تعد حسابات المصروفات أمرًا بالغ الأهمية للأعمال، ولكن العديد من الشركات تتجاهل أهميتها. وفقًا لمسح أجرته Tallie، تقوم 43% من الشركات بإدارة تقارير النفقات يدويًا. هذا يضيع وقتًا ثمينًا ويؤدي إلى أخطاء. الحقيقة هي معظم الشركات لا تتعقب حتى تكلفة معالجة تقارير النفقات، مما قد يؤدي إلى زيادة الإنفاق وضياع الفرص لتحسين الرقابة المالية.
يعد فهم كيفية إدارة نفقاتك وتصنيفها أمرًا أساسيًا لضمان بقاء عملك سليمًا من الناحية المالية. في هذه المدونة، سنتعمق في أمثلة حسابات النفقات ونوضح كيف يمكنك تنظيمها وتتبعها بشكل أكثر كفاءة، مما يوفر الوقت والمال.
ما هو حساب المصاريف؟
آن حساب المصاريف يسمح لك بتتبع وطلب تعويض التكاليف المتعلقة بالأعمال. يمكن أن يشمل ذلك:
- السفر
- وجبات
- الإقامة
- مصاريف تجارية أخرى
الغرض من حساب المصروفات بسيط: ضمان تعويضك عن التكاليف المشروعة مع مساعدة شركتك أيضًا في الحصول على صورة واضحة عن إنفاقها. يساعدك استخدام حسابات المصروفات في الحفاظ على أموالك الشخصية وميزانية الشركة تحت السيطرة.
سلوك حسابات المصاريف (الديون والائتمانات)
عندما يتعلق الأمر بالمحاسبة، تتبع حسابات المصروفات قواعد الخصم والائتمانات:
- المبالغ المدينة: عندما تتكبد مصروفًا، فإنك مدين الحساب، مما يزيد الرصيد. هذا يدل على أن الشركة أنفقت الأموال على التكاليف التشغيلية.
- قروض: إذا كنت بحاجة إلى تقليل النفقات أو استرداد الأموال، فأنت ائتمان الحساب، مما يخفض الرصيد.
عادةً ما تحتوي حسابات المصروفات على مدين رصيد، مما يقلل من صافي دخل الشركة الإجمالي، وبالتالي يقلل من حصتها. إن فهم كيفية عمل عمليات الخصم والائتمان يضمن بقاء سجلاتك المالية دقيقة وشفافة.
الطبيعة المؤقتة وإعادة الضبط الدوري
حسابات المصاريف هي حسابات مؤقتة، مما يعني أنها لا تنتقل من فترة إلى أخرى. في نهاية كل فترة محاسبية، تكون هذه الحسابات إعادة تعيين. يتم تحويل الأرصدة إلى بيان الدخل، مما يساهم في احتساب ربح أو خسارة الشركة لتلك الفترة.
تساعدك عملية إعادة الضبط هذه على تتبع النفقات لكل فترة على حدة، مما يعطي صورة دقيقة للأداء المالي لنشاطك التجاري. كما يضمن أيضًا أن بياناتك المالية تعكس فقط نفقات الفترة الحالية، مما يسهل تقييم الربحية.
الآن بعد أن فهمت ما هو حساب المصروفات وكيف يعمل، دعنا نستكشف لماذا يعد تنظيم وإدارة هذه الحسابات أمرًا حيويًا للنجاح المالي.
تنظيم وإدارة حسابات المصروفات
يعد تنظيم حسابات النفقات بشكل صحيح أكثر من مجرد مهمة مسك الدفاتر - إنها خطوة حاسمة نحو السيطرة بشكل أفضل على الشؤون المالية لشركتك.
أهمية تصنيف النفقات
يمكنك التحكم في أموالك واتخاذ قرارات مستنيرة من خلال التركيز على هذه الممارسات الرئيسية:
- التتبع المحسن: تصنيف النفقات يجعل من السهل تتبع التكاليف وتحديد مجالات التوفير المحتملة. على سبيل المثال، إذا ارتفعت نفقات التسويق بشكل غير متوقع، يمكنك تحليل البيانات بسرعة لتحديد ما إذا كانت الزيادة مبررة أو ما إذا كانت هناك حاجة إلى تعديلات.
