دليل المصاريف العامة والإدارية: الأنواع والأمثلة

تأتي إدارة الأعمال مع مسؤوليات لا حصر لها، وأحد أكثر التحديات صعوبة هو تتبع النفقات. من بين هذه النفقات، غالبًا ما تمر النفقات العامة والإدارية (G&A) دون أن يلاحظها أحد، مما يؤدي إلى استنزاف الموارد بهدوء بينما تلعب دورًا مهمًا في العمليات اليومية.

وفقًا لدراسة أجراها مجموعة أرغوس للبيع بالتجزئة، تخسر الشركات حوالي 8.78 مليار درهم سنويًا بسبب الأخطاء المتعلقة بالنفقات النثرية والاحتيال، مع خفض الإنفاق الذي تتم إدارته بشكل سيئ إلى ما يصل إلى 5% من الإيرادات السنوية. توضح هذه الأرقام كيف يمكن أن تؤدي الإدارة السيئة لنفقات G&A إلى التسريبات المالية وعدم الكفاءة والإنفاق الزائد.

نفقات G&A هي سلاح ذو حدين. إنها ضرورية للعمليات السلسة، ولكن بدون التتبع والتصنيف المناسبين، يمكن أن تخرج عن نطاق السيطرة. للبقاء في المقدمة، تحتاج الشركات إلى استراتيجية واضحة لتحديد هذه التكاليف وحسابها وتحسينها.

في هذه المدونة، ستتعلم كل شيء عن النفقات العامة والإدارية. سنقوم بتفصيل تعريفها وأنواعها، ونقدم أمثلة مفصلة، ونوضح لك كيفية حسابها وإدارتها بفعالية.

ما هي المصاريف العامة والإدارية (G&A)؟

المصروفات العامة والإدارية (G&A) هي التكاليف التي تحافظ على تشغيل الأعمال ولكنها لا ترتبط مباشرة بإنتاج السلع أو تقديم الخدمات. تغطي هذه النفقات وظائف المكتب الخلفي الأساسية التي تدعم المؤسسة بشكل عام، مما يضمن تشغيلها بسلاسة كل يوم.

على عكس تكاليف المبيعات أو الإنتاج، تعتبر نفقات G&A غير مباشرة. فهي لا تساهم بشكل مباشر في توليد الإيرادات ولكنها ضرورية للحفاظ على العمليات اليومية. 

أنواع مصاريف G&A: المصاريف الثابتة مقابل المصاريف شبه المتغيرة

يمكن تصنيف المصاريف العامة والإدارية (G&A) إلى نوعين: ثابت وشبه متغير.

يساعد فهم هذه الفئات الشركات على إدارة التكاليف بفعالية وتحديد فرص التوفير.

مصاريف G&A الثابتة

تظل النفقات الثابتة ثابتة بغض النظر عن التغييرات في نشاط عملك. هذه تكاليف يمكن التنبؤ بها تحدث بانتظام وهي ضرورية للحفاظ على تشغيل الأعمال.

أمثلة على نفقات G&A الثابتة:

• الإيجار: مدفوعات الإيجار الشهرية لمساحة المكتب أو المنشأة.
• الرواتب: أجر منتظم للموظفين في أدوار مثل الموارد البشرية والتمويل والقيادة التنفيذية.
• أقساط التأمين: مدفوعات السياسات مثل المسؤولية أو التأمين على الممتلكات.
• الاستهلاك: انخفاض تدريجي في قيمة الأصول طويلة الأجل مثل أثاث المكاتب.

نظرًا لأن المصروفات الثابتة متسقة، فإنها توفر أساسًا ثابتًا للميزانية ولكن غالبًا لا يمكن تخفيضها دون تغييرات تشغيلية كبيرة.

مصاريف G&A شبه المتغيرة

تشمل المصروفات شبه المتغيرة التكاليف التي تظل ثابتة نسبيًا ولكن يمكن أن تتقلب بناءً على الاستخدام أو النشاط التجاري.

