تخيل أن تكون وصيًا للنفقات النثرية. أيامك مليئة بالفواتير والتقارير، وتركز على ضمان تدفق كل درهم بسلاسة. تقوم بحساب الفواتير البالية والإيصالات الباهتة بدقة كل أسبوع وتسجيلها بجد، على أمل أن تتطابق مع دفتر الأستاذ. ولكن ماذا لو اكتشفت يومًا ما أنها غير متطابقة؟ لا يمكنك فقط وضع علامة على النفقات كشطب؛ يجب عليك تبرير النفقات.
ثم تبدأ عملية تتبع كل النفقات يدويًا، والتدقيق في كل قسيمة وإيصال، ومراجعة آلاف المستندات لأيام قادمة، مما يتسبب في تأخيرات غير ضرورية في إغلاق الكتب. ولكن لا ينبغي أن يكون هذا هو الحال.
تتكبد تسوية المصروفات النثرية اليدوية تكلفة تجارية ضخمة وهي غير فعالة وتستغرق وقتًا طويلاً. إنه يجبر فرق التمويل الخاصة بك على قضاء وقتها في المهام اليدوية المتكررة بينما يجب أن تركز على الميزانية والمبادرات الاستراتيجية الأخرى.
سنناقش في هذه المدونة كيف يمكن للنهج الحديث لتسوية المصروفات النثرية أن يساعدك على تبسيط عملية إدارة النقد في شركتك. واصل القراءة!
ما هي تسوية المصروفات النثرية؟
تسوية المصروفات النثرية هي عملية يتم فيها التحقق من النقد المادي في صندوق المصروفات النثرية مقابل النفقات الموثقة. إنها مراجعة رسمية لسجلات المصروفات النثرية وتستخدم عادة لإدارة نفقات الأعمال الصغيرة والروتينية.
يجب على الشركات تسوية جميع المدفوعات للتأكد من أن السجلات دقيقة وكاملة وخالية من التناقضات. الهدف من العملية برمتها هو منع إساءة استخدام أموال الشركة.
أهمية تسوية المصروفات النثرية
تعد التسوية الصحيحة أمرًا بالغ الأهمية لدقة وسلامة حسابات الأعمال، خاصة إذا تم تنفيذ العديد من المعاملات الصغيرة يوميًا. تضمن تسوية المصروفات النثرية الفعالة ما يلي:
- منع الاحتيال: عندما تقوم بمطابقة النقد الموجود بانتظام مع النفقات المسجلة، يمكن تحديد أي فجوات بسهولة، مما يمنع أي سوء استخدام للأموال. تساعد تسوية المصروفات النثرية على حماية أصولك وإبعاد الأنشطة الاحتيالية.
- إدارة الميزانية: تساعدك تسوية المصروفات النثرية على تكبير جميع النفقات الصغيرة والتي غالبًا ما يتم تجاهلها. إن مراقبة هذه النفقات المتكررة عن كثب يعني أن شركتك يمكنها تجنب مخاطر الإنفاق الزائد، مما يضمن أن هذه التكاليف الصغيرة لا تقلل من استقرارك المالي.
- الامتثال التنظيمي: في منطقة الشرق الأوسط، لا تعد تسوية المصروفات النثرية مجرد ممارسة جيدة بل شريان حياة للامتثال. إنه يضمن تسجيل كل معاملة والإبلاغ عنها بشكل صحيح. هذا الاهتمام بالتفاصيل يبقيك متوافقًا مع المتطلبات التنظيمية، مع الابتعاد عن أي مشكلات قانونية.
كم مرة يجب التوفيق بين المصروفات النثرية؟
في حين أن الفترة الزمنية المحددة لإجراء تسوية المصروفات النثرية يمكن أن تختلف، إلا أن الانتظام يجب أن يتماشى مع سياسات شركتك. من الممارسات الشائعة بين الشركات في المنطقة إجراء عملية التسوية إما كل أسبوعين (كل 15 يومًا) أو شهريًا إذا قمت بذلك يدويًا. ومع ذلك، عند الاعتماد على نهج القلم والورق التقليدي، يمكن أن تصبح إدارة تسوية المصروفات النثرية عرضة للخطأ وغير فعالة.
الانتقال إلى بطاقة الشركات وحلول إدارة الإنفاق مثل Alaan سيعمل على أتمتة معالجة المصروفات النثرية للحصول على تجربة خالية من المتاعب. سيتم تسجيل جميع النفقات التي تتم عبر بطاقة الشركة تلقائيًا في نظام إدارة النفقات في الوقت الفعلي.
