فهم إدارة المصروفات النثرية

عندما يتعلق الأمر بشركتك، فإن كل درهم، سواء تم كسبه أو خسارته، مهم، وهذا هو المكان محاسبة المصروفات النثرية يأتي في الصورة.

وفقًا لدراسة أجراها مجموعة أرغوس للبيع بالتجزئة، تخسر الشركات حوالي 8.78 مليار درهم سنويًا بسبب الأخطاء المتعلقة بالنفقات النثرية والاحتيال.

لذلك، يعد التشغيل الآلي للمصروفات النثرية أو إصدار بطاقات الشركات للموظفين للمشتريات الصغيرة أمرًا ضروريًا، لأنه يعزز المساءلة والكفاءة والرقابة والشفافية. يمكن للموظفين تتبع النفقات في الوقت الفعلي دون المرور بعمليات السداد التي تستغرق وقتًا طويلاً، مما يقلل من مخاطر الأخطاء أو سوء الاستخدام أو الاحتيال في المصروفات النثرية.

سنعرض اليوم في هذه المدونة التفاصيل، بما في ذلك المصروفات النثرية، ولماذا يجب أن تهتم الشركات بها، وكيف يمكنك إعداد وإدارة المصروفات النثرية، وأفضل سياسات وممارسات المصروفات النثرية، والتحديات التي تواجهها في إدارة المصروفات النثرية.

فهم إدارة المصروفات النثرية

تشير إدارة المصروفات النثرية إلى التعامل مع كميات صغيرة من النقد الذي تستخدمه الشركات للنفقات البسيطة، مثل اللوازم المكتبية أو تعويضات السفر أو التكاليف العرضية الأخرى. إلى جانب إدارة المصروفات النثرية، من الضروري فهم ماهيتها، وكيفية استخدامها لنفقات الأعمال الصغيرة، وكيفية استخدامها للتعامل مع التكاليف البسيطة، وكيفية تسجيلها في البيانات المالية. (صياغة مبسطة لقراءة أفضل.

ما هي إدارة المصروفات النثرية؟

صندوق المصروفات النثرية عبارة عن مخزون صغير من أموال الشركة تحتفظ به الشركات في متناول اليد - غالبًا في درج آمن - لتغطية النفقات البسيطة. يمكن أن تشمل هذه النفقات مثل اللوازم المكتبية أو تعويض الموظفين عن المشتريات الصغيرة. يوفر هذا النظام طريقة ملائمة لإدارة هذه النفقات البسيطة، مما يعفيك من الأعمال الورقية المكثفة. تقوم الشركات بانتظام بفحص وتسوية صناديق المصروفات النثرية لضمان الاتساق، وتسجيل جميع المعاملات في بياناتها المالية.

محاسبة المصروفات النثرية في المنظمات

محاسبة المصروفات النثرية هي نظام تستخدمه الشركات لإدارة النفقات اليومية الصغيرة دون الحاجة إلى أعمال ورقية مكثفة ومحمومة. تخيل أن فتى المكتب يحتاج إلى شراء لوازم للمكتب أو ترتيب غداء لاجتماع أو تغطية أي إصلاحات طفيفة أخرى. يمكنهم استخدام المصروفات النثرية بدلاً من المرور بعملية موافقة طويلة أو انتظار السداد.

كيف تعمل؟

المصروفات النثرية هي مبلغ صغير من النقد تحتفظ به المنظمات لتغطية هذه النفقات البسيطة. وإليك الطريقة التي تعمل بها عادةً: أولاً، يتم تخصيص مبلغ معين لتغطية النفقات الروتينية الصغيرة. ثم يتم تخصيص النقد أو صرفه للموظفين حسب الحاجة، غالبًا مقابل الإيصالات. يتم تسجيل جميع المعاملات بعناية في سجل المصروفات النثرية، مما يضمن التتبع الدقيق لمكان إنفاق الأموال.

