خطوات لأتمتة إدارة السفر والنفقات

أصبحت إدارة السفر والنفقات التجارية معقدة بشكل متزايد بالنسبة للشركات في الإمارات العربية المتحدة، خاصة مع ارتفاع السفر التجاري الدولي. الإنفاق على السفر التجاري في الشرق الأوسط وصلت إلى 17 مليار دولار في عام 2023، متجاوزًا مستويات ما قبل جائحة كورونا وسلط الضوء على التعافي القوي ومسار النمو لسفر الأعمال في المنطقة. علاوة على ذلك، فهي كذلك من المتوقع أن تنمو بنسبة 11.2% سنويًامما يشير إلى اتجاه تصاعدي قوي مع استمرار الشركات في الاستثمار في الارتباطات التجارية الدولية.

على الرغم من ذلك، لا تزال العديد من الشركات تعتمد على الأساليب القديمة مثل جداول البيانات والإيصالات الورقية، والتي تكون عرضة للأخطاء والتأخير وحتى الاحتيال. لا تؤدي أوجه القصور هذه إلى إضاعة الوقت فحسب، بل تعيق أيضًا الرؤية المالية والتحكم في التكاليف، وهما أمران ضروريان للقدرة التنافسية في سوق الإمارات العربية المتحدة سريع الخطى.

الحل؟ التشغيل الآلي. من خلال اعتماد بطاقات الشركات المدمجة مع منصات إدارة النفقات الذكية، يمكن للشركات تبسيط عملياتها وتقليل الأخطاء وفرض ضوابط الإنفاق - كل ذلك مع اكتساب رؤية في الوقت الفعلي لأموالها. لا يقتصر دور الأتمتة على توفير الوقت فحسب، بل إنها تمكّن الشركات من اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً تعتمد على البيانات وتحفز النمو.

في هذه المدونة، سوف نستكشف التحديات الرئيسية التي تواجهها الشركات مع الأنظمة اليدوية ونحدد الخطوات العملية التي يمكنك اتخاذها لأتمتة إدارة السفر والنفقات من أجل تحسين الرقابة المالية والكفاءة والنمو.

ما هي إدارة نفقات السفر؟

تقوم إدارة نفقات السفر بتتبع وتسديد التكاليف المتعلقة برحلات العمل، مثل تذاكر الطيران والفنادق والوجبات. تقليديًا، استخدمت الشركات جداول البيانات والإيصالات المادية، والتي كانت غير فعالة وتستغرق وقتًا طويلاً.

اليوم، تعمل أتمتة نفقات السفر على تحسين الدقة وتسريع عمليات السداد وتعزيز التقارير المالية. تعمل الأتمتة على تقليل الأخطاء وتوفير إحصاءات الإنفاق في الوقت الفعلي ومساعدة الشركات على الالتزام بالميزانية. مع نمو الشركات، تصبح الإدارة الفعالة لنفقات السفر أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على الرقابة المالية ودعم قابلية التوسع.

تحديات الإدارة اليدوية للسفر والنفقات - وكيف تحلها الأتمتة

قد يبدو الاعتماد على العمليات اليدوية لإدارة السفر والنفقات قابلاً للإدارة في البداية، ولكن مع نمو الشركات، غالبًا ما تخلق هذه الأساليب القديمة مشاكل أكثر مما تحل. من الإيصالات في غير محلها إلى الموافقات التي تستغرق وقتًا طويلاً، تؤدي الأنظمة اليدوية إلى أوجه قصور يمكن أن تؤثر على الإنتاجية والدقة والرقابة المالية.

فيما يلي تفصيل للتحديات الشائعة وكيف يمكن للأتمتة تحويل عملياتك:

1. عمليات تستغرق وقتًا طويلاً

• يستهلك الإدخال اليدوي للبيانات وتتبع الإيصالات والتنقل في عمليات سير عمل الموافقة وقتًا كبيرًا. يضيع الموظفون ساعات في إدخال المعلومات وملء النماذج ومتابعة التعويضات - الوقت الذي يمكن إنفاقه على العمل الاستراتيجي.
• الحل مع الأتمتة: تعمل الأنظمة الآلية على تبسيط العملية بأكملها. يمكن للموظفين مسح الإيصالات وإرسالها رقميًا، بينما تضمن عمليات سير العمل المحددة مسبقًا توجيه الموافقات على الفور، مما يزيل التأخيرات والمهام المتكررة.

2. عدم الدقة ومخاطر الاحتيال

• تؤدي الأخطاء البشرية في إدخال البيانات، إلى جانب الرؤية المحدودة للنفقات، إلى الإبلاغ عن عدم الدقة. غالبًا ما تمر المطالبات الاحتيالية أو النفقات المكررة دون أن يلاحظها أحد، مما يعرض السلامة المالية للخطر.
• الحل مع الأتمتة: تضمن الأتمتة دقة البيانات من خلال الإبلاغ عن الحالات الشاذة واكتشاف المطالبات المكررة وفرض الامتثال لسياسات الشركة. تعمل التسوية الآلية على مواءمة كل معاملة مع إيصالاتها، مما يقلل الأخطاء ومخاطر الاحتيال.

