فهم كيفية عمل مسح الإيصالات: الأساليب والكفاءة

هل تعلم أن الشركات تخسر بين 10-20٪ من كفاءتها التشغيلية بسبب إعداد تقارير النفقات اليدوية؟ يمكن أن تكون إدارة الإيصالات الورقية كابوسًا لوجستيًا، مع مخاطر تتراوح من السجلات في غير محلها إلى مشكلات الامتثال.

‍

بالنسبة لمحترفي التمويل وأصحاب الأعمال، يمكن لهذه التحديات أن تعيق العمليات المالية بشكل كبير. نحن نتفهم هذه العقبات، ولهذا السبب نحن هنا لشرح كيف يمكن لمسح الإيصالات تحويل إدارة نفقاتك.

‍

تتعمق هذه المدونة في كيفية عمل ماسح الإيصالات من خلال استكشاف الأساليب والتقنيات المختلفة. كما يسلط الضوء على دورها في تعزيز الكفاءة المالية.

فهم مسح الإيصالات

مسح الإيصالات هو عملية تحويل الإيصالات المادية إلى تنسيقات رقمية، مما يسهل تخزينها وإدارتها واستردادها. يضمن هذا التحول الرقمي للشركات القضاء على الفوضى وتقليل مخاطر فقدان البيانات المالية الهامة.

‍

تبدأ العملية بالتقاط صورة للإيصال، يليها استخراج البيانات ذات الصلة مثل اسم البائع والتاريخ والمبلغ. يتم بعد ذلك تنظيم هذه البيانات في شكل رقمي يمكن تصنيفه وتخزينه في لوحات معلومات مركزية.

‍

تلعب تقنيات مثل التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) دورًا حيويًا هنا. يحدد OCR النص ويستخرجه من الصور الممسوحة ضوئيًا، بينما يعمل الذكاء الاصطناعي (AI) على تحسين تصنيف الإيصالات واكتشاف الأخطاء وحتى الإبلاغ عن الاحتيال المحتمل.

‍

الآن بعد أن فهمنا معنى مسح الإيصالات، حان الوقت للمضي قدمًا في التعرف على طرق مسح الإيصالات.

كيف يعمل ماسح الإيصالات؟ استكشاف طرق مختلفة

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك استخدامها لمسح الإيصالات بسهولة ورقمنة نفقاتك دون عناء.

1. استخدام تطبيق ماسح الإيصالات

تطبيقات ماسح الإيصالات هي أدوات مصممة خصيصًا لتبسيط رقمنة الإيصالات. يستخدمون التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) تقنية لقراءة واستخراج المعلومات الأساسية من الإيصالات، مثل التاريخ واسم البائع وإجمالي المعاملة. غالبًا ما تأتي هذه التطبيقات بميزات متقدمة مثل التصنيف التلقائي والتكامل مع برامج المحاسبة والتخزين السحابي.

نظرًا لوجود العديد من التطبيقات التي تدعم إمكانات تعدد اللغات والعملات المتعددة، فإنها مفيدة بشكل خاص للعاملين لحسابهم الخاص والشركات الصغيرة والمسافرين العالميين. على سبيل المثال، تسمح بعض التطبيقات للمستخدمين بإنشاء تقارير المصروفات على الفور أو تعيين عمليات سير العمل الآلية التي تصنف النفقات وتزامنها مع الأدوات المالية.

أفضل حالات الاستخدام:

• تتبع نفقات الإيداعات الضريبية أو سداد الأعمال.
• التشغيل الآلي لإدارة المصروفات للشركات ذات المعاملات المتكررة.
• تنظيم الإيصالات والوصول إليها في أي وقت باستخدام النسخ الاحتياطية السحابية.

2. المسح الضوئي على سطح المكتب

يعد المسح الضوئي على سطح المكتب طريقة فعالة لرقمنة الإيصالات، خاصة عند اقترانه بالماسحات الضوئية عالية الدقة. تُفضل هذه الطريقة بشكل خاص لقدرتها على إنتاج عمليات مسح واضحة وعالية الجودة ومناسبة للتخزين طويل الأجل أو لأغراض الامتثال. غالبًا ما تأتي الماسحات الضوئية مزودة بوحدات تغذية تلقائية لمعالجة الدفعات، مما يجعلها مثالية للشركات التي تتعامل مع كميات كبيرة من الإيصالات.

