عند التعامل مع شركتك تسديدات المصاريف، من المحتمل أنك واجهت العديد من المشكلات:
- ملء تقارير المصروفات ليس بالأمر السهل. يستغرق الأمر الكثير من وقت الموظفين والمديرين.
- غالبًا ما يضطر الموظفون إلى الدفع من جيوبهم والانتظار لأكثر من شهر للحصول على مستحقاتهم.
- يمكن أن يؤدي استخدام الإيصالات الورقية إلى صعوبة تتبع النفقات.
- نادرًا ما يقرأ الموظفون سياسات النفقات ويكونون أكثر عرضة لارتكاب الأخطاء.
إذا كنت تريد طريقة أسهل وأبسط لإدارة عمليات سداد نفقات الشركات، فإن أفضل بديل هو استخدام منصة يمكنها أتمتة إدارة النفقات وتتبع إنفاق الشركة في الوقت الفعلي ومساعدتك على إغلاق دفاترك بشكل أسرع.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكن أن يساعد بها حل إدارة النفقات شركتك على سداد النفقات بشكل أفضل:
أعط بطاقات الشركة لموظفيك
في معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة، عادة ما تكون هناك بطاقة شركة واحدة فقط تبقى مع المدير أو المحاسب. يجب على كل فرد في الشركة المرور بهذا الشخص لبدء عمليات إنفاق مختلفة، مثل الوقود أو اشتراكات البرامج أو نفقات التسويق وغيرها. يمكن أن يؤدي تتبع جميع النفقات المختلفة التي بدأها موظفوك إلى الفوضى. في عالم يعمل فيه الأشخاص عن بُعد، سواء كان ذلك بدوام كامل أو بدوام جزئي، يمكن أن يستغرق هذا وقتًا طويلاً للغاية لجميع الأطراف المعنية.
باستخدام حل إدارة الإنفاق، يمكنك إصدار بطاقات الشركات لجميع موظفيك لتغطية نفقاتهم المؤسسية، ومراقبة جميع المعاملات من لوحة تحكم واحدة. يمكن للشركات تحميل النقد وتعيين حدود الإنفاق وتفعيل البطاقات أو إلغاء تنشيطها بنقرة واحدة.
تعيين حدود الإنفاق
لا يمكنك إدارة ميزانياتك بشكل صحيح إذا لم تكن هناك طريقة سهلة لتتبع نفقات الشركة والتحكم فيها وتعيين حدود الإنفاق. كما ذكرنا سابقًا، هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت شركة شابة سريعة النمو: فكلما زاد إنفاقك، كلما كان مدرجك أقصر.
تتيح لك حلول إدارة الإنفاق تمكين حدود الإنفاق على بطاقات شركة الموظفين الخاصة بك. وهذا يعني أنه يمكنك الاطمئنان إلى أن موظفيك لا يفرطون في الإنفاق، بينما يمكنك أن ترى بسرعة أين ينفقون ميزانياتهم. على سبيل المثال، إذا قمت بإصدار بطاقة لموظفك لتغطية نفقات السفر بغرض العمل، فيمكنه استخدام هذه البطاقة فقط في طيران الإمارات أو الاتحاد للطيران أو فلاي دبي. لن تسمح هذه القيود من لوحة التحكم للموظفين بإساءة استخدام الميزانية.
تجنب استخدام الإيصالات الورقية
إذا كنت إحدى تلك الشركات التي لا تزال تعتمد على الورق وجداول البيانات لإدارة النفقات، فأنت تعلم بالفعل أن الإيصالات المادية تمثل ألمًا. ينتهي بك الأمر بصندوق مليء بالورق، وعليك أنت أو محاسبيك أو المدير المالي الخاص بك التعامل مع صداع الفرز من خلال كل ذلك في نهاية الشهر.
باستخدام حل إدارة الإنفاق، يحتاج موظفوك فقط إلى التقاط صورة للإيصال وتحميله إلى أحد التطبيقات. لا يوجد أثر ورقي.
قم بتسريع العملية والتعامل معها كلها من مكان واحد
عندما تتم إدارة النفقات بشكل صحيح، يمكن أن تؤثر بشكل إيجابي على الأداء المالي لشركتك وتساعد في تحسين النتيجة النهائية لشركتك.
