الشركات، الكبيرة والصغيرة، حريصة على إدارة شؤونها المالية. كل درهم مهم، ولدى الشركات سياسات صارمة لتتبع أموالها وحسابها. ومع ذلك، فإن أحد الجوانب التي غالبًا ما يتم تجاهلها هو إدارة المصروفات النثرية. لا تزال العديد من الشركات تتشبث بالطرق اليدوية القديمة لإدارة المصروفات النثرية، غير مدركة للعبء الذي تفرضه على عملياتها المالية.
سيمنحك هذا الدليل نهجًا أفضل لإدارة المصروفات النثرية، كل ذلك دون الحاجة إلى العد الشاق للعملات وجمع الإيصالات اللانهائي. واصل القراءة!
ما هي المصروفات النثرية؟
تشير المصروفات النثرية إلى مبلغ صغير من المال تحتفظ به الشركة لتغطية المدفوعات الصغيرة. يُستخدم هذا الصندوق عادةً لنفقات الأعمال حيث تكون كتابة شيك أو بدء عملية سداد رسمية غير عملية وتستغرق وقتًا طويلاً.
ما هي أمثلة المصروفات النثرية؟
تستخدم الشركات المصروفات النثرية لتغطية النفقات المتنوعة مثل:
- مستلزمات المكتب
- طوابع البريد وملصقات الشحن
- مجموعة الإسعافات الأولية للمكتب
- لوازم تنظيف المكاتب
- هدايا عيد ميلاد وكعك للموظفين
- نفقات السفر القصيرة مثل تذاكر الحافلات ومواقف السيارات
- المرطبات مثل الشاي والقهوة للموظفين
- هدايا من حين لآخر للعملاء، إلخ.
على الرغم من أن هذه النفقات قد تبدو بسيطة، إلا أن إدارتها بالقلم والورقة يمكن أن تصبح صراعًا مع توسع عملك. وهنا يأتي دور الحلول الرقمية مثل Alaan.
تتيح لك منصة Alaan لإدارة بطاقات الشركات والإنفاق التحكم الكامل في نفقات عملك، بما في ذلك المصروفات النثرية، من خلال أتمتة العملية بأكملها.
مع Alaan، لا يتعين على المؤسسات قضاء ساعات في مطاردة الموظفين للحصول على الإيصالات أو تسوية جميع النفقات المخصصة يدويًا. يتم تحديث جميع النفقات تلقائيًا على لوحة التحكم في الوقت الفعلي حتى يتمكن أمين الحفظ وفريق التمويل من الموافقة والتحليل واتخاذ الإجراءات. كما أنها تحافظ على امتثال المؤسسات واستعدادها للتدقيق دائمًا.
كيف تمكنت الشركات تقليديًا من إدارة المصروفات النثرية؟
تقليديًا، لإدارة معاملات المصروفات النثرية، يعتمد الأوصياء غالبًا على أي من أنظمة دفتر المصروفات النثرية هذه:
- دفتر المصروفات النثرية للسلف: يتضمن الحفاظ على مبلغ نقدي ثابت في الصندوق في جميع الأوقات. سيتلقى الوصي مبلغًا ثابتًا في بداية الفترة المالية وسيتعين عليه تسوية وتجديد صندوق المصروفات النثرية إلى قيمته الأصلية بعد المصروفات.
- دفتر المصروفات النثرية العمودي أو التحليلي: إنها طريقة مفصلة لإدارة تحويلات المصروفات النثرية، حيث يتم تسجيل كل مصروف ضمن فئة مخصصة بناءً على رمز دفتر الأستاذ العام. على سبيل المثال، يتم تسجيل «تذاكر وقوف السيارات» تحت النقل، في حين أن «الثابتة» قد تندرج تحت فئة اللوازم المكتبية. عند حدوث مصروف، يقوم الوصي بتسجيل الغرض من الإنفاق وتعيين الفئة ورمز GL.
في ظل الظروف التقليدية، يتعين على الأوصياء الذين يديرون دفاتر المصروفات النثرية إجراء جميع الإدخالات يدويًا، مما قد يؤدي إلى أخطاء مثل الأخطاء المطبعية والحسابات الخاطئة والمعلومات المفقودة. غالبًا ما تمر هذه الأخطاء دون أن يلاحظها أحد حتى يثير شخص من قسم المحاسبة مشكلة. بدون مسار تدقيق رقمي، يصبح تحديد أين ذهبت الأموال أمرًا صعبًا.