- تحسين الوعي المالي: من خلال تجميع النفقات في فئات واضحة، يمكنك الحصول على رؤى قيمة حول أنماط الإنفاق الخاصة بك. يساعدك هذا على الالتزام بميزانيتك ويضمن استخدام الموارد بحكمة.
فوائد إدارة حسابات المصروفات
يوفر تنظيم وإدارة حسابات النفقات الخاصة بك بشكل فعال العديد من المزايا، بما في ذلك:
- الامتثال: يساعد التصنيف والتوثيق الصحيحان على ضمان بقاء عملك متوافقًا مع اللوائح المالية والسياسات الداخلية. هذا أمر بالغ الأهمية لتجنب العقوبات وضمان شرعية كل النفقات.
- إعداد الضرائب: عندما يتم تصنيف نفقاتك بدقة، فإن ذلك يبسط إعداد الضرائب. ستكون قادرًا على تحديد جميع النفقات القابلة للخصم بسهولة، مما يجعلك عملية الإيداع الضريبي أكثر سلاسة وأقل إرهاقًا.
- صنع القرار المستنير: يتيح لك الحصول على سجلات نفقات منظمة اتخاذ قرارات أكثر استنارة بشأن الإنفاق المستقبلي. سواء كنت تقرر توسيع جهودك التسويقية أو خفض تكاليف معينة، فإن التتبع الدقيق للنفقات يمنحك البيانات التي تحتاجها لاتخاذ خيارات مالية أكثر ذكاءً.
أفضل الممارسات لإدارة حسابات المصروفات
لتحقيق أقصى قدر من فوائد حسابات المصروفات، من المهم اتباع أفضل الممارسات. تتضمن بعض أفضل الاستراتيجيات ما يلي:
- التناسق: قم دائمًا بتصنيف نفقاتك بنفس الطريقة، شهرًا بعد شهر. هذا يضمن أن تظل سجلاتك منظمة وسهلة التحليل.
- التشغيل الآلي: كلما كان ذلك ممكنًا، استخدم برنامج إدارة المصروفات أو الأدوات التي تعمل على أتمتة عملية تصنيف النفقات وتتبعها. هذا يقلل الأخطاء اليدوية ويوفر الوقت للمهام الأخرى. عند ألان، منصة إدارة النفقات الخاصة بنا تجعل تنظيم النفقات وتتبعها أمرًا سلسًا. مع تتبع النفقات في الوقت الفعليبالإضافة إلى رقمنة الإيصالات الفورية والأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، يمكنك تصنيف النفقات وإدارتها بسهولة.
- راجع بانتظام: قم بمراجعة حسابات النفقات الخاصة بك بشكل دوري للتأكد من توافقها مع أهداف عملك. تساعدك المراجعات المنتظمة أيضًا على اكتشاف أي تناقضات مبكرًا وإجراء التعديلات حسب الحاجة.
مع تغطية إدارة النفقات والأتمتة، دعنا ننتقل إلى مفهوم مالي رئيسي آخر: تكلفة السلع المباعة (COGS).
تكلفة السلع المباعة (COGS)
تشير تكلفة السلع المباعة (COGS) إلى التكاليف المباشرة التي تتكبدها في إنتاج أو الحصول على السلع التي تبيعها. ويشمل ذلك تكاليف مثل المواد الخام والعمالة المباشرة والنفقات العامة المرتبطة مباشرة بالإنتاج. تلعب COGS دورًا مهمًا في بياناتك المالية لأنها تُخصم من إجمالي إيراداتك لحساب إجمالي الربح. إليك سبب أهمية فهم COGS لعملك:
- إنه يوضح مدى كفاءة إدارة تكاليف الإنتاج.
- انخفاض COGS يعني هامش ربح إجمالي أعلى، مما يساعد على تعزيز ربحيتك.
- غالبًا ما يستخدم المحللون والمستثمرون COGS لتقييم أدائك التشغيلي ومركزك في السوق.
