دليل خطوة بخطوة لإنشاء فاتورة إلكترونية عبر الإنترنت

مع التحول في الإمارات نحو الاقتصاد الرقمي الأول، أعلنت الحكومة اعتماد إلزامي للفواتير الإلكترونية بدءًا من يوليو 2026 لمعاملات B2B و B2G. تهدف هذه اللائحة إلى تحسين الامتثال الضريبي وتقليل الاحتيال وتعزيز الكفاءة التشغيلية. تهدف هذه اللائحة الجديدة إلى الحد من التهرب الضريبي وتعزيز كفاءة العمليات التجارية. تظهر الدراسات أن الفواتير الإلكترونية يمكن أن تخفض تكاليف المعالجة بنسبة تصل إلى الثلثين مقارنة بالطرق التقليدية. كيف يمكن للشركات التكيف بسلاسة مع هذا التحول؟

في هذا الدليل، سنرشدك إلى خطوات إنشاء فاتورة إلكترونية عبر الإنترنت، مما يضمن بقاء نشاطك التجاري متوافقًا مع أحدث اللوائح مع تبسيط عملية إصدار الفواتير.

‍

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي نسخة رقمية فاتورة تم إنشاؤها ويتم إصدارها وإرسالها واستلامها في شكل بيانات منظمة. على عكس الفواتير التقليدية، التي قد تأتي بتنسيقات غير منظمة مثل ملفات PDF أو مستندات Word أو حتى الصور، فإن الفواتير الإلكترونية مصممة للمعالجة التلقائية والإلكترونية. هذا يعني أن كلا من المورد والمشتري يتبادلان الفواتير بصيغة يمكن دمجها مباشرة في أنظمتهما الخاصة.

لكي تتأهل الفاتورة كفاتورة إلكترونية، يجب أن تستوفي معيارين رئيسيين:

1. يجب أن يتم إنشاؤه باستخدام التنسيق المنظم الصحيح.
2. يجب أن يتم نقلها إلكترونيًا من نظام البائع إلى نظام المشتري، مما يضمن تبادل البيانات بسلاسة.

‍

فوائد الفواتير الإلكترونية

تقدم الفواتير الإلكترونية العديد من الفوائد الرئيسية التي تعالج التحديات الشائعة في طرق الفواتير التقليدية:

• التوافق المحسّن: يضمن الالتزام بلوائح ضريبة القيمة المضافة في دولة الإمارات العربية المتحدة، مما يقلل من مخاطر الغرامات أو العقوبات.
• معالجة أسرع: تعمل الفواتير الإلكترونية على تبسيط عملية الموافقة والدفع وتسريع المعاملات المالية.
• زيادة الشفافية: يعزز الرؤية في المعاملات التجارية، مما يسهل تتبع المدفوعات وتسويتها.
• تقليل الأخطاء: تعمل الأتمتة على تقليل الأخطاء البشرية وتحسين الدقة والموثوقية في إعداد التقارير المالية.

من خلال القضاء على مشكلات مثل الإدخال اليدوي للبيانات والتأخيرات والأخطاء البشرية، توفر الفواتير الإلكترونية نهجًا أكثر كفاءة وموثوقية وشفافية لإدارة عمليات الفواتير.

‍

المتطلبات القانونية للفواتير الإلكترونية في الإمارات العربية المتحدة

منذ إدخال ضريبة القيمة المضافة في الإمارات في 1 يناير 2018، تم الاعتراف بالفواتير الإلكترونية قانونًا كطريقة صالحة لإنشاء الفواتير واستخدامها. ال الهيئة الاتحادية للضرائب في دولة الإمارات العربية المتحدة (FTA) وضعت اللوائح المتعلقة بالفواتير الإلكترونية لضمان الامتثال لقوانين ضريبة القيمة المضافة. تم بناء هذه اللوائح على أساس القانون الاتحادي رقم 1 لسنة 2006 بشأن التجارة والمعاملات الإلكترونية، والذي يوفر الإطار القانوني للسجلات والمستندات والتوقيعات الإلكترونية، مما يضمن أن الفواتير الإلكترونية آمنة وصحيحة ومقبولة قانونًا.

