تتعامل معظم الشركات في الشرق الأوسط مع مشاكل المصروفات النثرية يوميًا. من مطاردة الموظفين لتقديم الإيصالات إلى تسوية كل مصروف يدويًا - هناك الكثير من الأعمال اليدوية غير الضرورية التي تنتهي بها فرق التمويل.
لحسن الحظ، لدينا الآن حلول رقمية يمكنها تبسيط نفقات الأعمال وتحقيق رؤية مالية وتحكم أفضل. في مدونة اليوم، سنستكشف مشاكل المصروفات النثرية الشائعة وكيف تعمل الحلول الحديثة على حلها لضمان عمليات مالية أكثر سلاسة. واصل القراءة!
التحدي 1: الرقابة المالية في الشركات ذات الفروع المتعددة
تعد إدارة المصروفات النثرية في مكان واحد أمرًا صعبًا بما فيه الكفاية، ولكن مع وجود العديد من الفروع، ويمكن أن تخرج الأمور بسرعة عن نطاق السيطرة. تخلق الطريقة التقليدية لنقل الأموال فعليًا مخاطر أمنية مستمرة وكابوسًا لوجيستيًا. تصبح الأموال المفقودة أو المسروقة احتمالًا حقيقيًا، بينما يقع عبء تتبع المعاملات الصغيرة عبر مواقع متنوعة بشكل كبير على عاتق أمين الحفظ.
تضيف التحويلات المصرفية الرقمية، على الرغم من أنها تبدو أكثر أمانًا، طبقة أخرى من التعقيد. يصبح التوفيق بين حسابات الفروع المتعددة ومراقبتها المستمرة أمرًا شاقًا، مما يجعل المصالحة جهدًا شاقًا.
تؤدي هذه المشكلات إلى تعطيل العمليات التجارية وفتح الأبواب للأخطاء المالية وعدم الكفاءة. من الواضح أن النظام التقليدي لا يتوسع، مما يترك الشركات في حاجة ملحة إلى حل أكثر أمانًا وتبسيطًا وقابلية للإدارة.
الحل: بطاقات الشركات المدفوعة مسبقًا
بطاقات الشركات تقدم حلاً قويًا لتبسيط الشؤون المالية وتعزيز الأمان عبر العمليات متعددة الفروع.
- تسمح بطاقات الشركات بتحميل وتفريغ الأموال بنقرة واحدة، مما يلغي الحاجة إلى التحويلات النقدية المادية.
- يمكن للشركات حظر البطاقات أو إلغاء حظرها حسب الحاجة، مما يوفر أمانًا محسنًا وتحكمًا في الوصول إلى الأموال.
- يمكن للشركات وضع حدود وقيود إنفاق دقيقة لكل بطاقة، بناءً على معايير محددة، مما يضمن الاستخدام المسؤول للأموال.
باستخدام بطاقات الشركات، يمكن للمؤسسات تركيز تتبع النفقات وتخصيص التحكم عبر الفروع أو المواقع المختلفة.
فيما يلي كيفية قيام شركة البراري بتحويل إدارة نفقاتها باستخدام بطاقات Alaan للشركات.
واجهت شركة البراري، وهي شركة تطوير عقاري شهيرة في الإمارات العربية المتحدة، تحديات في إدارة الإنفاق عبر كياناتها، حيث قام العديد من الموظفين بعمليات شراء عبر كيانات تجارية مختلفة. أدى هذا التعقيد، الذي تفاقم من خلال التنقل بين أنظمة البطاقات المختلفة ومزيج من بطاقات الائتمان أو الخصم الشخصية والشركات، إلى إعاقة تخطيط تدفق العملات.
أدت إدارة المصروفات النثرية التي تستغرق وقتًا طويلاً وتخطيط السداد ومهام المحاسبة الشهرية إلى الحاجة إلى حل أكثر كفاءة.
هذا هو الوقت شراكة البراري مع آلان لتنفيذ منصة إدارة الإنفاق المركزية. أدى ذلك إلى تبسيط عمليات سير العمل مع الحفاظ على فصل الكيانات. تتم إدارة جميع النفقات الآن من خلال بطاقة Alaan.
التحدي 2: تسربات الإنفاق والاحتيال وعدم الامتثال للسياسة
في حين أن التعامل مع المبالغ الصغيرة قد يبدو سهلاً، إلا أن الواقع غالبًا ما ينطوي على مشاكل مزعجة مثل تسرب النفقات والاحتيال، مما يتسبب في المزيد من التحديات لفريق التمويل الخاص بك.
يمكن أن يؤدي استخدام النقد المادي أو بطاقة الائتمان الشخصية للموظف لإدارة المصروفات النثرية إلى مشكلات مثل:
- الإنفاق غير المصرح به
- مطالبات المصروفات غير المتوافقة
- انتهاكات سياسة المصروفات
- تسويات المصروفات النثرية المتأخرة
- بيانات مالية فوضوية
- تتبع المعاملات غير الواضح
- ميزانيات المصروفات النثرية المربكة، على سبيل المثال لا الحصر
الحل: منصة متكاملة لإدارة بطاقات الشركات والنفقات
يمكن للمؤسسات الاستفادة من برامج إدارة النفقات جنبًا إلى جنب مع بطاقات الشركات لسد حالات تسرب النفقات التي تحدث أثناء إدارة المصروفات النثرية. يساعد هذا النهج المتكامل في:
- إلغاء الصرف النقدي: باستخدام بطاقات الشركات للنفقات البسيطة، تلغي الشركات الحاجة إلى إدارة حسابات بنكية متعددة للصرف النقدي لمختلف الفروع.
