المتقدمة يجعله مثاليًا للشركات من أي حجم.
كل ما سبق برنامج آلان للمحاسبة سوف تساعدك على إدارة أموالك بشكل أكثر كفاءة!
القول الأخير
مع تحول عالم الأعمال نحو الرقمنة والذكاء الاصطناعي، أصبحت أتمتة عمليات الحسابات المستحقة الدفع والمستحقات ضرورية لتحسين الكفاءة والدقة.
تمثل الحسابات المستحقة الدفع الأموال المستحقة عليك، بينما تتعقب الحسابات المستحقة الأموال المستحقة لك. يعد التمييز بين الاثنين وإدارتهما بفعالية أمرًا أساسيًا للحفاظ على صورة مالية واضحة وضمان عمليات تجارية سلسة.
لا تؤدي المعالجة الفعالة للحسابات المستحقة الدفع والمستحقات إلى تحسين التدفق النقدي فحسب، بل تعزز أيضًا علاقات الموردين والعملاء، مما يساهم في نجاح الأعمال على المدى الطويل.
للحصول على طريقة سهلة لتبسيط عمليات الحسابات المستحقة الدفع والمستحقات، تحقق من ألان لاكتشاف كيف يمكن للأتمتة تحويل إدارتك المالية. جدولة عرض توضيحي اليوم لمعرفة كيفية القيام بذلك.
