خطوات للبدء في التشغيل الآلي لشركة المحاسبة

لا تزال عمليات المحاسبة اليدوية تمثل تحديًا كبيرًا للشركات، لا سيما مع توسعها. وفقًا لمسح حديث، أفاد 76٪ من المديرين الماليين أن المهام اليدوية لا يزالون يستهلكون الكثير من وقت وجهد فرقهم المالية. لا تؤدي هذه العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً والمعرضة للخطأ إلى عدم الكفاءة فحسب، بل تعيق أيضًا اتخاذ القرار في الوقت المناسب، مما يؤثر في النهاية على النتيجة النهائية للشركة. للتغلب على هذه المشكلات، يجب أن تفهم شركات المحاسبة الخطوات المتبعة في تنفيذ الأتمتة.

في هذه المدونة سوف نستكشف الخطوات الأساسية التي تحتاج شركات المحاسبة إلى اتخاذها لبدء التشغيل الآلي لعملياتها المحاسبية، مما يضمن حصولها على أقصى الفوائد من هذه التكنولوجيا التحويلية.

‍

ما هي أتمتة شركة المحاسبة؟

تشير أتمتة شركة المحاسبة إلى استخدام البرامج والتكنولوجيا لأتمتة عمليات المحاسبة اليدوية. يمكن أن تتضمن هذه المهام مثل إدخال البيانات والفواتير ومعالجة كشوف المرتبات وحسابات الضرائب وإعداد التقارير المالية والتسوية. بدلاً من الاعتماد على التدخل البشري في هذه المهام الروتينية، تقوم أدوات التشغيل الآلي بتنفيذها بدقة وسرعة عالية، وغالبًا ما تتكامل مع أنظمة الأعمال الأخرى مثل برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

الهدف الأساسي من التشغيل الآلي لشركة المحاسبة هو تبسيط العمليات وتقليل الأخطاء وتحسين الإنتاجية. وهذا يضمن إكمال المهام المحاسبية بشكل أكثر كفاءة وبأخطاء أقل، مما يؤدي في النهاية إلى إدارة مالية أفضل.

‍

فوائد التشغيل الآلي لشركة المحاسبة

تقدم أتمتة شركات المحاسبة مجموعة واسعة من الفوائد التي يمكن أن تعزز الكفاءة والدقة بشكل كبير داخل أقسام المحاسبة. دعونا نتعمق في بعض المزايا الرئيسية لأتمتة شركات المحاسبة:

1. توفير الوقت عند إدخال البيانات

واحدة من أهم فوائد التشغيل الآلي لشركة المحاسبة هي الانخفاض الكبير في الوقت المستغرق في إدخال البيانات. يمكن للأدوات التي تستخدم التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) والذكاء الاصطناعي (AI) استخراج البيانات ذات الصلة بسرعة من الفواتير والإيصالات والبيانات المالية. تقوم هذه الأدوات تلقائيًا بتحديد وتصنيف المعلومات المهمة مثل أسماء الموردين والمبالغ والتواريخ، وتبسيط عملية المحاسبة.

2. تقليل الأخطاء

غالبًا ما تكون المحاسبة اليدوية عرضة للخطأ البشري، مما قد يؤدي إلى أخطاء مكلفة. تساعد ميزات مثل اكتشاف الأخطاء المضمنة واكتشاف التكرارات والمطابقة ثنائية الاتجاه المحاسبين على تجنب المشكلات الشائعة مثل أخطاء الدفع. من خلال تقليل الأخطاء، تساعد الأنظمة الآلية الشركات على الحفاظ على الامتثال للوائح الضريبية، مما يقلل من مخاطر المدفوعات الزائدة ومشكلات الامتثال.