يوفر المسح المكتبي أيضًا مرونة استخدام برامج إدارة المستندات المتقدمة، مما يعزز دقة التعرف الضوئي على الحروف، وينظم الملفات، وينشئ أرشيفات قابلة للبحث. بالنسبة للإيصالات الباهتة أو المجعدة، يمكن للماسحات الضوئية المكتبية تطبيق ميزات تحسين الصور لتحسين قابلية القراءة.

أفضل حالات الاستخدام:

• أرشفة كميات كبيرة من الإيصالات بوضوح عالي.
• تخزين طويل الأجل لعمليات التدقيق ووثائق الامتثال.
• المعالجة بالجملة للإيصالات في المحاسبة أو إعداد الضرائب.

3. مسح كاميرا الهاتف الذكي

يعد استخدام كاميرا الهاتف الذكي أحد أبسط الطرق لرقمنة الإيصالات، مما يجعلها طريقة يسهل الوصول إليها للجميع تقريبًا. في حين أن هذا النهج أقل تعقيدًا من استخدام تطبيق مخصص، إلا أنه يوفر راحة لا مثيل لها. تتضمن العديد من التطبيقات التي تعمل مع كاميرات الهواتف الذكية ميزات مثل الاقتصاص التلقائي وتصحيح المحاذاة ومعالجة OCR في الوقت الفعلي لاستخراج البيانات بكفاءة.

إن قابلية نقل الهواتف الذكية تجعلها مثالية للمحترفين والمسافرين الذين يحتاجون إلى تسجيل الإيصالات أثناء التنقل. إنه خيار مفيد لتتبع التمويل الشخصي أو عمليات المسح السريع دون الحاجة إلى معدات إضافية.

أفضل حالات الاستخدام:

• رقمنة الإيصالات أثناء رحلات العمل أو أثناء التنقل.
• الحصول على الإيصالات على الفور للميزانية الشخصية.
• عمليات مسح سريعة لمرة واحدة دون الحاجة إلى ماسح ضوئي مخصص.

4. خدمات مسح الإيصالات

يمكن أن يؤدي الاستعانة بمصادر خارجية لفحص الإيصالات إلى موفري الطرف الثالث إلى توفير الوقت والموارد للمؤسسات التي تدير كميات كبيرة من الإيصالات. تستخدم هذه الخدمات الماسحات الضوئية والبرامج الاحترافية لتقديم نتائج عالية الدقة. بالإضافة إلى رقمنة الإيصالات، يقدم العديد من مقدمي الخدمات خدمات ذات قيمة مضافة مثل التصنيف وفحوصات الامتثال وتقارير النفقات التفصيلية.

تعد خدمات مسح الإيصالات مفيدة بشكل خاص للشركات ذات الموارد الداخلية المحدودة، لأنها تضمن الدقة والسرية وإدارة النفقات المبسطة. غالبًا ما يتضمن هؤلاء الموفرون لوحات معلومات قائمة على السحابة للوصول إلى الإيصالات والتقارير الممسوحة ضوئيًا.

أفضل حالات الاستخدام:

• الاستعانة بمصادر خارجية لرقمنة الإيصالات لإدارة النفقات على نطاق واسع.
• ضمان الامتثال للوائح المالية.
• تبسيط العمليات الداخلية للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة.

قراءة المكافأة - نقاط. مايلز. استرداد النقود. هل تشعر بالحيرة من امتيازات بطاقات الشركات؟

التقنيات المستخدمة في مسح الإيصالات

يعتمد فحص الإيصالات على التقنيات المتطورة لتبسيط استخراج البيانات وتنظيمها. دعونا نستكشف الابتكارات التي تقود الكفاءة في هذه العملية.

‍

1. تقنية OCR للتحويل الرقمي: 

التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) يقع في صميم مسح الإيصالات، وتحويل النص المطبوع أو المكتوب بخط اليد على الإيصالات إلى تنسيقات يمكن قراءتها آليًا. تلغي هذه التقنية الأساسية الحاجة إلى الإدخال اليدوي للبيانات وتضمن استخراج التفاصيل الأساسية - مثل التاريخ والمورد ومبلغ المعاملة - بدقة.

