Spend Management
-
1 قراءة دقيقة
-
August 13, 2024

دليل إدارة المصروفات للشركات الإماراتية

تعد الأتمتة في إدارة النفقات أمرًا حيويًا للرقابة المالية. تعرف على المزيد حول هذا الموضوع هنا

تعد إدارة المصروفات جانبًا مهمًا من عملياتك. هذه العملية هي أكثر من مجرد تتبع تعويضات الموظفين؛ إنها استراتيجية شاملة تساعد في التخطيط المالي وتقييم المخاطر وتحديد فرص توفير التكاليف.

أ دراسة مؤسسة GBTA كشفت أن معالجة تقارير المصروفات اليدوية تكلف في المتوسط 58 دولارًا لكل تقرير، مع 52 دولارًا إضافيًا لحل الأخطاء الموجودة في تقرير واحد من كل خمسة تقارير. وقد أدت الأساليب اليدوية التقليدية إلى بطء عمليات السداد، وعدم رضا الموظفين، ومحدودية الرؤية، وزيادة مخاطر الاحتيال، مما تسبب في تحديات كبيرة للفرق المالية والمديرين الماليين.

ومع ذلك، مع ظهور بطاقات الشركات إلى جانب برنامج إدارة النفقات، يمكنك التخفيف من هذه المشكلات بشكل فعال. تعمل هذه الأدوات على تبسيط العملية وتقليل عبء العمل وتعزيز الامتثال التنظيمي وتوفير بيانات قيمة لتحسين التكلفة.

يمكن أن يؤدي تبني هذا التغيير إلى تحويل إدارة النفقات من مشكلة إلى ميزة استراتيجية لعملك. تابع القراءة لمعرفة المزيد حول الجوانب المختلفة لإدارة النفقات ولماذا تعتبر أتمتة هذه العملية مفتاح النجاح.

Book a demo with Alaan expense management

ما هي إدارة المصروفات؟

تتضمن إدارة المصروفات عملية تتبع نفقات شركتك والتحكم فيها وتحليلها. من خلال إدارة نفقات الأعمال بفعالية، يمكنك ضمان الاستخدام الأمثل للموارد والحفاظ على الصحة المالية لشركتك.

تشمل العناصر الأساسية لإدارة النفقات تتبع النفقات وتصنيفها، وإعداد تدفقات الموافقة، وإنشاء تقارير للتحليل، والتكامل مع أنظمة المحاسبة. تعمل هذه المكونات معًا لتوفير عرض بزاوية 360 درجة لأنماط إنفاق شركتك، مما يساعد على تحديد فرص توفير التكاليف واتخاذ قرارات مالية مستنيرة.

مزايا إدارة المصروفات للأعمال

فيما يلي بعض الأسباب الرئيسية التي قد تجعلك تجد أنه من المفيد التركيز على إدارة النفقات:

  • التحكم في التكاليف: واحدة من الفوائد الأساسية للإدارة الفعالة للنفقات هي التحكم في التكاليف. عن كثب مراقبة النفقات، يمكنك تحديد المجالات التي قد يكون فيها نشاطك التجاري مفرطًا في الإنفاق. يمكن لإدارة النفقات تحقيق الانضباط المالي لشركتك والمساعدة في تنفيذ استراتيجيات لخفض التكاليف وزيادة الربحية.
  • الامتثال التنظيمي: يعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومفصلة للنفقات ممارسة جيدة بالإضافة إلى مطلب قانوني. بالإضافة إلى قوانين الضرائب، تضمن إدارة النفقات الالتزام بمجموعة واسعة من اللوائح المالية، بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة، ضريبة الشركات، ومتطلبات الامتثال الخاصة بالصناعة. يمكن أن يساعدك ذلك في تجنب المشاكل القانونية والعقوبات المحتملة في المستقبل.
  • منع الاحتيال: يمكن لممارسات إدارة النفقات المستنيرة أن تقلل بشكل كبير من مخاطر الاحتيال على الموظفين. من خلال تطبيق ضوابط مالية صارمة وآليات مراقبة، يمكنك تحديد وإيقاف الأنشطة غير النزيهة مثل المعاملات المشبوهة ومطالبات النفقات الكاذبة والإنفاق غير المصرح به. إن تشجيع ثقافة الشفافية والمسؤولية بين الموظفين يعزز أهمية ممارسات الإنفاق الأخلاقية.
  • التخطيط المالي: تتجاوز إدارة المصروفات تتبع التكاليف والتحكم فيها، حيث إنها أيضًا أداة تخطيط مالي قيّمة. من خلال تحليل أنماط الإنفاق التاريخية وتحديد الاتجاهات، يمكنك وضع توقعات تعتمد على البيانات وتحسين التدفق النقدي والاستعداد للتقلبات الاقتصادية المستقبلية.
  • الكفاءة التشغيلية: يمكن لإدارة النفقات الفعالة تبسيط العمليات الإدارية وتقليل عبء العمل لفريق التمويل الخاص بك. يمكن لأدوات التشغيل الآلي والبرامج تبسيط المهام مثل إعداد تقارير المصاريف وسير عمل الموافقة. من خلال دمج بيانات المصروفات مع الأنظمة المالية الأخرى، يمكنك الحصول على رؤى قيمة حول أدائك التشغيلي وتحديد فرص تحسين العمليات.

ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أن عمليات السداد يمكن أن تؤدي في كثير من الأحيان إلى تعقيد هذه العملية وتؤدي إلى عدم الكفاءة. بواسطة الابتعاد عن النظام القائم على السداد، يمكنك تعزيز الكفاءة الشاملة لعملية إدارة النفقات الخاصة بك.

لماذا تحتاج إلى سياسة إدارة النفقات؟

تعد سياسة إدارة النفقات ضرورية للشركات من جميع الأحجام في الإمارات العربية المتحدة. يوفر إطارًا واضحًا لإدارة نفقات الأعمال، وضمان الرقابة المالية والكفاءة.

تحدد سياسة المصروفات جيدة التنظيم توقعات واضحة لموظفيك فيما يتعلق بالنفقات المسموح بها والوثائق المناسبة وعمليات الموافقة. يقلل هذا الوضوح من احتمالية سوء الفهم والأخطاء والأنشطة الاحتيالية. من خلال تحديد فئات المصروفات وحدودها، يمكنك تبسيط عملية الموافقة على المصروفات وتوفير الوقت والموارد.

تساعد سياسة إدارة النفقات التفصيلية على ضمان الامتثال للوائح المالية وقوانين الضرائب في دولة الإمارات العربية المتحدة. من المفيد منع الإنفاق الزائد واكتشاف المخالفات ودعم عمليات التدقيق الداخلية. من خلال تنفيذ السياسة، يمكنك إنشاء ثقافة المساءلة المالية، وتمكين الموظفين من اتخاذ قرارات إنفاق مستنيرة.

على سبيل المثال، ستوضح السياسة جيدة التنظيم النفقات المسموح بها مثل السفر والوجبات واللوازم المكتبية، مع تحديد حدود واضحة ومتطلبات الموافقة. يجب أن تحدد أيضًا كيفية تقديم الموظفين لتقارير النفقات، بما في ذلك الوثائق الضرورية والمواعيد النهائية.

Book a demo with Alaan expense management

ما هي عملية إدارة المصروفات؟

تعتبر عملية إدارة المصروفات نهجًا منهجيًا يتضمن سلسلة من الخطوات، تلعب كل منها دورًا مهمًا في ضمان الرقابة المالية والكفاءة. دعونا نحلل تدفق عملية إدارة نفقات الشركات بشكل أكبر:

