دليل خطوة بخطوة لإعداد الفاتورة الإلكترونية وعملية التسجيل

إدارة الشؤون المالية للأعمال ليست مهمة سهلة، خاصة عندما يتعلق الأمر بمعالجة الفواتير. طرق الفواتير التقليدية تتضمن أكوامًا من الأعمال الورقية وأوقات المعالجة الطويلة والمخاطر المستمرة للأخطاء. يمكن أن تؤدي فاتورة واحدة في غير محلها أو حساب ضريبي غير صحيح إلى تأخير الدفع ومشكلات الامتثال والضغط المالي غير الضروري. بالنسبة للشركات التي تتعامل مع معاملات متعددة يوميًا، فإن هذا النظام القديم يخلق مشاكل أكثر من الحلول.

في جميع أنحاء العالم، تضغط الحكومات من أجل التحول الرقمي لجعل العمليات المالية أسرع وأكثر أمانًا وشفافية. في الإمارات العربية المتحدة، تستعد الشركات الآن لتحول كبير. بحلول عام 2026، سيتولى نظام جديد المسؤولية، مما يضمن معالجة كل فاتورة رقميًا، والقضاء على أوجه القصور اليدوية وتحسين الامتثال الضريبي.

يجب أن تستعد الشركات لهذا التحول من خلال فهم عملية تسجيل الفاتورة الإلكترونية ومتطلبات الامتثال. في هذا المنشور، سنقوم بتفصيل كل ما تحتاج إلى معرفته حول الإعداد والتسجيل الفواتير الإلكترونية في الإمارات. سنغطي ماهية الفواتير الإلكترونية وسبب أهميتها والمتطلبات القانونية ودليل خطوة بخطوة لتسجيل الفاتورة الإلكترونية لضمان استعداد نشاطك التجاري لهذا الانتقال.

‍

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

آن الفاتورة الإلكترونية هي نسخة رقمية من الفاتورة التقليدية التي يتم إنشاؤها وإرسالها واستلامها وتخزينها إلكترونيًا بتنسيق منظم. على عكس ملفات PDF أو النسخ الممسوحة ضوئيًا أو الفواتير الورقية، تستخدم الفواتير الإلكترونية تنسيقات يمكن قراءتها آليًا مثل XML أو UBL أو JSON، مما يسمح بمعالجة سلسة بين الشركات والسلطات الضريبية.

لكي يتم اعتبارها فاتورة إلكترونية، يجب أن تستوفي الفاتورة معيارين رئيسيين:

• شكل رقمي منظم: يجب إنشاء الفاتورة بصيغة معتمدة (مثل XML أو UBL) تسمح بالأتمتة والتكامل السهل مع أنظمة المحاسبة.
• الإرسال الإلكتروني: يجب التحقق من صحة الفواتير الإلكترونية من خلال مزود خدمة معتمد من FTA (ASP). تقوم ASP بإرسال الفاتورة إلى نظام المشتري مع الإبلاغ أيضًا عن البيانات ذات الصلة إلى FTA للامتثال الضريبي.

‍

لماذا تعتمد دولة الإمارات العربية المتحدة نظام الفواتير الإلكترونية؟

في الإمارات العربية المتحدة، أصبحت الفواتير الإلكترونية إلزامية كجزء من دفع الدولة نحو التحول الرقمي والامتثال الضريبي. فيما يلي الأسباب الرئيسية وراء اعتماد الإمارات للفواتير الإلكترونية:

• تحسين الامتثال الضريبي: تضمن الفواتير الإلكترونية للشركات الإبلاغ عن ضريبة القيمة المضافة بدقة، والحد من الاحتيال الضريبي والأخطاء غير المقصودة. يقوم النظام تلقائيًا بنقل بيانات الفواتير إلى الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA)، مما يضمن التزام الشركات بقوانين ضريبة القيمة المضافة في دولة الإمارات العربية المتحدة.
• معاملات أسرع وأكثر كفاءة: يمكن للشركات معالجة الفواتير في الوقت الفعلي، مما يزيل التأخيرات الناتجة عن الإدخال اليدوي للبيانات وعمليات الموافقة. يؤدي ذلك إلى تسريع المدفوعات وتحسين إدارة التدفق النقدي.
• تقليل التكاليف والأخطاء: الفواتير اليدوية تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. تعمل الفواتير الإلكترونية على تقليل الأعباء الإدارية وخفض التكاليف التشغيلية وتقليل التناقضات بين الفواتير والسجلات الضريبية.
• شفافية مالية محسنة: تنشئ الفواتير الرقمية مسارًا واضحًا للتدقيق، مما يسهل على الشركات والسلطات الضريبية تتبع المعاملات. هذا يضمن احتفاظ الشركات بسجلات دقيقة ويقلل من مخاطر العقوبات.
• التوافق مع المعايير العالمية: تهدف دولة الإمارات العربية المتحدة إلى الاندماج بسلاسة مع أنظمة التجارة والضرائب الدولية من خلال اعتماد صيغ الفواتير الإلكترونية المقبولة عالميًا مثل Peppol و UBL. هذا يجعل المعاملات عبر الحدود أكثر كفاءة وتوافقًا مع اللوائح الدولية.
• الاستدامة والحد من الورق: تلغي الفواتير الإلكترونية الحاجة إلى الفواتير الورقية، وتدعم الأهداف البيئية لدولة الإمارات العربية المتحدة من خلال تعزيز الاقتصاد غير الورقي.

