ومع ذلك، هل هناك ما يبرر وجود صناديق المصروفات النثرية في عصر الخدمات المصرفية الرقمية؟ تستكشف هذه المدونة الأساس المنطقي وراء وجود صندوق المصروفات النثرية واستخداماته والبدائل المحتملة. من خلال هذه المعرفة، يمكنك اتخاذ قرار أكثر استنارة بشأن بدء ممارسة الأعمال هذه أو الاستمرار فيها.
إذن، ما هو صندوق المصروفات النثرية؟
المصروفات النثرية هي مبلغ صغير من المال تحتفظ به الشركة مقابل نفقات قليلة. في الشركات الكبرى، قد يقومون بتقسيم المصروفات النثرية لكل قسم، بحيث يدير كل فريق أمواله الخاصة.
على عكس الفواتير العادية، يتم استخدام المصروفات النثرية لأشياء عرضية مثل ركوب سيارات الأجرة أو القهوة أو اللوازم المكتبية أو الهدايا للعملاء أو الغداء للموظفين.
من المهم أن تعرف أن امتلاك صندوق المصروفات النثرية لا يعني وجود سجل نقدي أو نظام آخر للتعامل مع الكثير من الأموال. بشكل عام، لا تنطوي صناديق المصروفات النثرية على مبلغ كبير من إنفاق الشركة.
لماذا تحتفظ الشركات بأموال المصروفات النثرية؟
غالبًا ما تحتفظ الشركات بأموال المصروفات النثرية كتقليد منذ وقت لم تكن فيه المعاملات الصغيرة تتم عادةً باستخدام بطاقات الشركات. تسمح هذه الممارسة بالتوافر النقدي الفوري للنفقات غير المخطط لها، مثل شراء بطاقة عيد ميلاد للعميل. يدير أمين المصروفات النثرية هذا الصندوق، ويضمن استخدامه بشكل مناسب، ويحافظ على صندوق النقد، ويحافظ على تحديث سجل النقد.
على الرغم من أن هذا كان شائعًا في السابق، إلا أنه أصبح الآن أكثر انتشارًا في الأعمال التجارية التقليدية أو تلك التي تتعامل مع المعاملات النقدية المتكررة. تجد العديد من الشركات الحديثة، خاصة تلك التي لديها فرق عمل عن بُعد، أن المحاسبة الآلية أبسط وتختار عدم استخدام أموال المصروفات النثرية. لإنشاء حساب المصروفات النثرية، تقوم الشركة بكتابة شيك إلى أمين الحفظ، الذي يتولى صرفه وإدارة الصندوق.
5 أسباب تدفع الشركات إلى الابتعاد عن المصروفات النثرية
تنتشر بطاقات الائتمان والمعاملات عبر الإنترنت هذه الأيام، ويعد الحفاظ على صناديق المصروفات النثرية ممارسة قديمة تشكل مخاطر أكثر من الفوائد، خاصة بالنسبة للشركات التي تعمل بشكل أساسي عبر الإنترنت. فيما يلي خمسة أسباب مقنعة لتجنب وجود صندوق المصروفات النثرية:
1. تحديات حفظ السجلات
إدارة المصروفات النثرية الصندوق صعب لأن المعاملات النقدية لا يمكن تعقبها بشكل أساسي. يتطلب الاحتفاظ بسجلات دقيقة وقتًا واهتمامًا مخصصًا، مما يجعلها عرضة للأخطاء البشرية. يحتاج أعضاء الفريق إلى التدريب على الاستخدام المناسب للأموال وإدارة النقد وتسجيل المعاملات في سجل النقدية.
2. تراكم المعاملات الصغيرة
على الرغم من اعتبارها غير مهمة بشكل فردي، إلا أن المعاملات الصغيرة تتراكم بسرعة، خاصة في الفريق المتنامي. على سبيل المثال، يمكن أن تؤدي النفقات الروتينية مثل شراء القهوة اليومية لكل عضو في الفريق إلى نفقات سنوية كبيرة. تجعل معاملات المصروفات النثرية من الصعب تحديد مكان حدوث الإنفاق بالضبط، مما يعقد عملية إنشاء سياسات إنفاق فعالة تتماشى مع أهداف الأعمال.
3. التعرض للسرقة والرقابة
إن صعوبة تتبع النقد تجعل صناديق المصروفات النثرية عرضة للاختفاء غير المقصود، مثل عندما ينسى أعضاء الفريق إعادة التغيير إلى درج النقود أو يهملون تسجيل عملية شراء في سجل النقد.
4. قبول واسع للبطاقات
في الوقت الذي كان فيه النقد الورقي مفضلًا، كانت صناديق المصروفات النثرية منطقية. ومع ذلك، من تجار التجزئة الرئيسيين إلى الأسواق الصغيرة في الإمارات العربية المتحدة يقبلون الآن على نطاق واسع بل ويفضلون معاملات البطاقات. بالإضافة إلى ذلك، أصبح التسوق عبر الإنترنت أكثر فعالية من حيث التكلفة لمنتجات مثل اللوازم المكتبية والقهوة، والتي لا يمكن شراؤها إلا بالبطاقات، مما يجعل أموال المصروفات النثرية قديمة.
