ما هي المصاريف العرضية؟ تحكم في أموالك

هل تساءلت يومًا عن سبب عدم توافق ميزانيتك المخططة بدقة في بعض الأحيان؟

حسنًا، ليست النفقات الكبيرة والمتوقعة دائمًا هي التي تفقدك توازنك. غالبًا ما تكون التكاليف الصغيرة غير المخطط لها مثل أسعار سيارات الأجرة الإضافية أو وجبات غداء الفريق المرتجلة أو إصلاحات المكاتب البسيطة هي التي تتراكم وتخلق تناقضات. يمكن لهذه التكاليف التي تبدو غير مهمة، والمعروفة باسم النفقات العرضية، أن تتخطى الشقوق وتعطل خططك المالية.

قد تجد صعوبة في حساب هذه النفقات التقديرية لأنها تحدث بشكل متقطع وغالبًا لا تأتي مع أثر ورقي. على عكس نفقاتك الأساسية، لا يمكن التنبؤ بهذه التكاليف وتميل إلى الظهور جنبًا إلى جنب مع النفقات الكبيرة المخطط لها، مما يجعل تتبعها أكثر صعوبة.

في هذه المدونة، سوف نستكشف ما يمكن اعتباره مصروفًا عرضيًا، ونقدم أمثلة شائعة للنفقات العرضية ذات الصلة بالشركات في الإمارات العربية المتحدة، ونحدد التحديات التي تشكلها ونشارك النصائح العملية حول إدارة هذه النفقات بفعالية.

ما هي المصاريف العرضية؟

المصروفات العرضية، والمعروفة أيضًا باسم المصروفات العرضية أو التكاليف المتنوعة، هي نفقات ثانوية تنشأ أثناء إدارة الأعمال. لا ترتبط هذه التكاليف البسيطة بشكل مباشر بعمليات الأعمال الأساسية الخاصة بك وقد لا يتم توقعها أو تضمينها في ميزانيتك.

على سبيل المثال، غالبًا ما تواجه الشركات ذات السفر المتكرر للموظفين تكاليف عرضية عالية. قد تشمل هذه التكاليف نفقات بسيطة للوجبات والنقل والإكراميات والنصائح لموظفي الفندق أو خدمة الغرف المتاحة أثناء رحلات العمل.

في حين نفقات سفر رجال الأعمال هي التكاليف العرضية الأكثر شيوعًا، ويمكن أن تنشأ هذه النفقات في مجالات مختلفة من الأعمال أيضًا، ويمكن أن يختلف حجمها بين الشركات.

على سبيل المثال، ضع في اعتبارك شركة تحتاج إلى شراء حبر طابعة للاستخدام المكتبي. بالنسبة للشركات الصغيرة التي لا تطبع سوى بضعة مستندات أسبوعيًا، فقد تكون هذه تكلفة بسيطة وغير متكررة. ومع ذلك، بالنسبة للشركات الكبيرة التي تطبع مئات المستندات يوميًا، يمكن أن يصبح حبر الطابعة نفقات عرضية كبيرة.

المصاريف العرضية الشائعة للشركات في الإمارات العربية المتحدة

فيما يلي بعض الفئات الشائعة للنفقات العرضية التي قد تواجهها أثناء العمل في الإمارات العربية المتحدة:

• مصاريف النقل: وتشمل هذه التكاليف المتعلقة بالسفر، مثل رسوم المرور ورسوم وقوف السيارات. على سبيل المثال، إذا كان موظفوك بحاجة إلى السفر من دبي إلى عجمان لحضور اجتماع، فقد يتحملون رسوم وقوف السيارات في مكان الاجتماع.
• نفقات ترفيه العملاء: عندما تقوم بالترفيه عن العملاء أو العملاء، قد تنشأ العديد من النفقات العرضية مثل أجرة التاكسي والإكراميات في المطعم.
• نفقات الاتصالات: تعد بطاقات SIM المحلية والمكالمات الدولية وخدمة Wi-Fi المدفوعة في الفنادق ضرورية للعمليات اليومية للموظفين المسافرين. يمكن أن تتراكم هذه التكاليف بسرعة وتضغط على بياناتك المالية.
• نفقات إدارة الفريق: يمكن أن تتضمن إدارة الفريق العديد من النفقات العرضية مثل هدايا تقدير الموظفين واحتفالات أعياد الميلاد وأنشطة بناء الفريق.
• المصاريف الإضافية للبضائع التالفة: قد تتحمل الشركات التي تتعامل مع السلع المادية تكاليف عرضية بسبب المخزون التالف. على سبيل المثال، قد يحتاج بائع البقالة إلى شطب تكاليف العناصر التي تعرضت للتلف العرضي أثناء النقل والتخزين والمناولة.
• مصاريف الإصلاح والصيانة: تتطلب المعدات والآلات المكتبية الصيانة والإصلاحات الدورية. يمكن أن تصل التكاليف العرضية المتعلقة بخدمة المعدات وقطع الغيار والزيارات الفنية إلى مبلغ كبير على مدار فترة.