أخيرًا، عندما ينخفض الصندوق النقدي، يتم تجديده عن طريق تسوية الإيصالات واستعادة الرصيد الأصلي. يضمن هذا النظام الشفاف إدارة نفقات الأعمال الصغيرة بكفاءة وأنه يمكنك الحصول على ثقة كاملة في العملية.

المركز في البيانات المالية

يتم إدراج المصروفات النثرية كأصل جاري في البيانات المالية لأنها نقدية سائلة يمكنها تغطية النفقات بسرعة. ستجد المصروفات النثرية مدرجة ضمن الأصول المتداولة في ميزانيتك العمومية، مما يشير إلى دورها الحيوي في الصحة المالية للشركة أو استقرارها.

إحدى الفوائد الرئيسية لمحاسبة المصروفات النثرية هي قدرتها على تقليل الأعمال الورقية. إن تبسيط العمليات والتعامل مع العديد من المعاملات الصغيرة يقلل العبء الإداري. ويتجلى ذلك بشكل خاص عند مقارنته ببطاقات الشركات وبرامج محاسبة المصروفات النثرية، مما يسلط الضوء على كفاءة النظام وعمليته في العمليات التجارية اليومية.

أهمية نظام المصروفات النثرية

في الإدارة المالية للمؤسسة، يلعب نظام المصروفات النثرية دورًا حيويًا في ما يلي:

• تبسيط نفقاتك البسيطة.
• يوفر النقد في متناول اليد للنفقات العاجلة.
• يسمح لموظفيك بتلبية احتياجاتهم الفورية دون استخدام أموالهم.

إلى جانب هذه المزايا، يساعد نظام المصروفات النثرية أيضًا عملك على تحقيق الأهداف المالية التالية:

1. حفظ السجلات بدقة

• يضمن التسجيل الدقيق للمعاملات.
• يعطي الأولوية للتسجيل لتحقيق الدقة المالية.
• يقلل من مخاطر التناقضات ويساعد على تتبع النفقات في الميزانيات العمومية.

2. الكفاءة والنزاهة والسرعة

• يعمل نظام المصروفات النثرية الفعال على تعزيز الكفاءة التشغيلية.
• المساعدة في الحفاظ على النزاهة المالية.
• يتيح المعاملات السريعة للنفقات الفورية.

3. الشفافية والمساءلة

• يحسن الشفافية في العمليات المالية.
• يعزز المساءلة والثقة داخل المنظمة.
• يقلل من الثغرات المالية المحتملة.

ومع ذلك، هناك خيارات مثل بطاقات Alaan المدفوعة مسبقًا للشركات تقدم فوائد المصروفات النثرية دون المخاطر المرتبطة بها. في الآونة الأخيرة، تبنت العديد من الشركات هذا الحل وابتعدت عن استخدام المصروفات النثرية بالكامل.

اقرأ المزيد: لماذا تبتعد الشركات الإماراتية عن إدارة المصروفات النثرية اليدوية؟

إنشاء صندوق المصروفات النثرية

يمكن أن يكون إنشاء صندوق المصروفات النثرية في مؤسستك أمرًا معقدًا، حيث يصعب عادةً إدارته. ومع ذلك، فإن بناء مثل هذا الصندوق النقدي الصغير يتطلب دراسة متأنية لبعض العوامل الرئيسية لضمان عمله بسلاسة.

فيما يلي تفصيل بسيط لنظام المصروفات النثرية إلى أربعة أقسام رئيسية:

1. تعيين أمين المصروفات النثرية

الخطوة الأولى هي اتخاذ قرار بشأن أمين المصروفات النثرية. هذا العامل، أو على وجه التحديد، الفرد، هو المسؤول عن إدارة صندوق المصروفات النثرية، بما في ذلك صيانة السجلات، وتخصيص النقد، واستعادة الصندوق عند الحاجة. من المهم تعيين شخص جدير بالثقة ومنظم، حيث سيشرف على كل معاملة تتعلق بالمصروفات النثرية.

