نصائح لتسريع عملية إعداد تقارير النفقات

تمثل إدارة النفقات تحديًا كبيرًا للشركات، وخاصة الشركات الناشئة التي تعاني من تعقيدات النمو. كشفت دراسة أجرتها TrendsMENA أن 63٪ من الشركات الصغيرة والمتوسطة تواجه الإمارات العربية المتحدة مشاكل مع أنظمة إدارة النفقات غير الفعالة، مما يؤدي إلى التأخير والأخطاء التي يمكن أن تؤثر على التدفق النقدي.

يعد إعداد تقارير النفقات أحد المكونات الحاسمة لهذه العملية، والتي، إذا تم التعامل معها بشكل سيئ، يمكن أن تصبح عقبة كبيرة. تؤدي تقارير النفقات البطيئة أو غير الدقيقة أو غير المنظمة إلى إضاعة الوقت وزيادة الإحباط وإلحاق الضرر بالربحية في نهاية المطاف.

والخبر السار هو أن الشركات لا يجب أن تظل عالقة في هذه الدورة. من خلال تبسيط تقارير النفقات، يمكن للشركات الناشئة تحسين الكفاءة التشغيلية والتحكم بشكل أفضل في شؤونها المالية. 

في هذه المقالة، سنستكشف نصائح مجربة لتسريع عملية إعداد تقارير النفقات، ومساعدة الشركات على توفير الوقت والموارد الثمينة مع الحفاظ على الدقة المالية.

ما هي تقارير النفقات؟

تقارير المصروفات هي عملية تتبع وتسجيل وتقديم النفقات التي يتكبدها الموظفون أو أصحاب الأعمال أثناء أداء أنشطة الأعمال. يمكن أن تشمل هذه النفقات تكاليف السفر واللوازم المكتبية وفواتير الخدمات والنفقات التشغيلية الأخرى. الهدف من إعداد تقارير المصروفات هو ضمان احتساب جميع نفقات الأعمال وسدادها على الفور مع الحفاظ على الرقابة المالية.

بالنسبة للشركات الناشئة، تعد إدارة النفقات بفعالية منذ البداية أمرًا بالغ الأهمية. إنه لا يضمن العمليات السلسة فحسب، بل يساعد أيضًا في بناء أساس مالي متين للنمو المستقبلي. ومع ذلك، مع نمو الأعمال، يمكن أن تصبح إدارة النفقات يدويًا مرهقة وعرضة للأخطاء، وهذا هو السبب في أن وجود عملية مبسطة أمر ضروري.

التحديات في معالجة تقارير المصروفات

تواجه العديد من الشركات اختناقات شائعة في عملية إعداد تقارير النفقات. بعض التحديات الرئيسية تشمل:

1. إدخالات يدوية تستغرق وقتًا طويلاً

يعد الإدخال اليدوي للبيانات أحد أهم المشكلات التي تواجهها الشركات عند معالجة تقارير المصروفات. غالبًا ما يحتاج الموظفون إلى إدخال الإيصالات والبيانات يدويًا، الأمر الذي لا يستغرق وقتًا طويلاً فحسب، بل أيضًا عرضة للخطأ. يمكن أن تؤدي الأخطاء في إدخال البيانات إلى تأخير عملية إعداد التقارير وتتطلب موارد إضافية لتصحيحها. وجدت دراسة أجرتها جمعية سفر الأعمال العالمية (GBTA) أن تكاليف معالجة تقارير النفقات اليدوية بمتوسط 58 دولارًا لكل تقرير، مع 52 دولارًا إضافيًا لحل الأخطاء الموجودة في تقرير واحد من كل خمسة تقارير.

