مقدمة إلى الأتمتة في عمليات الشراء وسير العمل

تعتبر عمليات الشراء الفعالة وسير العمل مهمة أكثر من أي وقت مضى في مجال الأعمال. ومع ذلك، فإن عمليات الشراء التقليدية، التي تعتمد بشكل كبير على المهام اليدوية والموافقات والأوراق، غالبًا ما تؤدي إلى التأخير والأخطاء وارتفاع التكاليف. يمكن أن يؤدي الوقت المستغرق في متابعة الموافقات وإدارة جداول بيانات متعددة والتعامل مع الأخطاء إلى إبطاء العملية بأكملها، مما يؤثر على الإنتاجية والأرباح.

تقدم الأتمتة حلاً من خلال رقمنة عمليات الشراء وسير العمل وتسريع الموافقات وتحسين الدقة. من خلال التشغيل الآلي لطلبات الشراء واختيار الموردين والموافقات على الفواتير، يمكن للشركات تقليل الأخطاء وتوفير الوقت الثمين والحفاظ على معايير امتثال أفضل.

في هذه المدونة، سوف نستكشف كيف تعالج الأتمتة تحديات المشتريات التقليدية وفوائدها الرئيسية وكيف يمكن للشركات الاستفادة من هذه التحسينات. كما سنسلط الضوء على المبادرات الحكومية في الإمارات العربية المتحدة التي تقود حلول المشتريات الرقمية.

ما هي أتمتة المشتريات؟

تشير أتمتة المشتريات إلى استخدام التكنولوجيا والأدوات الرقمية لأتمتة عمليات الشراء وتبسيطها، واستبدال المهام اليدوية بحلول تعتمد على البرامج. باستخدام التكنولوجيا، تقلل التشغيل الآلي للمشتريات من التدخل البشري، وتقلل من الأخطاء، وتسرع العملية ككل، مما يجعل عملية الشراء أكثر كفاءة ودقة وفعالية من حيث التكلفة.

عمليات الشراء الرئيسية للتشغيل الآلي

من خلال استخدام التكنولوجيا لتبسيط المراحل المختلفة من دورة المشتريات، يمكن للمؤسسات تقليل العمل اليدوي وضمان الامتثال واتخاذ قرارات أفضل تعتمد على البيانات. فيما يلي بعض أهم عمليات الشراء التي تستفيد من الأتمتة:

1. طلب شراء
   تعتبر عملية طلب السلع أو الخدمات واحدة من الخطوات الأولى في الشراء. تتيح الأتمتة التلقائية لطلبات الشراء عمليات سير عمل الموافقة بشكل أسرع، وتضمن إدخال البيانات بدقة، وتقلل من حالات التأخير.
2. اختيار المورد
   يمكن أن يستغرق اختيار المورد المناسب وقتًا طويلاً. يمكن أن تساعد أدوات التشغيل الآلي من خلال إدارة قواعد بيانات الموردين لضمان الامتثال لمعايير مثل التسعير والمهلة الزمنية والأداء التاريخي.
3. إنشاء أمر شراء (PO)
   بمجرد الموافقة على الطلب، فإن الخطوة التالية هي إنشاء أوامر الشراء (PoS). يمكن للأتمتة تسهيل هذه العملية عن طريق تحويل الطلبات تلقائيًا إلى PoS، وتطبيق قواعد محددة مسبقًا للتسعير، وضمان طلب العناصر الصحيحة من الموردين المناسبين.
4. معالجة الفواتير ومطابقتها
   واحدة من أكثر مهام الشراء شاقة هي مطابقة الفواتير يدويًا مع أوامر الشراء وإيصالات التسليم. يمكن للأنظمة الآلية التعامل مع هذه المهمة من خلال الرجوع إلى البيانات من الفواتير ونقاط البيع والإيصالات، مما يضمن إجراء الدفعات فقط للسلع أو الخدمات التي تم طلبها واستلامها.
5. إدارة العقود
   يمكن أن تكون إدارة العقود وشروط الامتثال الخاصة بها معقدة. تعمل الأتمتة على تبسيط إدارة العقود من خلال تتبع المعالم الرئيسية وتواريخ التجديد والشروط. ويمكنه أيضًا إرسال تذكيرات بالتجديدات القادمة أو تعديلات الأسعار، مما يضمن عدم تفويت فرق المشتريات للمواعيد النهائية الحرجة.
6. إعداد التقارير والتحليلات
   يمكن أن توفر الأتمتة في المشتريات رؤى البيانات في الوقت الفعلي، مما يسمح لفرق المشتريات بتتبع أنماط الإنفاق وأداء الموردين ومستويات المخزون. يمكن أن تساعد هذه الأفكار في اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات وتحديد فرص التوفير وتحسين العلاقات مع الموردين.