2. تحديد مبلغ الصندوق المناسب

الخطوة التالية في إنشاء صندوق المصروفات النثرية هي تحديد المبلغ المناسب. عادة، صناديق المصروفات النثرية تتراوح بين 183.63 درهم إماراتي و1101.75 درهم إماراتي، اعتمادًا على حجم مؤسستك ومتطلبات الإنفاق الخاصة بها. يجب أن يغطي هذا المبلغ النفقات الصغيرة ولكن لا يزال من السهل إدارته. من المهم التحقق منها بانتظام للتأكد من أنها تناسب احتياجات مؤسستك دون إجهاد الميزانية.

3. صناديق آمنة

بمجرد تدفق النقد إلى صندوق المصروفات النثرية، من المحتمل أن ترغب في تأمينه في درج أو صندوق آمن أو صندوق مغلق أو خزانة ملفات. شركة آلان الأفراد المعينين والأوصياء، مثل المدير المالي، قد يحمل المفتاح. هذا يساعدك على ضمان المساءلة ويوفر لك الحماية ضد السرقة أو الاحتيال.

اقرأ المزيد: كيفية اختيار برنامج المحاسبة المناسب كمدير مالي

4. وضع السياسات والإجراءات

وأخيراً، يعد وضع السياسات والإجراءات أمراً محورياً لإدارة صندوق المصروفات النثرية بفعالية. تسلط هذه الإرشادات الضوء على كيف ومتى يمكنك الوصول إلى النقد، وأنواع النفقات المختلفة التي تندرج تحت هذه السياسات والإجراءات، وعملية تسجيل المعاملات. يمكن أن تساعدك السياسات التفصيلية والشفافة على منع سوء الاستخدام وضمان محاسبة جميع النفقات وتوثيقها.

باختصار، ألان سوف تساعدك بطاقات الشركات في إدارة المصروفات النثرية.

إدارة المصروفات النثرية

تلعب الإدارة الفعالة للمصروفات النثرية دورًا لا غنى عنه في الحفاظ على رقابة الميزانية على النفقات التشغيلية البسيطة. هنا، يمكنك إلقاء نظرة سريعة على العوامل الرئيسية التي تدخل في إدارة المصروفات النثرية:

1. مراقبة النفقات التشغيلية الروتينية للأعمال الصغيرة

هل تعلم أن الشركات تفقد إيراداتها عندما لا تتمكن من إدارة نفقاتها بشكل صحيح؟ وبالتالي، يصبح تتبع نفقاتك التشغيلية البسيطة عملية لا بد منها.

عندما تقوم شركتك بتحليل نفقاتها يوميًا، فإنها تساعدك على مراقبة كيفية استخدام المصروفات النثرية. عندما تحتفظ الاهتمام بالتفاصيل سجلات كل معاملة، يمكن لشركتك مراجعة أنماط الإنفاق الخاصة بها، والتي بدورها تساعدك في اتخاذ قرارات مالية مستنيرة لعملك، مع الأخذ في الاعتبار نهجها المستقبلي.

وفقًا لـ مجلة هارفارد بزنس ريفيو، يمكن للشركات التي تتبع نفقات المصروفات النثرية توفير ما يصل إلى 30٪ من نفقات التشغيل من خلال القضاء على الإنفاق غير الضروري.

2. الدور البارز لنظام Imprest

يساعدك نظام السلف على التحكم في المصروفات النثرية من خلال الاحتفاظ بمبلغ ثابت. عندما تنفق الأموال، يتم تجديدها بالمبلغ الأصلي. تزيل هذه الطريقة تعقيدات تتبع النفقات وتضمن توفر الأموال دون انقطاع للاحتياجات العاجلة.

3. الموافقة على قسائم المصروفات النثرية وإعدادها

تواجه الشركات التي تطبق أنظمة قسائم صارمة أ تقليل الأخطاء بنسبة 50٪ المتعلقة بمعاملات المصروفات النثرية. أيضًا، عندما تنجز الوثائق المناسبة، فإنها تساعد في إدارة المصروفات النثرية.