3. صراعات إدارة الإيصالات

• غالبًا ما يضيع الموظفون الإيصالات أو يفشلون في تقديمها في الوقت المحدد، مما يؤدي إلى تأخيرات ويجعل من الصعب على فرق الشؤون المالية التحقق من النفقات.
• الحل مع الأتمتة: تقوم أدوات مسح الإيصالات الرقمية المدعومة بواسطة OCR (التعرف الضوئي على الأحرف) باستخراج التفاصيل ذات الصلة من الإيصالات تلقائيًا. لم يعد الموظفون بحاجة إلى الاحتفاظ بالإيصالات الورقية، بينما يمكن للفرق المالية مراجعة النفقات والموافقة عليها في الوقت الفعلي.

4. انخفاض الإنتاجية

• الأنظمة اليدوية تثقل كاهل الموظفين والفرق المالية بمهام إدارية شاقة. يؤثر هذا الإحباط على الروح المعنوية ويصرف الانتباه عن المشاريع عالية القيمة التي تدفع نمو الأعمال.
• الحل مع الأتمتة: تتيح أتمتة المهام المتكررة للموظفين والفرق المالية التركيز على المبادرات الاستراتيجية. بفضل ميزات مثل التصنيف الآلي والتتبع في الوقت الفعلي، تصبح عمليات سير العمل سلسة، مما يوفر الوقت ويعزز الإنتاجية.

ومن خلال مواجهة هذه التحديات، تعمل الأتمتة على تحويل إدارة السفر والنفقات إلى عملية مبسطة وفعالة وخالية من الأخطاء.

كيف يبسط Alaan إدارة السفر والنفقات

عند ألان، نتفهم كيف يمكن أن تكون العمليات اليدوية محبطة وتستغرق وقتًا طويلاً، لذلك قمنا بإنشاء حل يعالج نقاط الألم هذه بشكل مباشر. تم تصميم منصة إدارة الإنفاق المدعومة بالذكاء الاصطناعي لجعل إدارة السفر والنفقات سلسة وفعالة.

إليك كيفية تحقيق ذلك:

• تتبع النفقات في الوقت الفعلي: احصل على رؤية فورية لجميع النفقات من خلال لوحات المعلومات المباشرة، مما يتيح اتخاذ قرارات أسرع تعتمد على البيانات.
• التشغيل الآلي المدعوم بالذكاء الاصطناعي: يقوم تلقائيًا بتصنيف المعاملات والإبلاغ عن الحالات الشاذة وفرض الامتثال للسياسات وتقليل الاحتيال والإبلاغ عن الأخطاء.
• إدارة الإيصالات الرقمية: استخدم تقنية OCR لاستخراج التفاصيل الهامة من الإيصالات، والقضاء على الإدخال اليدوي للبيانات وتخزين السجلات بأمان لسهولة الوصول إليها.
• بطاقات الشركات المتكاملة: قم بإصدار بطاقات الشركات على الفور مع ضوابط الإنفاق واستمتع باسترداد نقدي بنسبة 2٪. تتزامن المعاملات بسلاسة مع برامج المحاسبة مثل Xero و QuickBooks و NetSuite للتسوية في الوقت الفعلي.
• عمليات سير عمل الموافقة المبسطة: قم بأتمتة عمليات الموافقة بقواعد محددة مسبقًا، مما يضمن الحصول على تصاريح سريعة ومتوافقة دون أي تأخير غير ضروري.

مع ألان، تكتسب الشركات رؤية كاملة وتقارير مالية دقيقة وسير عمل أسرع للسداد، مما يسمح للفرق بالتركيز على المهام عالية التأثير وتحقيق النمو المستدام.

إليك كيفية التشغيل الآلي لإدارة السفر والنفقات

تعمل ميزة التشغيل الآلي لإدارة السفر والنفقات على تبسيط العملية وتقليل الأخطاء وتحسين الرقابة المالية. فيما يلي خمس خطوات رئيسية للانتقال من الأنظمة اليدوية إلى الأنظمة الآلية:

1. اختر برنامج إدارة النفقات المناسب

اختر نظامًا أساسيًا يوفر ميزات أساسية مثل تتبع النفقات في الوقت الفعلي، ومسح الإيصالات المدعوم بالذكاء الاصطناعي (على سبيل المثال، OCR)، والتكامل مع أنظمة المحاسبة مثل Xero أو QuickBooks أو SAP Concur وأدوات إنفاذ السياسة للإبلاغ عن نفقات عدم الامتثال. قم بتقييم المنصات بناءً على سهولة الاستخدام وقابلية التوسع والفعالية من حيث التكلفة. ابحث عن الحلول التي توفر تكامل بطاقات الشركات المادية والافتراضية.