3. خفض التكاليف

من خلال التشغيل الآلي لعمليات المحاسبة الروتينية، يمكن للشركات تقليل اعتمادها على العمل اليدوي، مما يؤدي إلى وفورات كبيرة في التكاليف. على سبيل المثال، تتيح أدوات إدارة النفقات الآلية مع إمكانات مسح الإيصالات للموظفين إرسال المطالبات بسهولة دون موارد إدارية إضافية.

4. اجعل جميع بياناتك المالية مركزية

تعمل أنظمة المحاسبة الآلية على تركيز البيانات المالية باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي والتخزين السحابي، مما يسمح للمحاسبين بالوصول إلى التقارير في أي وقت وفي أي مكان. من خلال البيانات المرئية مثل الرسوم البيانية والمخططات، تعمل هذه الأنظمة على تبسيط التحليل المالي وتبسيط عمليات إغلاق نهاية الشهر ونهاية العام، مما يقلل الأخطاء.

5. ابق متوافقًا

تضمن أنظمة المحاسبة الآلية الامتثال لضريبة القيمة المضافة في الإمارات العربية المتحدة من خلال تحديث الرموز الضريبية في الوقت الفعلي وتطبيق معدلات ضريبة القيمة المضافة بدقة. إنهم يتتبعون المواعيد النهائية لتقديم الطلبات، وملء النماذج تلقائيًا، وإنشاء إقرارات ضريبة القيمة المضافة، مما يقلل الأخطاء والعقوبات. تضمن ميزات مثل الفواتير الإلكترونية أيضًا أن المعاملات تلبي لوائح ضريبة القيمة المضافة المحلية.

6. الأمان المحسّن ومنع الاحتيال

تعمل منصات المحاسبة الآلية على تعزيز أمان البيانات من خلال توفير التشفير من البداية إلى النهاية والمصادقة الثنائية وعناصر التحكم في الوصول القائمة على الأدوار. تعمل عمليات النسخ الاحتياطي المنتظمة للبيانات لتأمين الخوادم على منع فقدان البيانات، حتى في حالة حدوث عطل فني. حتى أن بعض المنصات تتضمن إمكانات اكتشاف الاحتيال في الوقت الفعلي، وحماية الشركات من مخططات الموظفين الداخليين والاحتيال على البائعين.

تعمل أتمتة شركة المحاسبة على تحسين الكفاءة والدقة والامتثال مع تقليل التكاليف والأخطاء. إنه يوفر تحكمًا أكبر في العمليات المالية، مما يجعل عملك مرنًا ومتوافقًا وآمنًا.

‍

خطوات للبدء في التشغيل الآلي لشركة المحاسبة

يمكن أن تؤدي عمليات المحاسبة الآلية إلى تبسيط عملياتك المالية بشكل كبير وتحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء. فيما يلي دليل خطوة بخطوة لمساعدتك في تنفيذ التشغيل الآلي لشركة المحاسبة بفعالية:

1. تقييم عمليات المحاسبة الحالية

ابدأ بتقييم سير العمل المحاسبي الحالي. يتضمن هذا:

• رسم خرائط سير العمل الخاصة بك: قم بتوثيق كل خطوة في عملية المحاسبة الخاصة بك، من استلام الفواتير إلى إنشاء التقارير، وإشراك فريقك في هذه العملية.
• الاختناقات الموضعية: حدد المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً أو تتسبب في تأخيرات، مثل الموافقات على الفواتير أو التسويات.
• أخطاء المراجعة: انظر إلى الأخطاء السابقة في مهام مثل إدخال البيانات أو مطابقة الفواتير وتقييم تأثيرها.
• أدوات التقييم: ضع قائمة بالأدوات التي تستخدمها حاليًا، مثل برامج المحاسبة وجداول البيانات، وتحقق من نقاط قصرها.
• جمع ملاحظات الفريق: تحدث إلى فريق التمويل الخاص بك لفهم نقاط الألم والاقتراحات الخاصة بهم.
• تلخيص النتائج: قم بإنشاء قائمة بأوجه القصور والمهام ذات الإمكانات الأكبر للتشغيل الآلي. سيكون هذا بمثابة الأساس للخطوات التالية.

