إعداد وفهم إرشادات المصروفات النثرية

هل تعلم ذلك، وفقًا لدراسة أجراها مجموعة أرغوس للبيع بالتجزئة، تخسر الشركات 8.78 مليار درهم إماراتي سنويًا بسبب الأخطاء المتعلقة بالنفقات الصغيرة والاحتيال؟

قد تبدو المصروفات النثرية بسيطة، لكن الإدارة السيئة لهذه الأموال يمكن أن تسبب تسريبات مالية خطيرة. تقرير الشركات الأمريكية خسائر سنوية قدرها 2.8 مليار دولار من الاحتيال في تقارير النفقات، مع انخفاض الإنفاق المُدار بشكل سيئ إلى ما يصل إلى 5% من عائداتهم السنوية.

في بيئة الأعمال السريعة اليوم، لم تعد إدارة المصروفات النثرية الفعالة خيارًا - بل إنها ضرورية للحفاظ على الرقابة المالية ومنع الاحتيال.

سيشرح هذا الدليل كل شيء عن المصروفات النثرية، وسبب حاجة الشركات إليها، والفرق بين المصروفات النثرية والنقد المتوفر، وأهمية إعداد نظام المصروفات النثرية جيد التنظيم، والتحديات الشائعة التي تواجهها الشركات، وكيف يمكن للأدوات الرقمية أن تغير الطريقة التي تتعامل بها مع هذه النفقات اليومية.

ما هي المصروفات النثرية؟

في عالم اليوم الرقمي المتزايد، أصبحت المعاملات غير النقدية هي القاعدة. ومع ذلك، لا تزال العديد من الشركات تجد الاحتفاظ صغير احتياطي نقدي لإدارة الخدمات الثانوية و نفقات غير متكررة مفيدة. يُعرف هذا المبلغ الصغير والمتاح بسهولة باسم المصروفات النثرية.

عادةً ما يحتفظ كل قسم في المؤسسة بالنثريات لتغطية التكاليف العرضية بسرعة ودون متاعب. يمكن أن تشمل هذه المشتريات الصغيرة مثل اللوازم المكتبية أو التعويضات البسيطة للموظفين أو نفقات الطوارئ.

تسمح المصروفات النثرية للشركات بتسوية النفقات منخفضة القيمة لمرة واحدة دون الحاجة إلى عمليات موافقة طويلة.

المحاسبة عن المصروفات النثرية

المصروفات النثرية ليست مجرد أموال عائمة - بل يجب إدارتها وحسابها بشكل صحيح. نظرًا لأنه يعتبر الأصل الحالي، يظهر في الميزانية العمومية للشركة. تتضمن العملية عادةً ما يلي:

1. التخصيص: تخصص الشركة مبلغًا صغيرًا - عادة ما يتراوح بين 500 إلى 3000 درهم إماراتي، اعتمادًا على حجمها وطبيعة عملياتها.
2. الإدخال: يتم خصم هذا التخصيص من الحساب المصرفي للشركة ويضاف إلى حساب المصروفات النثرية.
3. المصروفات: عند استخدام المصروفات النثرية لتغطية نفقات مثل مطالبات الموظفين أو اللوازم المكتبية، يتم قيد حساب المصروفات ذات الصلة.

الاستخدامات الشائعة للمصروفات النثرية

الغرض الأساسي من المصروفات النثرية هو تبسيط المدفوعات لعمليات الشراء غير المتوقعة أو الصغيرة. فيما يلي بعض السيناريوهات النموذجية التي تثبت فيها المصروفات النثرية أنها مفيدة.

لماذا تحتاج الشركات إلى المصروفات النثرية؟

تلعب المصروفات النثرية دورًا مهمًا في العمليات اليومية للشركة. في حين تهيمن طرق الدفع الحديثة، فإن وجود احتياطي نقدي صغير أمر ضروري للتعامل بكفاءة مع النفقات اليومية البسيطة.

هذا هو السبب في أن المصروفات النثرية تظل أداة لا غنى عنها للشركات.

1. الراحة للنفقات الصغيرة

العديد من عمليات الشراء الصغيرة لا تستحق متاعب الطلبات الرسمية أو التحويلات المصرفية. على سبيل المثال، عندما يحتاج الموظف إلى شراء أدوات مكتبية، يكون استخدام المصروفات النثرية أسهل بكثير من بدء طلب شراء أو انتظار الموافقات. تسمح المصروفات النثرية بمعالجة هذه النفقات منخفضة القيمة وغير المتكررة بسرعة دون تعطيل سير العمل.