2. الإيصالات والوثائق المفقودة

غالبًا ما ينسى الموظفون تقديم الإيصالات أو يفشلون في إرفاق المستندات الداعمة، مما قد يتسبب في تأخير المعالجة والتعويضات. عند فقدان الإيصالات أو عدم تقديمها في الوقت المحدد، يمكن أن يؤدي ذلك إلى التناقضات والحاجة إلى المتابعة، مما يؤدي في النهاية إلى إطالة وقت المعالجة. تشير الأبحاث إلى ذلك تم رفض مطالبات 24٪ من الموظفين بالنفقات الخاصة بهم بسبب الإيصالات المفقودة أو الوثائق غير الصحيحة. 

3. تأخيرات الموافقة

في العديد من المؤسسات، يجب أن تمر تقارير النفقات بمستويات متعددة من الموافقة قبل الانتهاء منها. يمكن أن تتسبب هذه التأخيرات في عملية الموافقة، خاصة في المؤسسات الكبيرة أو خلال فترات الازدحام، في تراكم التقارير، مما يؤدي إلى بطء عمليات السداد والإحباط بين الموظفين. دراسة من قبل المركز كشفت ذلك أفاد 46% من المشاركين بأنهم قضوا وقتًا طويلاً في ملء تقارير النفقات، بينما واجه 43% منهم تأخيرات في عملية الموافقة.

4. غياب الشفافية والرقابة

بدون نظام مركزي لتتبع النفقات وتصنيفها، غالبًا ما تكافح الشركات لمراقبة الإنفاق بفعالية. يمكن أن يؤدي عدم وجود رؤية فورية للنفقات إلى إعاقة عملية صنع القرار والتأثير على التنبؤ المالي، مما يجعل من الصعب على الشركات تحسين إنفاقها. وفقًا لـ تقرير من Databox، تواجه أكثر من 40٪ من الشركات تحديات في دقة البيانات في التقارير المالية، وهو ما يمكن أن يعزى إلى انعدام الشفافية و الرقابة في إدارة النفقات. 

كيفية تبسيط تقارير النفقات

ولمواجهة هذه التحديات، يمكن للشركات اعتماد العديد من الاستراتيجيات لتسريع عملية إعداد تقارير النفقات وتعزيز الرقابة المالية. فيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعد:

1. إعداد تقارير النفقات تلقائيًا

الأتمتة هي واحدة من أكثر الطرق فعالية لتسريع عملية إعداد تقارير النفقات. باستخدام برنامج إدارة النفقات، يمكن للشركات أتمتة المهام الرئيسية مثل مسح الإيصالات وتصنيف النفقات وإنشاء التقارير. مع Alaan، يمكن للشركات أتمتة المهام الرئيسية مثل مسح الإيصالات وتصنيف النفقات وإنشاء التقارير، مما يسمح بسير عمل سلس وفعال. هذه يلغي الحاجة إلى الإدخال اليدوي للبيانات ويقلل بشكل كبير من الوقت والجهد اللازمين لمعالجة التقارير. وبالمثل، أدوات مثل Zoho Expense وConcur وTally وCertifiet وBrex تقدم ميزات متقدمة لتحسين هذه العمليات، مما يضمن المزيد من الدقة والكفاءة. 

فوائد الأتمتة:

• الدقة: غالبًا ما يؤدي الإدخال اليدوي للبيانات إلى حدوث أخطاء، سواء كانت الإيصالات غير متطابقة أو إدخال مبالغ غير صحيحة. من خلال التشغيل الآلي لهذه المهام، يمكن للشركات ضمان تسجيل جميع النفقات بشكل صحيح.
• توفير الوقت: يقضي الموظفون ساعات ثمينة في فرز الإيصالات وتصنيف النفقات وإعداد التقارير. من خلال التشغيل الآلي لهذه العمليات، توفر الشركات وقت موظفيها، مما يسمح لهم بالتركيز على المهام الأكثر أهمية.
• التتبع في الوقت الفعلي: بدلاً من انتظار تقرير شهري لمعرفة كيفية إنفاق الأموال، يمكن لفرق التمويل الوصول على الفور إلى التقارير وتحديد التناقضات أو الإنفاق الزائد.

