فهم المصاريف: التعريف والأنواع وكيفية تسجيلها

تعمل كل شركة، كبيرة كانت أم صغيرة، على مبدأ أساسي واحد: لكسب المال، عليك إنفاق المال. من دفع الرواتب إلى تغطية التكاليف التشغيلية، النفقات هي جزء لا مفر منه من إدارة الأعمال.

لكن إدارة النفقات السيئة يمكن أن يكون لها تأثير مالي كبير. إحصائيات ACFE تكشف أن الشركات تخسر ما يصل إلى 5٪ من إيراداتها السنوية بسبب الاحتيال، مع كون الاحتيال في تقارير النفقات مساهمًا رئيسيًا. بالإضافة إلى ذلك، تقرير ديلويت يسلط الضوء على ذلك يمكن أن يؤدي تتبع النفقات غير الفعال إلى إهدار الشركات 10-20٪ من تكاليف التشغيل بسبب عدم الكفاءة وسوء الإدارة.

الأخبار الجيدة؟ من خلال فهم النفقات وإدارتها بفعالية، يمكن للشركات تبسيط العمليات وتحسين التكاليف واتخاذ قرارات مالية مستنيرة.

في هذه المدونة، سنلقي نظرة فاحصة على النفقات - ما هي وأنواعها المختلفة وكيف تختلف عن النفقات الرأسمالية وكيف يتم تسجيلها. بالإضافة إلى ذلك، سنستكشف استراتيجيات وأدوات قابلة للتنفيذ لتبسيط إدارة النفقات وتعزيز الأداء المالي.

ما هي المصاريف؟

المصروفات هي أي تكلفة تتكبدها الشركة للتشغيل أو توليد الإيرادات أو إدارة الأنشطة اليومية. تمثل هذه التكاليف الأموال أو الموارد التي يتم إنفاقها لإنتاج السلع أو تقديم الخدمات أو الحفاظ على سير العمليات بسلاسة.

في محاسبة، تعتبر المصروفات بالغة الأهمية حيث يتم تسجيلها في بيان الدخل ويتم خصمها من الإيرادات لحساب صافي الدخل. بواسطة مصاريف التتبع، تفهم الشركات بوضوح صحتها المالية وكفاءتها التشغيلية.

أنواع المصروفات

تأتي المصروفات بأشكال عديدة، يخدم كل منها غرضًا فريدًا في عمليات الشركة. يساعد فهم أنواع النفقات المختلفة الشركات على تصنيف التكاليف بفعالية ومراقبة أنماط الإنفاق وإدارة الميزانيات بكفاءة.

فيما يلي الأنواع الرئيسية للنفقات:

1. مصاريف التشغيل

نفقات التشغيل هي التكاليف المرتبطة مباشرة بالأداء اليومي للشركة. وتشمل هذه:

• أجور الموظفين والرواتب
• اللوازم المكتبية والصيانة
• الإيجار والمرافق
• تكاليف التسويق والإعلان
• نفقات البحث والتطوير

تضمن هذه النفقات أن الأعمال تسير بسلاسة وتستمر في خدمة عملائها بفعالية.

2. المصاريف غير التشغيلية

المصروفات غير التشغيلية هي التكاليف التي لا تتعلق بالأنشطة الأساسية للشركة. تشمل الأمثلة الشائعة:

• مدفوعات الفائدة على القروض
• خسائر صرف العملات الأجنبية
• الخسائر من مبيعات الأصول
• رسوم إعادة الهيكلة

عادة ما تنتج هذه النفقات عن الأنشطة الثانوية، وتتبعها الشركات بشكل منفصل لتقييم كفاءتها التشغيلية.

3. مصاريف ثابتة

تظل المصروفات الثابتة ثابتة بغض النظر عن التغييرات في الإنتاج أو المبيعات. تشمل الأمثلة:

• الإيجار الشهري
• أقساط التأمين
• إهلاك المعدات
• رواتب ثابتة للموظفين الدائمين

توفر المصاريف الثابتة إمكانية التنبؤ ولكنها تتطلب أيضًا دفعًا ثابتًا حتى خلال الفترات البطيئة.