2. التحكم في النفقات والتتبع

إدارة المصروفات النثرية أسهل من أنظمة السداد، حيث ينفق الموظفون أموالهم ثم يستعيدونها لاحقًا. باستخدام المصروفات النثرية، يتم تتبع جميع المعاملات في سجل واحد، مما يبسط إدارة المصروفات. كما أنه يحد من الإنفاق إلى المبلغ المتاح، مما يمنحك مزيدًا من التحكم في النفقات البسيطة.

3. تعزيز الكفاءة التشغيلية

تتطلب عمليات الشراء الصغيرة ولكن العاجلة - مثل الحصول على ورق A4 عند نفاد الطابعة - إجراءً فوريًا. يمكن أن يؤدي الاعتماد على التحويلات المصرفية أو انتظار الموافقات إلى إبطاء الأمور، خاصة في المكاتب الفرعية. تضمن المصروفات النثرية إمكانية التعامل مع هذه المعاملات الصغيرة بسرعة دون الاعتماد على موافقة المكتب المركزي.

4. السرية والأمان

عادة ما تتم إدارة المصروفات النثرية من قبل وصي معين يضمن استخدامها السليم. هذا الشخص مسؤول عن الاحتفاظ بسجل لجميع النفقات وضمان استخدام النقد بشكل مناسب. يضيف هذا النظام طبقة من المساءلة، مما يضمن تأمين الأموال ومراقبتها جيدًا.

5. خفض التكاليف الإدارية

تتضمن المدفوعات من خلال المصروفات النثرية خطوات أقل من التحويلات المصرفية أو الشيكات. تُترجم هذه البساطة إلى انخفاض التكاليف الإدارية، حيث يمكن للشركات تجنب الرسوم أو الإجراءات المعقدة التي تأتي مع المدفوعات الإلكترونية. بالإضافة إلى ذلك، فإن الاحتفاظ بالنثريات في متناول اليد يلغي الحاجة إلى تكاليف تسليم الأشياء الصغيرة من المكتب الرئيسي.

6. التعامل مع حالات الطوارئ

حالات الطوارئ لا يمكن التنبؤ بها، وبعضها يتطلب اتخاذ إجراءات سريعة. سواء كان الأمر يتعلق باستبدال مصباح كهربائي أثناء عرض تقديمي مهم أو شراء حبر للطابعة، فإن توفر المصروفات النثرية يتيح للشركات الاستجابة على الفور. هذا يضمن ذلك يمكن أن تستمر العمليات دون تأخير بسبب انتظار الموافقة الرسمية على الدفع.

7. الممارسات الثقافية والتقليدية

في العديد من بيئات الأعمال، يظل استخدام النقد ممارسة شائعة. قد يكون الموظفون معتادين على الحصول على المصروفات النثرية للمشتريات الصغيرة، وقد يؤدي غيابها إلى تعطيل سير العمل. يضمن الحفاظ على نظام المصروفات النثرية عمليات أكثر سلاسة وإحساسًا بالاستمرارية للموظفين في المناطق التي لا تزال تستخدم فيها الأموال النقدية على نطاق واسع.

8. تمكين الموظفين

إن السماح للموظفين بالوصول إلى المصروفات النثرية للمشتريات الصغيرة يمكّنهم من اتخاذ القرارات بشكل مستقل. كما يظهر أن تثق الشركة في موظفيها للتعامل مع النفقات الصغيرة بمسؤولية، ورفع الروح المعنوية وتعزيز الملكية على المهام اليومية.

المصروفات النثرية هي أكثر من مجرد احتياطي صغير من المال. إنه يبسط المعاملات الصغيرة، ويعزز الكفاءة التشغيلية، ويسمح للشركات بالتعامل مع النفقات غير المتوقعة دون المرور بإجراءات معقدة.

أمثلة على المصروفات النثرية

على الرغم من أنها قد تبدو بسيطة، إلا أن المصروفات النثرية ضرورية لعمليات الأعمال السلسة.

فيما يلي بعض الأمثلة على المصروفات النثرية.