المصروفات العرضية مقابل النفقات الرئيسية

النفقات العرضية والرئيسية هما أمران مهمان فئات المصروفات بخصائص مميزة يمكن أن تؤثر على ميزانيتك وتخطيطك المالي بطرق مختلفة. فيما يلي تحليل مقارن لأنواع المصروفات هذه:

حجم التكلفة

• المصاريف العرضية: هذه عادة ما تكون أصغر حجمًا. على سبيل المثال، تكلفة بطاقة SIM المحلية لموظف دولي.
• النفقات الرئيسية: هذه أكبر وغالبًا ما تنطوي على موارد كبيرة. على سبيل المثال، تكلفة شراء كمبيوتر مكتبي جديد.

التردد

• المصاريف العرضية: تميل النفقات العرضية إلى الحدوث بشكل متكرر ولكن مع قدرة أقل على التنبؤ من النفقات الرئيسية. يمكن أن تنشأ هذه التكاليف بشكل غير متوقع في عملياتك اليومية، مما يجعل من الصعب التنبؤ بها ودمجها في الميزانية.
• النفقات الرئيسية: عادة ما يتم التخطيط للنفقات الرئيسية مسبقًا، مما يسمح بتحسين الميزانية وتخصيص الموارد.

التأثير على الميزانية

• المصاريف العرضية: في حين أن النفقات العرضية قد تبدو غير مهمة عند النظر إليها بشكل فردي، إلا أنها يمكن أن تتراكم بسرعة وتؤثر على أرباحك النهائية إذا لم تتم إدارتها بفعالية.
• النفقات الرئيسية: ويتطلب ذلك مزيدًا من التخطيط الاستراتيجي وتخصيص موارد كبيرة، وغالبًا ما يتطلب ذلك موافقة الإدارة العليا أو أصحاب المصلحة.

التتبع وإعداد التقارير

• المصاريف العرضية: غالبًا ما تفتقر هذه النفقات إلى الوثائق الرسمية، مما يجعل تتبعها والإبلاغ عنها بدقة أكثر صعوبة.
• النفقات الرئيسية: عادةً ما يكون تتبع النفقات الرئيسية والإبلاغ عنها عملية أكثر تنظيمًا. قد يكون لديك سجلات مفصلة ووثائق موافقة ومتطلبات إعداد تقارير محددة لهذه النفقات، مما يسهل مراقبة هذه التكاليف وتبريرها.

ما هي تحديات إدارة النفقات العرضية؟

يمكن أن تمثل إدارة النفقات العرضية العديد من التحديات للشركات، لا سيما تلك الموجودة في منطقة الإمارات العربية المتحدة. مثل:

• مخاطر المطالبات الاحتيالية: يمكن للنفقات العرضية، التي غالبًا ما تكون صغيرة وغير مؤكدة، أن تخلق فرصًا للمطالبات الاحتيالية. عندما لا يُطلب من الموظفين تقديم إيصالات مفصلة، هناك احتمال أكبر للمبالغة في الادعاءات أو تلفيقها بالكامل. على سبيل المثال، قد يطالب الموظف بأجرة سيارة أجرة لم يتم تكبدها بالفعل. يمكن أن تؤدي هذه المبالغ الصغيرة، عند تجميعها، إلى خسارة مالية كبيرة.