2. اختر المستوى المفضل لديك من الأتمتة

حدد ما إذا كنت تريد استبدال نظامك الحالي بالكامل بمنصة تلقائية أو إضافة أدوات التشغيل الآلي إلى الإعداد الحالي الخاص بك:

• التشغيل الآلي الكامل: استبدل أدواتك الحالية بمنصة موحدة تتعامل مع جميع وظائف المحاسبة مثل الحسابات المستحقة الدفع والامتثال الضريبي وإعداد التقارير المالية.
• التكامل مع الأدوات الحالية: إذا كنت راضيًا عن برنامجك الحالي، فأضف أدوات المحاسبة المسبقة لعمليات سير عمل محددة، مثل فحص الفواتير أو معالجة الدفع.

يتيح لك كلا الخيارين تخصيص الأتمتة وفقًا للاحتياجات المحددة لشركتك.

3. حدد برنامج التشغيل الآلي المناسب

اختر برنامج التشغيل الآلي الذي يناسب متطلبات عملك. ابحث عن ميزات مثل:

• OCR لاستخراج البيانات: التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) المدعوم بالذكاء الاصطناعي لاستخراج البيانات من تنسيقات المستندات المختلفة، بما في ذلك ملفات PDF والصور والملفات الممسوحة ضوئيًا.
• عمليات سير عمل الموافقة: التشغيل الآلي لتوجيه وإشعارات الموافقة على الفواتير والمصروفات.
• التسوية المصرفية: قم بمطابقة المعاملات المصرفية مع إدخالات دفتر الأستاذ ووضع علامة على حالات عدم التطابق والتعامل مع الحسابات متعددة العملات.
• عمليات الدمج: تأكد من مزامنة البرنامج مع أنظمة ERP و CRM وكشوف المرتبات.
• الامتثال الضريبي وإعداد التقارير: تأكد من أن البرنامج قادر على تطبيق رموز الضرائب المحدثة والتحقق من حسابات ضريبة القيمة المضافة وإنشاء تقارير متوافقة.
• التقارير المالية ولوحات التحكم: ابحث عن أدوات إعداد التقارير في الوقت الفعلي باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية المخصصة وتحليل الاتجاهات وتوقعات التدفق النقدي.
• الأمان: تأكد من أن المنصة تتوافق مع قانون حماية البيانات في دولة الإمارات العربية المتحدة ويتبع لوائح الخصوصية المحلية لمعالجة البيانات.

4. تنفيذ الأتمتة على مراحل

أدخل الأتمتة تدريجيًا لتقليل التعطيل. ابدأ بمهام بسيطة عالية التأثير مثل أتمتة التسويات المصرفية وإدارة النفقات. ومع استقرار تدفقات العمل هذه، قم بالتوسع في المهام الأكثر تعقيدًا مثل الامتثال الضريبي وإعداد التقارير المالية.

5. درّب فريقك

تأكد من أن فريق المحاسبة الخاص بك مدرب جيدًا على الأدوات الجديدة. توفير التدريب على كيفية عمل البرنامج وكيفية تأثيره على أدوارهم. يجب أن توفر الأتمتة وقتًا للعمل الاستراتيجي، مما يسمح للموظفين بالتركيز على التحليل عالي المستوى.

6. مراقبة الأداء وتحسينه

بعد التنفيذ، راقب أداء أنظمتك الآلية بانتظام. تتبع المقاييس مثل الوقت الذي تم توفيره وتقليل الأخطاء والالتزام بالامتثال. استخدم لوحات معلومات التقارير لقياس عائد الاستثمار (ROI) وتحسين العمليات حسب الحاجة.

من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكن للشركات تنفيذ التشغيل الآلي لشركة المحاسبة بشكل فعال وجني فوائد تحسين الكفاءة وتوفير التكاليف واتخاذ قرارات أفضل.