5. بدائل أفضل متاحة
تقوم بطاقات الائتمان وبطاقات الخصم والمعاملات عبر الإنترنت تلقائيًا بإنشاء ملخصات منظمة، مما يوفر رؤية أفضل لإنفاق الشركة. هذه البدائل تقضي على المخاطر المرتبطة بصناديق المصروفات النثرية وتقدم نهجًا أكثر بساطة للإدارة المالية.
بدائل لصندوق المصروفات النثرية
تعد بدائل صندوق المصروفات النثرية ضرورية للشركات التي تسعى إلى توفير الوقت ورأس المال. كما تمت مناقشته سابقًا، تعد إدارة المصروفات النثرية ممارسة قديمة، وتجد معظم الشركات مزايا أكبر في اعتماد طرق بديلة.
بطاقات الشركات المادية
البديل الرئيسي للنقد هو الإصدار المادي بطاقات الشركات والتي يمكن توفيرها للموظفين لتغطية النفقات المتعلقة بالأعمال. تتمثل الميزة المهمة لاستخدام بطاقة الشركة في مزامنتها التلقائية مع برنامج إدارة الإنفاق، مما يلغي الحاجة إلى تحميل الإيصالات أو تعيين أمناء النقدية.
باستخدام بطاقات Alaan، يمكن تعيين حدود الإنفاق لفئات محددة، مما يقلل من ضرورة تدريب الموظفين المستمر على سياسات الإنفاق. يسمح هذا المستوى من التحكم بإدارة النفقات بشكل أكثر دقة، مما يمنع تراكم التكاليف الصغيرة بمرور الوقت.
في حين أن البطاقات المادية تشكل خطر الخسارة أو التلف، تسمح Alaan بإصدار عدد غير محدود من البطاقات للفريق في حالة سرقتها أو فقدها. في حالة الفقد أو السرقة، يمكن تجميد البطاقات بسهولة، ويمكن مراجعة المعاملات بحثًا عن الاحتيال المحتمل.
بطاقات الشركات الافتراضية
يمكن تعزيز الحماية من الاحتيال لإنفاق الشركة من خلال دمج البطاقات الافتراضية للمعاملات عبر الإنترنت ومعاملات النقر للدفع. في حين أن البطاقات المادية ملائمة لعمليات الشراء الفعلية، توفر البطاقات الافتراضية طبقة إضافية من الأمان للمعاملات عبر الإنترنت.
يتيح Alaan إصدار عدد غير محدود من البطاقات الافتراضية، مما يسهل المعاملات الآمنة عبر الإنترنت. من خلال استخدام البطاقات الافتراضية، تحصل الشركات على تحكم دقيق في نفقات الفريق على فئات وموردين محددين.
بطاقات الائتمان
تعمل بطاقات الائتمان، الصادرة عن البنوك، أيضًا كبديل عملي للمصروفات النثرية، مما يوفر للشركات المرونة في إدارة النفقات. كل بطاقة أعمال يسمح الإصدار الصادر عن البنك للموظفين بإجراء عمليات شراء ضمن حد ائتماني محدد مسبقًا. تكمن الميزة في سهولة المعاملات دون الحاجة إلى حفظ السجلات يدويًا بشكل مستمر.
ومع ذلك، فإن العيب هو عدم وجود التزامن التلقائي مع منصات إدارة الإنفاق، مما يتطلب من الشركات تنفيذ طرق منفصلة لتتبع النفقات و مصالحة. في حين أن بطاقات الائتمان توفر الاستقلال عن المصروفات النثرية وتحظى بقبول واسع، فإن الافتقار إلى ميزات إدارة الإنفاق المتكاملة قد يشكل تحديات في الحفاظ على السجلات المالية المنظمة.
إدارة إنفاق متطورة مع Alaan
بدلاً من الاعتماد على المصروفات النثرية، يمكن لفريقك استخدام بطاقات Alaan للشركات للتعامل مع مجموعة واسعة من النفقات، من الفواتير المتكررة إلى أصغر المعاملات.
من خلال التحديثات الفورية للإنفاق وحدود الإنفاق المحددة مسبقًا المصنفة، يمكنك الاستمتاع بمزايا صندوق المصروفات النثرية دون مخاوف من الخطأ البشري أو الاحتيال أو السرقة. والأهم من ذلك، ليست هناك حاجة إلى أمين نقدي للإشراف على كل معاملة فردية.
سيقوم نظام Alaan للذكاء الاصطناعي بإعلامك بأي إنفاق ينحرف عن سياسات الشركة، وتوفر لوحة التحكم الخاصة بك رؤى قيمة للتحكم في النفقات غير الضرورية.