لماذا هو مهم: تعمل المنصة المناسبة على تبسيط تسجيل النفقات وتقليل المهام اليدوية وضمان الرؤية في الوقت الفعلي لأموالك.

2. دمج بطاقات الشركات وأتمتة إدخال البيانات
قم بإصدار بطاقات الشركات (المادية والافتراضية) للموظفين وربطها مباشرة بمنصة إدارة النفقات الخاصة بك. قم بتعيين حدود الإنفاق وقيود التاجر وتنبيهات المعاملات للتحكم في الاستخدام. قم بأتمتة تتبع المعاملات بحيث عندما يستخدم الموظفون البطاقات، يتم تسجيل المعاملات في الوقت الفعلي. يمكن مسح الإيصالات ومطابقتها تلقائيًا باستخدام تقنية OCR.

لماذا هو مهم: هذا يلغي الحاجة إلى الإدخال اليدوي وجمع الإيصالات، مما يقلل الأخطاء ويوفر الوقت. تعمل البيانات في الوقت الفعلي على تعزيز الشفافية المالية والتحكم.

3. رقمنة السياسات وأتمتة عمليات سير عمل الموافقة
قم بتحميل سياسات T&E لشركتك إلى المنصة، مع تحديد حدود الإنفاق والبائعين المعتمدين ومتطلبات التوثيق. قم بتكوين عمليات سير العمل التلقائية لموافقات النفقات استنادًا إلى أدوار الموظفين والحدود الدنيا. تأكد من إرسال إشعارات في الوقت الفعلي إلى المديرين والموظفين للحصول على الموافقات المعلقة. استخدم أدوات تطبيق السياسة للإبلاغ عن الانتهاكات، مثل تجاوز حدود الميزانية أو عدم استلام الإيصالات.

لماذا هو مهم: تضمن الموافقات الآلية المعالجة السريعة مع الحفاظ على الامتثال لإرشادات الشركة. هذا يقلل العبء على المديرين ويسرع عمليات السداد.

4. استفد من التحليلات للحصول على الرؤى والتحسين المستمر
استخدم أدوات تحليلات المنصة لمراقبة اتجاهات الإنفاق عبر الأقسام أو الفئات، ومعدلات عدم الامتثال (على سبيل المثال، انتهاكات السياسة)، وأوقات معالجة السداد، ووفورات التكاليف التي تحققت من خلال الأتمتة. حدد الأنماط لتحسين الميزانيات أو إعادة التفاوض على عقود الموردين أو تعديل السياسات. قم بمراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية بانتظام مثل رؤية النفقات وأوقات المعالجة ومعدلات الامتثال لقياس عائد الاستثمار.

لماذا هو مهم: تتيح الرؤى المستندة إلى البيانات للشركات اتخاذ قرارات مستنيرة وخفض التكاليف غير الضرورية وتحسين الكفاءة المالية بمرور الوقت.

باتباع هذه الخطوات، يمكنك التشغيل الآلي لإدارة السفر والنفقات وتوفير الوقت وتقليل الأخطاء وتحسين الشفافية المالية.

تقييم فوائد التشغيل الآلي للسفر والنفقات

يعد تقييم فعالية نظام السفر والنفقات الآلي (T&E) أمرًا بالغ الأهمية لفهم فوائده. تشمل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي يجب مراقبتها ما يلي:

1. وقت معالجة أقصر
تعمل الأتمتة بشكل كبير على تقليل الوقت المستغرق في تقديم النفقات والموافقة عليها وسدادها. وفقًا لـ SAP Concur، يمكن لأتمتة عمليات المصروفات تقليل وقت المعالجة بنسبة 16%.

2. المزيد من الدقة أو معدل الامتثال الأفضل

راقب مدى التزام الموظفين بسياسات السفر والنفقات الخاصة بشركتك. تساعد الأتمتة في فرض إرشادات السياسة من خلال الإبلاغ عن النفقات غير المتوافقة وضمان الالتزام قبل الموافقة.

3. رؤية المصروفات 

قم بتقييم شفافية ووضوح بيانات الإنفاق داخل عملك. تعمل الأتمتة على تحسين إمكانات إعداد التقارير، مما يتيح رؤى في الوقت الفعلي حول اتجاهات الإنفاق وأنماطه وأوجه الشذوذ.

4. التوفير في التكاليف

قم بتقييم وفورات التكاليف المدفوعة بالأتمتة. باستخدام الأنظمة الآلية، يمكن لشركتك تقليل النفقات الإدارية ومنع الاحتيال والقضاء على أوجه القصور.

باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية هذه، يمكنك تقييم عائد الاستثمار (ROI) والتحسين المستمر لجهود التشغيل الآلي لـ T&E.

الاتجاهات المستقبلية في التشغيل الآلي للسفر والنفقات

مع تقدم التكنولوجيا، ستستمر أتمتة السفر والنفقات (T&E) في التطور. فيما يلي بعض الاتجاهات الرئيسية التي يجب مراقبتها:

1. رؤى تعتمد على الذكاء الاصطناعي
يعمل الذكاء الاصطناعي على تحويل أتمتة T&E من خلال تحديد أنماط الإنفاق والتنبؤ بالنفقات المستقبلية. يتيح ذلك للشركات إجراء تنبؤات أكثر دقة وتحسين الميزانيات وتعديل الإنفاق استنادًا إلى الرؤى المستندة إلى البيانات.

2. أمان البيانات المحسّن
مع ارتفاع التهديدات الإلكترونية، يعطي مزودو برامج T&E الأولوية لأمن البيانات بميزات مثل التشفير والمصادقة متعددة العوامل والتخزين السحابي الآمن لحماية البيانات المالية الحساسة وضمان الامتثال التنظيمي.

3. زيادة التخصيص
أصبحت حلول T&E أكثر تصميمًا لاحتياجات الشركة المحددة. ستكون الشركات قادرة على تعيين تدفقات عمل وسياسات وفئات نفقات محددة تتوافق مع الاحتياجات الإدارية أو الإقليمية، مما يضمن أقصى قدر من الملاءمة والامتثال.

ستجعل هذه الاتجاهات إدارة T&E أكثر كفاءة وأمانًا وتوافقًا مع الاحتياجات الخاصة بالشركة، مما يوفر تحسينات كبيرة في كل من التحكم في التكاليف والكفاءة التشغيلية.

كيف قامت شركة الفجيرة الذهبية بتبسيط نفقات سفر موظفيها باستخدام Alaan

شركة الفجيرة للذهب FZC، إحدى الشركات التابعة لشركة فيدانتا ريسورسز بي إل سي، واجهت تحديات كبيرة في إدارة النفقات التقليدية. أدى الاعتماد على النقد المادي وأنظمة المصروفات النثرية وبطاقات الائتمان الشخصية إلى:

• العمليات اليدوية: إدخال البيانات وتسوية الإيصالات التي تستغرق وقتًا طويلاً.
• رؤية محدودة: صعوبة تتبع النفقات وضمان الامتثال.
• عدم التحكم:: عدم القدرة على وضع حدود للإنفاق أو إنفاذ السياسات بفعالية.

الحل

بالشراكة مع Alaan، نفذت شركة الفجيرة الذهبية بطاقات الشركات الذكية ومنصة إدارة الإنفاق المدعومة بالذكاء الاصطناعي. الميزات الرئيسية تشمل:

• بطاقات افتراضية: ألغت الحاجة إلى النقد المادي وكفلت المعاملات الآمنة.
• التتبع في الوقت الفعلي: توفير رؤية واضحة للنفقات عند حدوثها.
• التسوية الآلية: مطابقة النفقات مع الإيصالات وتقليل الأخطاء وتوفير الوقت.
• تطبيق السياسة: تمكين حدود الإنفاق ومراقبة الامتثال.

النتائج الرئيسية

• يتم توفير أكثر من 240 ساعة شهريًا: أدى سير العمل الآلي إلى تقليل المهام الإدارية بشكل كبير.
• تحكم محسّن: أدى التتبع الآني وإنفاذ السياسات إلى تحسين الرقابة المالية.
• تكامل سلس: تمت مزامنة المعاملات دون عناء مع Xero لإجراء تسويات أسرع.

الخاتمة

تعد إدارة السفر والنفقات بفعالية أمرًا بالغ الأهمية للشركات للبقاء منظمة وتقليل أوجه القصور والحفاظ على الوضوح المالي. يمكن أن تخلق العمليات اليدوية عقبات غير ضرورية، من الإيصالات المفقودة إلى الموافقات التي تستغرق وقتًا طويلاً، مما يترك الموظفين والفرق المالية محبطين. من خلال الانتقال إلى النظام الآلي، تكسب الشركات مثل شركتنا مزيدًا من الوقت للتركيز على ما يهم حقًا - دفع النمو واتخاذ قرارات مستنيرة.

في ألان، رأينا بشكل مباشر كيف يمكن للأتمتة تحويل الشركات مثل شركة الفجيرة للذهب، مما يساعد على توفير الوقت وتحسين الرؤية وتبسيط العمليات. إذا كان تبسيط إدارة السفر والنفقات يمثل أولوية، فنحن هنا لمساعدتك على إجراء هذا التحول بسهولة. احجز نسخة تجريبية مجانية مع أحد الخبراء اليوم!