Understanding the expense management process‍
  • يتحمل الموظف المصاريف: هذه هي الخطوة الأولى في عملية إدارة النفقات. يتحمل الموظفون نفقات أثناء أداء واجباتهم الرسمية. يمكن أن يشمل ذلك نفقات السفر التجاري أو ترفيه العملاء أو اللوازم المكتبية أو المشتريات الأخرى المتعلقة بالعمل. من الضروري التأكد من أن هذه النفقات تتوافق مع سياسة نفقات شركتك.
  • يتم تسجيل الإيصالات: بمجرد تكبد المصاريف، من المهم تسجيل الإيصالات وتخزينها بدقة. المبالغ المستلمة بمثابة دليل على التكاليف التي تم دفعها، ويمكن استخدامها للتقدم بطلب للحصول على الخصومات الضريبية والائتمانات. إذا لم يكن لديك الأوراق الصحيحة، فقد تفقد فرصة التوفير في الضرائب أو جذب انتباه مسؤولي الضرائب أثناء التدقيق. نظرًا لأنه يمكن تخزين الإيصالات الرقمية والوصول إليها بسهولة، يجب أن تفكر في تنفيذ تطبيق جوال لتبسيط هذه العملية.
  • إنشاء تقرير المصاريف وتقديمه: بعد تسجيل الإيصالات، فإن الخطوة التالية هي إنشاء تقارير المصروفات وإرسالها. يتضمن ذلك تصنيف النفقات وإضافة التفاصيل إلى التقارير وتقديمها للموافقة عليها. تنفيذ برنامج إدارة المصروفات ويمكن أن يؤدي دمجها مع نظام المحاسبة الخاص بك إلى تبسيط هذه العملية وتقليل الأخطاء.
  • يتم تعويض الموظفين: غالبًا ما تتضمن الخطوة الأخيرة في عملية إدارة النفقات التقليدية تعويض الموظفين. ومع ذلك، فإن عملية السداد مثقلة بأوجه القصور والتأخير. يجب عليك التفكير في طرق بديلة للقضاء على التأخيرات والأعباء الإدارية. يمكن أن يؤدي تطبيق بطاقات ائتمان الشركات مع التحكم في حد الإنفاق إلى القضاء على عملية السداد وضمان إبقاء النفقات تحت السيطرة.

تحديات إدارة النفقات اليدوية

على الرغم من أن إدارة النفقات اليدوية قد تبدو بسيطة، إلا أنها تأتي مع مجموعة التحديات الخاصة بها التي يمكن أن تؤثر على دقة أموالك. فيما يلي بعض التحديات الرئيسية التي قد تواجهها في إدارة نفقات الأعمال:

  • خطأ بشري: العمليات اليدوية بطبيعتها عرضة للأخطاء وعدم الدقة. سواء كان ذلك إدخال بيانات غير صحيح أو سوء تصنيف للنفقات، يمكن أن تؤدي هذه الأخطاء إلى اختلافات كبيرة في سجلاتك المالية. يؤثر هذا على أرباحك النهائية ويعقد أيضًا الامتثال للوائح المالية.
  • تستغرق وقتًا طويلاً: يمكن أن يكون التتبع اليدوي والإبلاغ عن النفقات غير فعالين للغاية. من جمع الإيصالات إلى إدخال البيانات ومعالجة التقارير، تستغرق كل خطوة وقتًا وتحول انتباه فريقك عن المهام الأكثر استراتيجية.
  • عدم الرؤية: تتمثل إحدى العوائق الرئيسية لإدارة النفقات اليدوية في صعوبة الحصول على رؤى في الوقت الفعلي. بدون نظام موحد، لن يتمكن فريق الشؤون المالية لديك من فهم أنماط الإنفاق بشكل كامل بسبب عدم الوصول إلى التقارير ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي على الأجهزة المحمولة. بالإضافة إلى ذلك، لا يمكنهم تعديل هذه التقارير بسرعة وسهولة أو استيراد البيانات المتعلقة بالسفر والنفقات من مصادر وموردين آخرين.
  • الاحتيال في النفقات: أنظمة إدارة النفقات اليدوية أكثر عرضة للأنشطة الاحتيالية. من مطالبات النفقات المتضخمة إلى الإيصالات الوهمية والإنفاق غير المصرح به، يمكن أن تؤثر هذه الأنشطة الاحتيالية بشكل كبير على أرباحك النهائية.

لماذا تحتاج إلى برنامج إدارة النفقات؟

في بيئة الأعمال سريعة الوتيرة في الإمارات العربية المتحدة، تعتبر الكفاءة والدقة أمرًا بالغ الأهمية. هذا هو المكان الذي يمكن فيه لحلول إدارة النفقات المتكاملة مع بطاقات الشركات أن تغير قواعد اللعبة.