فيما يلي النقاط الرئيسية المتعلقة بمتطلبات الفواتير الإلكترونية بموجب قانون ضريبة القيمة المضافة الإماراتي:

• الإطار القانوني: ينص القانون الاتحادي رقم 1 لعام 2006 على الاعتراف القانوني بالفواتير الإلكترونية والتوقيعات الإلكترونية والسجلات الرقمية، مما يضمن أن الفواتير الإلكترونية تلبي نفس معايير الفواتير الورقية التقليدية.
• الامتثال لاتفاقية التجارة الحرة: تعترف الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA) رسميًا بالفواتير الإلكترونية باعتبارها صالحة لأغراض ضريبة القيمة المضافة، ومواءمتها مع إطار ضريبة القيمة المضافة في الدولة. يتعين على الشركات إنشاء الفواتير الإلكترونية وتخزينها في شكل منظم يسمح بمعالجة إلكترونية سلسة.
• التوقيع الإلكتروني: يضمن القانون صحة الفواتير الإلكترونية باشتراط استخدام التوقيعات الإلكترونية للمصادقة عليها. هذا يضمن أن المعلومات الواردة في الفاتورة الإلكترونية أصلية وآمنة.
• القبول الحكومي: وفقًا للقانون، يمكن للدوائر الحكومية في دولة الإمارات قبول المستندات الإلكترونية ومعالجتها والاحتفاظ بها. ويشمل ذلك الموافقة على الفواتير وإصدار التراخيص وجمع الرسوم، وكل ذلك عبر الوسائل الإلكترونية.
• الأتمتة والتكامل: وزارة المالية (MoF) و ال هيئة تنظيم الاتصالات (TRA) دعم استخدام أنظمة الفواتير الرقمية، مما يسمح للموردين بإصدار وإدارة الفواتير إلكترونيًا. يعزز هذا التكامل الكفاءة في المشتريات الحكومية وإدارة العقود ومعالجة المدفوعات.

باختصار، لا يتم الاعتراف بالفواتير الإلكترونية قانونًا فحسب، بل يتم تشجيعها أيضًا بشدة في الإمارات العربية المتحدة لتبسيط العمليات.

‍

خطوات إنشاء فاتورة إلكترونية عبر الإنترنت في الإمارات

ومع بدء تطبيق الفواتير الإلكترونية الإلزامية في يوليو 2026 في الإمارات العربية المتحدة، يجب على الشركات ضمان الامتثال من خلال استخدام الفواتير الرقمية المهيكلة التي تتكامل بسلاسة مع الأنظمة الضريبية. إليك كيف يمكن للشركات إنشاء ملف فاتورة إلكترونية متوافقة مع FTA في الإمارات العربية المتحدة:

الخطوة 1: حدد نظام الفواتير الإلكترونية المعتمد من FTA

لإنشاء الفواتير الإلكترونية، يجب أن تتكامل الشركات مع ASP معتمد من قبل FTA التي تدعم الفواتير الرقمية المهيكلة. ال يجب أن يكون نظام الفواتير الإلكترونية:

• دعم التنسيقات المهيكلة (XML، UBL، Peppol) لسهولة قراءة الآلة.
• التحقق من صحة بيانات الفاتورة قبل الإرسال لضمان الامتثال.
• إرسال الفواتير إلكترونيًا عبر مزود الخدمة المعتمد (ASP).
• تخزين الفواتير بأمان لمدة لا تقل عن خمس سنوات لأغراض التدقيق.

يجب أن تضمن مجموعات ضريبة القيمة المضافة أن يقوم كل عضو بإنشاء اتصال مستقل مع ASP أثناء استخدام رقم التسجيل الضريبي للمجموعة (TRN) للامتثال.

