فهم كيفية عمل مسح الإيصالات: الأساليب والكفاءة

هل تعلم أن الشركات تخسر بين 10-20٪ من كفاءتها التشغيلية بسبب إعداد تقارير النفقات اليدوية؟ يمكن أن تكون إدارة الإيصالات الورقية كابوسًا لوجستيًا، مع مخاطر تتراوح من السجلات في غير محلها إلى مشكلات الامتثال.

‍

بالنسبة لمحترفي التمويل وأصحاب الأعمال، يمكن لهذه التحديات أن تعيق العمليات المالية بشكل كبير. نحن نتفهم هذه العقبات، ولهذا السبب نحن هنا لشرح كيف يمكن لمسح الإيصالات تحويل إدارة نفقاتك.

‍

تتعمق هذه المدونة في كيفية عمل ماسح الإيصالات من خلال استكشاف الأساليب والتقنيات المختلفة. كما يسلط الضوء على دورها في تعزيز الكفاءة المالية.

فهم مسح الإيصالات

مسح الإيصالات هو عملية تحويل الإيصالات المادية إلى تنسيقات رقمية، مما يسهل تخزينها وإدارتها واستردادها. يضمن هذا التحول الرقمي للشركات القضاء على الفوضى وتقليل مخاطر فقدان البيانات المالية الهامة.

‍

تبدأ العملية بالتقاط صورة للإيصال، يليها استخراج البيانات ذات الصلة مثل اسم البائع والتاريخ والمبلغ. يتم بعد ذلك تنظيم هذه البيانات في شكل رقمي يمكن تصنيفه وتخزينه في لوحات معلومات مركزية.

‍

تلعب تقنيات مثل التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) دورًا حيويًا هنا. يحدد OCR النص ويستخرجه من الصور الممسوحة ضوئيًا، بينما يعمل الذكاء الاصطناعي (AI) على تحسين تصنيف الإيصالات واكتشاف الأخطاء وحتى الإبلاغ عن الاحتيال المحتمل.

‍

الآن بعد أن فهمنا معنى مسح الإيصالات، حان الوقت للمضي قدمًا في التعرف على طرق مسح الإيصالات.

كيف يعمل ماسح الإيصالات؟ استكشاف طرق مختلفة

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك استخدامها لمسح الإيصالات بسهولة ورقمنة نفقاتك دون عناء.

1. استخدام تطبيق ماسح الإيصالات

تطبيقات ماسح الإيصالات هي أدوات مصممة خصيصًا لتبسيط رقمنة الإيصالات. يستخدمون التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) تقنية لقراءة واستخراج المعلومات الأساسية من الإيصالات، مثل التاريخ واسم البائع وإجمالي المعاملة. غالبًا ما تأتي هذه التطبيقات بميزات متقدمة مثل التصنيف التلقائي والتكامل مع برامج المحاسبة والتخزين السحابي.

نظرًا لوجود العديد من التطبيقات التي تدعم إمكانات تعدد اللغات والعملات المتعددة، فإنها مفيدة بشكل خاص للعاملين لحسابهم الخاص والشركات الصغيرة والمسافرين العالميين. على سبيل المثال، تسمح بعض التطبيقات للمستخدمين بإنشاء تقارير المصروفات على الفور أو تعيين عمليات سير العمل الآلية التي تصنف النفقات وتزامنها مع الأدوات المالية.

أفضل حالات الاستخدام:

• تتبع نفقات الإيداعات الضريبية أو سداد الأعمال.
• التشغيل الآلي لإدارة المصروفات للشركات ذات المعاملات المتكررة.
• تنظيم الإيصالات والوصول إليها في أي وقت باستخدام النسخ الاحتياطية السحابية.