دور التكنولوجيا في التشغيل الآلي للمشتريات

تعمل التكنولوجيا بشكل أساسي على تحويل وظائف المشتريات من خلال أتمتة العمليات الرئيسية وتحسين صنع القرار وزيادة الكفاءة. فيما يلي كيفية قيام هذه التقنيات بإعادة تشكيل المشتريات:

1. الذكاء الاصطناعي والأتمتة من أجل عمليات شراء أكثر ذكاءً
   الذكاء الاصطناعي (AI) يعيد تشكيل المشتريات من خلال تمكين اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً تعتمد على البيانات. يمكن لخوارزميات الذكاء الاصطناعي تحليل كميات هائلة من البيانات من الموردين وعمليات الشراء التاريخية واتجاهات السوق للتنبؤ بالطلب وتحسين المخزون وتحديد فرص توفير التكاليف.
2. التعلم الآلي للتحليلات التنبؤية
   من خلال تحليل بيانات المشتريات السابقة، يمكن لنماذج التعلم الآلي التنبؤ بالطلب المستقبلي ومراقبة أداء الموردين واقتراح استراتيجيات الشراء المثلى. تعمل هذه الرؤى على تمكين فرق المشتريات من معالجة اضطرابات سلسلة التوريد بشكل استباقي، وتعديل أنماط الشراء، والتفاوض على عقود أفضل مع الموردين، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين النتيجة النهائية.
3. تبسيط عمليات الشراء باستخدام أدوات التشغيل الآلي
   تتيح أدوات التشغيل الآلي، مثل منصات الشراء الإلكتروني، التشغيل الآلي لعمليات الشراء الرئيسية مثل تقديم العطاءات للموردين والموافقات على الطلبات ومعالجة الدفع. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لهذه المنصات أن تتكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الحالية لتقديم مزامنة البيانات في الوقت الفعلي، وتحسين التعاون بين الفرق.
4. فوائد حلول المشتريات القائمة على السحابة
   توفر منصات المشتريات القائمة على السحابة العديد من المزايا، بما في ذلك الوصول في الوقت الفعلي إلى بيانات المشتريات، وخفض تكاليف البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، وقابلية التوسع. باستخدام الحلول السحابية، يمكن لفرق المشتريات الوصول إلى المعلومات الحيوية وإدارة أنشطة المشتريات من أي مكان، مما يتيح التعاون العالمي ويحسن مشاركة الموردين.

صعود الأتمتة في المشتريات

وفقًا لتقرير صادر عن شركة McKinsey، يمكن أتمتة ما يصل إلى 60٪ من أنشطة المشتريات باستخدام التكنولوجيا الحالية. هذا التحول نحو الأتمتة مدفوع بالحاجة إلى زيادة الكفاءة وتوفير التكاليف وتقليل الأخطاء البشرية في عمليات الشراء. تتبنى الشركات والحكومات على حد سواء الأتمتة لتحسين الدقة والشفافية والامتثال في أنشطة المشتريات الخاصة بها.

منصة المشتريات الرقمية في الإمارات

منصة المشتريات الرقمية (DPP)، التي طورتها وزارة المالية (MoF)، تقوم بالرقمنة عملية الشراء بأكملها للكيانات الاتحادية في دولة الإمارات العربية المتحدة. فهي تجمع الكيانات الاتحادية والموردين المسجلين على منصة واحدة، مما يتيح الإدارة السلسة لمراحل المشتريات - من الإعلان وتقديم العطاءات إلى أوامر الشراء وتوليد الفواتير. تتماشى هذه المبادرة مع رؤية قيادة دولة الإمارات للتحول الرقمي عبر العمليات الحكومية.