الخطوة 2: إنشاء فاتورة إلكترونية متوافقة

عند إنشاء فاتورة إلكترونية، يجب على الشركات التأكد من أنها تشمل الجميع حقول إلزامية وفقًا للوائح ضريبة القيمة المضافة في دولة الإمارات العربية المتحدة.

حقول الفاتورة الإلزامية:

• تفاصيل المورد: اسم النشاط التجاري والعنوان و رقم التسجيل الضريبي (TRN)
• تفاصيل المشتري: الاسم والعنوان ورقم التعريف الشخصي (إن أمكن)
• رقم الفاتورة والتاريخ: رقم الفاتورة الفريد والمتسلسل وتاريخ الإصدار
• وصف السلع/الخدمات: النوع والكمية وسعر الوحدة
• تفاصيل ضريبة القيمة المضافة: معدل ضريبة القيمة المضافة المطبق (5٪، 0٪، أو معفى) ومبلغ ضريبة القيمة المضافة
• العملة والمبلغ الإجمالي: الدرهم الإماراتي أو العملة المطبقة بسعر الصرف
• رمز QR (إن وجد): لتحسين التحقق والتتبع

هام: تعتبر الفواتير الإلكترونية لمعاملات B2B و B2G إلزامية في المرحلة الأولية، مع احتمال إدراج معاملات B2C في مراحل لاحقة.

الخطوة 3: التحقق من صحة الفاتورة الإلكترونية وإرسالها عبر ASP

بمجرد إنشاء الفاتورة الإلكترونية، يجب إرسالها من خلال ASP للتأكد من أنها تلبي معايير الامتثال للفواتير الإلكترونية في دولة الإمارات العربية المتحدة.

كيف يعمل نموذج الزوايا الخمس:

1. يقوم المورد بإدخال بيانات الفاتورة في نظام ERP أو نظام الفواتير الخاص بهم.
2. يقوم مزود الخدمة المعتمد (ASP) بالتحقق من صحة الفاتورة للتحقق من ذلك كله تفاصيل ضريبة القيمة المضافة الإلزامية صحيحة.
3. يقوم ASP المرسل بإرسال الفاتورة بأمان عبر شبكة OpenPeppol إلى ASP الخاص بالمشتري.
4. يقوم ASP المستلم بتسليم الفاتورة إلى نظام المشتري، مما يضمن سلامة البيانات والامتثال.
5. تتلقى FTA مقتطفًا من بيانات الفاتورة ذات الصلة في الوقت الحقيقي من ASP لأغراض الامتثال الضريبي والتدقيق.

هذه العملية يضمن التحقق الآمن من الفاتورة الإلكترونية والتوحيد والشفافية في المعاملات التجارية.

الخطوة 4: استلام وتخزين الفواتير الإلكترونية للامتثال

بمجرد استلام الفاتورة الإلكترونية، يقوم كل من المورد والمشتري يجب تخزينها في مكان آمن، صيغة متوافقة مع FTA لمدة لا تقل عن خمس سنوات.

• المورد: يجب على المورد الاحتفاظ بسجلات رقمية لجميع الفواتير الصادرة لأغراض إعداد تقارير ضريبة القيمة المضافة والتدقيق.
• المشتري: يتم ملء نظام محاسبة المشتري تلقائيًا ببيانات الفاتورة المستلمة من ASP الخاص بهم.
• تقارير اتفاقية التجارة الحرة: يقوم ASP بإرسال مستخرج من بيانات الفاتورة إلى الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA) لضمان الامتثال لضريبة القيمة المضافة في الوقت الفعلي.

هذا يضمن ذلك تظل الشركات متوافقة مع قوانين ضريبة القيمة المضافة في دولة الإمارات العربية المتحدة مع الاحتفاظ بسجلات ضريبية دقيقة.