- الامتثال لسياسات المصروفات: عادةً ما يحتوي برنامج إدارة النفقات الجيد على سير عمل الموافقة المدمج وميزة الامتثال للسياسة. يمكن للشركات تكوين سياسة المصروفات الخاصة بها مباشرةً في النظام، مما يجعل من السهل الإبلاغ عن النفقات خارج السياسة قبل حدوثها.
- رؤية في الوقت الفعلي لإنفاق الأعمال: يقوم برنامج إدارة المصروفات بتحليل ملايين نقاط البيانات لتحديد الاتجاهات ووقف الإنفاق المهدر. تسمح الرؤية المركزية لنفقات الأعمال ولوحة معلومات التوصيل والتشغيل لقادة الشؤون المالية والمديرين الماليين ورؤساء الأعمال بتحليل بيانات النفقات وتخصيص الميزانيات المستقبلية.
باستخدام هذا النهج الشامل لإدارة الإنفاق، يمكن للمؤسسات الحصول على رؤية كاملة للنفقات، والتحكم الفعال في تسرب الأموال، والحفاظ على النزاهة المالية في محاسبة المصروفات النثرية.
التحدي 3: تقديم نفقات غير دقيق
غالبًا ما تنطوي عمليات المصروفات النثرية التقليدية على الكثير من العمل، مثل إرسال الإيصالات الورقية إلى المكتب الرئيسي وتسجيل النفقات يدويًا في سجل المصروفات النثرية. يمكن أن تتسبب هذه الطريقة القديمة في تأخير السداد وأخطاء تسجيل النفقات التي يمكن أن تكون مزعجة لكل من الموظفين والفريق المالي.
الحل: حلول النفقات المدعومة بتقنية OCR
من خلال التشغيل الآلي لإيداع النفقات، يمكن للفرق المالية توفير الكثير من الوقت الذي كانت ستقضيه في مطاردة الموظفين للحصول على التعويضات وتسوية النفقات يدويًا.
يقوم Alaan بأتمتة عملية إيداع المصروفات باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR). باستخدام هذا، يمكن للموظفين تسجيل الفواتير والإيصالات والفواتير بنقرة واحدة، مما يلغي الحاجة إلى الإدخال اليدوي للبيانات.
يقوم البرنامج تلقائيًا بالتقاط المعلومات الهامة مثل تفاصيل ضريبة القيمة المضافة والمبلغ والتاريخ والموقع، مما يعزز الدقة ويسرع عملية تقديم النفقات.
التحدي 4: تسوية النفقات المملة؟
ويتمثل التحدي الكبير الآخر في إدارة المصروفات النثرية في الوقت الطويل الذي تستغرقه تسوية المعاملات. في ظل الإعدادات التقليدية، يتعين على فرق الشؤون المالية والمحاسبة التحقق يدويًا من كل إدخال بيانات والتحقق من نفقات الأعمال والموافقة على المعاملة.
يصبح هذا الأمر أكثر صعوبة بالنسبة للشركات ذات المواقع المتعددة. كما أن التسوية اللاحقة للمصروفات تسلط الضوء على الأخطاء ولكنها لا تفعل شيئًا لمنعها.
الحل: المنصات التي تقدم التسوية بنقرة واحدة
بمجرد أن يبدأ الموظفون في استخدام بطاقات Alaan الائتمانية للشركات، يتم تسجيل جميع النفقات تلقائيًا في النظام. تعمل ميزة التسوية بنقرة واحدة على تسوية الفواتير تلقائيًا مع كشوف البطاقة، مما يضمن التسوية الدقيقة والسريعة.
التحدي 5: الأخطاء المحاسبية ومشكلات الميزانية
تعتمد القرارات الإستراتيجية والميزانيات والتنبؤات على الرؤية الدقيقة للتدفق النقدي، وهو عامل غالبًا ما يصعب على الشركات تحقيقه. بدون حلول إدارة الإنفاق القوية، لا تتمتع المؤسسات برؤية فورية لنفقات الأعمال.
علاوة على ذلك، فإن إدارة المصروفات اليدوية مليئة بالأخطاء المحاسبية بسبب عدم كفاية الوثائق والعمليات غير الفعالة.
الحل: رؤية البيانات والتحكم فيها في الوقت الفعلي
بطاقات الشركات ومنصات إدارة الإنفاق يوفر أيضًا رؤى في الوقت الفعلي حول أنماط الإنفاق. باستخدام لوحة معلومات التوصيل والتشغيل، يمكن للفرق المالية تحليل النفقات حسب القسم ونوع المصروفات والمعايير الأخرى. تؤدي رؤية البيانات في الوقت الفعلي إلى التخطيط المالي والتحكم بشكل أفضل. استنادًا إلى رؤى البيانات، يمكن للفرق المالية تخصيص الميزانيات والتخطيط للنفقات المستقبلية بفعالية.
باختصار، يقدم برنامج إدارة النفقات القوي مثل Alaan حلاً لجميع مشاكل المصروفات النثرية. إذا لم تستكشف بعد كيف يمكن لمثل هذا الحل أن يغير عملية إدارة النفقات الخاصة بك، فماذا عن حجز عرض تجريبي مع متخصصي المنتجات لدينا اليوم؟