تحدد القسيمة تفاصيل المصروفات، بما في ذلك المبلغ والتاريخ والغرض والإيصالات الداعمة المصاحبة لكل معاملة. وبالإضافة إلى ذلك، تضمن الموافقة على قسائم المصروفات النثرية وإعدادها المساءلة والشفافية، حيث تحتاج القسائم إلى موافقة الموظفين المعينين قبل توزيع النقدية.

4. التسوية المتكررة للنقود والإيصالات

تعد تسوية المصروفات النثرية بانتظام أمرًا ضروريًا لمنع الاحتيال والحفاظ على الدقة داخل نظام نفقات مؤسستك.

يمكن لنشاطك التجاري تحديد التناقضات من خلال مقارنة النقد مع المعاملات والإيصالات المسجلة. كما أن إجراء هذه التسويات لمدة شهر على الأقل يساعد عملك على ضمان إدارة صندوق المصروفات النثرية بشكل صحيح وسيمنعك من تكبد خسائر مالية. قد تواجه الشركات التي تفشل في إجراء التسويات المنتظمة مشكلات تتعلق بسوء إدارة النقد.

هل ما زلت بحاجة إلى العمل على إدارة نفقاتك الصغيرة؟ دع ألان تساعدك على إدارة المصروفات النثرية الخاصة بك!

محاسبة المصروفات النثرية

قد تبدو إدارة المصروفات النثرية سهلة للغاية، ولكنها تلعب دورًا رئيسيًا في التعامل مع النفقات اليومية الصغيرة.

فيما يلي دليل سهل المتابعة لإدارة المصروفات النثرية في نظام المحاسبة الخاص بك. وهي تغطي عملية الإعداد وتجديد الصندوق وتتبع النفقات.

تتضمن محاسبة المصروفات النثرية المعلمات التالية:

1. إعداد المصروفات النثرية

الخطوة الأولى هي إنشاء صندوق المصروفات النثرية. لهذا الغرض، ستقوم بإدخال دفتر اليومية الأولي عن طريق زيادة حساب المصروفات النثرية وخفض الحساب النقدي. هذا يخصص مبلغًا معينًا من النقد يمكن للمرء استخدامه لنفقات أقل مثل المرطبات أو اللوازم المكتبية.

2. تسجيل المصروفات النثرية

مع ظهور نفقات صغيرة، يصبح تتبعها بدقة أمرًا بالغ الأهمية. عندما تنفق المال، يجب أن تزيد حسابات المصروفات المناسبة (نفقات السفر أو اللوازم المكتبية) وخفض حساب المصروفات النثرية. يسجل هذا كيفية استخدامك للمصروفات النثرية والنفقات التي تغطيها.

3. تجديد صندوق المصروفات النثرية

بمجرد انخفاض المصروفات النثرية، حان الوقت لتجديدها. لهذا، قم بتلخيص جميع الإيصالات والنفقات التي تم تسجيلها. بعد ذلك، ستقوم بإنشاء إدخال دفتر اليومية لزيادة حسابات المصروفات ذات الصلة (بما يعكس التكاليف المتكبدة) وتقليل الحساب النقدي (بما يعكس المبلغ المسحوب). يمكن أن يؤدي القيام بذلك إلى إعادة صندوق المصروفات النثرية إلى قيمته الأصلية مع الاحتفاظ بسجل مفصل لإنفاقه.

سياسات المصروفات النثرية وأفضل الممارسات

تتطلب إدارة المصروفات النثرية سياسات واضحة وممارسات جيدة لضمان سير كل شيء دون أي متاعب.

‍

دعونا نجمع العناصر الأساسية التي تفيد الدقة في التعامل مع المصروفات النثرية والحفاظ على السيطرة، بما في ذلك:

1. وضع سياسات وضوابط داخلية صارمة

تطبيق قواعد واضحة للتعامل مع المصروفات النثرية لتجنب أي سوء استخدام للسياسات الداخلية. يجب أن تتضمن المبادئ التوجيهية الغرض من استخدام المصروفات النثرية، بما في ذلك المشتريات الصغيرة أو اللوازم المكتبية. يجب عليهم أيضًا تحديد الحد الأقصى للمبلغ المالي المحتفظ به في الصندوق ووضع حد للإنفاق.