لا يقتصر الأمر على التخلص من مشكلة تحميل الإيصالات المادية يدويًا ومراجعة سجلات النفقات التي تستغرق وقتًا طويلاً، ولكن البرنامج يأتي مزودًا بإمكانيات تتبع التدقيق المضمنة، مما يمنحك رؤية كاملة لكيفية ومكان إنفاق الأموال. أيضًا، باستخدام بطاقة Alaan للشركات، يمكنك إعداد حدود الإنفاق بحيث لا تتجاوز النفقات أبدًا ما تمت الموافقة عليه.
تحديات التسوية اليدوية للمصروفات النثرية
في حالة عدم وجود حل رقمي، قد تواجه هذه التحديات أثناء تسوية المصروفات النثرية يدويًا:
وثائق مفقودة
في دولة الإمارات العربية المتحدة، حيث تتم معظم المعاملات المتعلقة بالنفقات الصغيرة نقدًا، يمكن أن يتسبب وضع الإيصالات في غير محلها والاعتماد المفرط على الموظفين للإبلاغ عن النفقات الدقيقة في حدوث مشكلات. يمكن أن يؤدي عدم وجود إيصال حتى للنفقات الصغيرة مثل اللوازم المكتبية إلى خلق فجوات في السجلات المالية. بدون إيصال، من الصعب التحقق من شرعية وتفاصيل المعاملة، مما يجعل المصالحة أكثر صعوبة.
مخاطر الاحتيال والاختلاس
عندما إدارة المصروفات النثرية يتم ذلك يدويًا، ويزداد خطر الاحتيال والاختلاس. بدون بصمة رقمية، يعتمد تتبع كيفية ووقت إنفاق الأموال بشكل كبير على كلمات الموظف. يمكن استغلال هذه الثقة المتأصلة، مما يؤدي إلى الاستخدام غير المصرح به للأموال.
سير عمل الموافقة الفوضوي
غالبًا ما تتجاوز نفقات المصروفات النثرية تدفقات الموافقة المحددة لنفقات الأعمال الأكبر بسبب المبالغ الاسمية المعنية. ومع ذلك، فإن تطبيق نفس السياسات وتدفقات الموافقة على نفقات الأعمال الرئيسية والثانوية يمكن أن يؤدي إلى عدم الكفاءة. على سبيل المثال، قد يؤدي طلب موافقة إدارية مقابل 100 درهم إلى إبطاء العمليات وزيادة الأعباء الإدارية. تحتاج المؤسسات إلى نهج مخصص يحدد الطبيعة الفريدة لمعاملات المصروفات النثرية مع ضمان الرقابة المالية.
عملية تستغرق وقتًا طويلاً وغير فعالة
نظرًا لوجود الكثير من الأعمال الورقية المرتبطة بعملية إدارة المصروفات النثرية التقليدية، فإن العملية بأكملها بطيئة ومرهقة. يمكن للشركات التي لديها حجم كبير من معاملات المصروفات النثرية أن تجد صعوبة خاصة في تسوية الحسابات لأن كل معاملة، مهما كانت صغيرة، تحتاج إلى التحقق منها وحسابها وتسجيلها في الدفاتر يدويًا.
كما أن العملية اليدوية عرضة للخطأ البشري، مثل الإدخالات غير الصحيحة والقبول وتكرار المعاملات، مما يزيد من تأخير عملية التسوية. بالنسبة لمعظم الفرق المالية، من الأفضل قضاء هذا الوقت في المبادرات الاستراتيجية التي يمكن أن تدفع الأعمال إلى الأمام.
عدم التحكم
يعد ضمان الامتثال للسياسات المالية أمرًا صعبًا بدون حل إدارة المصروفات أنا أحب آلان. تفتقر إدارة المصروفات النثرية اليدوية إلى الضوابط والتوازنات التي توفرها الأدوات الرقمية، مما يجعل تطبيق السياسات أكثر صعوبة. يمكن أن تؤدي هذه الفجوة في التحكم إلى معالجة غير متسقة للنفقات، مما يجعل من الصعب على الشركات الالتزام بالإرشادات المالية.
في ما يلي كيف تجعل التسوية الآلية العملية بأكملها سهلة مقارنة بتسوية المصروفات النثرية اليدوية:
نهج حديث لإدارة تسوية المصروفات النثرية
نظرًا لمدى صعوبة إدارة المصروفات النثرية اليدوية وعدم كفاءتها، تتجه المؤسسات بشكل متزايد إلى منصات إدارة النفقات الرقمية لتبسيط نفقات الأعمال والبقاء متوافقة.