2. قم بتعيين سياسات مصروفات واضحة

يتمثل أحد العوامل الرئيسية في تسريع عملية إعداد تقارير النفقات في وضع سياسات نفقات واضحة وموجزة. من خلال وضع إرشادات واضحة حول ما يمكن سداده، وكيفية تقديم الإيصالات، وعملية الموافقة، يمكن للشركات تجنب الارتباك والتأخير.

السياسات الرئيسية التي يجب مراعاتها:

• فئات المصاريف القابلة للسداد: حدد بوضوح أنواع النفقات التي يمكن تعويضها لتجنب سوء الفهم. قد يشمل ذلك فئات مثل نفقات السفر (الرحلات الجوية والإقامة والنقل) والوجبات واللوازم المكتبية أو ترفيه العملاء.
• حدد المواعيد النهائية للتقديم: حدد مواعيد نهائية واضحة للوقت الذي يجب فيه تقديم النفقات. هذا يمنع التقارير من التراكم، مما قد يؤدي إلى التأخير وعدم الكفاءة. إن تحديد المواعيد النهائية، سواء على أساس أسبوعي أو نصف أسبوعي أو شهري، يضمن معرفة جميع الموظفين بموعد تقديم نفقاتهم وتجنب الاندفاع في اللحظة الأخيرة.
• حدد الوثائق المطلوبة: حدد أنواع الوثائق المطلوبة للسداد، مثل الإيصالات أو الفواتير أو تقارير المصروفات. تساعد المتطلبات الواضحة على منع عمليات الإرسال غير المكتملة أو غير الدقيقة التي يمكن أن تؤخر عملية الموافقة. يمكن أن يساعد توفير قائمة مرجعية بالمستندات المطلوبة الموظفين على تقديم كل ما يحتاجون إليه دفعة واحدة.

3. استخدم تطبيقات الهاتف المحمول لإدارة الإيصالات

يوفر التحول من الإيصالات الورقية إلى الإيصالات الرقمية العديد من الفوائد، مما يجعل إعداد تقارير النفقات أكثر كفاءة ودقة وتبسيطًا.

مزايا الإيصالات الرقمية مقابل الإيصالات الورقية

توفر الإيصالات الرقمية الوقت والمساحة، مما يلغي الحاجة إلى تخزين النسخ الورقية ويقلل من مخاطر الفقد أو التلف. كما أنها تعزز الدقة من خلال ضمان إمكانية الوصول إلى التفاصيل المهمة والبحث فيها دائمًا. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما تكون الإيصالات الرقمية مطلوبة للامتثال الضريبي، مما يجعلها خيارًا عمليًا أكثر للشركات.

تلعب الحلول مثل تطبيقات تسجيل الإيصالات وتقنية OCR دورًا رئيسيًا في تبسيط عملية إعداد تقارير النفقات. تسمح تقنية OCR من Alaan الموظفين لالتقاط صور الإيصالات بسهولة باستخدام تطبيق Alaan للجوال أو إضافة كروم، واستخراج البيانات المهمة تلقائيًا مثل التواريخ والمبالغ وتفاصيل البائع. سواء أثناء التنقل باستخدام تطبيق الجوّال أو العمل من سطح المكتب باستخدام إضافة Chrome، يمكن للموظفين تحميل الإيصالات بسرعة وسهولة، مما يضمن إعداد تقارير النفقات بسرعة ودقة وخالية من المتاعب.

4. تبسيط عملية الموافقة

يمكن أن تكون تأخيرات الموافقة عقبة كبيرة في إعداد تقارير النفقات. من خلال إعداد أنظمة الموافقة الآلية، يمكن توجيه تقارير المصروفات تلقائيًا إلى المعتمدين المناسبين دون الحاجة إلى التدخل اليدوي.