أمثلة على COGS
تتضمن بعض الأمثلة الشائعة لـ COGS:
- المواد الخام: هذه هي المواد الأساسية التي تحتاجها لإنشاء منتجاتك. على سبيل المثال، إذا كنت تدير شركة تصنع الهواتف الذكية، فسيتم تضمين تكلفة المكونات مثل الشاشات والبطاريات والرقائق الدقيقة في COGS الخاص بك.
- العمالة المباشرة: يشير هذا إلى الأجور المدفوعة للعمال المشاركين مباشرة في عملية التصنيع، مثل عمال المصانع الذين يقومون بتجميع المنتجات.
- التكاليف العامة: هذه تكاليف غير مباشرة تتعلق بالإنتاج ولكنها غير مرتبطة بوحدات محددة. على سبيل المثال، ستقع مرافق المصنع واستهلاك الآلات وتكاليف الصيانة ضمن النفقات العامة.
كيف يتم تسجيل COGS والإبلاغ عنها
يتم تسجيل COGS على بيان الدخل ويتم خصمها من الإيرادات لحساب إجمالي الربح.
ال صيغة لحساب COGS:
COGS = بدء المخزون + المشتريات - إنهاء المخزون
- بدء المخزون: قيمة السلع التي كانت لديك في بداية الفترة.
- عمليات الشراء: أي سلع أو مواد خام إضافية تم شراؤها خلال الفترة.
- إنهاء المخزون: قيمة السلع المتبقية غير المباعة أو غير المستخدمة في نهاية الفترة.
مثال:
لنفترض أن مخزونك الأولي لهذا الشهر هو 50,000 درهم إماراتي، وقمت بشراء مواد خام إضافية بقيمة 30,000 درهم إماراتي، والمخزون النهائي هو 20,000 درهم إماراتي.
تطبيق الصيغة:
التكلفة = 50،000 + 30،000 - 20،000 = 60،000 درهم
هذا يعني أنك تكلفة السلع المباعة لهذا الشهر هو 60,000 درهم إماراتي
بعد فهم COGS، من المهم بنفس القدر فهم مفهوم نفقات التشغيل (OpEx).
نفقات التشغيل (OpEx)
نفقات التشغيل (OpEx) هي التكاليف المطلوبة لإدارة عملك على أساس يومي. على عكس COGS، المرتبطة مباشرة بالإنتاج، تغطي OpEx النفقات المتعلقة بالمهام الإدارية والتشغيلية، مثل الحفاظ على المساحات المكتبية، ودفع رواتب الموظفين، وإدارة الحملات التسويقية. هذه النفقات ضرورية للحفاظ على عملك وظيفيًا وتنافسيًا.
أمثلة على نفقات التشغيل
تعتبر نفقات التشغيل ضرورية لإدارة أعمالك بسلاسة، وتشمل:
- الإيجار: تكلفة استئجار مكتب أو مساحة بيع بالتجزئة.
- المرافق: نفقات مثل الكهرباء والمياه وخدمات الإنترنت.
- الرواتب: للموظفين الذين لا يشاركون بشكل مباشر في الإنتاج ولكنهم ضروريون للعمليات التجارية.
- الإعلان: التكاليف المرتبطة بالترويج لمنتجاتك أو خدماتك، بما في ذلك الإعلانات الرقمية والحملات المطبوعة والتسويقية.
مصاريف التشغيل الثابتة مقابل المصاريف التشغيلية المتغيرة
يمكن تقسيم نفقات التشغيل إلى فئتين: ثابت و متغير نفقات. فيما يلي جدول لشرح الفرق:
الآن بعد أن فهمت نفقات التشغيل، من المهم معرفة كيفية اختلافها عن النفقات غير التشغيلية.
المصاريف غير التشغيلية
المصروفات غير التشغيلية هي التكاليف التي يتكبدها نشاطك التجاري والتي لا ترتبط بعملياته الأساسية أو أنشطته الأساسية. عادة ما تنشأ هذه النفقات من الأنشطة الطرفية، مثل اقتراض الأموال أو بيع الأصول. على الرغم من أنها ليست جزءًا من عملك اليومي، إلا أنها لا تزال تؤثر على أرباحك النهائية، وهذا هو سبب أهمية تتبعها.
