تقارير المصاريف!
مجرد الذكر قد يجعلك تفكر في صناديق البريد الوارد الفائضة وعمليات البحث المحمومة عن الإيصالات المجعدة.
في حين أن تقارير النفقات ضرورية للتمويل التجاري الجيد، إلا أن إدارتها لا ينبغي أن تكون وظيفة بدوام كامل. غالبًا ما تستغرق العملية وقتًا طويلاً وتفوضويًا، مما يؤدي إلى إحباطات وتأخيرات لا داعي لها.
ماذا لو كانت هناك طريقة لتبسيط هذه العملية؟
هذا هو بالضبط ما نحن هنا لاستكشافه. في هذا المنشور، سنناقش كل شيء عن تقارير المصروفات، بدءًا من تعريفها وأهميتها وحتى كيفية إنشاء تقرير باستخدام نموذج تقرير نفقات مجاني وقابل للتخصيص. استمر في القراءة!
ما هو تقرير المصاريف؟
يحتوي تقرير المصروفات على قائمة مصنفة ومفصّلة بالنفقات التي قام بها الموظفون نيابة عن المؤسسة. إنها تساعد قسم الشؤون المالية في الاحتفاظ بسجل لهذه النفقات والتأكد من أنها تتبع سياسة النفقات الخاصة بك.
ومع ذلك، فإن تقرير المصروفات هو أكثر من مجرد سجل لإنفاق الموظفين. إنها أداة إدارة مالية تتيح خصومات ضريبية دقيقة، وتحسن إدارة التدفق النقدي، وتسترشد بقرارات الميزانية. من خلال ضمان توافق النفقات مع سياسة الشركة، يعزز تقرير المصروفات الشفافية والمساءلة.
عادةً ما يتضمن تقرير المصروفات التفاصيل التالية:
- معلومات الموظف
- تاريخ كل مصروف
- تفاصيل المورّد
- المبالغ المستلمة
على سبيل المثال، سيقوم موظف في رحلة عمل مدتها 10 أيام بتقديم تقرير المصاريف في نهاية الرحلة. سيتضمن هذا التقرير جميع النفقات التي تكبدوها خلال تلك الأيام العشرة، مثل الرحلات الجوية والإقامة والوجبات والنقل المحلي وما إلى ذلك.
ما الذي يتضمنه تقرير المصروفات؟
يحتوي تقرير المصروفات النموذجي على:
- تاريخ المصاريف: هذا هو التاريخ الذي تم فيه تكبد المصاريف. يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بسجل زمني للنفقات إلى الاستفادة من عمليات التدقيق المستقبلية وتتبع النفقات.
- وصف المصاريف: يقدم هذا وصفًا موجزًا للمصروفات. على سبيل المثال، إذا اصطحب أحد الموظفين عميلًا لتناول العشاء، فقد يكون الوصف هو «عشاء مع السيد خالد من فينوس إنتربرايز في مطعم ريد أوركيد». يمكن أن يساعد ذلك الفريق المالي على فهم طبيعة المصاريف.
- فئة المصاريف: تقع جميع النفقات في فئات مصروفات محددة، مثل السفر أو الوجبات أو اللوازم المكتبية. يساعد تصنيف النفقات في تحسين الميزانية وإدارة النفقات.
- المبلغ الذي تم إنفاقه: هذا هو المبلغ الذي أنفقه موظفك على المصاريف. يجب تسجيل هذه المبالغ بعملة موقع عملك. لذلك، على سبيل المثال، إذا كانت شركتك تعمل من الإمارات العربية المتحدة، فيجب تسجيل مبلغ كل مصروف بالدرهم الإماراتي.
- المبالغ المستلمة: تعتبر الإيصالات بمثابة دليل على النفقات ويتم إرفاقها بتقرير المصروفات للتحقق من صحة مطالبات تعويض الموظفين.
- الغرض من المصاريف: هذا يفسر سبب ضرورة المصاريف. على سبيل المثال، قد يكون الغرض من نفقات السفر هو «حضور اجتماع عمل في أبو ظبي». يساعد هذا في تبرير النفقات وفهم أهميتها للشركة.