كيفية تبسيط الموافقة:

• سير عمل الموافقة المركزية: تنفيذ نظام يسمح للمديرين بالموافقة على تقارير المصروفات أو رفضها من أي جهاز، تقليل التأخيرات الناتجة عن انتظار التوقيعات المادية أو الموافقات.
• تعيين حدود الموافقة: بالنسبة للنفقات الصغيرة، فكر في السماح للموظفين بالموافقة على تقاريرهم الخاصة ضمن حدود محددة، الأمر الذي يمكن أن يقلل من عبء العمل على المديرين.
• إشعارات فورية: قم بإعداد إشعارات لتنبيه المديرين عندما تحتاج التقارير إلى الموافقة لضمان عدم وقوع أي شيء في الشقوق.

تضمن أتمتة عملية الموافقة وجعلها أكثر مركزية اتخاذ قرارات أسرع وتحويل عام أسرع لتقارير النفقات.

5. استخدم التكامل مع برامج المحاسبة

يعد دمج أدوات إدارة النفقات مع برامج المحاسبة طريقة فعالة أخرى لتسريع عملية إعداد التقارير. من خلال مزامنة النفقات تلقائيًا مع أنظمة المحاسبة مثل QuickBooks أو Xero أو NetSuite، يمكن للشركات ضمان دقة البيانات وتحديثها دون الحاجة إلى الإدخال اليدوي. يأخذ Alaan هذه الخطوة إلى الأمام بسلاسة التكامل مع برامج المحاسبة الرائدة، مما يسمح للشركات بمزامنة النفقات تلقائيًا وتتبع الإنفاق وإنشاء التقارير.

فوائد التكامل:

• إدخال بيانات مخفض: يؤدي النقل التلقائي لبيانات المصروفات إلى نظام المحاسبة إلى تقليل الإدخال اليدوي، مما يمنع أخطاء إدخال البيانات وتوفير وقت الموظفين الثمين لمزيد من المهام الاستراتيجية. وهذا يضمن أيضًا أن السجلات المالية دقيقة ومحدثة، مما يعزز الشفافية المالية الشاملة.
• رؤى مالية في الوقت الفعلي: يمنح التكامل الشركات القدرة على مراقبة النفقات في الوقت الفعلي، مما يوفر عرضًا حديثًا للتدفق النقدي. يتيح ذلك للشركات اتخاذ قرارات مستنيرة تعتمد على البيانات وتحسين الميزانية وتحديد أي مخالفات مالية أو فرص لتحقيق وفورات في التكاليف بسرعة.
• تسوية أسرع: مع مزامنة البيانات تلقائيًا، ليست هناك حاجة للتحقق من المعاملات يدويًا، مما يقلل الوقت المطلوب لضمان دقة الحسابات وحداثتها. يمكن أن تؤدي عملية التسوية المبسطة هذه إلى تقصير أوقات الإغلاق في نهاية الشهر بشكل كبير، مما يمنح الشركات مزيدًا من الوقت للتركيز على النمو والاستراتيجية.

اقرأ أيضًا: حصلت على المرتبة #1 لإدارة النفقات في تقارير G2's Grid® للشرق الأوسط

6. تشجيع إعداد تقارير النفقات في الوقت الفعلي

يمكن أن يؤدي تشجيع الموظفين على تقديم نفقاتهم في الوقت الفعلي إلى تسريع العملية بأكملها بشكل كبير. بدلاً من الانتظار حتى نهاية الشهر أو عندما يكونون مشغولين بمهام أخرى، يمكن للموظفين إدخال النفقات بمجرد حدوثها.