توفر لك منصة إدارة الإنفاق متجرًا شاملاً لإدارة النفقات. حاليًا، قد يكون لديك تطبيق واحد للمساعدة في إدارة النفقات، وتطبيق لتحميل الإيصالات، وبطاقة ائتمان للنفقات الكبيرة، وبطاقة أخرى لاسترداد النقود والمكافآت. عندما يبدأ موظفوك في الإنفاق على العديد من البنود، من البائعين والاشتراكات إلى الوقود والأجهزة، يمكن أن تصبح إدارة النفقات وتتبعها أمرًا معقدًا بسرعة. لا تعمل عمليات التكامل بين تطبيقات المحاسبة والبطاقات أيضًا، مما يؤدي إلى الكثير من عمليات الإرسال اليدوية.
حلول إدارة الإنفاق تجعل الحياة أسهل: عندما يحدث كل شيء في إطار نظام بيئي واحد، تستخدم أنت وموظفيك حلاً واحدًا للإنفاق والتتبع و التسديدات. تحدث العملية بأكملها فجأة في غضون ثوانٍ وليس أيام.
كيفية إعداد سداد النفقات باستخدام منصة إدارة الإنفاق مثل Alaan
Alaan عبارة عن منصة متكاملة لإدارة الإنفاق يمكنها المساعدة في إدارة نفقات عملك من خلال منصة واحدة.
1. قم بالتسجيل مجانًا
يمكن الاشتراك في منصة Alaan لإدارة الإنفاق مجانًا. هذا يعني أنه يمكنك تجربتها كمنصة لإدارة الإنفاق دون المخاطرة أو الالتزام بأي شيء.
عندما تقوم بالتسجيل مع Alaan، سيقوم فريقنا أولاً بجدولة عرض توضيحي معك ليأخذك عبر المنصة، مما يساعدك على معرفة كيف يمكنك توفير الوقت والمال. بمجرد دخولك وتقديم التفاصيل المطلوبة، يتم منحك حق الوصول إلى لوحة معلومات Alaan الخاصة بك. لا توجد رسوم خفية. إنه مجاني.
2. اطلب بطاقات الموظفين الخاصة بك
بمجرد إنشاء حساب Alaan الخاص بك وتشغيله، يمكنك طلب أكبر عدد ممكن من بطاقات Alaan Visa لموظفيك ونفسك من لوحة التحكم. هناك لوحة تحكم خلفية سهلة الاستخدام تتيح لك تعيين حدود الإنفاق وعرض المعاملات في الوقت الفعلي والمزيد. أوه، هل ذكرنا أن هذا مجاني أيضًا؟
3. أنفق واحصل على استرداد نقدي يصل إلى 2%
ستتمكن أنت وموظفوك من الإنفاق في أي مكان يقبل بطاقات ائتمان Visa. عند إجراء عمليات الإنفاق، ستتمكن من رؤية المعاملة في الوقت الفعلي على لوحة التحكم الخاصة بك، مع تفاصيل حول التاجر والفئة والتكلفة الإجمالية ووقت وتاريخ الشراء. يمكن لموظفيك إنفاق ما يصل إلى الحد المخصص لهم على النحو الذي حددته على لوحة التحكم.
لن تتمكن فقط من مراقبة معاملاتك بانتظام، ولكن يمكنك أيضًا إضافة الملاحظات والإيصالات والموافقة على النفقات والمزيد. في نهاية الشهر، ستتلقى بيانًا يحتوي على جميع المعلومات المطلوبة. لن يضطر محاسبك إلى التعامل مع 20 بيان نفقات مختلفًا من موظفين مختلفين: كل ذلك مدمج في بيان واحد!
هل تريد معرفة المزيد عن Alaan والميزات المذهلة التي نقدمها لجعل قادة التمويل يحبون حياتك أسهل؟
حدد موعدًا لمكالمة مع خبرائنا لمعرفة كيف يتيح لك Alaan إدارة النفقات تلقائيًا وتتبع إنفاق الشركة في الوقت الفعلي. قم بالتسجيل الآن. إنه مجاني.:)