الفرق بين المصروفات النثرية والنقد في متناول اليد

في حين أن مصطلحي «المصروفات النثرية» و «النقد في متناول اليد» قد يبدوان متشابهين ولهما بعض القواسم المشتركة، فمن الضروري أن نفهم أن «النقد في متناول اليد» هو مصطلح أوسع.

يوجد أدناه جدول يوضح الاختلافات الرئيسية بين المصروفات النثرية والنقد الموجود.

يعد فهم الاختلافات بين المصروفات النثرية والنقد الموجود أمرًا بالغ الأهمية لإدارة النفقات الفعالة. في حين أن المصروفات النثرية تلبي الاحتياجات التشغيلية اليومية بأقل قدر من المخاطر، فإن النقد المتوفر هو مورد مالي أوسع مخصص لحالات الطوارئ والنفقات الكبيرة.

إعداد نظام إدارة المصروفات النثرية: دليل شامل

يساعد نظام إدارة المصروفات النثرية الشركات على استخدام احتياطيات المصروفات النثرية بشكل مناسب ويعمل بمثابة رقابة داخلية لحماية هذا الأصل. يمكن أن تكون الشركة عرضة للسرقة بدون نظام للتعامل مع المصروفات النثرية.

فيما يلي دليل شامل حول كيفية إعداد نظام إدارة المصروفات النثرية في مؤسستك.

1. فهم الغرض من المصروفات النثرية

تُستخدم المصروفات النثرية للنفقات اليومية، مثل اللوازم المكتبية أو الوجبات الخفيفة للاجتماعات أو تكاليف السفر الصغيرة. يوفر طريقة سريعة للتعامل مع هذه التكاليف دون عمليات موافقة طويلة. إن فهم الغرض منه سيساعد في تحديد نظامك.

2. تحديد مبلغ صندوق المصروفات النثرية

يعد إنشاء مبلغ صندوق مناسب أمرًا بالغ الأهمية. عادةً ما تتراوح صناديق المصروفات النثرية في الإمارات العربية المتحدة من من 183 إلى 110 درهم إماراتي0، والتي يمكن أن تختلف اعتمادًا على حجم النشاط التجاري وحجم المعاملات المتوقعة.

العوامل التي يجب مراعاتها عند تحديد مبلغ صندوق المصروفات النثرية:

• حجم الأعمال: ستحتاج المنظمات الأكبر حجمًا إلى مبلغ تمويل أعلى.
• تردد المصاريف: قم بتقييم عدد المرات التي يتم فيها الوصول إلى المصروفات النثرية لتحديد المبلغ اللازم.
• تقييم المخاطر: قم بتحليل المخاطر المحتملة للأموال الكبيرة، بما في ذلك السرقة أو سوء الاستخدام.

3. قم بتعيين وصي

قم بتعيين موظف موثوق به كوصي المصروفات النثرية. سيشرف هذا الشخص على الصندوق، مما يضمن الإدارة السليمة والمساءلة.

تشمل مسؤوليات الوصي ما يلي:

• الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع المعاملات.
• الموافقة على طلبات المصروفات النثرية بناءً على المعايير المعمول بها.
• إجراء منتظم التسويات من الصندوق.

اقرأ أيضًا تسوية المصروفات النثرية: كيف يمكن للشركات القيام بذلك بشكل صحيح

4. تطوير سياسة المصروفات النثرية

وضع سياسة واضحة تحدد كيفية استخدام المصروفات النثرية. يمكن لسياسة المصروفات النثرية الواضحة أن تمنع سوء استخدام وسوء إدارة المصروفات النثرية وتبسط إدارة المصروفات.

يجب أن تغطي السياسة:

• المصاريف المصرح بها: حدد بوضوح أنواع النفقات المسموح بها.
• بروتوكولات الموافقة: حدد من هو المفوّض بالموافقة على طلبات المصروفات النثرية والوثائق المطلوبة.
• حدود الإنفاق: وضع حدود قصوى للنفقات الفردية (على سبيل المثال، 2000 درهم للمعدات المكتبية) للحد من سوء الاستخدام.
• متطلبات التوثيق: قم بتفصيل أنواع الإيصالات أو الفواتير اللازمة للسداد.