أمثلة على المصاريف غير التشغيلية
فيما يلي بعض الأمثلة الرئيسية للنفقات غير التشغيلية:
- مصاريف الفائدة: هذه هي تكلفة اقتراض الأموال، مثل دفع الفائدة على القروض أو السندات.
- الخسائر من مبيعات الأصول: هذه هي الخسائر التي تتكبدها عند بيع الأصول التي لا تشكل جزءًا من أنشطة عملك الرئيسية، مثل المعدات أو الممتلكات.
- رسوم إعادة الهيكلة: إذا خضع نشاطك التجاري لإعادة التنظيم، فقد تواجه تكاليف مثل تعويضات نهاية الخدمة أو الرسوم القانونية.
التأثير على البيانات المالية
يتم تسجيل المصاريف غير التشغيلية بشكل منفصل عن مصاريف التشغيل في بيان الدخل الخاص بك. يساعدك هذا الفصل - وأي شخص يراجع أموالك - على رؤية أداء عمليات الأعمال الأساسية دون تأثير هذه التكاليف الخارجية. فيما يلي كيفية تأثيرها على بياناتك المالية:
- انخفاض صافي الدخل: يتم خصم المصاريف غير التشغيلية من أرباحك التشغيلية، مما يقلل من أرباحك صافي الدخل. هذا مهم للمستثمرين والمحللين الذين يرغبون في قياس الربحية الإجمالية والكفاءة التشغيلية.
- الوضوح في التقارير المالية: من خلال عزل النفقات غير التشغيلية، فإنك تقدم صورة أوضح للأداء التشغيلي لشركتك. هذا يجعل من السهل اتخاذ قرارات مستنيرة حول الاتجاه الذي يتجه إليه نشاطك التجاري.
عند إدارة نفقات عملك، من الضروري فهم الفرق بين معفاة من الضرائب و مصاريف غير قابلة للخصم.
المصاريف القابلة للخصم الضريبي مقابل المصاريف غير القابلة للخصم
أدناه، سنقوم بالتقسيم مصاريف قابلة للخصم الضريبي وغير قابلة للخصم حتى تعرف أين يمكنك تقليل مسؤوليتك الضريبية.
مصاريف قابلة للخصم
هذه هي التكاليف التي تتكبدها شركتك أثناء عملياتها والتي يمكن خصمها من إجمالي دخلك عند حساب الدخل الخاضع للضريبة. تعمل هذه النفقات على خفض فاتورتك الضريبية الإجمالية، مما يساعدك على الاحتفاظ بالمزيد من أرباحك. وفقًا لـ إرشادات IRS، لكي تكون المصاريف قابلة للخصم، يجب أن تكون كلاهما عادي (شائع في مجال عملك) و ضروري (مناسب لنشاطك التجاري).
مصاريف غير قابلة للخصم
هذه تكاليف متعلقة بالأعمال ولا يمكن خصمها من إجمالي دخلك لأغراض ضريبية. لا تفي هذه النفقات بمعايير مصلحة الضرائب الأمريكية لما يعتبر «عاديًا وضروريًا» للعمليات التجارية. على هذا النحو، لا يمكنهم تقليل دخلك الخاضع للضريبة، مما يعني أنهم لا يقدمون أي مزايا لتوفير الضرائب.
مقارنة بين المصاريف القابلة للخصم الضريبي والنفقات غير القابلة للخصم
لمساعدتك على إدارة الشؤون المالية لشركتك بشكل أفضل، دعنا نلقي نظرة على أمثلة محددة لحسابات النفقات الشائعة التي تتعقبها الشركات بانتظام.
أمثلة على حسابات المصروفات المحددة
فيما يلي بعض الأمثلة على حسابات المصروفات المحددة:
- مصاريف الإعلان: يغطي هذا تكاليف الترويج لمنتجاتك أو خدماتك من خلال وسائل الإعلام المختلفة، بما في ذلك التلفزيون والراديو والمطبوعات والإعلانات عبر الإنترنت.