2. المسح الضوئي على سطح المكتب

يعد المسح الضوئي على سطح المكتب طريقة فعالة لرقمنة الإيصالات، خاصة عند اقترانه بالماسحات الضوئية عالية الدقة. تُفضل هذه الطريقة بشكل خاص لقدرتها على إنتاج عمليات مسح واضحة وعالية الجودة ومناسبة للتخزين طويل الأجل أو لأغراض الامتثال. غالبًا ما تأتي الماسحات الضوئية مزودة بوحدات تغذية تلقائية لمعالجة الدفعات، مما يجعلها مثالية للشركات التي تتعامل مع كميات كبيرة من الإيصالات.

يوفر المسح المكتبي أيضًا مرونة استخدام برامج إدارة المستندات المتقدمة، مما يعزز دقة التعرف الضوئي على الحروف، وينظم الملفات، وينشئ أرشيفات قابلة للبحث. بالنسبة للإيصالات الباهتة أو المجعدة، يمكن للماسحات الضوئية المكتبية تطبيق ميزات تحسين الصور لتحسين قابلية القراءة.

أفضل حالات الاستخدام:

• أرشفة كميات كبيرة من الإيصالات بوضوح عالي.
• تخزين طويل الأجل لعمليات التدقيق ووثائق الامتثال.
• المعالجة بالجملة للإيصالات في المحاسبة أو إعداد الضرائب.

3. مسح كاميرا الهاتف الذكي

يعد استخدام كاميرا الهاتف الذكي أحد أبسط الطرق لرقمنة الإيصالات، مما يجعلها طريقة يسهل الوصول إليها للجميع تقريبًا. في حين أن هذا النهج أقل تعقيدًا من استخدام تطبيق مخصص، إلا أنه يوفر راحة لا مثيل لها. تتضمن العديد من التطبيقات التي تعمل مع كاميرات الهواتف الذكية ميزات مثل الاقتصاص التلقائي وتصحيح المحاذاة ومعالجة OCR في الوقت الفعلي لاستخراج البيانات بكفاءة.

إن قابلية نقل الهواتف الذكية تجعلها مثالية للمحترفين والمسافرين الذين يحتاجون إلى تسجيل الإيصالات أثناء التنقل. إنه خيار مفيد لتتبع التمويل الشخصي أو عمليات المسح السريع دون الحاجة إلى معدات إضافية.

أفضل حالات الاستخدام:

• رقمنة الإيصالات أثناء رحلات العمل أو أثناء التنقل.
• الحصول على الإيصالات على الفور للميزانية الشخصية.
• عمليات مسح سريعة لمرة واحدة دون الحاجة إلى ماسح ضوئي مخصص.

4. خدمات مسح الإيصالات

يمكن أن يؤدي الاستعانة بمصادر خارجية لفحص الإيصالات إلى موفري الطرف الثالث إلى توفير الوقت والموارد للمؤسسات التي تدير كميات كبيرة من الإيصالات. تستخدم هذه الخدمات الماسحات الضوئية والبرامج الاحترافية لتقديم نتائج عالية الدقة. بالإضافة إلى رقمنة الإيصالات، يقدم العديد من مقدمي الخدمات خدمات ذات قيمة مضافة مثل التصنيف وفحوصات الامتثال وتقارير النفقات التفصيلية.

تعد خدمات مسح الإيصالات مفيدة بشكل خاص للشركات ذات الموارد الداخلية المحدودة، لأنها تضمن الدقة والسرية وإدارة النفقات المبسطة. غالبًا ما يتضمن هؤلاء الموفرون لوحات معلومات قائمة على السحابة للوصول إلى الإيصالات والتقارير الممسوحة ضوئيًا.

أفضل حالات الاستخدام:

• الاستعانة بمصادر خارجية لرقمنة الإيصالات لإدارة النفقات على نطاق واسع.
• ضمان الامتثال للوائح المالية.
• تبسيط العمليات الداخلية للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة.

قراءة المكافأة - نقاط. مايلز. استرداد النقود. هل تشعر بالحيرة من امتيازات بطاقات الشركات؟

التقنيات المستخدمة في مسح الإيصالات

يعتمد فحص الإيصالات على التقنيات المتطورة لتبسيط استخراج البيانات وتنظيمها. دعونا نستكشف الابتكارات التي تقود الكفاءة في هذه العملية.