يمكن للشركات التحكم في هذه النفقات أو تقليلها إلى حد ما، مما يجعلها محور تركيز رئيسي لاستراتيجيات توفير التكاليف.

أمثلة على نفقات G&A شبه المتغيرة:

• المرافق: فواتير الكهرباء والماء والإنترنت التي يمكن أن تتغير حسب الاستخدام.
• اللوازم المكتبية: تكاليف عناصر مثل القرطاسية أو حبر الطابعة، والتي قد تختلف حسب احتياجات العمل.
• الصيانة والإصلاحات: قد تزداد نفقات الصيانة مع حدوث مشكلات غير متوقعة في المعدات.
• السفر: نفقات سفر الموظفين التي تعتمد على وتيرة الرحلات أو سياسات الشركة.

توفر النفقات شبه المتغيرة المرونة في التخطيط المالي، حيث يمكن للشركات تنفيذ استراتيجيات للحد منها، مثل تدابير توفير الطاقة أو عمليات الشراء المبسطة.

الفرق الرئيسي: النفقات الثابتة يمكن التنبؤ بها ومتسقة، بينما توفر التكاليف شبه المتغيرة مساحة أكبر للتعديل بناءً على الاستخدام أو النشاط التجاري.

لماذا من المهم تتبع نفقات G&A؟

يعد تتبع النفقات العامة والإدارية (G&A) أمرًا بالغ الأهمية لفهم الصحة المالية لشركتك. إليك سبب أهمية مراقبة نفقات G&A:

1. يساعد على التحكم في التكاليف التشغيلية

• تحديد الإنفاق غير الضروري وتنفيذ استراتيجيات توفير التكاليف.
• يمكنك تقليل التكاليف شبه المتغيرة مثل المرافق أو اللوازم المكتبية من خلال تحسين الاستخدام.

2. يحسن التخطيط المالي

• قم بإنشاء ميزانيات دقيقة من خلال فهم التكاليف الثابتة وشبه المتغيرة.
• توقع النفقات المستقبلية وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية.

3. يزيد الربحية

• يؤدي انخفاض التكاليف التشغيلية إلى ارتفاع صافي الدخل.
• حرر الأموال للاستثمار في الأنشطة المدرة للدخل مثل تطوير المنتجات أو التسويق.

4. يضمن الامتثال والشفافية

• الاحتفاظ بسجلات واضحة لجميع النفقات لأغراض التدقيق.
• إظهار الإدارة المالية السليمة لأصحاب المصلحة أو المستثمرين.

5. يبسط إعداد التقارير الضريبية

• تحديد مصاريف معفاة من الضرائب لتقليل الخاص بك المسؤولية الضريبية.
• تأكد من تصنيف جميع النفقات وتوثيقها بشكل صحيح للإيداع الضريبي.

يوفر تتبع نفقات G&A رؤية واضحة لمكان إنفاق أموالك، مما يمكّن عملك من العمل بشكل أكثر كفاءة واستراتيجية.

كيفية حساب نفقات G&A

يتضمن حساب النفقات العامة والإدارية (G&A) تحديد جميع النفقات ذات الصلة وتصنيفها بشكل صحيح وتلخيصها لفترة محددة. إليك دليل بسيط خطوة بخطوة:

1. تحديد النفقات ذات الصلة

• ضع قائمة بجميع التكاليف غير المرتبطة مباشرة بأنشطة الإنتاج أو المبيعات أو التسويق.
• قم بتضمين بنود مثل إيجار المكاتب ورواتب الموظفين الإداريين والمرافق وأقساط التأمين.

2. تصنيف النفقات

• قم بتجميع المصروفات في تكاليف ثابتة (مثل الإيجار) وتكاليف شبه متغيرة (مثل الكهرباء).
• قم بتخصيص كل مصروف لفئته المناسبة في بيان الدخل، مثل العام أو الإداري.