• كيف تعمل: يحدد OCR الأنماط في الصور الممسوحة ضوئيًا، ويطابقها مع الأحرف المعروفة، ويترجمها إلى نص قابل للتحرير. يمكن لـ OCR المتقدم التعامل مع الإيصالات متعددة اللغات والعملات، مما يجعلها لا تقدر بثمن للمستخدمين العالميين.
• التطبيقات: استخراج تفاصيل البنود وإنشاء تقارير المصروفات وإنشاء أرشيفات الإيصالات القابلة للبحث.
• التغلب على التحديات: يعالج OCR الإيصالات الباهتة أو المجعدة أو منخفضة الجودة باستخدام تحسين الصور المدعوم بالذكاء الاصطناعي، مما يضمن نتائج موثوقة حتى في الظروف غير المثالية.

2. الذكاء الاصطناعي للتصنيف والتحليل:

يعتمد الذكاء الاصطناعي (AI) على تقنية OCR من خلال أتمتة تصنيف وتحليل البيانات الممسوحة ضوئيًا. تقوم خوارزميات الذكاء الاصطناعي بتصنيف النفقات إلى فئات محددة مسبقًا، وتحديد الحالات الشاذة، وتقديم رؤى قابلة للتنفيذ لتعزيز اتخاذ القرار المالي.

• الميزات المتقدمة:
  • تصنيف المصاريف: يقوم الذكاء الاصطناعي بوضع علامات تلقائية على النفقات بناءً على البائع أو نوع المعاملة أو القواعد المحددة من قبل المستخدم.
  • اكتشاف الشذوذ: اكتشاف المعاملات غير العادية أو التكرارات لمنع الأخطاء أو الاحتيال.
  • تبسيط الموافقات: يمكن لعمليات سير العمل المدعومة بالذكاء الاصطناعي إعطاء الأولوية للإيصالات للمراجعة، مما يقلل التدخل اليدوي.
• مثال من العالم الحقيقي: عند ألانتعمل خوارزميات الذكاء الاصطناعي على تبسيط عملية الموافقة، مما يمكّن الشركات من توفير الوقت وتحسين الكفاءة التشغيلية من خلال أتمتة المهام الروتينية.

3. حلول قائمة على السحابة للتخزين والإدارة:

تُحدث تقنية السحابة ثورة في إدارة الإيصالات من خلال تقديم حلول تخزين آمنة وقابلة للتطوير ويمكن الوصول إليها بسهولة. يتم تخزين الإيصالات الرقمية في السحابة، مما يسمح بالتعاون السلس والاسترجاع عبر الأجهزة والمناطق الجغرافية.

• الفوائد الرئيسية:
  • إمكانية الوصول: يمكن للموظفين تحميل الإيصالات أو الوصول إليها أو مشاركتها من أي مكان في العالم.
  • الأمان: يضمن التشفير المتقدم وعناصر التحكم في الوصول الآمن بقاء البيانات سرية.
  • الاندماج: تتكامل المنصات السحابية مع أنظمة المحاسبة وأتمتة العمليات مثل تسوية النفقات وإعداد التقارير.
• حالات الاستخدام:
  • تتبع الشركات الصغيرة النفقات في الوقت الفعلي.
  • الشركات التي تدير كميات كبيرة من الإيصالات مع فرق موزعة جغرافيًا.

هذه الوظائف هي جوهر Alaan، مما يمكّن الشركات من التشغيل الآلي للمهام المتكررة والتبسيط إدارة الإنفاق. استفد من قوة التشغيل الآلي للذكاء الاصطناعي لإدارة إنفاقك وإيصالاتك. اكتشف التشغيل الآلي لشركة آلان قدرات.

‍

من خلال الاستفادة من التقنيات المتقدمة، أصبح مسح الإيصالات حجر الزاوية في عمليات سير العمل المالية الحديثة. تساهم هذه الابتكارات بشكل مباشر في تبسيط التكاليف ودفع الكفاءة المالية.

كيف تحقق الشركات الكفاءة المالية من خلال مسح الإيصالات

بالإضافة إلى الرقمنة، يؤدي مسح الإيصالات إلى تحويل تدفقات العمل المالي. اكتشف كيف تعزز الدقة وتحسن إدارة التكلفة لزيادة الكفاءة.

1. تحسين دقة البيانات وتقليل الأخطاء

Manual entry processes are prone to human error, which can lead to costly inaccuracies in financial records, misclassification of expenses, and compliance violations. 

Receipt scanning technology employs Optical Character Recognition (OCR) and Intelligent Document Processing (IDP) to extract data accurately, significantly reducing the likelihood of errors. 

‍

Additionally, advanced systems leverage machine learning (ML) algorithms to improve data extraction over time. This precision not only enhances the reliability of financial data but also reduces the time spent on error correction and reconciliation.