من خلال تقديم الفواتير الإلكترونية، تعمل دولة الإمارات العربية المتحدة على حماية نظامها المالي المستقبلي، مما يضمن عمل الشركات بشكل أكثر كفاءة مع الحفاظ على الامتثال الضريبي الكامل.

‍

دليل خطوة بخطوة لإعداد الفاتورة الإلكترونية وعملية التسجيل

يتطلب إعداد واستكمال تسجيل الفاتورة الإلكترونية في الإمارات العربية المتحدة من الشركات اتباع عملية منظمة لضمان الامتثال لوائح الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA).

نظرًا لأن الفواتير الإلكترونية ستصبح إلزامية في المراحل التي تسبق يوليو 2026 - بدءًا من الشركات الكبيرة ومعاملات B2B - يجب أن تبدأ الشركات في الاستعداد مبكرًا لضمان الانتقال السلس وتجنب الاضطرابات المحتملة.

فيما يلي دليل مفصل خطوة بخطوة لمساعدة الشركات على الانتقال بسلاسة إلى الفواتير الإلكترونية.

الخطوة 1: اختيار حل الفواتير الإلكترونية المعتمد من FTA

لإنشاء الفواتير الإلكترونية وإرسالها، يجب على الشركات استخدام حل الفواتير الإلكترونية المعتمد من FTA والذي يلبي المتطلبات التنظيمية لدولة الإمارات العربية المتحدة. ال تفويضات اتفاقية التجارة الحرة أن يتم إنشاء جميع الفواتير بتنسيق رقمي منظم (XML أو UBL) وإرسالها من خلال مزود خدمة معتمد (ASP).

فيما يلي كيفية اختيار نظام الفواتير الإلكترونية الصحيح:

• تحقق من اعتماد FTA: استخدم فقط مزودي البرامج المعتمدين من قبل الهيئة الاتحادية للضرائب لضمان الامتثال قوانين ضريبة القيمة المضافة في الإمارات.
• تأكد من التوافق مع نظام ERP الخاص بك: يجب أن يتكامل الحل بسلاسة مع تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو برامج المحاسبة.
• دعم التنسيقات المهيكلة: يجب أن يدعم النظام تنسيقات Peppol UBL أو XML أو JSON، لأن التنسيقات غير المهيكلة مثل ملفات PDF ومستندات Word والفواتير الممسوحة ضوئيًا لن تكون صالحة بموجب قواعد الفواتير الإلكترونية في الإمارات العربية المتحدة.
• ميزات الأتمتة والامتثال: ابحث عن حسابات ضريبة القيمة المضافة الآلية وإعداد التقارير في الوقت الفعلي وأدوات التحقق المضمنة لمنع الأخطاء قبل إرسال الفواتير.
• دعم أمان البيانات والتوقيع الرقمي: يجب أن تتضمن الفواتير الإلكترونية توقيعات رقمية للتأكد من صحتها. تأكد من أن الموفر يوفر تشفيرًا آمنًا للبيانات ومصادقة متعددة العوامل (MFA) و تخزين سحابي لحفظ السجلات بشكل آمن.

الخطوة 2: إنشاء الفواتير الإلكترونية وفقًا لقوانين ضريبة القيمة المضافة في دولة الإمارات العربية المتحدة

عند إنشاء الفاتورة الإلكترونية، يجب على الشركات التأكد من أنها تتضمن جميع الحقول الإلزامية وفقًا للوائح ضريبة القيمة المضافة في دولة الإمارات العربية المتحدة.