4. مصاريف متغيرة

تتقلب المصروفات المتغيرة بناءً على مستويات نشاط الأعمال. وهي تشمل:

• تكاليف المواد الخام
• عمولات المبيعات
• فواتير الخدمات التي تتغير مع الاستخدام
• رسوم الشحن والتسليم

توفر هذه النفقات المرونة، حيث يمكن للشركات تعديلها بناءً على الأداء.

5. المصروفات المستحقة

المصروفات المستحقة هي التكاليف التي تكبدتها الشركة ولكن لم يتم دفعها بعد. تشمل الأمثلة:

• أجور الموظفين المكتسبة ولكن لم يتم دفعها بعد
• فواتير الخدمات المستخدمة بالفعل
• الفائدة المستحقة على القروض

يتم الاعتراف بهذه المصروفات في الفترة المحاسبية عند حدوثها، مما يوفر صورة واقعية للصحة المالية للشركة.

6. مصاريف الدفع المسبق

المصروفات المدفوعة مسبقًا هي التكاليف التي تدفعها الشركة مقدمًا مقابل السلع أو الخدمات التي ستحصل عليها في المستقبل. تشمل الأمثلة:

• دفعات مقدمة للإيجار
• أقساط التأمين المدفوعة مسبقًا
• الاشتراكات في البرامج أو الأدوات

يتم تسجيلها مبدئيًا كأصول ويتم الاعتراف بها تدريجيًا كمصروفات بمرور الوقت.

المصروفات مقابل النفقات الرأسمالية

يعد فهم التمييز بين النفقات والنفقات الرأسمالية أمرًا حيويًا لإعداد التقارير المالية الدقيقة واتخاذ القرارات.

يتضمن كلاهما إنفاق الأموال، ولكنهما يخدمان أغراضًا مختلفة ويؤثران على البيانات المالية بشكل مختلف.

ما هي النفقات؟ المصروفات هي التكاليف المتكبدة أثناء العمليات اليومية للشركة لتوليد الإيرادات.

ما هي النفقات الرأسمالية؟ النفقات الرأسمالية (CapEx) هي الأموال المستخدمة للحصول على أصول طويلة الأجل أو ترقيتها أو الحفاظ عليها. توفر هذه الأصول مزايا على مدى فترات محاسبية متعددة ويتم تسجيلها في الميزانية العمومية كأصول.

تشمل أمثلة النفقات الرأسمالية ما يلي:

• شراء الآلات أو المعدات
• ترقية البنية التحتية للمكاتب
• الحصول على ممتلكات أو مركبات
• تنفيذ أنظمة برمجية واسعة النطاق

لماذا يهم الاختلاف

النفقات الرأسمالية (CapEx) هي الاستثمارات في الأصول مثل المعدات أو المباني أو التكنولوجيا التي سيستخدمها عملك لفترة طويلة. لا يتم خصم هذه التكاليف من دخلك دفعة واحدة.

بدلاً من ذلك، يتم توزيع قيمتها على عدة سنوات كإهلاك في بياناتك المالية. هذا يدل على مساهمتهم المستمرة في الأعمال.

ومع ذلك، فإن النفقات هي تكاليف قصيرة الأجل التي تساعد في إدارة أعمالك اليومية، مثل الرواتب أو الإيجار أو اللوازم المكتبية. يتم خصمها من دخلك على الفور في نفس الفترة المحاسبية، مما يقلل صافي دخلك على الفور.

فكر في CapEx على أنها زراعة شجرة تنمو وتؤتي ثمارها لسنوات، في حين أن النفقات هي الماء والأسمدة التي تستخدمها على الفور للحفاظ على سير الأمور.

الآن، دعونا نلقي نظرة على كيفية قيام شركة مثل Amazon بتصنيف وإدارة نفقاتها لدعم عملياتها العالمية.