لماذا يعد إعداد التقارير في الوقت الفعلي مهمًا:

• معالجة أسرع: من خلال تقديم النفقات فور حدوثها، يمكن للفريق المالي معالجتها على الفور تقريبًا، وتقليل الوقت المستغرق في الموافقات وضمان تسجيل النفقات وسدادها في الوقت المناسب.
• تتبع أفضل: تسمح التقارير في الوقت الفعلي للشركات بتتبع الإنفاق فور حدوثه، مما يوفر صورة أوضح عن كيفية تخصيص الأموال. تساعد هذه الرؤية الفورية المديرين وأصحاب الأعمال على اتخاذ قرارات أكثر استنارة وتمكنهم من تعديل الإنفاق إذا لزم الأمر، مما يمنع الإنفاق الزائد.
• تقليل الأعمال المتراكمة: مع تراكم عدد أقل من الإيصالات والتقارير، يمكن لفريق المحاسبة تجنب ضغوط تعويض ما قيمته شهر من النفقات دفعة واحدة.

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند اختيار حلول تقارير النفقات

في حين أن تنفيذ الأدوات والاستراتيجيات يمكن أن يحسن بشكل كبير عملية إعداد تقارير النفقات، فمن المهم تجنب بعض المخاطر التي قد تقوض جهودك. فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة التي ترتكبها الشركات عند اختيار حلول تقارير النفقات الخاصة بها:

1. تعقيد العملية بشكل مفرط

الهدف من تبسيط تقارير النفقات هو تبسيط العملية وليس تعقيدها. تجنب استخدام أنظمة معقدة للغاية يصعب على الموظفين استخدامها والتي تخلق عقبات غير ضرورية. اختر برنامجًا بديهيًا وسهل الدمج في عمليات سير العمل الحالية.

2. التركيز فقط على المكافآت

في حين أن المكافآت مثل استرداد النقود أو نقاط السفر يمكن أن تكون جذابة، إلا أنها لا ينبغي أن تكون العامل الأساسي في اختيار الحل. ركز على الوظائف العامة لنظام إدارة النفقات، بما في ذلك سهولة استخدامه وإمكانيات التكامل ومدى ملاءمته لاحتياجات عملك.

3. تجاهل تدريب المستخدم

للاستفادة الكاملة من النظام الآلي، من المهم تدريب موظفيك على كيفية استخدام الأدوات بفعالية. بدون تدريب مناسب، قد لا يستخدم الموظفون النظام بكامل إمكاناته، مما يؤدي إلى التأخير والأخطاء.

أفضل الممارسات لإعداد تقارير النفقات الفعالة

لتبسيط عملية إعداد تقارير النفقات، يجب على الشركات تنفيذ أفضل الممارسات التي تضمن إعداد التقارير الدقيقة في الوقت المناسب. فيما يلي بعض الاستراتيجيات الفعالة:

• توحيد الجداول الزمنية للتقديم: حدد مواعيد نهائية واضحة للتقديم للموظفين لتقديم تقارير النفقات الخاصة بهم. دورات التقديم المنتظمة، سواء كانت أسبوعية أو نصف أسبوعية أو شهرية، تمنع التراكمات وتضمن معالجة النفقات في الوقت المحدد.
• عمليات التدقيق المنتظمة ومراجعة النفقات: قم بإجراء عمليات تدقيق ومراجعات منتظمة لتقارير المصروفات للكشف عن أي تناقضات أو مطالبات احتيالية أو أوجه قصور. يساعد تنفيذ الفحوصات الدورية على تحديد المشاكل المحتملة مبكرًا ويضمن الشفافية المالية.
• المراقبة المستمرة لتقارير المصروفات: راقب تقارير المصروفات باستمرار لتحديد الاتجاهات وأوجه القصور والمجالات التي يمكن فيها تقليل الإنفاق. 

مثال رائع على ذلك في العمل هو Quiqup، التي نجحت في التغلب على تحديات إدارة النفقات بمساعدة حلول Alaan. دعونا نلقي نظرة فاحصة على كيفية تحقيق قدر أكبر من الكفاءة والتحكم.

دراسة الحالة: إدارة النفقات الفعالة من Quiqup مع Alaan

مشكلة
واجهت Quiqup تحديات كبيرة مع نظام إدارة النفقات الخاص بها. نشأت المشكلة الرئيسية من الاستخدام المشترك لبطاقة شركة واحدة، مما أدى إلى تعقيدات مع OTPs وجعل من الصعب جمع الفواتير وتخصيص المسؤوليات للنفقات المختلفة.