2. Facilitating Faster Expense Processing

Receipt scanning automates the extraction of key data points such as vendor details, amounts, dates, and tax information, which are then categorised and matched to corresponding transactions or expense accounts. 

‍

For example, platforms like Alaan use automation to eliminate manual data entry, enabling businesses to save up to 16 hours of work per month. Additionally, instant flagging of anomalies or policy violations ensures that expense reviews are faster and more efficient.

3. Facilitating Faster Expense Processing

By automating data extraction and categorisation, receipt scanning accelerates expense reporting and approval. Alaan users, for instance, save approximately 16 hours of manual work every month.

‍

Digital receipt management goes beyond storage. It can also reshape how businesses handle data, track expenses, and make informed decisions. 

4. Longevity and Durability of Digital Records

Digital records offer unparalleled durability compared to their physical counterparts. Unlike paper receipts, which are susceptible to fading, tearing, and environmental damage, digital receipts remain intact and accessible indefinitely when properly managed. 

‍

Businesses can back up these records across multiple secure locations. Furthermore, metadata such as timestamps and audit trails embedded in digital receipts enhance their reliability for audits and compliance purposes.

5. Reduced Clutter with Minimal Paper Use

Digital receipt management eliminates the need for bulky physical storage, allowing businesses to transition to a clutter-free workspace. 

‍

This shift not only enhances operational efficiency but also aligns with sustainability goals by significantly reducing paper consumption and waste. 

‍

Moreover, advanced receipt management systems enable categorisation and searchability, making it easier to retrieve specific records instantly, thus saving time and effort for accounting teams.

6. Enhanced Security and Compliance

Digital receipts can be encrypted using advanced algorithms, ensuring that sensitive financial data remains secure from unauthorised access. Access control mechanisms, such as role-based permissions and multi-factor authentication (MFA), add additional layers of security. 

‍

Furthermore, digital receipt management systems often include automated compliance checks, ensuring businesses adhere to regulations such as GDPR, SOX, and PCI DSS. 

‍

The use of blockchain technology in some systems adds a layer of immutability. It ensures records are tamper-proof, which is critical for fraud prevention and legal defensibility.

7. Streamlined Data Integration and Analysis

Modern digital receipt systems provide seamless integration with accounting software and enterprise resource planning (ERP) tools, enabling real-time data synchronisation. 

‍

This integration facilitates automated expense tracking, budgeting, and reporting. Thus reducing manual entry errors and increasing overall efficiency. Advanced analytics capabilities can uncover spending trends, identify cost-saving opportunities, and improve decision-making.

8. Cost Savings

Transitioning to digital receipts eliminates the recurring costs associated with paper, ink, printers, and storage. Additionally, businesses save on labour costs associated with manual receipt handling, filing, and retrieval. Over time, these savings contribute to a higher return on investment (ROI) for adopting digital receipt management systems.

9. Disaster Recovery and Business Continuity

Digital receipts, when stored in cloud-based systems, are safeguarded against physical risks such as fire, water damage, or theft. Businesses can recover their data quickly during disasters, ensuring continuity in financial operations. 

‍

While scanning receipts enhances financial efficiency on its own, its true potential is unlocked when seamlessly integrated with financial systems. Let’s explore how these integrations streamline operations further.

‍

Optimising financial efficiency through receipt scanning is just the beginning. Integrating these systems with broader financial platforms takes efficiency and accuracy to the next level. Let’s look at them in detail. 

‍

Also Read - A Guide for VAT Registration in the UAE

Integration with Financial Systems

Receipt scanning becomes even more powerful when seamlessly integrated with financial systems. This integration enhances accuracy, automates workflows, and simplifies financial management.

‍

• Seamless Uploading and Tracking Capabilities: Receipt scanning solutions integrate with platforms like Alaan to automate the uploading and tracking of expenses, ensuring transparency and efficiency.
• Streamlined Workflows with Automation: Automation simplifies workflows by reducing manual intervention. With pre-defined processes, tasks like approvals become faster and more consistent.
• Integration with Accounting Software: Platforms like Alaan integrate seamlessly with accounting tools such as Xero and Zoho Books, bridging the gap between receipt scanning and financial reporting.

Explore how accountants can automate spend tracking, management, and filling with a spend management solution created especially for accountants. 