وفقًا لمحمد بن هادي الحسيني، تقدم المنصة نموذج شراء يعتمد على أفضل الممارسات الدولية، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة وضمان الشفافية. 

يسمح DPP أيضًا للشركات الصغيرة والمتوسطة والمستقلين وعائلات SANAA المنتجة بالتسجيل كموردين مجانًا، مما يزيد من فرص المشاركة المتنوعة في المشتريات الحكومية.

ومع إطلاق المرحلة الثالثة من DPP الآن، تستمر المنصة في دفع الابتكار الرقمي وتعزيز كفاءة المشتريات في حكومة الإمارات العربية المتحدة.

في حين أن التحول نحو الأتمتة، كما هو موضح في منصة المشتريات الرقمية في الإمارات العربية المتحدة، يوفر فوائد كبيرة من حيث الكفاءة والشفافية والشمولية، لا تزال المؤسسات تواجه مجموعة من التحديات عند اعتماد أنظمة الشراء الآلية. يجب معالجة هذه التحديات لتحقيق إمكانات الأتمتة في المشتريات بشكل كامل.

التحديات في اعتماد أنظمة المشتريات الآلية

على الرغم من أن التشغيل الآلي للمشتريات يوفر فوائد كبيرة، إلا أن المؤسسات غالبًا ما تواجه العديد من التحديات في اعتمادها وتنفيذها. من خلال فهم هذه العقبات، يمكن للشركات الاستعداد بشكل أفضل لدمج الأتمتة في عمليات الشراء الخاصة بها.

1. الاعتماد الكبير على جداول البيانات
تتمثل إحدى المشكلات الرئيسية التي تواجهها العديد من المؤسسات في الاعتماد المستمر على الأدوات التقليدية، مثل جداول البيانات، لمهام الشراء. تظهر الأبحاث ذلك 50% من عمليات الشراء لا تزال تعتمد على جداول البيانات الأساسية. غالبًا ما يتطلب الابتعاد عن هذه الأدوات تغييرًا تنظيميًا كبيرًا واستثمارًا في الأنظمة الرقمية.

2. صعوبة إدارة البيانات والتكامل
تعتمد أتمتة المشتريات على بيانات دقيقة ومتكاملة من مصادر مختلفة، لكن العديد من المؤسسات تواجه صعوبة في إدارة صوامع البيانات المتباينة. وفقًا لـ S&P Global، 39٪ من المؤسسات التي تعتمد على البيانات بشكل كبير وتدير أكثر من 50 وحدة بيانات متميزة، مما يعقد عملية الأتمتة. بالإضافة إلى ذلك، 75% من محترفي المشتريات تم الإبلاغ عن صعوبات في الحفاظ على تحديث البيانات، مما يؤدي غالبًا إلى معلومات قديمة لاتخاذ قرارات حاسمة، كما لاحظت SpendHQ.

3. حالات التأخير في اكتشاف المورّدين وتحديد المصادر
غالبًا ما يستغرق العثور على الموردين وفحصهم وقتًا طويلاً، خاصة مع الأساليب القديمة. بينما يمكن للأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي تقليل المصادر مرات بنسبة تصل إلى 90٪، تواجه العديد من الشركات تحديات في اعتماد هذه التقنيات بسبب الخبرة المحدودة أو المقاومة من فرق المشتريات. على سبيل المثال، 70% فقط من الموردين يتم الاتصال به من خلال أدوات تحديد مصادر الذكاء الاصطناعي لتلبية المتطلبات، مما يسلط الضوء على الحاجة إلى استراتيجيات تبني محسنة.

4. مقاومة التغيير وفجوات المهارات
واحدة من أكبر العوائق أمام الأتمتة هي مقاومة التغيير داخل المنظمات. قد يتردد الموظفون في اعتماد تقنيات جديدة، خوفًا من استبدال الوظائف أو تعقيد تعلم أدوات جديدة. غالبًا ما يتفاقم هذا بسبب نقص المهارات اللازمة لاستخدام أدوات التشغيل الآلي المتقدمة بفعالية.

5. التعقيدات في إدارة مخاطر الموردين
نظرًا لأن عمليات الشراء أصبحت أكثر آلية، فإن إدارة مخاطر الموردين تصبح أيضًا أكثر تعقيدًا. بحث من تظهر موديز أناليتيكش أن 70٪ من الشركات تدرك الحاجة إلى تحسين كيفية إدارتها لمخاطر الموردين، ويستثمر الكثير منها في حلول إدارة المخاطر من طرف ثالث.