ليس هذا فقط، حتى عملية صرف المصروفات النثرية بأكملها تتم يدويًا وتستغرق وقتًا طويلاً كما هو موضح أدناه
تحديات إدارة المصروفات النثرية اليدوية
عرضة للاحتيال وسوء الإدارة
لا تمنحك إدارة المصروفات النثرية اليدوية ما تقدمه حلول برامج التحكم والأمان. على سبيل المثال، بدون وصي يقظ، قد يسيء بعض الموظفين استخدام أموال الشركة للاستخدام الشخصي ويقدمون إيصالات مزيفة للتغطية عليها.
بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأن النقد يتم تخزينه فعليًا في صندوق المصروفات النثرية، يمكن لأي شخص الوصول إلى النقد في أي وقت، وهناك فرص أكبر للسرقة. سيكون العثور على المكان الذي ذهبت إليه الأموال أمرًا صعبًا للغاية بدون مسار رقمي.
إدارة الإيصالات غير المنظمة
الإيصالات المادية عرضة للتلف أو الخسارة أو التلف العرضي، مما يؤدي إلى صعوبات محتملة في تتبع النفقات بدقة.
علاوة على ذلك، عند التعامل مع حجم كبير من الإيصالات، يمكن أن تصبح المعالجة اليدوية مرهقة، مما يجعل من الصعب على فريق المحاسبة الخاص بك تنظيم كل مصروف وإدارته والتحقق منه. نظرًا لأن الإيصالات المادية غالبًا ما تُفقد في هذه العملية، تفقد الشركات فرصة استرداد الضرائب في الحالات التي يتم فيها تطبيق الإعفاءات الضريبية.
احتمال حدوث أخطاء يدوية
في إدارة المصروفات النثرية اليدوية، تكون مساحة الخطأ كبيرة جدًا. كما أن الرقابة البشرية والعمليات اليدوية تزيد من احتمالية حدوث أخطاء دون أن يلاحظها أحد. يمكن أن يكون هذا أي شيء من تسجيل تفاصيل معاملات المصروفات النثرية غير الصحيحة إلى سوء حساب المبلغ.
يمكن أن تؤدي هذه الأخطاء إلى الإنفاق الزائد أو المدفوعات غير المصرح بها أو سوء تخصيص الأموال، مما يعرض التدفق النقدي والنزاهة المالية للمنظمة للخطر.
عدم الرؤية مما يؤدي إلى التسرب النقدي
كدليل تسويات المصروفات النثرية تتم في نهاية الشهر أو أحيانًا في وقت لاحق، ولا توجد رؤية في الوقت الفعلي لكيفية ومكان إنفاق الأموال.
بدون إدارة مركزية، من الصعب تحديد الاتجاهات وفرض حدود الإنفاق وتتبع أين تذهب الأموال. يمكن أن يؤدي هذا النقص في الرقابة إلى إنفاق أكثر من اللازم وصعوبة إصلاح الأخطاء بسرعة. نتيجة لذلك، غالبًا ما تخسر المنظمات الأموال بسبب ممارسات المصروفات النثرية غير الفعالة.
العمليات اليدوية غير قابلة للتطوير
تصبح إدارة المصروفات النثرية اليدوية تستغرق وقتًا طويلاً ومكلفة بشكل متزايد مع نمو الشركات. يمكن أن تصبح إدارة صناديق المصروفات النثرية المتعددة عبر مواقع مختلفة، وتسوية السجلات، وضمان الامتثال أمرًا مرهقًا لموظفيك وفريق الشؤون المالية بسرعة.
هذا هو سبب التفكير المستقبلي تتجه الشركات في الشرق الأوسط نحو الحلول الرقمية أنا أحب آلان.
كيفية إدارة المصروفات النثرية بذكاء مع Alaan
كشركة رائدة في الإمارات بطاقات الشركات ومنصة إدارة الإنفاق، يحتوي Alaan على جميع الميزات الضرورية لتبسيط إدارة المصروفات النثرية. إليك الطريقة:
بطاقات الشركات للتحكم في الميزانية
تقدم Alaan عددًا غير محدود من بطاقات الشركات للشركات مثل شركتك من أجل إدارة أفضل للنفقات النثرية، مدعومة ببرنامج قوي لإدارة النفقات. هذا يلغي الحاجة إلى الاحتفاظ بالنقد في المكتب. ما عليك سوى تمويل البطاقة وتخصيص ميزانية الإنفاق، ويمكن للموظفين استخدام البطاقة بسهولة لجميع أنواع النفقات.