2. دور أمين المصروفات النثرية

إن تعيين شخص مسؤول، اسمه أمين المصروفات النثرية، أمر بالغ الأهمية. يحتفظ هذا الشخص بالإيصالات، ويعتني بالنثريات، ويأذن بالمعاملات، ويضمن استخدام الصندوق بشكل مناسب. الوصي مسؤول أيضًا عن الاحتفاظ بسجل واضح لجميع معاملات المصروفات النثرية، والتي يمكن أن تكون مفيدة.

3. الحفاظ على الإيصالات وتسجيلها

عند استخدام المصروفات النثرية، يجب جمع الإيصال وتسجيله. هذه الإيصالات هي دليل على المعاملة وتساعد على تتبع تدفق الأموال. يجب على الوصي تنظيم هذه الإيصالات والتأكد من تقديمها بشكل صحيح للتدقيق أو الرجوع إليها في المستقبل.

4. المراقبة المنتظمة والمصالحة

الفحوصات المنتظمة ضرورية لضمان دقة أرصدة المصروفات النثرية. يجب على الوصي تسوية حساب المصروفات النثرية بمجرد مقارنة النقد الموجود مع الإيصالات المسجلة. تساعد هذه العملية في تحديد أي تباينات في وقت مبكر، مما يضمن احتساب كل شيء.

بعد ذلك، سنقوم بفحص تعقيدات عملك في محاسبة المصروفات النثرية!

التحديات في إدارة المصروفات النثرية

قد تبدو إدارة المصروفات النثرية عملية بسيطة. ومع ذلك، هناك بعض التحديات التي تتداخل مع الدقة المالية والأمان لشركتك.

التحدث عن التجربة السابقة لأحد عملائنا، مثل مفتاح السيارة، وجدت الشركة تقريبًا أنه من المستحيل شراء مئات البطاقات لموظفيها. وجد فريق الشؤون المالية الخاص بهم صعوبة في إدارة هذه النفقات بالنثريات وعملية السداد المرهقة التي أعاقت في النهاية إنتاجية فريقهم.

الآن، دعونا نلقي نظرة فاحصة على العوامل الرئيسية لبعض التحديات التي تواجهها العديد من الشركات، تمامًا مثل Carwitch:

1. سوء الإدارة

غالبًا ما يؤدي التعامل مع المصروفات النثرية عبر مستويات مختلفة إلى سياسات غير متسقة، مما يجعل من الصعب تتبع النفقات. تزيد الإدارة المشتتة من مخاطر الأخطاء والاحتيال وعدم الكفاءة.

يمكن أن تؤدي مواجهة التحديات المذكورة أعلاه إلى تعزيز محاسبة المصروفات النثرية لشركتك، مما يضمن تحكمًا أفضل في النفقات الصغيرة مع الحفاظ على الشفافية المالية داخل نظامك.

2. مخاطر السرقة وسوء الاستخدام

غالبًا ما تُعتبر المصروفات النثرية غير مضمونة، مما يجعلها أكثر عرضة لسرقة الموظفين أو سوء الاستخدام الشخصي. وبالتالي، بدون إشراف صارم، يمكن أن يكون تتبع المعاملات الصغيرة أمرًا صعبًا ويؤدي إلى الاستخدام غير المصرح به.

3. مشاكل في إدارة الإيصالات الخاصة بك

قد ينسى الموظفون الإيصالات أو يخسرونها، مما يجعل من الصعب تسوية نفقات المصروفات النثرية بدقة. ينتج عن هذا فجوات في السجلات المالية ويخلق تحديات التدقيق.