مثال النفقات - أمازون

مثال من العالم الحقيقي يمكن توضيح كيفية تصنيف الشركات وإدارة النفقات. دعونا نلقي نظرة على كيفية القيام بذلك يتم الإبلاغ عن نفقات Amazon في بياناتها المالية.

تقسم Amazon تكاليفها إلى فئتين أساسيتين: النفقات التشغيلية وغير التشغيلية. فيما يلي كيفية تنظيمها:

مصاريف التشغيل

ترتبط نفقات التشغيل مباشرة بعمليات Amazon التجارية اليومية. تضمن هذه النفقات الأداء السلس وتوليد الإيرادات. تشمل الأمثلة:

• تكلفة المبيعات: يغطي هذا نفقات إنتاج أو الحصول على المنتجات المباعة من خلال منصات Amazon.
• تكاليف الوفاء: وتشمل هذه النفقات المتعلقة بالتغليف والشحن وخدمة العملاء.
• التسويق والإعلان: التكاليف التي يتم إنفاقها على الحملات الترويجية لجذب العملاء.
• التكنولوجيا والمحتوى: الاستثمارات في البرامج وصيانة الخوادم والمحتوى الرقمي لـ Amazon Prime.
• عام وإداري (G&A): تشمل التكاليف العامة مثل الرواتب واللوازم المكتبية والمرافق.

المصاريف غير التشغيلية

لا ترتبط النفقات غير التشغيلية بعمليات Amazon الأساسية ولكنها لا تزال تلعب دورًا في الإدارة المالية. تشمل الأمثلة:

• مصاريف الفائدة: المدفوعات التي تتم على القروض أو الديون.
• مصاريف أو إيرادات أخرى: الخسائر أو المكاسب من بيع الأصول أو معاملات الصرف الأجنبي أو الأنشطة المالية الأخرى.

أبرز ما جاء في البيان المالي لشركة Amazon

يعد بيان دخل Amazon لعام 2017 توضيحًا ممتازًا:

• كانت نفقات التشغيل مثل تكلفة المبيعات والإنجاز كبيرة، مما يعكس تركيز أمازون على الخدمات اللوجستية ورضا العملاء.
• وكانت المصروفات غير التشغيلية، مثل الفائدة، أصغر ولكنها لا تزال مدرجة في التقارير المالية.

يساعد هذا التفصيل Amazon في الحفاظ على الوضوح في التقارير المالية، مما يساعد أصحاب المصلحة في تقييم ربحيتها وكفاءتها التشغيلية.

كيف يتم تسجيل النفقات؟

يمكن أن تختلف طريقة تسجيل النفقات بناءً على النظام المحاسبي الذي تستخدمه الشركة -الأساس النقدي أو أساس الاستحقاق.

الخطوات الرئيسية في تسجيل النفقات:

1. تحديد المصاريف:
   • حدد طبيعة المصاريف، مثل التشغيل أو عدم التشغيل.
   • تأكد من أنها تكلفة تجارية مشروعة.
2. اجمع الوثائق:
   • اجمع الإيصالات أو الفواتير أو الفواتير لكل معاملة.
   • تأكد من أن المستندات تحتوي على تفاصيل مهمة مثل التاريخ والمبلغ والغرض.
3. تصنيف المصاريف:
   • قم بتخصيص كل مصروف لفئة معينة، مثل الإيجار أو المرافق أو الرواتب.
   • قم بتصنيف المصروفات على أنها ثابتة أو متغيرة أو تشغيلية أو غير تشغيلية.
4. سجل في دفتر الأستاذ العام:
   • أدخل تفاصيل المصروفات في دفتر الأستاذ العام للشركة ضمن فئة الحساب الصحيحة.
   • استخدم برامج المحاسبة لأتمتة هذه العملية لتحسين الدقة.
5. قم بتطبيق طريقة المحاسبة:
   • المحاسبة على أساس النقد: سجل النفقات عندما يتم دفع الأموال فعليًا.
   • المحاسبة على أساس الاستحقاق: سجل النفقات عند تكبدها، حتى لو لم يتم السداد بعد.
6. المراجعة والتوفيق:
   • تحقق دوريًا من النفقات المسجلة مقابل البيانات المصرفية لضمان الدقة.
   • قم بتسوية التناقضات للحفاظ على سجلات مالية نظيفة.