ما الغرض من تقرير المصروفات؟
بالإضافة إلى تعويضات الموظفين، تساعد تقارير المصروفات الشركات على تتبع إنفاق الشركة وتحديد فرص توفير التكاليف والمساعدة في الاستعدادات الضريبية. إليك كيف يمكن أن تساعد في تبسيط عملية إدارة النفقات:
- تتبع إنفاق الشركة: تساعد تقارير المصروفات شركتك على مراقبة إنفاقها الإجمالي. من خلال مراجعة هذه التقارير، يمكنك الحصول على رؤى حول أين تذهب أموالك وتحديد مجالات التوفير المحتملة.
- إعداد الميزانية والتخطيط المالي: تلعب تقارير المصروفات دورًا مهمًا في إعداد الميزانية والتخطيط المالي من خلال توفير البيانات اللازمة للتنبؤ بالنفقات المستقبلية. هذا يساعدك على تخطيط ميزانياتك بدقة. على سبيل المثال، إذا لاحظت اقتراب تجديد اشتراك برنامج فريق معين، يمكنك تخصيص المزيد من الموارد لضمان حصولهم على ما يحتاجون إليه للعمل بفعالية.
- إعداد الضرائب والخصومات: قد تكون بعض نفقات الأعمال قابلة للخصم الضريبي، بما في ذلك إدخال ائتمان ضريبة القيمة المضافة التي يمكن للشركات المطالبة بها مقابل التكاليف المؤهلة. إن الاحتفاظ بسجل مفصل لهذه النفقات، إلى جانب ضريبة القيمة المضافة المدفوعة، يمكن أن يسهل المطالبة بهذه الخصومات خلال موسم الضرائب.
- الحفاظ على الامتثال للوائح المالية: في دولة الإمارات العربية المتحدة، يتعين على الشركات الاحتفاظ بسجلات دقيقة لنفقاتها للامتثال للوائح المالية. تساعد تقارير المصروفات شركتك على البقاء متوافقة من خلال توفير سجل واضح للإنفاق التجاري.
- توفير مسار تدقيق واضح: إذا تم تدقيق شركتك، يمكن أن تساعد هذه التقارير في التحقق من سجلاتك المالية وإظهار الدقة والامتثال للمعايير التنظيمية.
ما النفقات التي يمكن أن تظهر في تقرير المصروفات؟
اعتمادًا على طبيعة عملك وأنشطة موظفيك، يمكن أن تعرض تقارير النفقات مجموعة من النفقات المتعلقة بالأعمال. فيما يلي بعض فئات المصروفات الشائعة:
- السفر والنقل: يشمل ذلك جميع النفقات المتعلقة بسفر الأعمال. يمكن أن تكون تذكرة السفر لرحلة عمل، أو تكاليف الوقود لاجتماع العميل المحلي، أو حتى تذاكر النقل العام للانتقال إلى المؤتمر. يعد تتبع هذه النفقات أمرًا بالغ الأهمية لأنها غالبًا ما تشكل جزءًا كبيرًا من نفقات الشركة.
- الإقامة وتناول الطعام: عندما يسافر الموظفون للعمل، فإنهم غالبًا ما يحتاجون إلى الإقامة في الفنادق وتناول الطعام بالخارج. يجب تضمين هذه النفقات، بما في ذلك فواتير الفنادق وإيصالات المطاعم، في تقرير المصروفات.
- القرطاسية واللوازم المكتبية: يشمل ذلك جميع النفقات المتعلقة باللوازم المكتبية، مثل الأقلام والورق وحبر الطابعة والمزيد. على الرغم من أن هذه النفقات قد تبدو صغيرة، إلا أنها قد تتراكم بمرور الوقت وتؤثر على ميزانيتك.
- مصاريف تجارية متنوعة: تشمل هذه الفئة النفقات اللازمة لإدارة الأعمال التي لا تتناسب مع الفئات الأخرى. تشمل الأمثلة اشتراكات البرامج أو دورات تدريب الموظفين أو استضافة العملاء في مكتبك.
كيف يتم إعداد تقرير المصاريف؟
هناك طريقتان رئيسيتان لإعداد تقارير النفقات: اليدوية والآلية. بينما يحقق كلاهما نفس الهدف، تختلف الكفاءة والخبرة للموظفين وفرق التمويل الخاصة بك اختلافًا كبيرًا.