‍

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في التشغيل الآلي لشركة المحاسبة

تحتاج الشركات إلى تجنب بعض المخاطر لضمان التبني الناجح. فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة التي يجب الانتباه إليها:

1. التخطيط غير الكافي

تتطلب الأتمتة الفعالة خطة واضحة. يمكن أن يؤدي الفشل في تقييم سير العمل الحالي وتحديد المجالات التي يمكن أن تحقق فيها الأتمتة أقصى تأثير إلى عدم التوافق بين البرنامج واحتياجات عملك.

2. ضعف التواصل

بدون التواصل المناسب، يمكن أن يواجه اعتماد التشغيل الآلي لشركة المحاسبة مقاومة. من الضروري إعلام جميع أصحاب المصلحة، من المحاسبين إلى الإدارة، بفوائد الأتمتة وكيف ستحسن عملياتهم اليومية.

3. عدم المرونة في سير العمل

تحجم العديد من الشركات عن التغيير لأنها تعتقد أن العمليات الحالية تعمل بشكل جيد. ومع ذلك، فإن التمسك بسير العمل القديم يمكن أن يمنع الشركة من تحقيق الإمكانات الكاملة للأتمتة.

4. عدم متابعة التنفيذ

إن تقديم الأتمتة هو مجرد خطوة أولى. يجب على الشركات أن تضمن بنشاط استخدام التكنولوجيا بشكل صحيح وأن الفريق يتكيف معها. يمكن أن تضمن عمليات تسجيل الوصول المنتظمة والتدريب المستمر ومراقبة استخدام العمليات الآلية تحقيق الإمكانات الكاملة للنظام وأنه يندمج بسلاسة في عمليات سير العمل اليومية.

من خلال تجنب هذه الأخطاء وإدارة عملية التنفيذ بشكل صحيح، يمكن لشركات المحاسبة تعظيم فوائد الأتمتة ووضع نفسها للنجاح على المدى الطويل.

‍

كيف يبسط Alaan المحاسبة ويعزز الكفاءة

من خلال التشغيل الآلي للعمليات اليدوية، يعمل Alaan على تبسيط العمليات المحاسبية وتعزيز الكفاءة للشركات. نتكامل بسلاسة مع برامج المحاسبة مثل Xero وQuickBooks وOracle NetSuite لتبسيط إدارة النفقات والتسوية وإعداد التقارير. فيما يلي كيفية مساعدة الشركات على إدارة حساباتها:

• تحكم كامل في نفقاتك: في ألان، نقدم لك رؤية كاملة لنفقات شركتك. توفر منصتنا نظرة عامة على النشاط المالي في الوقت الفعلي، مما يساعدك على تتبع وإدارة كل النفقات في مكان مركزي واحد. يتيح لك ذلك التحكم الكامل في عملياتك المالية، مما يتيح اتخاذ قرارات أسرع.
• استخراج البيانات بسهولة باستخدام تقنية OCR: تستخدم منصتنا نظام الذكاء الاصطناعي تقنية التعرف الضوئي على الحروف لالتقاط التفاصيل الرئيسية من الإيصالات والفواتير تلقائيًا. ما عليك سوى تحميل مستنداتك عبر تطبيق الهاتف المحمول الخاص بنا أو ملحق Chrome، وسيقوم النظام باستخراج معلومات مثل TRN وتفاصيل البائع.
• تحليلات تعتمد على الذكاء الاصطناعي لإنفاق أكثر ذكاءً: مع تحليلات الذكاء الاصطناعي المتقدمة من Alaan، يمكنك الحصول على رؤى عميقة حول أنماط الإنفاق في جميع أنحاء عملك. يتيح لك ذلك تحديد فرص تحسين التكلفة، مما يتيح اتخاذ قرارات أكثر استنارة تؤثر بشكل إيجابي على أرباحك النهائية.
• تدفقات الموافقة المخصصة لتبسيط العمليات: نحن نساعد الشركات على تنفيذ عمليات سير عمل الموافقة المخصصة، مما يسمح بموافقة واحدة أو عدة موافقات اعتمادًا على هيكل الفريق. وهذا يضمن الموافقة على كل النفقات بما يتماشى مع سياسات شركتك، مما يزيد من الكفاءة والامتثال.
• عناصر تحكم مدمجة لمنع الإنفاق الزائد: للمساعدة في الحفاظ على الانضباط المالي، تقدم Alaan ضوابط مدمجة تسمح للشركات بوضع حدود للإنفاق على بطاقات الشركات. من خلال تحديد الحدود المالية، نضمن التزام فريقك بالميزانيات ومنع الإنفاق الزائد وتجنب المخاطر المالية.