مثال للتسجيل باستخدام طريقة الاستحقاق

تخيل أن شركة تتلقى فاتورة كهرباء بقيمة 5,000 درهم إماراتي لشهر نوفمبر. حتى إذا لم يتم دفع الفاتورة حتى ديسمبر، يتم تسجيل المصاريف في نوفمبر بسبب استهلاك الخدمة خلال تلك الفترة.

هذا يتماشى مع مبدأ المطابقة، بما يضمن مطابقة النفقات مع الإيرادات التي تساعد على توليدها.

أهمية إدارة النفقات وإعداد التقارير

تعد إدارة النفقات وإعداد التقارير أمرًا بالغ الأهمية للشركات التي تهدف إلى الحفاظ على الاستقرار المالي ودفع النمو. من خلال إدارة النفقات بفعالية، يمكن للشركات منع التكاليف غير الضرورية، وتحسين دقة الميزانية، وضمان الامتثال للوائح المالية.

لماذا تعتبر إدارة المصروفات مهمة

1. منع الإنفاق الزائد:
   • وبدون ضوابط مناسبة، يمكن أن تخرج التكاليف عن نطاق السيطرة، مما يؤثر سلبًا على الربحية.
   • يساعد تتبع النفقات الشركات على تحديد الإنفاق المهدر وإعادة تخصيص الموارد بشكل فعال.
2. تحسين دقة الميزانية:
   • تسمح بيانات المصروفات التفصيلية بتنبؤ مالي أكثر دقة.
   • يمكن للشركات إنشاء ميزانيات واقعية تتوافق مع الاحتياجات التشغيلية وأهداف الإيرادات.
3. ضمان الامتثال:
   • يضمن التوثيق الصحيح للنفقات الامتثال للوائح الضريبية.
   • يساعد الشركات على المطالبة بالخصومات المؤهلة وتجنب العقوبات.
4. تعزيز الكفاءة التشغيلية:
   • يؤدي تبسيط عمليات المصروفات إلى تقليل الجهد اليدوي وزيادة الإنتاجية.
   • يقضي الموظفون وقتًا أقل في تعويض عن الأعمال الورقية، مما يسمح لهم بالتركيز على المهام الأساسية.

لماذا يعد إعداد التقارير أمرًا بالغ الأهمية

1. الشفافية:
   • توفر التقارير المنتظمة رؤى واضحة حول مكان إنفاق الأموال.
   • تمكن المديرين من اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات وضمان المساءلة.
2. تحديد الاتجاهات والأنماط:
   • يساعد تحليل التقارير على اكتشاف المشكلات المتكررة، مثل الرسوم الزائدة للموردين أو انتهاكات السياسة.
   • يمكن للشركات معالجة أوجه القصور وتحسين الإنفاق.
3. دعم اتخاذ القرار:
   • تسلط التقارير الشاملة الضوء على فرص توفير التكاليف ومجالات الاستثمار.
   • يساعد القيادة على التخطيط للمستقبل بثقة.

Alaan: شريكك في إدارة النفقات

في Alaan، نقوم بتبسيط إدارة النفقات من خلال منصة إدارة الإنفاق الشاملة الخاصة بنا. تعمل بطاقات الشركات والأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي على تبسيط العملية بأكملها، مما يوفر الوقت والمال للشركات.

إليك كيفية قيام Alaan بتمكين الشركات:

• إمكانية الرؤية في الوقت الفعلي: راقب جميع النفقات فور حدوثها، باستخدام لوحات المعلومات التي تمنح فرق التمويل الشفافية الكاملة بشأن إنفاق الشركة. هل تعلم؟ 35% من موظفي الإمارات تواجه متوسط خسارة سنوية قدرها 13,206 درهمًا إماراتيًا لكل موظف بسبب إدارة النفقات غير الفعالة. يضمن Alaan عدم تجاوز أي نفقات.
  