عملية إعداد تقارير المصروفات اليدوية
تخيل موظفًا عائدًا من رحلة عمل بحقيبة مليئة بالإيصالات المجعدة. بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون الطريقة اليدوية، هذه هي بداية عملية تستغرق وقتًا طويلاً:
- جمع الإيصالات وتنظيمها: يجب على الموظفين جمع وتنظيم كل إيصال للنفقات مثل اجتماعات العملاء وسيارات الأجرة ووجبات العمل. يمكن أن يؤدي وضع إيصال واحد في غير محله إلى تأخير السداد.
- ملء التفاصيل: يجب إدخال كل عنصر سطر يدويًا في التقرير بالإضافة إلى تفاصيل مثل التاريخ والنوع والسبب والمبلغ الإجمالي بترتيب زمني. الدقة هي المفتاح لتجنب التأخير في المعالجة.
- التعامل مع تحويلات العملات: في حالة تكبد النفقات بعملات مختلفة، يجب على الموظفين تحويلها يدويًا إلى العملة الأساسية للشركة، مثل الدرهم الإماراتي للشركات في منطقة الإمارات العربية المتحدة، باستخدام أسعار الصرف الحالية.
- الفحص والتحقق: بعد ملء التقرير، يحتاج الموظفون إلى مراجعته بدقة للتأكد من صحة جميع التفاصيل. قد تؤدي أي أخطاء إلى مضاعفات أثناء عملية الموافقة.
- تقديم التقرير: بمجرد الانتهاء، يتم مسح التقرير ضوئيًا وإرساله بالبريد الإلكتروني إلى المدير والفريق المالي لمراجعته. ثم ينتظر الموظفون الموافقة ويحصلون على إجمالي مبلغ السداد، على أمل أن تتم العملية في الوقت المناسب.
هذا النهج اليدوي يستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء ويمكن أن يكون تجربة محبطة للموظفين.
عملية إعداد تقارير المصروفات الآلية
يؤدي استخدام برنامج إدارة المصروفات الآلي إلى التخلص من الحاجة إلى التدخل اليدوي، مما يجعل إعداد تقارير النفقات أمرًا بسيطًا للموظفين. في ما يلي كيفية تبسيط الأتمتة للعملية:
رقمنة الإيصالات: باستخدام التعرف الضوئي على الأحرف (OCR)، يقوم الموظفون ببساطة بالتقاط صور للإيصالات بهواتفهم وتحميلها. يستخرج البرنامج تفاصيل مثل إجمالي المصروفات والفئة، مما يلغي الحاجة إلى التخزين المادي ويبسط التنظيم لفرق التمويل.
تصنيف النفقات تلقائيًا: يتم تصنيف المصروفات تلقائيًا استنادًا إلى قواعد محددة مسبقًا يضعها فريق الشؤون المالية، مما يجعل عملية التوثيق سهلة.
إدارة تحويلات العملات: بالنسبة للشركات ذات السفر الدولي، يقوم البرنامج تلقائيًا بتحويل النفقات الأجنبية إلى عملتك المحلية (الدرهم الإماراتي للشركات في منطقة الإمارات العربية المتحدة) باستخدام سعر الصرف المطبق على تاريخ المصاريف.
إنشاء التقارير وإرسالها: بمجرد إدخال المصروفات وتصنيفها، يقوم النظام بإنشاء تقرير مصروفات كامل. يمكن للموظفين مراجعة التقرير وتحريره وإرساله إلكترونيًا، مما يخلق تجربة سلسة.
مراجعة التقارير والموافقة عليها: يقوم المديرون بعد ذلك بمراجعة تقارير المصروفات والموافقة عليها مباشرة داخل النظام.
إذا كان عملك لا يزال يعتمد على النهج اليدوي والورقي، فقد حان الوقت للنظر في حل إدارة النفقات الآلي. يمكن أن تؤثر الكفاءة والدقة التي توفرها بشكل كبير على إنتاجية فريق التمويل والعمليات التجارية الشاملة.