اقرأ أيضًا كيف تعمل الإيصالات الإلكترونية على تبسيط الإنفاق التجاري

5. قم بإعداد سجل المصروفات النثرية

قم بإنشاء سجل المصروفات النثرية لتسجيل جميع المعاملات. يجب أن يتضمن هذا السجل:

• تاريخ المعاملة: عندما حدثت المصاريف.
• وصف المصاريف: اشرح باختصار ما تم إنفاق الأموال عليه.
• المبلغ الذي تم إنفاقه: المبلغ المحدد المسحوب من الصندوق.
• الرصيد المتبقي: مبلغ المال المتبقي في صندوق المصروفات النثرية بعد كل معاملة.

يمكن أن يكون هذا السجل إما دفتر الأستاذ الفعلي أو جدول بيانات ويجب أن يتضمن:

التاريخ

المورّد

موظف

وصف

المبلغ

إجمالي التشغيل

الرصيد المتبقي

يمكنك استخدام جدول بيانات أو برامج المحاسبة للحفاظ على هذا السجل، وضمان سهولة الوصول إليه للرجوع إليه وعمليات التدقيق.

6. إصدار المصروفات النثرية

بمجرد وضع السياسة والسجل، يمكنك البدء في إصدار المصروفات النثرية. يجب على أمين الحفظ سحب مبلغ الصندوق الأولي والاحتفاظ به مخزنًا بشكل آمن، عادةً في صندوق نقدي مغلق. عندما يطلب الموظف المصروفات النثرية، يجب عليه ملء نموذج طلب المصروفات النثرية، والذي يتضمن:

• اسم الموظف: اسم الشخص الذي يطلب الأموال.
• الغرض من المصاريف: وصف موجز لما سيتم استخدام الأموال من أجله.
• المبلغ المطلوب: المبلغ المطلوب.

يقوم الوصي بتقييم الطلب والموافقة عليه قبل صرف النقد والحصول على إيصال موقع من الموظف.

7. إجراء تسوية منتظمة

وفقًا لـ مجلة هارفارد بزنس ريفيو، يمكن للشركات التي تتبع نفقات المصروفات النثرية توفير ما يصل إلى 30٪ من نفقات التشغيل من خلال القضاء على الإنفاق غير الضروري.

عادي المصالحة أمر بالغ الأهمية للحفاظ على سلامة صندوق المصروفات النثرية. حدد جدولًا ثابتًا، مثل الجدول الشهري، لإجراء هذه التسويات، والتي تتضمن:

خطوات المصالحة:

• عدد النقدية: تحقق فعليًا من النقد المتاح في صندوق المصروفات النثرية.
• مقارنة السجلات: قم بمقارنة العد النقدي مع سجل المصروفات النثرية والإيصالات الداعمة.
• تحديد التناقضات: تحقق من أي اختلافات بين النقد الموجود والمبالغ المسجلة.

قم بتوثيق النتائج واتخاذ الإجراءات التصحيحية لمعالجة أي تناقضات.

8. تجديد صندوق المصروفات النثرية

بمجرد أن يصل صندوق المصروفات النثرية إلى مستوى منخفض محدد مسبقًا، فقد حان الوقت لتجديده. احسب إجمالي المصروفات المتكبدة منذ التجديد الأخير وأرسل طلبًا إلى الإدارة المالية.

إجراءات التجديد:

• قدم سجل المصروفات النثرية مع جميع الإيصالات إلى فريق التمويل.
• اطلب الأموال اللازمة لإعادة المصروفات النثرية إلى قيمتها الأصلية.
• من أجل الشفافية، تأكد من أن التجديد يتوافق مع سياسة المصروفات النثرية المعمول بها.

9. تنفيذ المراقبة والتدقيق

المراقبة والتدقيق المنتظمان ضروريان للحفاظ على فعالية نظام المصروفات النثرية. يتضمن هذا:

استراتيجيات المراقبة:

• المراجعات الدورية: إجراء مراجعات مجدولة لسجل المصروفات النثرية والمعاملات.
• عمليات تدقيق مفاجئة: قم بإجراء عمليات تدقيق غير متوقعة لتقييم الامتثال لسياسة المصروفات النثرية.
• تحليل البيانات: تحليل أنماط الإنفاق لتحديد المعاملات أو الاتجاهات غير العادية.