• الإيصالات أو الفواتير المفقودة: واحدة من أكثر التحديات شيوعًا في إدارة النفقات العرضية هي صعوبة الحفاظ على الوثائق المناسبة. ليس من غير المألوف أن تختفي الإيصالات أو الفواتير الخاصة بالمشتريات الصغيرة، خاصة عندما يُنظر إلى النفقات على أنها غير مهمة. يمكن أن يؤدي هذا النقص في الوثائق إلى تعقيد عمليات المحاسبة الخاصة بك ويؤدي إلى مشاكل أثناء عمليات التدقيق.
• صعوبة التتبع: يمكن أن يمثل تتبع النفقات العرضية تحديًا، لا سيما عندما تحدث بشكل متكرر وتنطوي على مبالغ صغيرة. يمكن أن تصبح مراقبة العديد من المعاملات الصغيرة يوميًا أمرًا مرهقًا لفريق التمويل الخاص بك بسرعة، مما يؤدي إلى الأخطاء وعدم الكفاءة.
• النفقات غير المخطط لها: غالبًا ما تنشأ التكاليف العرضية بشكل غير متوقع، مما يعطل التخطيط المالي قصير الأجل وطويل الأجل. عندما لا تكون هذه النفقات متوقعة، فإنها يمكن أن تجهد ميزانيتك وتستلزم إعادة تخصيص الأموال من منطقة أخرى.
• المشكلات المتعلقة بتخصيص الميزانية: ويمكن أن تؤدي النفقات العرضية التي لا يمكن التنبؤ بها إلى تعقيد تخصيص الميزانية، خاصة عندما لا تكون هناك اعتمادات كافية لهذه التكاليف. يمكن أن تؤدي هذه النفقات غير المتوقعة إلى إجهاد ميزانيتك، مما يؤدي إلى زيادة الإنفاق المحتملة أو الحاجة إلى تقليص النفقات في مجالات أخرى.
• تقارير المصروفات غير الصحيحة: يمكن أن يؤدي إعداد التقارير اليدوية للنفقات إلى أخطاء، مثل فقدان ملاحظة النفقات أو إدخال مبالغ غير صحيحة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تقارير مالية غير صحيحة واتخاذ قرارات مالية سيئة.
• المطالبة بائتمان ضريبة المدخلات: يمكن أن تكون استعادة ضريبة القيمة المضافة على النفقات العرضية صعبة بشكل خاص، خاصة عندما تكون الوثائق غير كاملة أو غير صحيحة. يمكن أن يؤدي عدم وجود إيصالات أو فواتير مناسبة إلى إعاقة قدرتك على المطالبة إدخال ائتمان ضريبة القيمة المضافة، مما يؤدي إلى خسائر مالية.

نصائح لإدارة النفقات العرضية

فيما يلي بعض النصائح العملية التي يمكن أن تساعدك على تبسيط العملية والحفاظ على نفقاتك العرضية تحت السيطرة.

سياسة مصروفات محددة جيدًا

واحدة من أهم الخطوات التي يمكنك اتخاذها هي وضع سياسة نفقات محددة جيدًا. ضع إرشادات واضحة حول ما يمكن اعتباره مصروفًا عرضيًا، جنبًا إلى جنب مع إجراءات تقديم المطالبات. عند إنشاء سياستك، ضع في اعتبارك تضمين حدود محددة للإنفاق ومتطلبات التوثيق الإلزامية وعمليات الموافقة الواضحة. يمكن أن يساعدك ذلك في منع المطالبات الاحتيالية والتأكد من حساب كل النفقات بشكل صحيح.

استخدم بطاقات الشركات

سيكون تخصيص بطاقات الشركات للموظفين لجميع النفقات العرضية مفيدًا لعملك. بطاقات الشركات تقديم سجل واضح وقابل للتتبع لجميع المعاملات لتبسيط تتبع النفقات والقضاء على عملية السداد تمامًا. باستخدام بطاقات الشركات، يمكنك أيضًا فرض ضوابط الإنفاق الذكية مثل الشهرية حدود الإنفاق وضوابط الفئة والموافقات الآلية للحفاظ على التكاليف العرضية تحت السيطرة.