ستؤدي كل النفقات التي تتم باستخدام بطاقة Alaan إلى تدفق الموافقة، مما يضمن الموافقة على المعاملات المصرح بها فقط. يمكنك أيضًا وضع حدود لبطاقات الشركات لكل موظف، مما يضمن عدم تجاوز النفقات الميزانية
تخلص من متاعب إدارة الإيصالات
مع برنامج Alaan لإدارة المصروفات النثرية، لن تكون معالجة الإيصالات اليدوية مشكلة بعد الآن. تستخدم هذه المنصة المتقدمة التعرف الضوئي على الأحرف تقنية (OCR) لتحويل الإيصالات الورقية إلى صيغة رقمية.
يمكن للموظفين الذين يحتاجون إلى تسجيل مصروف التقاط صورة للإيصال باستخدام هواتفهم المحمولة أو تحميل صورة ممسوحة ضوئيًا من خلال واجهة البرنامج. يمكن لتقنية OCR استخراج المعلومات الأساسية مثل التاريخ والمبلغ وتفاصيل البائع والنفقات المفصلة من الإيصال وتحويلها إلى نسخة رقمية.
يقوم البرنامج بأتمتة عملية إدارة الإيصالات بأكملها، ويوفر الوقت في الإدخالات اليدوية، ويزيل أي أخطاء بشرية. هذا يعني أن فرق الشؤون المالية والمحاسبة الخاصة بك يمكنها الآن قضاء وقت أقل في الإدخال اليدوي للبيانات والمزيد في التخطيط المالي للربع التالي.
تبسيط الموافقات وسير العمل
قد تتطلب الموافقات اليدوية عدة رسائل بريد إلكتروني ذهابًا وإيابًا ومكالمات هاتفية ورسائل بين الموظف والمدير والفريق المالي. يعمل نظام إدارة المصروفات في Alaan على التخلص من كل هذه المتاعب من خلال أتمتة عملية الموافقة.
يقوم النظام بتشغيل سير عمل الموافقة بمجرد إجراء المصروفات على بطاقة الشركة، وتحليل ما إذا كان الإنفاق مصرحًا به وفقًا لسياسة مصروفات الشركة. يمكن إجراء النفقات المبررة فقط على البطاقة. يمكن لكل قسم تعيين تدفق الموافقة الخاص به، حيث أن البرنامج قابل للتكوين بدرجة عالية. لكل مصروف سجل تدقيق خاص به، لذلك لا داعي للقلق بشأن أي إنفاق احتيالي وغير ضروري.
رؤية فورية عند الإنفاق
يعمل Alaan على تبسيط تتبع النفقات من خلال توفير الوصول الفوري إلى بيانات الإنفاق في الوقت الفعلي. تسمح هذه الميزة للشركات بمراقبة أنماط الإنفاق على الفور، وتعزيز الشفافية المتزايدة من أجل رقابة مالية أفضل.
مع Alaan، يمكن لأصحاب الأعمال وصناع القرار الحصول على نظرة شاملة لجميع النفقات في جميع الأوقات، ومساعدتهم على اتخاذ القرارات في الوقت المناسب ومنع الإنفاق الزائد المحتمل.
إغلاق الكتاب بشكل أسرع
تتم عملية إدارة المصروفات النثرية بأكملها تلقائيًا باستخدام الحلول الرقمية. بفضل الميزات القوية مثل إدارة الإيصالات الرقمية وتقارير المصروفات التلقائية والمحاسبة بنقرة واحدة، يقوم برنامج إدارة المصروفات بحفظ الإدخال اليدوي للبيانات وساعات تسوية الحساب. هذا يؤدي إلى إغلاق الكتب بشكل أسرع وموظفين أكثر سعادة.
هل أنت مستعد للانتقال إلى التكنولوجيا الرقمية - أفضل طريقة لإدارة المصروفات النثرية؟ احجز نسخة تجريبية مجانية مع متخصصي المنتجات لدينا اليوم!
بصفتنا بطاقة الشركات الأولى ومنصة إدارة الإنفاق في الإمارات العربية المتحدة، نحن ملتزمون بجعل عملية الانتقال الخاصة بك سهلة!