‍

1. تقنية OCR للتحويل الرقمي: 

التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) يقع في صميم مسح الإيصالات، وتحويل النص المطبوع أو المكتوب بخط اليد على الإيصالات إلى تنسيقات يمكن قراءتها آليًا. تلغي هذه التقنية الأساسية الحاجة إلى الإدخال اليدوي للبيانات وتضمن استخراج التفاصيل الأساسية - مثل التاريخ والمورد ومبلغ المعاملة - بدقة.

• كيف تعمل: يحدد OCR الأنماط في الصور الممسوحة ضوئيًا، ويطابقها مع الأحرف المعروفة، ويترجمها إلى نص قابل للتحرير. يمكن لـ OCR المتقدم التعامل مع الإيصالات متعددة اللغات والعملات، مما يجعلها لا تقدر بثمن للمستخدمين العالميين.
• التطبيقات: استخراج تفاصيل البنود وإنشاء تقارير المصروفات وإنشاء أرشيفات الإيصالات القابلة للبحث.
• التغلب على التحديات: يعالج OCR الإيصالات الباهتة أو المجعدة أو منخفضة الجودة باستخدام تحسين الصور المدعوم بالذكاء الاصطناعي، مما يضمن نتائج موثوقة حتى في الظروف غير المثالية.

2. الذكاء الاصطناعي للتصنيف والتحليل:

يعتمد الذكاء الاصطناعي (AI) على تقنية OCR من خلال أتمتة تصنيف وتحليل البيانات الممسوحة ضوئيًا. تقوم خوارزميات الذكاء الاصطناعي بتصنيف النفقات إلى فئات محددة مسبقًا، وتحديد الحالات الشاذة، وتقديم رؤى قابلة للتنفيذ لتعزيز اتخاذ القرار المالي.

• الميزات المتقدمة:
  • تصنيف المصاريف: يقوم الذكاء الاصطناعي بوضع علامات تلقائية على النفقات بناءً على البائع أو نوع المعاملة أو القواعد المحددة من قبل المستخدم.
  • اكتشاف الشذوذ: اكتشاف المعاملات غير العادية أو التكرارات لمنع الأخطاء أو الاحتيال.
  • تبسيط الموافقات: يمكن لعمليات سير العمل المدعومة بالذكاء الاصطناعي إعطاء الأولوية للإيصالات للمراجعة، مما يقلل التدخل اليدوي.
• مثال من العالم الحقيقي: عند ألانتعمل خوارزميات الذكاء الاصطناعي على تبسيط عملية الموافقة، مما يمكّن الشركات من توفير الوقت وتحسين الكفاءة التشغيلية من خلال أتمتة المهام الروتينية.

3. حلول قائمة على السحابة للتخزين والإدارة:

تُحدث تقنية السحابة ثورة في إدارة الإيصالات من خلال تقديم حلول تخزين آمنة وقابلة للتطوير ويمكن الوصول إليها بسهولة. يتم تخزين الإيصالات الرقمية في السحابة، مما يسمح بالتعاون السلس والاسترجاع عبر الأجهزة والمناطق الجغرافية.

• الفوائد الرئيسية:
  • إمكانية الوصول: يمكن للموظفين تحميل الإيصالات أو الوصول إليها أو مشاركتها من أي مكان في العالم.
  • الأمان: يضمن التشفير المتقدم وعناصر التحكم في الوصول الآمن بقاء البيانات سرية.
  • الاندماج: تتكامل المنصات السحابية مع أنظمة المحاسبة وأتمتة العمليات مثل تسوية النفقات وإعداد التقارير.
• حالات الاستخدام:
  • تتبع الشركات الصغيرة النفقات في الوقت الفعلي.
  • الشركات التي تدير كميات كبيرة من الإيصالات مع فرق موزعة جغرافيًا.