الخطوة 5: ربط بيانات الفاتورة الإلكترونية بإقرارات ضريبة القيمة المضافة والتقارير المالية

واحدة من الفوائد الرئيسية للفواتير الإلكترونية في الإمارات العربية المتحدة هي تكامل سلس مع أنظمة تقارير ضريبة القيمة المضافة.

• إرجاع ضريبة القيمة المضافة: يتم ربط بيانات الفاتورة تلقائيًا بإقرارات ضريبة القيمة المضافة من أجل الإيداع الضريبي الدقيق.
• الأنظمة المالية: يمكن للشركات دمج الفواتير الإلكترونية مع برامج تخطيط موارد المؤسسات والمحاسبة الخاصة بها من أجل الإدارة المالية الفعالة.
• بوابة الامتثال لاتفاقية التجارة الحرة: يمكن للحكومة الوصول إلى بيانات الفاتورة الإلكترونية لـ الوقت الحقيقي مراقبة الضرائب وتتبع التدقيق.

تعمل هذه الأتمتة على تقليل الأخطاء الضريبية وضمان التسويات بشكل أسرع وتعزيز دقة التقارير المالية.

من خلال اتباع هذه الخطوات المنظمة، يمكن للشركات في الإمارات العربية المتحدة ضمان الانتقال السلس إلى الفواتير الإلكترونية مع الحفاظ على الامتثال الكامل للوائح اتفاقية التجارة الحرة.

‍

التحديات الشائعة في الفواتير الإلكترونية للشركات في الإمارات العربية المتحدة

في حين توفر الفواتير الإلكترونية مزايا كبيرة مثل تحسين الامتثال والأتمتة والعمليات المالية المبسطة، فقد تواجه الشركات في الإمارات العربية المتحدة العديد من التحديات أثناء التنفيذ. فيما يلي العقبات والحلول الأكثر شيوعًا لمعالجتها بفعالية.

1. مشكلة تكامل النظام والتوافق

قد تواجه العديد من الشركات، وخاصة تلك التي تستخدم أنظمة ERP القديمة أو أنظمة المحاسبة، صعوبة في دمج الفواتير الإلكترونية مع منصاتها الحالية. يتطلب إطار الفواتير الإلكترونية في الإمارات العربية المتحدة فواتير رقمية منظمة (XML/UBL/Peppol)، والتي قد لا تدعمها الأنظمة القديمة.

الحل:

• قم بإجراء تدقيق للنظام للتحقق من التوافق مع متطلبات الفواتير الإلكترونية في الإمارات العربية المتحدة.
• اختر مزود خدمة معتمد من FTA (ASP) يوفر تكاملًا سلسًا لـ ERP/API.
• قم بالترقية إلى حلول الفواتير المستندة إلى السحابة أو المعيارية التي تدعم التنسيقات المهيكلة.

2. الامتثال للوائح ضريبة القيمة المضافة والفواتير الإلكترونية في دولة الإمارات العربية المتحدة

يمكن أن يكون فهم لوائح الفواتير الإلكترونية المتطورة ومتطلبات الامتثال لضريبة القيمة المضافة أمرًا معقدًا، خاصة بالنسبة للشركات غير المألوفة بمعايير الفواتير المنظمة.

الحل:

• ابق على اطلاع على لوائح اتفاقية التجارة الحرة والمواعيد النهائية الجديدة للامتثال.
• تأكد من أن الفواتير تتضمن حقول ضريبة القيمة المضافة الإلزامية مثل TRN للمورد ورقم الفاتورة وتفاصيل ضريبة القيمة المضافة.
• اعمل مع مستشاري ضريبة القيمة المضافة أو استخدم برامج محاسبة معتمدة من FTA لتجنب الانتهاكات التنظيمية.

3. تكاليف تنفيذ عالية للشركات الصغيرة والمتوسطة

بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة (SMEs)، يمكن أن ينطوي الانتقال إلى الفواتير الإلكترونية على تكاليف أولية كبيرة، بما في ذلك ترقيات البرامج واشتراكات ASP وتدريب الموظفين.