التعديلات والتحسينات:

• استنادًا إلى نتائج التدقيق، قم بتعديل السياسات والإجراءات لتعزيز التحكم والأمان.
• تدريب الموظفين على الامتثال لتقليل الأخطاء وسوء الاستخدام المحتمل.

يتطلب إنشاء نظام إدارة المصروفات النثرية تخطيطًا دقيقًا والالتزام بأفضل الممارسات.

يعمل نظام المصروفات النثرية المُدار جيدًا على تبسيط إدارة المصروفات الصغيرة ويساهم في تحسين الرقابة المالية والشفافية داخل مؤسستك.

اقرأ أيضًا كيف يمكن للشركات إدارة المصروفات النثرية بذكاء في عام 2024

13 تحديًا مرتبطًا بإدارة المصروفات النثرية

في حين أن إدارة المصروفات النثرية يمكن أن توفر الراحة، إلا أنها تشكل أيضًا مخاطر كبيرة. غالبًا ما تكون المعاملات النقدية معقدة في التتبع، مما يؤدي إلى خسائر محتملة يصعب تتبعها. يمكن أن يصبح إنشاء صناديق المصروفات النثرية والحفاظ عليها أمرًا مرهقًا، خاصة بالنسبة للمؤسسات الكبيرة أو الشركات الصغيرة والمتوسطة.

علاوة على ذلك، مع تحول الشركات بشكل متزايد نحو العمليات غير النقدية، يتم التشكيك في أهمية المصروفات النثرية. يجادل النقاد بأن طرق الدفع الرقمية أكثر أمانًا وقابلية للتتبع وأقل عرضة للاحتيال - وهي عوامل أساسية للشركات الصغيرة التي غالبًا ما تواجه مشكلات السرقة.

فيما يلي بعض التحديات التي تنشأ في إدارة المصروفات النثرية.

1. التوثيق المناسب

يعد تتبع جميع معاملات المصروفات النثرية أمرًا بالغ الأهمية. إذا لم يقم الموظفون بجمع الإيصالات وإرسالها بشكل صحيح، فقد يؤدي ذلك إلى صعوبات في التحقق من النفقات وتسوية السجلات. من المهم أن يفهم الموظفون الحاجة إلى وثائق شاملة للحفاظ على النزاهة المالية.

2. دقة التسجيل

من الضروري ضمان تسجيل جميع معاملات المصروفات النثرية بدقة. يمكن أن تؤدي الأخطاء في التسجيل إلى اختلافات أثناء التسويات، مما يجعل نظام المصروفات النثرية أقل فعالية. يمكن أن يساعد استخدام الأدوات الرقمية أو النماذج القياسية في تقليل فرصة الأخطاء.

3. صعوبات المصالحة

يمكن أن تكون تسوية المصروفات النثرية أمرًا صعبًا، خاصة في المؤسسات الكبيرة التي لديها العديد من المعاملات. تتطلب موازنة النقد المادي مع النفقات المسجلة اهتمامًا دقيقًا. عادي التسويات ضرورية لتحديد التناقضات وإصلاحها في وقت مبكر.

4. مخاوف أمنية

يمكن أن تكون المصروفات النثرية عرضة للسرقة أو سوء المعاملة. من الضروري تنفيذ الإجراءات الأمنية، مثل صناديق القفل الآمنة وقيود الوصول، لحماية هذه الأموال. يمكن أن تساعد المراقبة أيضًا في التخفيف من المخاطر الأمنية.

5. الموافقة والترخيص

الموافقة المناسبة على نفقات المصروفات النثرية أمر بالغ الأهمية. بدون عملية موافقة واضحة، هناك خطر الإنفاق غير المصرح به. يمكن أن يساعد إنشاء تسلسل هرمي مباشر للموافقة على ضمان المسؤولية المالية.

6. الامتثال والمساءلة

يعد الحفاظ على الامتثال للسياسات الداخلية واللوائح الخارجية تحديًا مستمرًا. يمكن أن يؤدي تجاهل الإجراءات المعمول بها إلى مخالفات مالية ومشكلات قانونية محتملة. يمكن أن يساعد إنشاء ثقافة المساءلة وإجراء عمليات تدقيق منتظمة في فرض الامتثال.