هذه الوظائف هي جوهر Alaan، مما يمكّن الشركات من التشغيل الآلي للمهام المتكررة والتبسيط إدارة الإنفاق. استفد من قوة التشغيل الآلي للذكاء الاصطناعي لإدارة إنفاقك وإيصالاتك. اكتشف التشغيل الآلي لشركة آلان قدرات.

‍

من خلال الاستفادة من التقنيات المتقدمة، أصبح مسح الإيصالات حجر الزاوية في عمليات سير العمل المالية الحديثة. تساهم هذه الابتكارات بشكل مباشر في تبسيط التكاليف ودفع الكفاءة المالية.

كيف تحقق الشركات الكفاءة المالية من خلال مسح الإيصالات

بالإضافة إلى الرقمنة، يؤدي مسح الإيصالات إلى تحويل تدفقات العمل المالي. اكتشف كيف تعزز الدقة وتحسن إدارة التكلفة لزيادة الكفاءة.

1. تحسين دقة البيانات وتقليل الأخطاء

عمليات الإدخال اليدوي عرضة للخطأ البشري، مما قد يؤدي إلى أخطاء مكلفة في السجلات المالية، وسوء تصنيف النفقات، وانتهاكات الامتثال.

تستخدم تقنية مسح الإيصالات التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) والمعالجة الذكية للوثائق (IDP) لاستخراج البيانات بدقة، مما يقلل بشكل كبير من احتمالية الأخطاء.

‍

بالإضافة إلى ذلك، تستفيد الأنظمة المتقدمة من خوارزميات التعلم الآلي (ML) لتحسين استخراج البيانات بمرور الوقت. لا تعمل هذه الدقة على تعزيز موثوقية البيانات المالية فحسب، بل تقلل أيضًا من الوقت المستغرق في تصحيح الأخطاء والتسوية.

2. تسهيل معالجة النفقات بشكل أسرع

يعمل مسح الإيصالات تلقائيًا على استخراج نقاط البيانات الرئيسية مثل تفاصيل البائع والمبالغ والتواريخ و معلومات ضريبية، والتي يتم تصنيفها بعد ذلك ومطابقتها مع المعاملات المقابلة أو حسابات المصروفات.

‍

على سبيل المثال، تستخدم منصات مثل Alaan الأتمتة للتخلص من الإدخال اليدوي للبيانات، مما يمكّن الشركات من توفير ما يصل إلى 16 ساعة من العمل شهريًا. بالإضافة إلى ذلك، يضمن الإبلاغ الفوري عن الحالات الشاذة أو انتهاكات السياسة أن تكون مراجعات النفقات أسرع وأكثر كفاءة.

3. تسهيل معالجة النفقات بشكل أسرع

من خلال التشغيل الآلي لاستخراج البيانات وتصنيفها، يتم تسريع عملية مسح الإيصالات إعداد تقارير المصاريف والموافقة. على سبيل المثال، يوفر مستخدمو Alaan ما يقرب من 16 ساعة من العمل اليدوي كل شهر.

‍

تتجاوز إدارة الإيصالات الرقمية التخزين. ويمكنه أيضًا إعادة تشكيل كيفية تعامل الشركات مع البيانات وتتبع النفقات واتخاذ قرارات مستنيرة.

4. طول عمر ومتانة السجلات الرقمية

توفر السجلات الرقمية متانة لا مثيل لها مقارنة بنظيراتها المادية. على عكس الإيصالات الورقية، المعرضة للتلاشي والتمزق والأضرار البيئية، تظل الإيصالات الرقمية سليمة ويمكن الوصول إليها إلى أجل غير مسمى عند إدارتها بشكل صحيح.

‍

يمكن للشركات نسخ هذه السجلات احتياطيًا عبر مواقع آمنة متعددة. علاوة على ذلك، تعمل البيانات الوصفية مثل الطوابع الزمنية ومسارات التدقيق المضمنة في الإيصالات الرقمية على تعزيز موثوقيتها لأغراض التدقيق والامتثال.