  
• عدد غير محدود من بطاقات الشركات: قم بإصدار بطاقات افتراضية أو مادية للموظفين على الفور، ولكل منها حدود إنفاق مخصصة وقيود خاصة بالتاجر. ومن شأن ذلك أن يقلل الاعتماد على نظم السداد اليدوي, مدخرات أكثر من ساعة في الشهر لكل موظف بشأن نفقات الإيداع.
  
  
• تتبع الإيصالات المدعوم بالذكاء الاصطناعي: قل وداعًا للتعامل اليدوي مع الإيصالات. يقوم الموظفون ببساطة بتحميل الإيصالات عبر تطبيق Alaan أو إضافة Chrome، ويتحقق الذكاء الاصطناعي الخاص بنا من التفاصيل، مما يضمن الدقة والامتثال. مع 26% من موظفي الإمارات الاستشهاد بتحديات الاستلام كعقبة رئيسية، تعمل أتمتة Alaan على التخلص من نقطة الألم هذه.
  
  
• عمليات سير عمل الموافقة المخصصة: تبسيط الموافقات من خلال إعداد سياسات متعددة الطبقات. يمكن للمديرين الموافقة على النفقات أو الإبلاغ عنها أثناء التنقل، مع التنبيهات الفورية التي تحافظ على سلاسة العملية وفعاليتها.
  
  
• أصبح الامتثال لضريبة القيمة المضافة أمرًا سهلاً: تقوم شركة Alaan باستخراج تفاصيل ضريبة القيمة المضافة والتحقق منها من الإيصالات، مما يساعد الشركات على زيادة مطالبات ضريبة المدخلات إلى أقصى حد مع الالتزام باللوائح المحلية.
  
  
• تكامل سلس مع برامج المحاسبة: قم بمزامنة Alaan مع نظام ERP أو نظام المحاسبة الخاص بك لإجراء التسوية بنقرة واحدة، مما يقلل من وقت مسك الدفاتر اليدوي.

أبلغ عملاء Alaan عن التوفير أكثر من 16 ساعة كل شهر، والحد من الأخطاء بنسبة 75%، واستعادة التسربات الكبيرة في التكاليف باستخدام استرداد نقدي بنسبة 2% على المعاملات المؤهلة. من إلغاء العمليات اليدوية إلى إدارة ضريبة القيمة المضافة الفائقة، تضمن Alaan أن عملك يعمل بأقصى قدر من الكفاءة.

سواء كنت مديرًا ماليًا أو مديرًا ماليًا أو مالكًا لشركة صغيرة، فإن Alaan تزودك بالأدوات لتبسيط إدارة النفقات وتقليل التكاليف وزيادة الوضوح المالي.

الخاتمة

لا تقتصر إدارة النفقات بفعالية على تتبع أين تذهب الأموال فحسب، بل تتعلق بتمكين عملك من النمو بشكل مستدام. سواء كنت تتعامل مع التكاليف التشغيلية أو النفقات الرأسمالية أو تعويضات الموظفين، فإن فهم نفقاتك وتحسينها أمر بالغ الأهمية للحفاظ على الصحة المالية.

في ألان، نحن نقدم للشركات طريقة أكثر ذكاءً لإدارة النفقات. توفر منصتنا تتبعًا فوريًا لجميع المعاملات، وأتمتة مدعومة بالذكاء الاصطناعي لتبسيط إدارة الإيصالات، وضوابط الإنفاق المصممة خصيصًا لضمان الامتثال لسياسات الشركة.

من خلال عمليات الدمج السلسة في برامج المحاسبة الشائعة والامتثال المدمج لضريبة القيمة المضافة، يلغي Alaan الحاجة إلى الجهد اليدوي، مما يوفر الوقت والمال لفريقك.