حقول الفاتورة الإلزامية:

• تفاصيل المورد: اسم النشاط التجاري والعنوان و رقم التسجيل الضريبي (TRN)
• تفاصيل المشتري: الاسم والعنوان ورقم التعريف الشخصي (إن أمكن)
• رقم الفاتورة والتاريخ: رقم الفاتورة الفريد والمتسلسل وتاريخ الإصدار
• وصف السلع/الخدمات: النوع والكمية وسعر الوحدة
• تفاصيل ضريبة القيمة المضافة: معدل ضريبة القيمة المضافة مطبق (5٪ أو 0٪ أو معفى) ومبلغ ضريبة القيمة المضافة
• العملة والمبلغ الإجمالي: الدرهم الإماراتي أو العملة المطبقة بسعر الصرف
• تطبيق التوقيعات الرقمية: يجب توقيع كل فاتورة إلكترونية رقميًا للتأكد من صحتها، مما يضمن معاملات مقاومة للعبث وصحيحة قانونًا.
• رمز QR (إن وجد): لتحسين التحقق والتتبع
• تصنيف الفواتير بشكل صحيح: تعترف دولة الإمارات العربية المتحدة أنواع مختلفة من الفواتير الإلكترونية:
  
  • فاتورة ضريبية قياسية: تستخدم لمعاملات B2B و B2G مع تفصيل كامل لضريبة القيمة المضافة.
  • فاتورة ضريبية مبسطة: تستخدم لمعاملات B2C حيث لا تكون تفاصيل ضريبة القيمة المضافة مطلوبة.

الخطوة 3: التحقق من صحة الفواتير وإرسالها إلى FTA

بعد إصدار الفاتورة الإلكترونية، يجب على الشركات التحقق من صحتها وتقديمها إلى الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA) عبر مزود خدمة معتمد (ASP). هذا يضمن الامتثال ويمنع الرفض بسبب الأخطاء.

فيما يلي كيفية التحقق من صحة الفاتورة وتقديمها (نموذج 5-Corner)

• يقوم المورد بإدخال بيانات الفاتورة في نظام ERP أو نظام الفواتير الخاص به.
• يتحقق ASP من وجود جميع تفاصيل ضريبة القيمة المضافة المطلوبة، مما يضمن تلبية الفاتورة لقواعد الامتثال في دولة الإمارات العربية المتحدة.
• يقوم ASP المرسل بإرسال الفاتورة بأمان عبر شبكة أوبن بيبول إلى ASP الخاص بالمشتري.
• يقوم ASP المستلم بتسليم الفاتورة إلى نظام المشتري، مما يضمن سلامة البيانات والامتثال
• تتلقى FTA مقتطفًا من بيانات الفاتورة ذات الصلة في الوقت الفعلي من ASP لأغراض الامتثال الضريبي والتدقيق.

تضمن هذه العملية التحقق الآمن من الفاتورة الإلكترونية والتوحيد والشفافية في المعاملات التجارية.

الخطوة 4: تخزين الفواتير الإلكترونية وربطها بإقرارات ضريبة القيمة المضافة

بعد التحقق من صحة الفاتورة وإرسالها، يجب على كل من المورد والمشتري تخزينها بصيغة آمنة ومتوافقة مع FTA لمدة خمس سنوات على الأقل.

• المورد: يجب على المورد الاحتفاظ بسجلات رقمية لجميع الفواتير الصادرة لـ إعداد تقارير ضريبة القيمة المضافة وأغراض التدقيق.
• المشتري: يتم ملء نظام محاسبة المشتري تلقائيًا ببيانات الفاتورة المستلمة من ASP الخاص بهم.
• تقارير اتفاقية التجارة الحرة: ترسل ASP مقتطفًا من بيانات الفاتورة إلى الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA) لضمان الامتثال لضريبة القيمة المضافة في الوقت الفعلي.
• يجب ربط إقرارات ضريبة القيمة المضافة ببيانات الفاتورة: تنعكس بيانات الفاتورة تلقائيًا في عوائد ضريبة القيمة المضافة، وضمان الإيداع الضريبي الدقيق والحد من جهود التسوية اليدوية.

وهذا يضمن بقاء الشركات متوافقة مع قوانين ضريبة القيمة المضافة في دولة الإمارات العربية المتحدة مع الحفاظ على سجلات ضريبية دقيقة.