التتبع الآلي للنفقات

ضع في اعتبارك اعتماد برنامج متقدم برنامج إدارة المصروفات لأتمتة مراقبة النفقات العرضية. يمكن لهذه الحلول تسجيل نفقات الأعمال في الوقت الفعلي وتصنيفها بشكل صحيح وتنبيه فريق الشؤون المالية الخاص بك إلى أي تناقضات أو انتهاكات للسياسة. يساعد هذا في تقليل العبء الإداري ويضمن أيضًا تتبع جميع النفقات بدقة. يمكن أن تساعدك الأتمتة أيضًا على تجنب المخاطر الشائعة للتتبع اليدوي، مثل أخطاء إدخال البيانات والنفقات الفائتة.

تثقيف وتدريب الموظفين

يعد تثقيف وتدريب موظفيك على جوانب مختلفة من سياسة النفقات الخاصة بك أمرًا ضروريًا للإدارة الفعالة. عندما يكون الموظفون على دراية جيدة بالإرشادات وأهمية الامتثال، فمن المرجح أن يتبعوا الإجراءات بشكل صحيح. يمكن أن تكون الدورات التدريبية المنتظمة أيضًا فرصة جيدة للإجابة على أي أسئلة، مما يضمن فهم الجميع للسياسة. يمكن أن يساعدك ذلك في تقليل الأخطاء وتقليل مخاطر مطالبات النفقات غير المتوافقة.

قم بإنشاء صندوق مخصص

قد يكون إنشاء صندوق مخصص للنفقات العرضية حلاً عمليًا لإدارة هذه التكاليف بفعالية. يمكن لصندوق معين أن يوفر لك ميزانية واضحة للنفقات العرضية، مما يسهل مراقبة الإنفاق والتحكم فيه. يساعد هذا النهج أيضًا في تجنب الاضطرابات في ميزانيتك الرئيسية، حيث تتم إدارة جميع التكاليف العرضية بشكل منفصل. يمكنك مراجعة الصندوق بانتظام للتأكد من أنه يتماشى مع أهدافك المالية وتعديله حسب الحاجة.

إنشاء العمليات

يمكن أن يؤدي وجود عمليات منظمة لإعداد تقارير النفقات والموافقة عليها إلى تحسين إدارة النفقات العرضية بشكل كبير. تضمن العملية الرسمية مراجعة جميع النفقات والموافقة عليها قبل تسجيلها، مما يقلل من مخاطر الأخطاء أو المطالبات الاحتيالية. قد تجد أنه من المفيد تنفيذ نموذج تقارير موحد ووضع جداول زمنية واضحة للتقديم والموافقة. يمكن أن يؤدي هذا النهج المنظم إلى تقارير مالية أكثر دقة وفي الوقت المناسب، مما يساعدك في الحفاظ على تحكم أفضل في نفقاتك.

كيف يمكن لبطاقات الشركات تبسيط إدارة النفقات العرضية؟

دعونا نفهم كيف يمكن لبطاقات الشركات مساعدتك في تبسيط إدارة النفقات العرضية.

• التتبع في الوقت الفعلي: باستخدام بطاقات الشركات، يمكنك مراقبة المعاملات فور حدوثها، وتوفير رؤية فورية لنفقاتك. وهذا مفيد بشكل خاص لإدارة النفقات العرضية، لأنه يسمح بالمراقبة الدقيقة للإنفاق والتعديلات في الوقت المناسب حسب الحاجة. يساعد الوصول إلى المعلومات الحالية على منع الإنفاق الزائد ويضمن بقاء النفقات في حدود الميزانية.
• تصنيف المصروفات: من المزايا المهمة لبطاقات الشركات الفرز التلقائي للنفقات إلى فئات محددة مسبقًا. هذا يجعل من السهل تحليل أنماط الإنفاق وتحديد مجالات تحسين التكلفة. على سبيل المثال، قد تكتشف أن جزءًا كبيرًا من نفقاتك العرضية يتم إنفاقها على مشتريات محددة مثل السفر أو اللوازم المكتبية. باستخدام هذه المعلومات، يمكنك البحث عن طرق مختلفة لخفض التكاليف أو التفاوض على شروط أفضل مع الموردين.
• منع الاحتيال: تأتي بطاقات الشركات مزودة بميزات قوية لمنع الاحتيال تقلل من مخاطر الإنفاق غير المصرح به. تترك كل معاملة أثرًا واضحًا وقابلاً للتدقيق، مما يجعل من الصعب على المطالبات غير الصحيحة التسلل دون أن يلاحظها أحد. علاوة على ذلك، غالبًا ما تتضمن بطاقات الشركات ميزات أمان متقدمة مثل عناصر التحكم في الفئات وتنبيهات المعاملات والقدرة على حظر البطاقات أو تجميدها على الفور. تساعد هذه الإجراءات على منع المعاملات غير المصرح بها وضمان توافق الإنفاق مع سياسات الشركة.