تقدم هذه المنصات حلاً شاملاً لتبسيط النفقات. إليك الطريقة:
بطاقات الشركات الافتراضية
اختيار إدارة الإنفاق يمكن أن تساعدك المنصة التي تقدم أيضًا بطاقات الشركات الافتراضية في تتبع النفقات بدقة وتقليل مخاطر الاحتيال وتبسيط عملية التسوية.
نظرًا لأن هذه البطاقات متزامنة بالفعل مع برنامج إدارة الإنفاق، فلا داعي لتحميل الإيصالات والتحقق اليدوي من قبل الأوصياء. يتم تسجيل جميع المعاملات تلقائيًا في المنصة، مما يمنحك رؤية كاملة للنفقات في جميع الأوقات.
كما أنها توفر تحكمًا دقيقًا في النفقات من خلال السماح لك بتعيين حدود إنفاق محددة مسبقًا على كل بطاقة، مما يعني أن موظفيك سينفقون في حدود ميزانيتهم المعتمدة.
الحفاظ على الإيصالات رقميًا
برنامج إدارة المصروفات الحديث يسهل إدارة الإيصالات الرقمية باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف لتحويل الإيصالات الورقية إلى تنسيقات رقمية. يحتاج موظفوك فقط إلى النقر فوق الصورة وتحميلها إلى البرنامج. سوف تنعكس جميع التفاصيل تلقائيًا في النظام. يعمل هذا على تبسيط عملية تتبع النفقات وتقليل الأخطاء البشرية.
باستخدام هذا، لن تضطر إلى مطاردة الموظفين للحصول على الإيصالات أو إدخال البيانات يدويًا في دفتر الأستاذ.
يتيح لك تطبيق Alaan للجوال مسح الإيصالات بسرعة وتسجيل المعاملات في الوقت الفعلي. تقوم تلقائيًا باستخراج البيانات، بما في ذلك أسماء البائعين والتواريخ والمبالغ، مما يجعلها أداة لا غنى عنها لتسوية المصروفات النثرية.
ضمان الامتثال لسياسة المصروفات النثرية
لدى معظم المنظمات سياسة المصروفات النثرية التي تحدد حدود الإنفاق وتدفقات الموافقة وعملية الصرف النقدي وإرشادات التسوية. في حين أن إنشاء سياسة أمر سهل، فإن التحدي الفعلي هو تنفيذ السياسة.
تعمل منصة إدارة النفقات الجيدة على أتمتة الامتثال للسياسات، مما يسهل على الموظفين الالتزام بالإرشادات المعمول بها دون إشراف يدوي. لا تعمل هذه الأتمتة على تبسيط الامتثال فحسب، بل تبقيك أيضًا جاهزًا للتدقيق دائمًا
الحفاظ على سجل المصروفات النثرية وتبسيط تدفقات الموافقة
باستخدام بطاقات الشركات الذكية وحلول إدارة الإنفاق، يمكنك أتمتة العملية بأكملها. يتم تسجيل جميع النفقات تلقائيًا في النظام عندما يستخدم الموظف بطاقة الشركة للنفقات.
توفر السجلات الرقمية رؤية في الوقت الفعلي لأنشطة المصروفات النثرية الخاصة بك خلال الفترة المحاسبية، بينما تعمل عمليات سير عمل الموافقة الآلية على التخلص من الاتصالات غير الضرورية ورسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا. يساعد هذا في تسريع عملية النفقات البسيطة التي قد تتأخر بسبب الموافقات اليدوية.
قم بتبسيط تسوية المصروفات النثرية باستخدام بطاقات الشركات #1 في الإمارات العربية المتحدة ومنصة إدارة الإنفاق
يمكن لبطاقات الشركات ومنصة إدارة الإنفاق من Alaan تحويل طريقة إدارة نفقات الأعمال.
من خلال ميزات مثل الرؤية في الوقت الفعلي، والتسوية الآلية، ومسارات التدقيق الشاملة، وسير عمل الموافقة المبسط، تقدم Alaan حلاً شاملاً لنفقاتك اليومية.
هل ترغب في تجربة المنتج أثناء العمل؟ احجز نسخة تجريبية مجانية مع متخصصي المنتجات لدينا اليوم!