  • عمليات مبسطة: يقوم برنامج إدارة المصروفات بأتمتة عملية إعداد تقارير النفقات ورقمنتها. هذا يلغي الحاجة إلى الإدخال اليدوي للبيانات والإيصالات الورقية، مما يجعل العملية أكثر كفاءة. كما أنه يبسط تتبع النفقات وسير عمل الموافقة وإعداد التقارير المالية. يمكن للبرنامج تصنيف النفقات تلقائيًا، مما يسهل تحليل أنماط الإنفاق.
  • تحكم محسّن: من خلال تتبع النفقات في الوقت الفعلي، يمكن للشركات مراقبة النفقات فور حدوثها للتحكم بشكل أفضل في الميزانيات والتخطيط المالي. يقوم البرنامج بفرض سياسات نفقات الشركة تلقائيًا، مما يضمن امتثال جميع عمليات الإرسال للقواعد المحددة مسبقًا. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء سياسة إصدار البطاقة لتحديد كيف يمكن للمسؤولين إنشاء بطاقات لأنفسهم وللمستخدمين الآخرين، بما في ذلك عمليات سير عمل الموافقة.

في سياسة الموافقة على النفقات الخاصة بك، يمكنك أيضًا إعداد مستويات موافقة متعددة لمبالغ الإنفاق المختلفة. تعمل عمليات سير العمل الآلية هذه على تبسيط عملية الموافقة وتقليل الوقت المستغرق للموافقة على النفقات وضمان امتثال جميع عمليات الإرسال لسياسات نفقات شركتك.

Alaan corporate cards allow you to set custom approval workflows.

  • دقة محسنة: يمكن أن يؤدي الإدخال اليدوي للبيانات إلى حدوث أخطاء. استخدام أنظمة إدارة المصروفات الآلية تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) لالتقاط البيانات من الإيصالات لتحسين الدقة وتعزيز الرقابة المالية. يمكن للبرنامج مطابقة الإيصالات تلقائيًا بالنفقات، مما يقلل من مخاطر التناقضات.
Scan receipts and create expense reports automatically with Alaan

يوفر استخدام بطاقات الشركات المدمجة مع منصة إدارة النفقات رؤية في الوقت الفعلي وتحكمًا كاملاً في إنفاق الشركة. يعمل هذا التكامل على تبسيط عملية التسوية وضمان الدقة ومنع الاحتيال من خلال تصنيف المعاملات ومراقبتها تلقائيًا عند حدوثها.

فوائد التشغيل الآلي لإدارة المصروفات

يمكن أن تؤدي الأتمتة في إدارة النفقات إلى تغيير تحويلي في عمليات عملك. فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية التي تسلط الضوء على أهمية إدارة النفقات:

  • إلغاء عمليات السداد: قل وداعًا لمتاعب السداد اليدوي. من خلال الدمج بطاقات الشركات مع برنامج إدارة النفقات، يمكنك إلغاء عملية السداد بأكملها. هذا يزيل حاجة الموظفين لتقديم تقارير النفقات وانتظار السداد، وتحسين رضا الموظفين والتدفق النقدي.
  • تقارير دقيقة عن المصروفات: تضمن تقارير المصروفات الآلية الدقة وتقليل مخاطر الأخطاء. من خلال فئات المصروفات الواضحة والتقاط البيانات تلقائيًا، يمكن لموظفيك تسجيل نفقاتهم بسهولة، ويمكن للنظام التحقق من صحتها مقابل سياسات الشركة. يساعد ذلك في توفير الوقت وتحسين الجودة الشاملة لبيانات المصروفات.
 Learn how Alaan helped Smart Zone save over 350 hours.
  • التحكم الفعال في الميزانية: يوفر برنامج إدارة المصروفات رؤى قيمة حول نمط الإنفاق الخاص بك. يمكن أن تساعدك هذه الرؤى في تعيين حدود إنفاق مخصصة لبطاقات الشركات المخصصة لموظفين مختلفين. يمكنك تأمين البطاقات لفئات تجارية محددة، وإنشاء حدود يومية أو شهرية، وطلب موافقة إدارية لأي معاملة تزيد عن مبلغ معين. يساعدك ذلك على مراقبة التكاليف والتحكم فيها بشكل فعال، مما يضمن عدم تجاوز نفقاتك للميزانية.