حلول Alaan لمواجهة تحديات التشغيل الآلي للمشتريات

عند آلان، نحن نقدم أدوات لتعزيز الرقابة المالية والشفافية في الأنشطة المتعلقة بالمشتريات. على الرغم من أن حلنا ليس حلاً متكاملًا لأتمتة المشتريات، إلا أنه يعالج التحديات الرئيسية في إدارة نفقات المشتريات من خلال الميزات التالية:

1. رؤية المصروفات في الوقت الفعلي

نحن نقدم الشركات مع ميزة التتبع الحديثة من النفقات المتعلقة بالمشتريات. وهذا يضمن بيانات مالية مركزية ودقيقة دون الحاجة إلى جداول بيانات يدوية أو أدوات قديمة.

2. عمليات سير عمل الموافقة القابلة للتخصيص
يمكن تصميم عمليات سير عمل الموافقة المصممة لدينا لتتوافق تمامًا مع سياسات الشراء. تعمل عمليات سير العمل هذه على تبسيط عملية صنع القرار وتقليل الاختناقات وضمان امتثال جميع النفقات للضوابط الداخلية.

3. بطاقات الشركات للإنفاق الخاضع للرقابة
بطاقات الشركات الخاصة بنا تأتي بحدود إنفاق محددة مسبقًا، مما يمكّن الفريق من إجراء عمليات شراء متوافقة مباشرةً من البائعين. باستخدام هذه البطاقات، يمكننا تقليل التأخيرات الإدارية والحفاظ على التحكم في النفقات وتبسيط تتبع الدفع.

‍

‍

4. تكامل سلس مع أنظمة المحاسبة وتخطيط موارد المؤسسات
نحن ندمج بسلاسة مع أدوات المحاسبة الشائعة مثل QuickBooks و Xero، بالإضافة إلى أنظمة ERP، لضمان البيانات المالية المتزامنة عبر المنصات. وهذا يلغي الحاجة إلى الإدخال اليدوي للبيانات، ويقلل الأخطاء، ويحسن الكفاءة في عمليات سير العمل.

5. التحكم المحسّن في الامتثال والإنفاق
في آلان، نحن نفرض أقفال البائعين ونضع حدود الإنفاق ونطبق ضوابط مخصصة داخل منصتنا للتخفيف من مخاطر الإنفاق الزائد وضمان الامتثال لسياسات الشراء.

6. رؤى قابلة للتنفيذ لتحسين النفقات
نحن نقدم رؤى في الوقت الفعلي حول اتجاهات الإنفاق، ونمكّن الشركات من تحديد فرص توفير التكاليف، وتحسين الميزانيات، واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.

من خلال التركيز على هذه الجوانب، فإننا نعزز سير عمل المشتريات، مما يضمن أن تكون عمليات الإدارة المالية فعالة وفعالة قدر الإمكان.

الخاتمة

تعمل أنظمة المشتريات الآلية على تحويل كيفية إدارة الشركات لعمليات الشراء، وزيادة الكفاءة، وتوفير التكاليف، وتحسين علاقات الموردين. باستخدام تقنيات مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي والأتمتة الشاملة والبلوك تشين وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA)، يمكن للشركات تبسيط سير العمل وتقليل الأخطاء وتعزيز الشفافية. في دولة الإمارات العربية المتحدة، تُظهر منصة المشتريات الرقمية (DPP) بالفعل قوة الأتمتة في المشتريات الحكومية، وتحسين الكفاءة والشمولية من خلال السماح للشركات الصغيرة والمتوسطة والمستقلين بالمشاركة كموردين.

في ألان، نعتقد أن مستقبل المشتريات يكمن في الأتمتة. من خلال تبني هذه الابتكارات، يمكن للشركات اكتساب ميزة تنافسية وتقليل التكاليف التشغيلية واتخاذ قرارات أسرع وأكثر استنارة.

احجز نسخة تجريبية مجانية مع Alaan اليوم واكتشف كيف يمكننا مساعدتك في تبسيط عمليات الشراء الخاصة بك وخفض التكاليف وتحسين الإنفاق التجاري.