الحل:

• استفد من الحلول القائمة على السحابة التي تقدم نماذج ميسورة التكلفة وقائمة على الاشتراك.
• ابحث عن ASPs المعتمدة من FTA والتي توفر خيارات قابلة للتطوير وفعالة من حيث التكلفة.
• قم بتطبيق نهج تدريجي، بدءًا من فواتير B2B قبل التوسع إلى معاملات B2C.

4. تحديات تدريب الموظفين والتبني

قد يواجه الموظفون، لا سيما في الشؤون المالية والمشتريات، صعوبة في التكيف مع تدفقات عمل الفواتير الجديدة، مما يؤدي إلى مقاومة أو أخطاء في إنشاء الفواتير وتقديمها.

الحل:

• إجراء دورات تدريبية شاملة لفرق التمويل والعمليات.
• التشغيل الآلي للتحقق من الفواتير باستخدام حلول مدعومة بالذكاء الاصطناعي لتقليل الأخطاء اليدوية.
• قم بتنفيذ منصات الفواتير الإلكترونية سهلة الاستخدام مع إرشادات خطوة بخطوة للموظفين.

5. ضمان دقة البيانات وتجنب الأخطاء

يمكن أن تؤدي الأخطاء في تفاصيل الفاتورة أو حسابات ضريبة القيمة المضافة أو أرقام TRN أو الحقول المطلوبة المفقودة إلى الرفض من قبل مزود الخدمة المعتمد (ASP) أو عقوبات عدم الامتثال لاتفاقية التجارة الحرة.

الحل:

• قم بتنفيذ فحوصات التحقق الآلي داخل نظام الفواتير قبل التقديم.
• تأكد من أن جميع الفواتير تتضمن تفاصيل ضريبة القيمة المضافة الإلزامية المنسقة بشكل صحيح.
• قم بإجراء عمليات تدقيق داخلية دورية لمراجعة دقة الفاتورة والامتثال.

6. مخاطر الأمن السيبراني ومخاوف خصوصية البيانات

تتطلب الفواتير الإلكترونية من الشركات نقل البيانات المالية إلكترونيًا، مما يجعلها أكثر عرضة للتهديدات الإلكترونية والقرصنة وانتهاكات البيانات.

الحل:

• استخدم ASPs المتوافقة مع FTA مع بروتوكولات التشفير الآمنة والمصادقة متعددة العوامل.
• قم بتحديث الإجراءات الأمنية بانتظام وإجراء اختبارات الاختراق.
• تدريب الموظفين على أفضل الممارسات للأمن السيبراني ومنع الاحتيال.

7. التعامل مع كميات كبيرة من الفواتير وإعداد التقارير في الوقت الفعلي

بالنسبة للمؤسسات الكبيرة التي تتعامل مع آلاف الفواتير يوميًا، يمكن أن يؤدي الانتقال إلى التحقق من صحة الفواتير الإلكترونية في الوقت الفعلي إلى إجهاد موارد تكنولوجيا المعلومات وإبطاء العمليات المالية.

الحل:

• استخدم منصات الفواتير الإلكترونية القائمة على السحابة والتي يمكن أن تتناسب مع حجم الأعمال.
• قم بأتمتة عمليات سير عمل الفواتير لمعالجة أحجام المعاملات الكبيرة بكفاءة.
• تنفيذ إمكانات المعالجة المجمعة للفواتير المجمعة.

8. التكيف مع طرح الفواتير الإلكترونية على مستوى المرحلة

سيتم إطلاق الفواتير الإلكترونية في الإمارات العربية المتحدة على مراحل، بدءًا من دافعي الضرائب الكبار (معاملات B2B/B2G) قبل تضمين الشركات الصغيرة ومعاملات B2C. تحتاج الشركات إلى ضمان الامتثال في الوقت المناسب في كل مرحلة.