4. تعقيدات سير العمل المتعلقة بالموافقة

عند وجود موافقات غير واضحة للمصروفات النثرية من السلطات العليا، يمكن أن يؤدي ذلك إلى التأخير أو الإنفاق غير المصرح به. وبشكل عام، يمكن أن تؤدي الموافقات غير المتسقة إلى زيادة مخاطر سوء الاستخدام وإعاقة الرقابة المالية.

5. التعامل مع العملات الأجنبية

إن الاهتمام بمحاسبة المصروفات النثرية أمر مهم عند إجراء المعاملات الدولية بالعملات الأجنبية. ومع ذلك، فإن إدارة المصروفات النثرية بالعملات الأجنبية أمر معقد، مع وجود اختلافات محتملة متعلقة بالعملة وأسعار صرف متقلبة تتطلب اهتمامك الدؤوب.

6. وقت التجديد البطيء

يعد التجديد السريع وفي الوقت المناسب لصندوق المصروفات النثرية أمرًا ضروريًا لمنع الاضطرابات التشغيلية وإدارة الاتساق في سجلاتك المالية.

7. نقص الشفافية

إن إنشاء تقارير دقيقة وشفافة لمعاملات المصروفات النثرية يثير التحديات، خاصة عندما تتحدث عن أنظمة المحاسبة اليدوية.

في ختام هذه التحديات، كانت CarSwitch تبحث عن منصة عبر الإنترنت لإدارة نفقاتها الروتينية والمتعلقة بالعمليات، وهكذا أصبحت معروفة لشركة Alaan.

💡 كان آلان هو الحل الوحيد لهم، ووفقًا لهم-

تم حفظ التبديل إلى Alaan مفتاح السيارة حوالي أسبوع واحد من العمل كل ثلاثة أشهر لفريق الشؤون المالية لدينا، ناهيك عن الرؤية والتحكم بشكل أفضل في الإنفاق التجاري!

وجدت الشركة أنه من الأسهل أتمتة إدارة نفقاتها بمساعدة تطبيق Alaan. كما سهّل التطبيق على أعضاء الفريق إرسال النفقات والتحقق منها والموافقة عليها وتتبعها. أيضًا، يمكن لمديريهم الآن الوصول بسهولة إلى تقارير النفقات ومراجعتها في أي وقت وفي أي مكان.

اليوم، تستخدم الفرق في CarSwitch بطاقات Alaan للشركات للبرامج والتسويق والنفقات الميدانية، مما يجعلها جزءًا مهمًا من عملياتها المالية الداخلية.

هل أنت واحد من أولئك الذين يتعاملون مع نفس القضايا؟ احجز عرضًا توضيحيًا مع Alaan اليوم للقضاء على كل هذه المتاعب دفعة واحدة!

قم بإدارة حسابات المصروفات النثرية اليوم مع Alaan!

يمكن أن يكون التعامل مع المصروفات النثرية أمرًا صعبًا، من التعرض للسرقة إلى التعامل مع الإيصالات المفقودة وتأخيرات الموافقة، وضمان أفضل السياسات والممارسات، وإدارة محاسبة المصروفات النثرية. لذلك، تحتاج الشركات إلى الإشراف الواضح وعمليات توفير الوقت وآليات التتبع المناسبة لإدارة هذه المتاعب بسلاسة.

آلان إنتليجنس يقدم لك أدوات تكنولوجية متقدمة تعمل على تبسيط محاسبة المصروفات النثرية وتسمح لمؤسستك بأتمتة إدارة النفقات التشغيلية اليومية البسيطة. أيضًا، باستخدام بطاقات Alaan للشركات، يمكن للشركات القيام بإدارة فعالة للنفقات النثرية، مما يسمح لها بالتركيز على المزيد من المهام الاستراتيجية وذات الأولوية العالية التي تدفع نمو الأعمال. إذا كنت ترغب في تحسين إدارة المصروفات النثرية، فنحن هنا للقيام بالأعباء الثقيلة نيابة عنك.

هل أنت مستعد لتبسيط محاسبة المصروفات النثرية؟ جدولة عرض توضيحي اليوم لتحويل إنفاق عملك!