5. تقليل الفوضى مع الحد الأدنى من استخدام الورق

تعمل إدارة الإيصالات الرقمية على التخلص من الحاجة إلى التخزين المادي الضخم، مما يسمح للشركات بالانتقال إلى مساحة عمل خالية من الفوضى.

‍

لا يعزز هذا التحول الكفاءة التشغيلية فحسب، بل يتماشى أيضًا مع أهداف الاستدامة من خلال الحد بشكل كبير من استهلاك الورق والنفايات.

‍

علاوة على ذلك، تتيح أنظمة إدارة الإيصالات المتقدمة التصنيف وإمكانية البحث، مما يجعل من السهل استرداد سجلات محددة على الفور، وبالتالي توفير الوقت والجهد لفرق المحاسبة.

6. الأمان المحسّن والتوافق

يمكن تشفير الإيصالات الرقمية باستخدام خوارزميات متقدمة، مما يضمن بقاء البيانات المالية الحساسة آمنة من الوصول غير المصرح به. تضيف آليات التحكم في الوصول، مثل الأذونات المستندة إلى الأدوار والمصادقة متعددة العوامل (MFA)، طبقات إضافية من الأمان.

‍

علاوة على ذلك، غالبًا ما تتضمن أنظمة إدارة الإيصالات الرقمية فحوصات الامتثال الآلية، مما يضمن التزام الشركات باللوائح مثل GDPR و SOX و PCI DSS.

‍

يضيف استخدام تقنية blockchain في بعض الأنظمة طبقة من الثبات. إنه يضمن أن السجلات مقاومة للعبث، وهو أمر بالغ الأهمية لمنع الاحتيال والدفاع القانوني.

7. تكامل البيانات وتحليلها بشكل مبسط

توفر أنظمة الإيصالات الرقمية الحديثة تكامل سلس مع برامج المحاسبة وأدوات تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مما يتيح مزامنة البيانات في الوقت الفعلي.

‍

يعمل هذا التكامل على تسهيل التتبع الآلي للنفقات والميزنة وإعداد التقارير. وبالتالي تقليل أخطاء الإدخال اليدوي وزيادة الكفاءة العامة. يمكن لإمكانيات التحليلات المتقدمة الكشف عن اتجاهات الإنفاق وتحديد فرص توفير التكاليف وتحسين عملية صنع القرار.

8. التوفير في التكاليف

يؤدي الانتقال إلى الإيصالات الرقمية إلى التخلص من التكاليف المتكررة المرتبطة بالورق والحبر والطابعات والتخزين. بالإضافة إلى ذلك، توفر الشركات تكاليف العمالة المرتبطة بمعالجة الإيصالات اليدوية وحفظها واسترجاعها. وبمرور الوقت، تساهم هذه المدخرات في زيادة عائد الاستثمار (ROI) لاعتماد أنظمة إدارة الإيصالات الرقمية.

9. التعافي من الكوارث واستمرارية الأعمال

يتم حماية الإيصالات الرقمية، عند تخزينها في أنظمة قائمة على السحابة، من المخاطر المادية مثل الحريق أو التلف الناتج عن المياه أو السرقة. يمكن للشركات استعادة بياناتها بسرعة أثناء الكوارث، مما يضمن استمرارية العمليات المالية.

‍

في حين أن مسح الإيصالات يعزز الكفاءة المالية من تلقاء نفسه، إلا أن إمكاناته الحقيقية تتحقق عند دمجها بسلاسة مع الأنظمة المالية. دعونا نستكشف كيف تعمل عمليات الدمج هذه على تبسيط العمليات بشكل أكبر.

‍

إن تحسين الكفاءة المالية من خلال مسح الإيصالات هو مجرد البداية. إن دمج هذه الأنظمة مع منصات مالية أوسع يأخذ الكفاءة والدقة إلى المستوى التالي. دعونا ننظر إليها بالتفصيل.