- رسوم الخدمة المصرفية: هذه هي الرسوم التي يفرضها البنك الخاص بك لصيانة الحساب أو خدمات محددة، مثل التحويلات البنكية أو رسوم السحب على المكشوف. إنها نفقات تشغيلية تحتاج إلى تتبعها لإعداد تقارير مالية دقيقة.
- مصاريف التوصيل (الشحن): يشير هذا إلى التكاليف المرتبطة بشحن المنتجات للعملاء. وهي تشمل رسوم التعبئة والشحن والشحن، وتؤثر على التكلفة الإجمالية للمبيعات والربحية.
- مصروف الاستهلاك: يتتبع هذا الانخفاض التدريجي في قيمة أصولك الثابتة، مثل الآلات أو المركبات، بمرور الوقت.
- مصاريف التأمين: يشمل ذلك أقساط التأمين المرتبط بالأعمال، مثل التأمين على الممتلكات أو المسؤولية أو التأمين الصحي للموظفين. إنها مصروفات تشغيلية ويجب تسجيلها في الفترة التي يتم دفعها فيها.
- مصاريف الفائدة: تغطي مصاريف الفائدة تكلفة اقتراض الأموال، مثل الفائدة على القروض أو خطوط الائتمان. إنها تكلفة مالية أساسية يجب تتبعها بشكل منفصل عن النفقات التشغيلية.
- مصاريف الإيجار: يشمل ذلك المدفوعات التي تم دفعها لتأجير المساحات المكتبية أو المستودعات أو المعدات. الإيجار هو مصروف تشغيلي منتظم ويجب توثيقه بدقة لإعداد التقارير الضريبية والمالية.
- التصليحات والصيانة: تغطي هذه النفقات تكاليف صيانة ممتلكات ومعدات عملك.
- مصاريف الرواتب: يتتبع هذا الحساب الأجور والمكافآت والمزايا المدفوعة للموظفين. تعتبر الرواتب ضرورية لعمليات عملك وتعتبر من نفقات التشغيل العادية.
- مصاريف التوريدات: تشير نفقات اللوازم إلى تكلفة المواد المستخدمة في العمليات اليومية، مثل اللوازم المكتبية أو منتجات التنظيف أو مواد التصنيع.
- مصاريف المرافق: وهذا يشمل تكاليف الخدمات الأساسية مثل الكهرباء والمياه والإنترنت. تعتبر هذه المصروفات تكاليف تشغيل متكررة وعادة ما يتم تسجيلها في بيان الدخل تحت المصروفات العامة.
الخاتمة
الإدارة الفعالة للنفقات ضرورية للحفاظ على عملك على المسار الصحيح وآمن ماليًا. من خلال فهم الأنواع المختلفة من النفقات - سواء التشغيلية أو غير التشغيلية أو المخصومة من الضرائب - يمكنك اتخاذ قرارات مستنيرة تؤثر بشكل مباشر على نجاحك المالي. يضمن تتبع نفقاتك وتصنيفها بشكل صحيح الامتثال ولكنه يكشف أيضًا عن فرص لتوفير الموارد وتحسينها.
في ألان، قمنا بإنشاء منصة تجعل إدارة النفقات سهلة وفعالة. من خلال الأتمتة القائمة على الذكاء الاصطناعي، وإحصاءات الإنفاق في الوقت الفعلي، بطاقات الشركات، نساعد الشركات على التحكم في النفقات وتبسيط الموافقات والتخلص من التتبع اليدوي. كل ما تحتاجه لإدارة الشؤون المالية لشركتك موجود في مكان واحد، مما يتيح لك مزيدًا من الوقت للتركيز على الأمور المهمة - تنمية أعمالك.
إذا كنت مستعدًا لتبسيط إدارة نفقاتك، احجز عرضًا توضيحيًا معنا اليوم واكتشف كيف يمكن لـ Alaan مساعدتك في تحسين عملياتك المالية وتحقيق قدر أكبر من الكفاءة.