‍

التحديات الشائعة التي تواجهها الشركات وكيفية التغلب عليها

يمكن أن يحقق الانتقال إلى الفواتير الإلكترونية فوائد كبيرة، ولكن قد تواجه الشركات تحديات أثناء التنفيذ. إن فهم هذه العقبات ومعالجتها بشكل استباقي يضمن الانتقال السلس والامتثال الكامل للوائح الإمارات العربية المتحدة.

1. مشكلات تكامل النظام والتوافق: تكافح العديد من الشركات، وخاصة تلك التي تستخدم أنظمة ERP القديمة أو أنظمة المحاسبة، لدمج حلول الفواتير الإلكترونية. يفرض إطار الفواتير الإلكترونية في دولة الإمارات العربية المتحدة الفواتير الرقمية المهيكلة (XML أو UBL أو JSON)، والتي قد لا تدعمها الأنظمة القديمة.
   
   • كيفية التغلب عليها: قم بتقييم توافق النظام، واختر ASP المعتمد من FTA، وقم بالترقية إلى حلول الفواتير المستندة إلى السحابة.
     
     
2. الامتثال للوائح ضريبة القيمة المضافة والفواتير الإلكترونية في دولة الإمارات العربية المتحدة: تفرض الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA) لوائح صارمة للفواتير الإلكترونية. تكافح العديد من الشركات لفهم حقول ضريبة القيمة المضافة المحددة ومتطلبات التوقيع الرقمي وقواعد التحقق من صحة الفواتير، مما يؤدي إلى مخاطر الامتثال.
   
   • كيفية التغلب عليها: ابق على اطلاع دائم بقواعد اتفاقية التجارة الحرة، واستخدم برامج الفواتير المعتمدة من FTA، واستشر متخصصي ضريبة القيمة المضافة.
     
     
3. تكاليف تنفيذ عالية للشركات الصغيرة والمتوسطة: غالبًا ما تتردد الشركات الصغيرة والمتوسطة (SMEs) في اعتماد الفواتير الإلكترونية بسبب التكاليف الأولية المرتفعة للبرامج واشتراكات ASP وتدريب الموظفين.
   
   • كيفية التغلب عليها: اختر الحلول السحابية الفعالة من حيث التكلفة، وقم بتطبيق الفواتير الإلكترونية على مراحل، واستكشف الحوافز الحكومية.
     
     
4. تدريب الموظفين ومقاومة التغيير: قد يقاوم الموظفون غير المعتادين على أنظمة الفواتير الإلكترونية الانتقال، مما يؤدي إلى حدوث أخطاء وتأخيرات في المعالجة والتردد في التبني.
   
   • كيفية التغلب عليها: قم بتوفير التدريب وأتمتة سير العمل وتحديد منصات الفواتير الإلكترونية سهلة الاستخدام.
     
     
5. ضمان دقة البيانات وتجنب الرفض: حتى الأخطاء الطفيفة - مثل تفاصيل ضريبة القيمة المضافة غير الصحيحة أو عدم تطابق TRN أو حقول الفواتير المفقودة - يمكن أن تؤدي إلى رفض الفواتير.
   
   • كيفية التغلب عليها: استخدم أدوات التحقق الآلي، وقم بإجراء عمليات تدقيق دورية، وقم بتوحيد تنسيقات الفواتير.
     
     
6. مخاطر الأمن السيبراني ومخاوف خصوصية البيانات: تتطلب الفواتير الإلكترونية من الشركات نقل البيانات المالية الحساسة إلكترونيًا، مما يجعلها عرضة للتهديدات الإلكترونية وانتهاكات البيانات.
   
   • كيفية التغلب عليها: استخدم ASPs المعتمدة من FTA مع التشفير، وقم بتمكين المصادقة متعددة العوامل، وقم بإجراء عمليات تدقيق الأمان.
     
     
7. معالجة كميات كبيرة من الفواتير وإعداد التقارير في الوقت الفعلي: بالنسبة للشركات التي تتعامل مع آلاف الفواتير يوميًا، يمكن أن يؤدي الانتقال إلى التحقق في الوقت الفعلي إلى حدوث اختناقات في المعالجة.
   
   • كيفية التغلب عليها: اعتمد منصات الفواتير الإلكترونية القائمة على السحابة وأتمتة المعالجة المجمعة واستفد من التحليلات القائمة على الذكاء الاصطناعي.
     