Considerations When Choosing a Receipt Scanner

Selecting the right receipt scanner isn’t just about features—it’s about finding a solution that fits your unique needs. Here are the key factors to keep in mind before making your choice.

1. AI-Driven Accuracy

Advanced AI capabilities, such as OCR and ML, ensure precise data extraction, even from poorly formatted or damaged receipts. This reduces errors and improves the reliability of financial records.

2. Multi-Language Support

If your business operates internationally, ensure the scanner supports multiple languages and currencies. This is critical for accurately processing receipts from global vendors.

3. Batch Processing

For high-volume businesses, batch scanning capabilities save time by allowing multiple receipts to be processed simultaneously.

4. Mobile App Support

Many modern receipt scanners offer mobile apps that allow employees to scan receipts on the go. This is particularly beneficial for field teams or frequent travellers.

5. Cloud Storage

Solutions that integrate with cloud storage provide flexibility for accessing and sharing scanned receipts anytime, anywhere. This is crucial for remote teams and multi-location businesses.

6. Seamless ERP and Accounting Software Integration

Verify that the receipt scanner integrates smoothly with your existing systems (e.g., QuickBooks, Xero, SAP, or Oracle ERP). This ensures scanned data is automatically synced with your financial records, eliminating duplicate entry efforts.

7. API Support

For custom workflows, the availability of robust APIs allows your IT team to build direct integrations with proprietary or less common systems.

8. Data Formats and Export Options

The scanner should support exporting data in widely used formats like CSV, XML, or JSON to maintain compatibility across various tools and workflows.

How Alaan Helps in Digitising Spending and Receipts

Managing business expenses and receipts can be a time-consuming task, but Alaan offers an innovative solution to streamline the process. By leveraging technologies like OCR and AI, Alaan digitizes receipts and automates spend management, allowing businesses to focus on growth and strategy.

1. Receipt Digitisation via Mobile App and Chrome Extension

Alaan provides multiple tools for digitising receipts, including a user-friendly mobile app and a Chrome extension. These tools allow users to upload receipts instantly, ensuring that all spending data is captured in real time.

2. Corporate Cards to Eliminate the Need for Physical Receipts

Alaan provides both physical and virtual corporate cards that facilitate seamless business transactions. When employees use Alaan's corporate cards for purchases, each transaction is automatically recorded and categorised within the platform. This automation reduces the reliance on physical receipts, as digital records are maintained in real time. 

3. Eliminating the Need for Physical Copies

Once a receipt is uploaded to Alaan, the spender no longer needs to retain the physical copy. This eliminates the risk of losing receipts and reduces reliance on manual storage systems. The digitised receipts are stored securely in the cloud, ensuring easy accessibility during audits, reporting, or VAT compliance.

4. تكامل سلس مع إدارة الإنفاق

تتكامل عملية رقمنة إيصالات Alaan بشكل وثيق مع منصة إدارة الإنفاق الشاملة. وهذا يضمن ربط جميع الإيصالات الرقمية تلقائيًا بالمعاملات المقابلة لها، مما يبسط تتبع النفقات وإعداد التقارير.

5. التشغيل الآلي لتوفير الوقت

من خلال التشغيل الآلي لعملية رقمنة الإيصالات وتصنيفها، توفر Alaan على الموظفين وقتًا كبيرًا يقضونه في الإدخال اليدوي للبيانات. تعمل الواجهة البديهية للمنصة وإمكانيات التشغيل الآلي على تمكين الشركات من تقليل الأخطاء البشرية وتحسين الكفاءة.

الخاتمة

لم يعد مسح الإيصالات رفاهية ولكنه ضرورة للشركات الحديثة. من خلال التشغيل الآلي للعمليات اليدوية، تساعد تقنيات مثل OCR والذكاء الاصطناعي في توفير الوقت وتقليل الأخطاء وتعزيز الدقة المالية.

‍

عند ألان، نحن ملتزمون بتمكين الشركات في الشرق الأوسط من خلال حلول تعتمد على الذكاء الاصطناعي ومصممة خصيصًا لاحتياجاتها. اكتشف كيف يمكن لـ Alaan مساعدة مؤسستك على توفير الوقت والمال مع الحفاظ على الصدارة في المشهد التنافسي اليوم.

هل أنت مستعد لأتمتة إدارة الإيصالات الخاصة بك؟ اتصل بألان اليوم واتخذ الخطوة الأولى نحو عمليات أكثر ذكاءً وكفاءة!

جدولة عرض تجريبي