3. جمع البيانات لفترة محددة

• اجمع سجلات النفقات المتكبدة خلال فترة محددة، مثل الشهر أو الربع أو السنة.
• استخدم الإيصالات والفواتير وبيانات الرواتب لضمان الدقة.

4. قم بتلخيص النفقات

• أضف المصاريف المحددة والمصنفة لتحديد إجمالي تكاليف G&A.
• على سبيل المثال: بعض النصوص
  • الإيجار: 5,000 درهم إماراتي
  • الرواتب الإدارية: 15,000 درهم
  • المرافق: 2,000 درهم
  • أقساط التأمين: 1,000 درهم
  • إجمالي مصاريف الاندماج والاستحواذ: 23,000 درهم إماراتي

5. احسب كنسبة مئوية من الإيرادات

• قسّم إجمالي نفقات G&A على إجمالي الإيرادات واضربه في 100 للعثور على النسبة المئوية.
• يساعد هذا في مراقبة الاتجاهات بمرور الوقت ومقارنتها مع معايير الصناعة. some text
  • مثال: إذا كان إجمالي الإيرادات 100,000 درهم ومصاريف G&A 23,000 درهم إماراتي: بعض النصوص
    • نسبة الاندماج والاستحواذ = (23,000 ÷ 100,000) × 100 = 23%

6. تقنية الرافعة المالية

في Alaan، نقوم بتبسيط إدارة نفقات G&A من خلال منصة إدارة الإنفاق المتقدمة وبطاقات الشركات. تعمل منصتنا على أتمتة تتبع النفقات وتصنيفها وإعداد التقارير، مما يضمن الدقة والامتثال مع توفير رؤى في الوقت الفعلي في الإنفاق التجاري الخاص بك.

مع بطاقات Alaan للشركات، يمكنك التحكم الكامل في إنفاق الموظفين. يمكنك تعيين حدود الإنفاق المخصصة وتقييد فئات الموردين ومراقبة المعاملات فور حدوثها - كل ذلك من لوحة معلومات مركزية واحدة. هذه البطاقات تقضي على متاعب المصروفات النثريةوتبسيط الموافقات وضمان الشفافية في كل النفقات.

‍

سواء كان الأمر يتعلق بإدارة اللوازم المكتبية أو تكاليف السفر أو مدفوعات المرافق، تعمل Alaan على تمكين الشركات من خفض التكاليف وتوفير الوقت والحفاظ على تحكم أفضل في نفقات G&A.

التحديات في إدارة نفقات G&A

يمكن أن تكون إدارة النفقات العامة والإدارية (G&A) معقدة، خاصة عندما تفتقر الشركات إلى الأنظمة المناسبة أو الرقابة.

نناقش أدناه العقبات الشائعة التي تواجهها الشركات وكيف تقدم Alaan حلولًا عملية لتبسيط العملية.

عدم وضوح الرؤية في الإنفاق

أحد أكبر التحديات في إدارة نفقات G&A هو عدم وضوح الرؤية حول مكان وكيفية إنفاق الأموال. بدون رؤى في الوقت الفعلي، غالبًا ما تواجه الشركات صعوبة في تتبع أنماط الإنفاق، مما يؤدي إلى عمليات الإشراف وعدم الكفاءة.

الحل الخاص بنا: في Alaan، نقدم رؤية فورية لكل معاملة من خلال منصة إدارة الإنفاق وبطاقات الشركات. يمكن للشركات تتبع النفقات فور حدوثها وتصنيفها تلقائيًا والوصول إلى تحليلات مفصلة لتحديد فرص توفير التكاليف.

العمليات اليدوية والأخطاء

تتضمن الطرق التقليدية لإدارة نفقات G&A الإدخال اليدوي للبيانات وتقارير المصروفات و التسويات. هذه العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً عرضة للخطأ البشري، مما يؤدي إلى تناقضات مالية ومخاطر الامتثال.