لم يكن نظام تتبع النفقات اليدوي غير فعال فحسب، بل كان أيضًا يمثل مشكلة عندما يتعلق الأمر بذلك التعامل مع مطالبات ضريبة القيمة المضافة. طلبت Quiqup حلاً من شأنه توفير رؤية في الوقت الفعلي لإنفاقها وتحسين عملياتها المالية وحل المشكلات المحيطة باستخدام البطاقة المشتركة.

الحل
لمعالجة هذه القضايا، اعتمدت Quiqup ذكاء آلان منصة إدارة الإنفاق. من خلال الدمج بطاقات Alaan للشركات وأدوات إدارة النفقات الآلية، قامت الشركة بتبسيط عمليات إعداد تقارير النفقات. مكّن النظام Quiqup من إصدار البطاقات وتجميدها على الفور، مما أتاح لهم التحكم في نفقاتهم دون الاعتماد على البنوك. 

بالإضافة إلى ذلك، قام حلنا بتبسيط عملية تحويل الفواتير إلى Xero، مما أدى إلى تسريع عملية المراجعة والتحقق من ضريبة القيمة المضافة. وسلّط تارين الضوء على كفاءة النظام، مشيرًا إلى أنه على عكس المنافسين، لم تعزز شركة Alaan كفاءتها التشغيلية فحسب، بل عززت أيضًا عرض استرداد النقود، تزويد Quiqup بتوفير التكاليف بدلاً من الرسوم الإضافية للمنصة.

النتيجة
من خلال التعاون مع Alaan، قامت Quiqup بحل المشكلات المتعلقة بالبطاقات المشتركة وعمليات إدارة النفقات المبسطة ومطالبات ضريبة القيمة المضافة المبسطة. سمح هذا النهج المصمم لـ Quiqup بالتحكم بشكل أفضل في نفقاتها، مما يعززها التركيز على الكفاءة التشغيلية والمساءلة المالية.

الخاتمة

تُعد إدارة النفقات الدقيقة والمحسّنة بمثابة العمود الفقري المالي للشركات الناشئة، حيث تعمل على تحويل بيانات الإنفاق المعقدة إلى معلومات واضحة وقابلة للتنفيذ تدعم تطوير الأعمال الاستراتيجية. من خلال تنفيذ الأتمتة وتحديد جداول زمنية واضحة للتقديم ودمج أدوات إدارة النفقات مع برامج المحاسبة، يمكن للشركات تبسيط عملياتها وتقليل الأخطاء وتوفير الوقت.

تعمل تطبيقات الأجهزة المحمولة وحلول تسجيل الإيصالات والتتبع المالي في الوقت الفعلي على تسريع العملية مع تعزيز الشفافية المالية. تعمل هذه الاستراتيجيات على تمكين الشركات من اتخاذ قرارات أسرع ومستنيرة وتحسين الرقابة المالية وتعزيز الكفاءة التشغيلية. كما هو موضح في حالة Quiqup، ساعد اعتماد هذه الممارسات في حل مشكلات البطاقات المشتركة، وتبسيط مطالبات ضريبة القيمة المضافة، وتحسين إدارة النفقات، مما أدى إلى زيادة التحكم وتوفير التكاليف. من خلال تبني هذه الاستراتيجيات اليوم، يمكن للشركات أن تضع الأساس لمستقبل أكثر تنظيماً ورشاقة من الناحية المالية.

قم بتحويل إدارة نفقاتك باستخدام منصة Alaan المالية الذكية. من المحاسبة الآلية إلى بطاقات الشركات القوية، نجعل من السهل تتبع وإدارة وتحسين الشؤون المالية لشركتك. احجز نسخة تجريبية مجانية اليوم!