You can set custom spend controls with Alaan corporate cards
  • مراقبة الإنفاق في الوقت الفعلي: احصل على رؤية كاملة لإنفاق عملك من خلال المراقبة في الوقت الفعلي. يوفر برنامج إدارة المصروفات رؤى حديثة حول نفقات الموظفين، مما يسمح لك بتحديد المشكلات أو الاتجاهات المحتملة بسرعة. يمكّنك هذا من إجراء تعديلات في الوقت المناسب ومنع الإنفاق الزائد.
Alaan corporate cards offer better control of your finances

قم بتحسين عمليات إدارة النفقات الخاصة بك مع Alaan

في Alaan، نقدم جهاز الكل في واحد حل إنفاق الأعمال مدعوم من بطاقات الشركات الذكية. تم إنشاء حلولنا المتكاملة لمساعدة الشركات في الإمارات العربية المتحدة على تحسين عمليات إدارة النفقات.

تم تصميم بطاقات الشركات الذكية الخاصة بنا لتغيير الطريقة التي تدير بها شركتك نفقاتها. يمكن إصدار هذه البطاقات على الفور واستخدامها لمجموعة متنوعة من نفقات الأعمال، بما في ذلك معاملات التجارة الإلكترونية والإعلانات الرقمية واشتراكات SaaS والمدفوعات الحكومية والوقود والمزيد.

نقدم أيضًا بطاقات متعددة العملات، مما يسمح لشركتك بإجراء معاملات بعملات متعددة، بما في ذلك الدرهم الإماراتي والريال السعودي والدولار الأمريكي والمزيد. تأتي بطاقات الشركات الخاصة بنا مع الأمان على مستوى البنك والمصادقة متعددة العوامل والترميز، مما يضمن أن أموالك آمنة دائمًا.

تم تصميم تطبيق Alaan للهاتف المحمول ليكمل بطاقات الشركات الخاصة بنا ويوفر رؤية في الوقت الفعلي لجميع إنفاقاتك. من خلال تطبيقنا، ستتلقى إشعارات في الوقت الفعلي عندما تنفق باستخدام بطاقة Alaan للشركات الخاصة بك. يمكنك أيضًا تتبع نفقات عملك في الوقت الفعلي، والاطلاع على تفاصيل بطاقتك، وتجميد بطاقاتك وإلغاء تجميدها، والتخلص من تقارير النفقات بالكامل عبر تطبيقنا. يتيح لك تطبيق إدارة النفقات الخاص بنا أيضًا التقاط صورة للإيصال الخاص بك وتصنيف النفقات وإضافة مذكرة على الفور. يعمل هذا على تبسيط عملية مطابقة الإيصالات وتحسين دقة تقارير المصروفات.

ولكن هذا ليس كل شيء؛ لنا برنامج إدارة المصروفات يتكامل بسلاسة مع حلول المحاسبة المتعددة مثل Xero و Intuit Quickbooks. يعمل هذا التكامل على تبسيط عملية إدارة الإنفاق بالكامل، مما يسهل عليك تشغيل عمليات تسجيل النفقات وتتبعها وإعداد الميزانية تلقائيًا.

ابقَ على اتصال مع خبرائنا لمعرفة المزيد.

هل تواجه صعوبات في إدارة مصروفات شركتك؟ "الآن" هو حلك الأمثل

المزيد من التحكم | المزيد من التوفير | المزيد من الأتمتة.
شكرًا لك! تم استلام طلبك!
عفوًا! حدث خطأ ما أثناء إرسال النموذج.

سوف يستغرق الأمر أقل من 30 دقيقة لتقع في حب Alaan 🚀

Enter your Email for instant access
شكرًا لك! تم استلام طلبك!
عفوًا! حدث خطأ ما أثناء إرسال النموذج.