• تطبيق السياسة: يمكن لبطاقات الشركات تنفيذ السياسة تلقائيًا من خلال السماح لك بتعيين حدود إنفاق وقيود محددة على استخدام البطاقة. على سبيل المثال، يمكنك تعيين الحد الأقصى للمبالغ لأنواع معينة من النفقات أو تقييد استخدام البطاقة للبائعين المعتمدين. وهذا يضمن التزام الموظفين بسياسات نفقات الشركة دون الحاجة إلى الإشراف اليدوي المستمر.
• التكامل مع أنظمة المحاسبة: تتضمن العديد من بطاقات الشركات برامج إدارة الإنفاق التي تتكامل مع أنظمة المحاسبة، مما يبسط تتبع النفقات وإعداد التقارير. يزيل هذا التكامل متطلبات الإدخال اليدوي للبيانات، مما يقلل من فرص الأخطاء ويضمن تسجيل جميع النفقات بدقة. إنه يوفر المرونة لإنشاء تقارير مفصلة بسرعة ورسم رؤى قابلة للتنفيذ لعمليات إدارة النفقات الخاصة بك.

قم بتحسين إدارة النفقات العرضية مع Alaan

عند ألان، نتفهم التحديات التي تواجهها شركتك أثناء التعامل مع النفقات العرضية. لمعالجة هذه المشكلة، قمنا بتصميم بطاقات الشركات الخاصة بنا مع ميزات التحكم الذكي لتبسيط عمليات إدارة النفقات الخاصة بك. يمكنك وضع حدود للفئات والتجار والإنفاق لكل بطاقة. وهذا يضمن الالتزام بميزانيتك ويمنع المعاملات غير المصرح بها، مما يسمح لك بذلك إلغاء سداد نفقات الموظفين معالجة مشكلات المصروفات النثرية والتخلص منها تمامًا.

كل معاملة تتم باستخدام بطاقة آلان للشركات يقدم استرداد نقدي غير محدود يصل إلى 2٪. هذا يجعله حلاً فعالاً من حيث التكلفة لإدارة نفقاتك العرضية. لقد قمنا أيضًا بإعطاء الأولوية لاحتياجات الأمان الخاصة بك، من خلال المصادقة متعددة العوامل والترميز لضمان تشفير جميع تفاصيل الحساب والبطاقة.

إلى جانب بطاقات الشركات، نقدم أيضًا تطبيقًا للهاتف المحمول يسمح لفريق الشؤون المالية الخاص بك بتتبع إنفاق الموظفين في الوقت الفعلي. سوف يتلقون إشعارات فورية على بطاقات الشركات الخاصة بهم لجميع المعاملات التي يقوم بها الموظفون. يمكنك عرض تفاصيل بطاقتك وتجميد بطاقاتك وإلغاء تجميدها، كل ذلك داخل التطبيق.

إحدى الميزات البارزة لتطبيقنا هي ميزة مسح الإيصالات، المدعومة بتقنية OCR. يحتاج موظفوك ببساطة إلى مسح الإيصال بحثًا عن نفقات عرضية، وسيقوم تطبيق الهاتف المحمول الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي بتحديد واستخراج جميع المعلومات الضرورية، بما في ذلك رقم TRN ومبلغ ضريبة القيمة المضافة وتفاصيل التاجر.

ثم تتم مشاركة هذه المعلومات مع برنامج إدارة الإنفاق الخاص بنا، والذي يتكامل بسلاسة مع حلول المحاسبة مثل Xero و Intuit Quickbooks. يتيح لك ذلك تتبع جميع نفقاتك، وضمان حساب دقيق لضريبة القيمة المضافة، والامتثال للوائح الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA).

لمعرفة المزيد حول كيفية قيام Alaan بتحسين إدارة النفقات العرضية الخاصة بك، تواصل مع خبرائنا اليوم.

‍