‍

اقرأ أيضًا - دليل لتسجيل ضريبة القيمة المضافة في الإمارات

التكامل مع الأنظمة المالية

يصبح مسح الإيصالات أكثر قوة عند دمجه بسلاسة مع الأنظمة المالية. يعمل هذا التكامل على تحسين الدقة وأتمتة سير العمل وتبسيط الإدارة المالية.

‍

• إمكانات التحميل والتتبع السلسة: تتكامل حلول مسح الإيصالات مع منصات مثل Alaan لأتمتة تحميل وتتبع النفقات، مما يضمن الشفافية والكفاءة.
• عمليات سير العمل المبسطة مع التشغيل الآلي: تعمل الأتمتة على تبسيط عمليات سير العمل من خلال تقليل التدخل اليدوي. مع العمليات المحددة مسبقًا، تصبح المهام مثل الموافقات أسرع وأكثر اتساقًا.
• التكامل مع برامج المحاسبة: تتكامل المنصات مثل Alaan بسلاسة مع أدوات المحاسبة مثل Xero و Zoho Books، مما يسد الفجوة بين فحص الإيصالات وإعداد التقارير المالية.

اكتشف كيف يمكن للمحاسبين أتمتة تتبع النفقات وإدارتها وتعبئتها باستخدام حل إدارة الإنفاق تم إنشاؤها خصيصًا للمحاسبين.

اعتبارات عند اختيار ماسح الإيصالات

لا يقتصر اختيار ماسح الإيصالات الصحيح على الميزات فحسب، بل يتعلق بإيجاد حل يناسب احتياجاتك الفريدة. فيما يلي العوامل الرئيسية التي يجب وضعها في الاعتبار قبل اتخاذ اختيارك.

1. دقة تعتمد على الذكاء الاصطناعي

قدرات الذكاء الاصطناعي المتقدمة، مثل OCR و ML، تضمن استخراج البيانات بدقة، حتى من الإيصالات ذات التنسيق السيئ أو التالفة. هذا يقلل الأخطاء ويحسن موثوقية السجلات المالية.

2. دعم متعدد اللغات

إذا كان نشاطك التجاري يعمل دوليًا، فتأكد من أن الماسح الضوئي يدعم لغات وعملات متعددة. يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية لمعالجة الإيصالات بدقة من البائعين العالميين.

3. معالجة الدفعات

بالنسبة للشركات ذات الحجم الكبير، توفر إمكانات المسح الدفعي الوقت من خلال السماح بمعالجة الإيصالات المتعددة في وقت واحد.

4. دعم تطبيقات الهاتف المحمول

تقدم العديد من ماسحات الإيصالات الحديثة تطبيقات الهاتف المحمول التي تسمح للموظفين بمسح الإيصالات أثناء التنقل. هذا مفيد بشكل خاص للفرق الميدانية أو المسافرين الدائمين.

5. التخزين السحابي

توفر الحلول التي تتكامل مع التخزين السحابي المرونة للوصول إلى الإيصالات الممسوحة ضوئيًا ومشاركتها في أي وقت وفي أي مكان. يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية للفرق البعيدة والشركات متعددة المواقع.

6. تكامل سلس لبرامج تخطيط موارد المؤسسات والمحاسبة

تحقق من أن ماسح الإيصالات يتكامل بسلاسة مع أنظمتك الحالية (على سبيل المثال، كويك بوكسأو زيرو أو ساب أو نظام أوراكل لتخطيط موارد المؤسسات). وهذا يضمن مزامنة البيانات الممسوحة ضوئيًا تلقائيًا مع سجلاتك المالية، مما يلغي جهود الإدخال المكررة.

7. دعم API

بالنسبة لسير العمل المخصص، يتيح توفر واجهات برمجة التطبيقات القوية لفريق تكنولوجيا المعلومات لديك إنشاء عمليات تكامل مباشرة مع أنظمة خاصة أو أقل شيوعًا.

8. تنسيقات البيانات وخيارات التصدير

يجب أن تدعم الماسحة الضوئية تصدير البيانات في التنسيقات المستخدمة على نطاق واسع مثل CSV أو XML أو JSON للحفاظ على التوافق عبر الأدوات وعمليات سير العمل المختلفة.