     
8. التكيف مع طرح الفواتير الإلكترونية على مراحل في دولة الإمارات العربية المتحدة: يتم طرح نظام الفواتير الإلكترونية في دولة الإمارات العربية المتحدة على مراحل متعددة، مع تركيز التنفيذ الأولي على دافعي الضرائب الكبار (B2B، B2G) قبل التوسع إلى معاملات B2C. يجب على الشركات البقاء قبل المواعيد النهائية لتجنب مشكلات الامتثال في اللحظة الأخيرة.
   
   • كيفية التغلب عليها: راقب تحديثات اتفاقية التجارة الحرة، واختر موفري الفواتير الإلكترونية القابلة للتطوير، واستعد لتفويضات فواتير B2C المستقبلية.

من خلال معالجة هذه التحديات الشائعة بشكل استباقي، يمكنك ضمان الانتقال السلس إلى الفواتير الإلكترونية وتقليل مخاطر الامتثال وتحسين الكفاءة المالية الشاملة.

‍

قم بتبسيط الفواتير الإلكترونية والامتثال لضريبة القيمة المضافة مع Alaan

يمكن أن تكون إدارة الفواتير الإلكترونية مع ضمان الامتثال الكامل لضريبة القيمة المضافة أمرًا معقدًا، خاصة مع المشهد التنظيمي المتطور في الإمارات العربية المتحدة. هذا هو المكان ألان يتدخل. لدينا مدعوم بالذكاء الاصطناعي منصة إدارة الإنفاق تم تصميمه لمساعدة الشركات على الانتقال بسلاسة إلى الفواتير الإلكترونية، والقضاء على الأخطاء اليدوية، وتبسيط العمليات المالية.

إليك كيفية دعمنا لنشاطك التجاري:

• إدارة المصاريف الآلية: يتزامن Alaan مع برنامج المحاسبة الخاص بك، مما يضمن تسجيل جميع المعاملات بدقة للفواتير الإلكترونية المتوافقة مع FTA.
• الامتثال لضريبة القيمة المضافة في الوقت الفعلي: تقوم منصتنا تلقائيًا بالتحقق من تفاصيل ضريبة القيمة المضافة، بما في ذلك TRNs والتقسيمات الضريبية، مما يقلل من مخاطر الامتثال.
• تكامل سلس لتخطيط موارد المؤسسات: سواء كنت تستخدم Xero أو QuickBooks أو Oracle NetSuite، يتكامل Alaan دون عناء، مما يلغي الإدخال اليدوي للبيانات.
• تخزين رقمي آمن: نقوم بتخزين الفواتير رقميًا وآمنًا، مما يجعل عمليات التدقيق وإعداد التقارير الضريبية خالية من الإجهاد.
• مسح الإيصالات باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف: يمكن للموظفين ببساطة مسح الإيصالات وتحميلها باستخدام تطبيق Alaan أو إضافة Chrome، مما يضمن الدقة تصنيف المصروفات وحسابات ضريبة القيمة المضافة.
• عمليات سير عمل الموافقة المخصصة: يتيح لك Alaan إعداد الموافقات متعددة المستويات، مما يضمن توافق كل فاتورة مع سياسات الشركة قبل تقديمها.

مع Alaan، لا تلتزم فقط بقوانين الفواتير الإلكترونية - بل تعمل على تحسين سير العمل المالي وتقليل النفقات الإدارية وتعزيز الرؤية في جميع النفقات.

‍

الخاتمة

يمثل التحول إلى الفواتير الإلكترونية في الإمارات خطوة مهمة نحو نظام بيئي مالي أكثر كفاءة وشفافية. ستلتزم الشركات التي تتكيف مبكرًا باللوائح وتكتسب ميزة تنافسية من خلال تبسيط الفواتير وتقليل الأخطاء وتحسين إدارة التدفق النقدي.

مع اقتراب الموعد النهائي لعام 2026، حان الوقت لإكمال تسجيل الفواتير الإلكترونية، وترقية الأنظمة المالية، ودمج الأتمتة، وضمان الامتثال السلس.

في ألان، نحن نقدم حلًا سلسًا لإدارة الإنفاق مدعومًا بالذكاء الاصطناعي يساعد الشركات على الحفاظ على امتثالها، ويحسن سير العمل المالي، ويقوم بأتمتة حسابات ضريبة القيمة المضافة، ويعزز رؤية النفقات في الوقت الفعلي.

احجز نسخة تجريبية مجانية اليوم ونرى كيف يمكننا تبسيط عملياتك المالية وضمان الامتثال لضريبة القيمة المضافة معًا.