7. تكامل التكنولوجيا

قد يكون الانتقال إلى الأدوات الرقمية لإدارة المصروفات النثرية أمرًا صعبًا بالنسبة للشركات التي تعتمد على العمليات اليدوية. يمكن أن تعيق مقاومة التغيير والحاجة إلى تدريب الموظفين هذا التكامل، ولكن يمكن أن يؤدي تبني التكنولوجيا إلى تحسين الكفاءة والشفافية.

8. التعليم والتدريب

قد يفتقر الموظفون المشاركون في معاملات المصروفات النثرية إلى المعرفة اللازمة بالإجراءات ومتطلبات التوثيق. يمكن للاستثمار في التدريب تمكين الموظفين والتأكد من فهمهم لأهمية الالتزام بسياسة المصروفات النثرية.

9. توقيت التجديد

من الضروري تجديد أموال المصروفات النثرية في الوقت المحدد لضمان توفرها للنفقات الجارية. يمكن أن تؤدي التأخيرات إلى تعطيل العمليات وخلق تناقضات في السجلات المالية. يمكن أن يساعد وضع إرشادات واضحة للتجديد في إدارة هذه المشكلة.

10. عدم وجود رقابة

يمكن أن تؤدي الرقابة غير الكافية إلى إساءة استخدام المصروفات النثرية. يمكن أن يؤدي تعيين وصي مسؤول عن إدارة المصروفات النثرية وإنشاء هيكل إشراف واضح إلى منع الوصول غير المصرح به وتحسين المساءلة.

11. إعداد التقارير والشفافية

يمكن أن يكون إنشاء تقارير دقيقة عن معاملات المصروفات النثرية أمرًا صعبًا، خاصة في الأنظمة اليدوية. يمكن أن يؤدي استخدام أدوات إعداد التقارير والأشكال القياسية إلى تعزيز الشفافية وتوفير رؤى قيمة لاتخاذ القرار.

12. التعامل مع العملات الأجنبية

بالنسبة للمنظمات التي تتعامل مع المعاملات الدولية، إدارة المصروفات النثرية بعملات مختلفة تضيف تعقيدًا. تتطلب أسعار الصرف المتقلبة والتناقضات المحتملة اهتمامًا دقيقًا. يمكن للمبادئ التوجيهية الواضحة للتعامل مع العملات الأجنبية أن تخفف من هذه التحديات.

13. تجنب الإفراط في الاستخدام

هناك خطر استخدام الموظفين للمصروفات النثرية للنفقات غير الأساسية. إن تحديد الغرض من استخدام المصروفات النثرية وحدوده بوضوح، إلى جانب المراقبة المنتظمة، يمكن أن يساعد في منع سوء الاستخدام. إن تثقيف الموظفين حول الاستخدام المقصود للمصروفات النثرية يعزز الإنفاق المسؤول.

في حين أن الحفاظ على المصروفات النثرية له فوائد، يجب أن تكون المنظمات على دراية بالتحديات المرتبطة بها. يمكن أن تؤدي هذه التحديات إلى عدم الكفاءة وعدم الدقة والمخالفات المالية المحتملة.

ومع ذلك، الاستثمار في برنامج إدارة المصروفات النثرية هي واحدة من أكثر الحلول فعالية لهذه المشاكل.

اقرأ أيضًا تبتعد الشركات الإماراتية عن إدارة المصروفات النثرية اليدوية، ولكن لماذا؟

استخدام البرامج لتحسين نظام إدارة المصروفات النثرية

يمكن أن تكون إدارة المصروفات النثرية صعبة، ولكن البرنامج المناسب يحدث فرقًا كبيرًا. في عالم اليوم الرقمي، ستعمل برامج إدارة المصروفات النثرية على تقليل الأخطاء والاحتيال بشكل كبير من خلال التشغيل الآلي لعملية التسوية.

وثائق مبسطة وعمليات أكثر سلاسة

تعمل الأتمتة على تبسيط المهام وضمان عرض أكثر دقة للمعاملات المالية ومعالجة المشكلات المتعلقة بها دقة التسجيل و المصالحة. يقدم البرنامج مصدر واحد للحقيقة، مما يتيح للأوصياء الوصول بسهولة إلى جميع الوثائق والملفات ذات الصلة لكل معاملة. تساعد هذه الميزة تحسين الوثائق ويقلل من المخاطر المرتبطة بحفظ السجلات يدويًا.