• تكامل في الوقت الفعلي لعمليات إغلاق شهرية أسرع: آلان بسلاسة يتكامل مع نظام ERP الخاص بكوأتمتة المهام المحاسبية وتحديث كتبك في الوقت الفعلي. يعمل هذا الدمج على تسريع عملية الإغلاق الشهرية، مما يقلل الوقت والجهد اللازمين لإغلاق بياناتك المالية، مما يسمح لك بالتركيز على المزيد من المجالات الاستراتيجية.
• حفظ السجلات بدقة باستخدام الاقتراحات القائمة على الذكاء الاصطناعي: تستخدم منصتنا الذكاء الاصطناعي لاقتراح المخطط الأمثل للحسابات ورموز الضرائب والفئات لعملك. هذا يقلل الأخطاء في السجلات المالية ويضمن تنظيم حساباتك لإعداد تقارير دقيقة.
• ابق متوافقًا واطلب ضريبة القيمة المضافة بثقة: يبسط Alaan الامتثال لضريبة القيمة المضافة من خلال ضمان تسجيل جميع النفقات المتعلقة بضريبة القيمة المضافة بشكل صحيح، مما يساعد الشركات الإماراتية على البقاء في صدارة الأمور أحدث لوائح ضريبة القيمة المضافة. من خلال التتبع الآلي لضريبة القيمة المضافة والإيداعات الضريبية الدقيقة، فإننا نحد من مخاطر الأخطاء وندعم عمليات التدقيق السلسة.

باستخدام أدوات Alaan، يمكن للشركات تبسيط عملياتها المحاسبية وتحسين الدقة وضمان الامتثال التنظيمي مع توفير الوقت وتقليل التكاليف التشغيلية.

‍

الخاتمة

توفر أتمتة شركات المحاسبة لشركات المحاسبة الفرصة لتعزيز الكفاءة وتقليل الأخطاء اليدوية وزيادة الإنتاجية. من خلال اتباع الخطوات الموضحة في هذه المدونة، يمكن لشركتك تنفيذ الأتمتة بفعالية، مما يضمن سير عمل أكثر سلاسة ورقابة مالية أفضل.

في Alaan، نساعد في تبسيط العمليات المحاسبية من خلال تقديم منصة شاملة لإدارة الإنفاق تتكامل بسلاسة مع ERP الخاص بك. توفر حلولنا رؤية في الوقت الفعلي، وأتمتة إدخال البيانات باستخدام تقنية OCR، وتقدم تحليلات مدعومة بالذكاء الاصطناعي لاتخاذ قرارات إنفاق أكثر ذكاءً. كما نقدم أيضًا عمليات سير عمل مخصصة للموافقة وضوابط مدمجة لمنع الإنفاق الزائد وأدوات لضمان الامتثال لضريبة القيمة المضافة في الإمارات العربية المتحدة، مما يجعل المحاسبة أسهل وأكثر كفاءة.

احجز نسخة تجريبية مجانية معنا اليوم واكتشف كيف يمكن لشركة Alaan تبسيط عمليات المحاسبة الخاصة بك وزيادة الكفاءة في شركتك!