الحل الخاص بنا: يقوم Alaan بأتمتة عملية إدارة النفقات بالكامل. من تسجيل الإيصالات إلى تكامل المحاسبة، تلغي منصتنا المهام اليدوية. يمكن للموظفين تحميل الإيصالات على الفور، بينما تقوم أدواتنا المدعومة بالذكاء الاصطناعي بمطابقتها مع المعاملات، مما يضمن الدقة وتوفير ساعات العمل كل شهر.

صعوبة التحكم في إنفاق الموظفين

بدون ضوابط مناسبة، يمكن أن يخرج إنفاق الموظفين بسرعة عن نطاق السيطرة، مما يؤثر على الميزانيات والامتثال. هذا صحيح بشكل خاص عندما تعتمد الشركات على أساليب قديمة مثل بطاقات الشركة المشتركة أو المصروفات النثرية.

الحل الخاص بنا: تمنح بطاقات Alaan للشركات الشركات السيطرة الكاملة على إنفاق الموظفين. قم بتعيين حدود مخصصة وقفل البطاقات لبائعين محددين وراقب الاستخدام في الوقت الفعلي. وهذا يضمن توافق كل النفقات مع سياسات الشركة وميزانياتها.

عمليات سير عمل الموافقة غير الفعالة

يمكن أن تكون الموافقة على نفقات G&A بمثابة عقبة لفرق التمويل، حيث تؤدي التأخيرات إلى تفويت المواعيد النهائية وتعطيل العمليات. تفتقر الموافقات اليدوية أيضًا إلى الشفافية، مما يجعل من الصعب ضمان الامتثال.

الحل الخاص بنا: تعمل عمليات سير عمل الموافقة القابلة للتخصيص في Alaan على تبسيط العملية. يمكن للمديرين مراجعة النفقات والموافقة عليها أثناء التنقل، مع التنبيهات الآلية والسجلات الشفافة التي تضمن الموافقات بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

إدارة الامتثال والاستعداد للتدقيق

يعد ضمان الامتثال للوائح الضريبية والحفاظ على السجلات الجاهزة للتدقيق تحديًا كبيرًا للشركات، خاصة عند التعامل مع البيانات المتناثرة أو غير المكتملة.

الحل الخاص بنا: يعمل Alaan على تبسيط الامتثال من خلال التكامل المحاسبي السلس والتخزين الآمن للبيانات. تضمن منصتنا توثيق كل معاملة بالإيصالات وتفاصيل ضريبة القيمة المضافة وسجلات الموافقة، مما يجعل الشركات مستعدة لعمليات التدقيق والمتطلبات التنظيمية.

الخاتمة

تعد إدارة النفقات العامة والإدارية (G&A) جانبًا مهمًا من إدارة الأعمال الناجحة. هذه النفقات، على الرغم من أنها لا تساهم بشكل مباشر في الإيرادات، ضرورية للحفاظ على العمليات اليومية ودعم النمو على المدى الطويل.

من خلال فهم ماهية نفقات G & A واعتماد استراتيجيات لتتبعها وإدارتها وتحسينها، يمكن للشركات تحقيق وفورات كبيرة في التكاليف وتحسينها الصحة المالية.

عند ألان، نقوم بتبسيط تعقيدات إدارة نفقات G & A. تعمل منصة إدارة الإنفاق الخاصة بنا، جنبًا إلى جنب مع بطاقات الشركات والأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، على تمكين الشركات من:

• احصل على رؤية فورية للنفقات.
• يمكنك التحكم في الإنفاق باستخدام حدود مخصصة وعمليات سير عمل الموافقة.
• قم بأتمتة تتبع الإيصالات وضمان الامتثال لضريبة القيمة المضافة واللوائح الأخرى.

مع Alaan، تصبح إدارة نفقات G&A فعالة وخالية من الإجهاد، مما يساعد الشركات على توفير الوقت وخفض التكاليف والتركيز على ما يهم حقًا - تحقيق أهدافها. احجز نسخة تجريبية مجانية اليوم لنرى كيف يمكن لـ Alaan تحويل إدارة نفقاتك.