دقة أفضل ومنع الاحتيال

يمكن لنظام إدارة المصروفات النثرية المتكامل تحويل العمليات اليدوية الشاقة إلى عمليات سلسة. يؤدي ربط نظام المصروفات النثرية ببرنامج إدارة المصروفات الرائد إلى تبسيط عملية حساب الحسابات. تعمل البيانات في الوقت الفعلي على تحسين الرؤية والتحكم في الشؤون المالية والعناوين مخاوف أمنية و تعزيز الرقابة الشاملة.

بيانات في الوقت الفعلي لتحكم أفضل

أ استبيان هوبسبوت 2023 كشفت ذلك في 53% من الشركات، أكبر مشكلة في إدارة النفقات هي «فقدان الموظفين للإيصالات الورقية/تقديمها بدون إيصالات».

لم يعد موظفو الفرع بحاجة إلى الاحتفاظ بالإيصالات المادية أو إثبات النفقات. بدلاً من ذلك، يمكنهم تسجيل النفقات بسهولة من خلال الأجهزة المحمولة أو بطاقات ائتمان الشركات. تعمل هذه الطريقة الرقمية على تبسيط العملية، تقليل فرص نقص النقدية أو قضايا تجديد الموارد. كما يوفر المدراء الماليون وأصحاب المصلحة الآخرون مع تقارير مفيدة وبيانات في الوقت الفعلي لتحسين عملية صنع القرار ودعم ثقافة المساءلة والرقابة.

‍

أحد عملائنا، بنك البنجاب الوطني، واجهوا تحديات مماثلة في فرعهم في الإمارات العربية المتحدة.

المشكلة: تسببت العمليات اليدوية في حدوث تأخيرات وأخطاء ومحدودية الرؤية لمعاملات المصروفات النثرية. عندما تبنوا منصة Alaan لإدارة النفقات، كل شيء تغير.

الحل: حل Alaan: التعامل الآلي مع المصروفات النثرية، وعن طريق الإصدار بطاقات الشركات، قام PNB بتبسيط المعاملات وتعزيز الشفافية. حصل فريق الإدارة الخاص بهم على التتبع في الوقت الفعلي والتحكم الكامل في الإنفاق، مما وفر وقتًا ثمينًا لمزيد من التخطيط الاستراتيجي.

اقرأ القصة الكاملة - كيف ساعدت Alaan الفرع الدولي لبنك رائد على التخلص من مشاكل إدارة المصروفات النثرية.

باستخدام برنامج إدارة المصروفات النثرية، شركات مثل K4 قمنا بتحسين الدقة والكفاءة والشفافية - مما أدى إلى تحويل عملية كانت شاقة في السابق إلى شيء سلس.  جدولة عرض توضيحي مع Alaan اليوم لنرى كيف يمكننا المساعدة في تحويل إدارة المصروفات النثرية الخاصة بك!

الخاتمة

في الختام، تعتبر المصروفات النثرية حلاً عمليًا لإدارة المعاملات الصغيرة داخل الشركة. ومع ذلك، يمكن أن تكون عرضة لسوء الاستخدام والتناقضات المالية دون إدارة ورقابة فعالة. في حين أن المصروفات النثرية قد تبدو بسيطة، إلا أن التحديات المختلفة يمكن أن تعقد العملية. لحسن الحظ، يوفر ظهور برامج إدارة المصروفات النثرية طريقة موثوقة وفعالة للإشراف على هذه الأموال.

من خلال اعتماد هذه الأدوات الحديثة، يمكن للشركات تبسيط عمليات المصروفات النثرية وضمان النزاهة المالية. يمكن أن يؤثر الاستثمار في برامج إدارة النفقات بشكل كبير على أرباحك النهائية؛ على سبيل المثال، أ استبيان هوبسبوت 2023 وجدت أن الشركات حقق تنفيذ مثل هذه البرامج عائدًا ملحوظًا بنسبة 57٪ على الاستثمار (ROI) في السنة الأولى و 70٪ بعد عامين. إن تبني هذه الحلول يعزز الرقابة ويعزز المساءلة في عملياتك المالية.

جدولة عرض توضيحي مع Alaan اليوم لاكتشاف كيف يمكننا تحويل طريقة تعاملك مع نفقات المصروفات النثرية!