قالب تقرير نفقات مجاني لعملك
يمكن أن يكون إنشاء تقرير المصاريف الشهرية من البداية مهمة شاقة، خاصة إذا كنت قد بدأت للتو.
لمساعدتك في الحصول على السبق، قمنا بإنشاء نموذج تقرير نفقات مجاني وقابل للتخصيص وبسيط يمكنك تنزيله واستخدامه لنشاطك التجاري.
قم بتنزيل قالب تقرير نفقات جداول بيانات Google المجاني هنا.
أفضل الممارسات لإنشاء تقارير المصروفات
- استخدم بطاقات الشركات: بطاقات الشركات القضاء على الحاجة إلى السداد، حيث يتم دفع المصروفات مباشرة إلى الشركة. ومع ذلك، على الرغم من أن الموظفين لم يعودوا بحاجة إلى استخدام أموالهم الخاصة للإنفاق التجاري، فلا يزال يتعين تقديم تقارير النفقات في الوقت المناسب. هذه التقارير ضرورية لتتبع وإدارة إنفاق الشركة بشكل فعال. يمكنك أيضًا إصدار بطاقات افتراضية يتم إصدارها على الفور. تسمح لك بطاقات الشركات أيضًا بذلك تعيين حدود الإنفاق وراقب المعاملات في الوقت الفعلي، مما يمنحك تحكمًا أفضل في إنفاق الشركة.
- الاستفادة من برامج إدارة النفقات: يقوم برنامج إدارة المصروفات بأتمتة عملية إعداد تقارير المصروفات بالكامل. إنه يوفر الوقت ويقلل الأخطاء ويوفر رؤية كاملة للنفقات في الوقت الفعلي. يقلل تدفق الموافقة التلقائي من رسائل البريد الإلكتروني بين المديرين والموظفين ويضمن اتباع جميع النفقات للسياسة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لتحليلات بيانات البرنامج تحديد فرص توفير التكاليف، مما يجعل إدارة النفقات أكثر كفاءة.
- قم بإنشاء سياسة إعداد تقارير نفقات محددة جيدًا: وضع إرشادات واضحة للنفقات المدرجة وحدود الإنفاق لفئات المصروفات المختلفة وإجراءات التقديم. تعمل سياسة المصروفات التي يتم الإبلاغ عنها جيدًا على تعزيز المساءلة والامتثال. يجب عليك توصيل هذه السياسة إلى أعضاء فريقك بشكل منتظم من خلال منصات المراسلة الداخلية لتجنب أي غموض.
- استخدام برامج متوافقة مع الأجهزة المحمولة: اختر برنامج المصاريف المزود بإمكانيات الهاتف المحمول لإعداد تقارير مريحة أثناء التنقل. تعمل حلول الهاتف المحمول على تمكين الموظفين من تتبع النفقات وتقديم التقارير في أي وقت وفي أي مكان. ميزات مثل مسح التعرف الضوئي على الحروف قم بتبسيط إدخال البيانات عن طريق تحويل الإيصالات الورقية إلى سجلات رقمية، وتحسين الكفاءة في إعداد تقارير النفقات.
قم بتبسيط تقارير النفقات الخاصة بك مع Alaan
في آلان، قم بزيارة حل إدارة الإنفاق تم تصميمه لمواجهة التحديات المرتبطة بإعداد تقارير النفقات وتحسين الإدارة المالية الشاملة لشركتك.
تتجاوز بطاقات الشركات الخاصة بنا معالجة الدفع. تأتي مع نظام إدارة نفقات مدمج يتيح تتبع إنفاق الأعمال في الوقت الفعلي ويوفر رؤى مفصلة لتبسيط إدارة النفقات.
تتكامل منصتنا المدعومة بالذكاء الاصطناعي أيضًا بسلاسة مع أنظمة ERP الحالية لديك. يعمل هذا التكامل على توحيد المعاملات وتبسيط ضريبة القيمة المضافة والتخطيط الضريبي للشركات.
أفضل جزء؟ تحصل الشركات على استرداد نقدي يصل إلى 2٪ عند استخدام بطاقات Alaan.
ابقَ على اتصال مع فريقنا لمعرفة المزيد.