كيف تساعد Alaan في رقمنة الإنفاق والإيصالات

يمكن أن تكون إدارة نفقات الأعمال والإيصالات مهمة تستغرق وقتًا طويلاً، لكن Alaan تقدم حلاً مبتكرًا لتبسيط العملية. من خلال الاستفادة من تقنيات مثل OCR والذكاء الاصطناعي، تقوم Alaan برقمنة الإيصالات وأتمتة إدارة الإنفاق، مما يسمح للشركات بالتركيز على النمو والاستراتيجية.

1. رقمنة الإيصالات عبر تطبيق الهاتف المحمول وملحق Chrome

يوفر Alaan أدوات متعددة لرقمنة الإيصالات، بما في ذلك تطبيق جوال سهل الاستخدام و ملحق كروم. تتيح هذه الأدوات للمستخدمين تحميل الإيصالات على الفور، مما يضمن التقاط جميع بيانات الإنفاق في الوقت الفعلي.

2. بطاقات الشركات للتخلص من الحاجة إلى الإيصالات المادية

يوفر Alaan كلاً من المادية والافتراضية بطاقات الشركات التي تسهل المعاملات التجارية السلسة. عندما يستخدم الموظفون Alaan's بطاقات الشركات للمشتريات، يتم تسجيل كل معاملة تلقائيًا وتصنيفها داخل المنصة. تقلل هذه الأتمتة من الاعتماد على الإيصالات المادية، حيث يتم الاحتفاظ بالسجلات الرقمية في الوقت الفعلي.

3. القضاء على الحاجة إلى النسخ المادية

بمجرد تحميل الإيصال إلى Alaan، لن يحتاج المنفق إلى الاحتفاظ بالنسخة المادية. هذا يزيل مخاطر فقدان الإيصالات ويقلل الاعتماد على أنظمة التخزين اليدوية. يتم تخزين الإيصالات الرقمية بأمان في السحابة، مما يضمن سهولة الوصول إليها أثناء عمليات التدقيق أو إعداد التقارير أو الامتثال لضريبة القيمة المضافة.

4. تكامل سلس مع إدارة الإنفاق

تتكامل عملية رقمنة إيصالات Alaan بشكل وثيق مع منصة إدارة الإنفاق الشاملة. وهذا يضمن ربط جميع الإيصالات الرقمية تلقائيًا بالمعاملات المقابلة لها، مما يبسط تتبع النفقات وإعداد التقارير.

5. التشغيل الآلي لتوفير الوقت

من خلال التشغيل الآلي لعملية رقمنة الإيصالات وتصنيفها، توفر Alaan على الموظفين وقتًا كبيرًا يقضونه في الإدخال اليدوي للبيانات. تعمل الواجهة البديهية للمنصة وإمكانيات التشغيل الآلي على تمكين الشركات من تقليل الأخطاء البشرية وتحسين الكفاءة.

الخاتمة

لم يعد مسح الإيصالات رفاهية ولكنه ضرورة للشركات الحديثة. من خلال التشغيل الآلي للعمليات اليدوية، تساعد تقنيات مثل OCR والذكاء الاصطناعي في توفير الوقت وتقليل الأخطاء وتعزيز الدقة المالية.

‍

عند ألان، نحن ملتزمون بتمكين الشركات في الشرق الأوسط من خلال حلول تعتمد على الذكاء الاصطناعي ومصممة خصيصًا لاحتياجاتها. اكتشف كيف يمكن لـ Alaan مساعدة مؤسستك على توفير الوقت والمال مع الحفاظ على الصدارة في المشهد التنافسي اليوم.

هل أنت مستعد لأتمتة إدارة الإيصالات الخاصة بك؟ اتصل بألان اليوم واتخذ الخطوة الأولى نحو عمليات أكثر ذكاءً وكفاءة!

جدولة عرض تجريبي