الحل:

• راقب بانتظام التحديثات من وزارة المالية واتفاقية التجارة الحرة بشأن الجداول الزمنية للتنفيذ.
• اعمل مع شركاء ASP الذين يمكنهم توسيع نطاق الحلول مع توسع مراحل الفواتير الإلكترونية.
• استعد للوائح المستقبلية المحتملة، مثل متطلبات فواتير B2C.

‍

كيف يمكن لـ Alaan المساعدة في تبسيط الفواتير الإلكترونية والامتثال لضريبة القيمة المضافة

مع توجه دولة الإمارات العربية المتحدة نحو الفواتير الإلكترونية الإلزامية بحلول عام 2026، نحن هنا لجعل العملية أكثر سلاسة مع Alaan. تم تصميم منصتنا لتبسيط إدارة النفقات وتبسيط الامتثال لضريبة القيمة المضافة والتكامل بسلاسة مع أنظمة ERP الخاصة بك. إليك كيفية دعمنا لنشاطك التجاري:

• إدارة المصاريف الآلية
  نحن نحد من الأخطاء اليدوية ونعزز الكفاءة من خلال المزامنة مع برنامج المحاسبة الخاص بك، مما يضمن السجلات الدقيقة للفواتير الإلكترونية المتوافقة مع ضريبة القيمة المضافة.
• رؤى في الوقت الفعلي
  مع Alaan، يمكنك تتبع النفقات على الفور وإدارة التدفق النقدي بفعالية واتخاذ قرارات مستنيرة مع الحفاظ على الامتثال لضريبة القيمة المضافة للفواتير الإلكترونية.
• تكامل سلس لتخطيط موارد المؤسسات
  تعمل منصتنا دون عناء مع أنظمة ERP مثل Xero و QuickBooks، مما يقلل من الإدخال اليدوي للبيانات ويبسط العمليات المالية.
• الامتثال المبسط لضريبة القيمة المضافة
  نقوم بأتمتة حسابات ضريبة القيمة المضافة ونضمن التطبيق الدقيق للفواتير الإلكترونية، مع الامتثال لها لوائح ضريبة القيمة المضافة في الإمارات بسيطة وفعالة.
• عمليات سير العمل القابلة للتخصيص
  يمكنك تكييف عمليات الموافقة لتناسب احتياجات عملك، وتعزيز الكفاءة والالتزام بمتطلبات ضريبة القيمة المضافة.
• تقنية OCR لمسح الإيصالات
  يتيح تطبيق الهاتف المحمول الخاص بنا لفريقك القيام بذلك مسح الإيصالات ومشاركتها بسهولة، والحد من الأخطاء وضمان التصنيف الدقيق للنفقات.

‍

الخاتمة

تواصل حكومة الإمارات العربية المتحدة الضغط من أجل المزيد من الرقمنة في العمليات التجارية، حيث تعد الفواتير الإلكترونية جزءًا أساسيًا من هذا التحول. ومع تطور نظام الفواتير الإلكترونية، يمكن للشركات أن تتوقع المزيد من الميزات المتقدمة، والتكامل الأفضل مع برامج المحاسبة، والأتمتة المحسنة في إعداد التقارير الضريبية. من خلال البقاء على اطلاع بأحدث اللوائح واعتماد أفضل الممارسات، يمكن للشركات الاستمرار في الاستفادة من الفواتير الإلكترونية وتحسين الامتثال والكفاءة التشغيلية. يعد إنشاء الفواتير الإلكترونية عبر الإنترنت في الإمارات أمرًا بالغ الأهمية للشركات للامتثال للوائح الضريبية في الدولة. من خلال حل الفواتير الإلكترونية المناسب، مثل Alaan، يمكن للشركات تبسيط عملية الفواتير وتقليل الأخطاء وضمان الامتثال للوائح ضريبة القيمة المضافة في الإمارات العربية المتحدة.

احجز نسخة تجريبية مجانية اليوم ونرى كيف يمكننا تبسيط عملياتك المالية وضمان الامتثال لضريبة القيمة المضافة معًا.