فهم عملية الشراء مقابل الدفع (P2P)

تعتمد العمليات التجارية الفعالة على إدارة المشتريات والمدفوعات بفعالية. من شراء السلع أو الخدمات الأساسية إلى ضمان المدفوعات في الوقت المناسب للموردين، تؤثر كل خطوة في هذه العملية على التدفق النقدي لشركتك وعلاقات الموردين والنمو العام.

ومع ذلك، تواجه العديد من الشركات تحديات مثل الأخطاء اليدوية التي تؤثر أكثر من 40% من المنظمات، دورات الموافقة المطولة التي تمديد أوقات الشراء بنسبة 35٪، والفرص الضائعة لتوفير التكاليف، مع 70% من الشركات تفشل في الاستفادة من خصومات الدفع المبكر.

هذا هو المكان الذي عملية الشراء مقابل الدفع (P2P) يدخل. إنه سير عمل تدريجي يربط المشتريات والدفع بسلاسة، مما يساعد الشركات على توفير الوقت وخفض التكاليف وتحسين الكفاءة.

في هذه المدونة، سنطلعك على أساسيات P2P، وسبب أهميتها، والتحديات التي تواجهها الشركات، وكيف يمكن للأتمتة تبسيط العملية. سواء كنت جديدًا في P2P أو تتطلع إلى تحسينه، سيساعدك هذا الدليل في الحصول على رؤى قابلة للتنفيذ.

ما هي عملية الشراء مقابل الدفع (P2P)؟

Procure-to-Pay (P2P) هي عملية شاملة تربط بين مراحل الشراء والدفع للحصول على السلع أو الخدمات للأعمال التجارية.

إنه يضمن أن كل شيء بدءًا من التوريد والطلب وحتى الاستلام والدفع مبسطًا ودقيقًا ومتوافقًا مع السياسات المالية.

لا تتعلق هذه العملية بالشراء فحسب، بل تتضمن أيضًا إدارة علاقات الموردين وتتبع النفقات وضمان المساءلة.

لماذا تعتبر عملية الشراء من أجل الدفع (P2P) مهمة؟

من خلال تبسيط دورة الشراء والدفع، تساعد P2P الشركات على العمل بسلاسة وخفض التكاليف والحفاظ على علاقات صحية مع الموردين. إليك سبب أهمية P2P:

• يعزز الكفاءة: تعمل عملية P2P على تبسيط سير العمل وتقليل المهام اليدوية وضمان موافقات أسرع.
• يحسن التحكم في التكاليف: يوفر P2P رؤية أفضل للإنفاق، وتمكين الشركات من تتبع النفقات والتزم بالميزانيات. كما أنه يساعد في التفاوض على شروط أفضل مع الموردين.
• يقلل الأخطاء: مع وجود أنظمة P2P، يتم حل الأخطاء مثل المدفوعات المكررة أو أوامر الشراء غير المتطابقة أو الفواتير غير الصحيحة من خلال عمليات التحقق المضمنة وعمليات التحقق.
• يقوي علاقات الموردين: تعمل المدفوعات السريعة والتواصل الواضح على بناء الثقة مع الموردين، مما يضمن التسليم المتسق للسلع والخدمات.
• يدعم صنع القرار: توفر البيانات والتقارير في الوقت الفعلي من أنظمة P2P رؤى قيمة، مما يساعد الشركات على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن المشتريات والاستراتيجيات المالية.

ما هي عملية الشراء حتى الدفع؟

تشير عملية الشراء إلى الدفع (P2P) إلى الدورة الكاملة التي تتبعها الشركة لشراء السلع والخدمات من الموردين وضمان إجراء الدفع بكفاءة ودقة.

فيما يلي كيفية عمل دورة الشراء مقابل الدفع (p2p):

1. تحديد المتطلبات

تتضمن الخطوة الأولى إدراك الحاجة إلى السلع أو الخدمات وتحديد مواصفاتها. يضمن التعاون بين الأقسام الوضوح بشأن ما هو مطلوب.

2. إنشاء طلبات شراء

يقدم الموظفون طلبًا رسميًا للموافقة على بدء عملية الشراء، مما يضمن توافق المشتريات مع سياسات الشركة وميزانياتها.

3. الموافقة على طلبات الشراء

يقوم رؤساء الأقسام أو موظفو المشتريات بمراجعة الطلب والموافقة عليه والتحقق من الميزانيات وضرورة الطلب.

4. إصدار أوامر الشراء

بمجرد الموافقة، يتم إنشاء أمر شراء (PO) يوضح بالتفصيل مواصفات السلعة والكمية والسعر والشروط. يتم إرسال أمر الشراء إلى المورد للتأكيد.

5. استلام السلع أو الخدمات

عندما يقوم المورد بتسليم العناصر المطلوبة، يقوم فريق الاستلام بفحصها للتأكد من أنها تتوافق مع متطلبات الطلب.

6. تقييم أداء المورد

بعد التسليم، يتم تقييم أداء المورد بناءً على معايير مثل الجودة والتوقيت والامتثال للشروط.

7. مطابقة الفواتير والموافقة عليها

يتم إجراء مطابقة ثلاثية بين أمر الشراء واستلام البضائع وفاتورة المورد لتأكيد الدقة. تتم معالجة التناقضات قبل الموافقة.

8. معالجة مدفوعات المورد

بمجرد الموافقة على الفاتورة، يقوم فريق التمويل بمعالجة الدفعة وفقًا للشروط المتفق عليها، مما يضمن الصرف الدقيق في الوقت المناسب.

9. المراجعة وإعداد التقارير

بعد الدفع، تتم مراجعة العملية لتحديد أوجه القصور وتحسين الدورات المستقبلية. تساعد البيانات التي يتم جمعها خلال P2P على تحسين استراتيجيات الشراء واتخاذ القرار.

ما الفرق بين المصدر للدفع والشراء للدفع؟

في حين أن المصدر إلى الدفع (S2P) والشراء من الشراء إلى الدفع (P2P) غالبًا ما يتم استخدامهما بالتبادل، إلا أنهما يشيران إلى جوانب مختلفة من المشتريات. يساعد فهم الاختلافات الشركات على تحسين عملياتها.

من المصدر إلى الدفع (S2P)

يشمل المصدر إلى الدفع دورة حياة المشتريات بأكملها، بدءًا من تحديد مصادر الموردين وانتهاءً بالدفع. وهي تركز على اختيار الموردين الاستراتيجيين وتخطيط المشتريات على المدى الطويل. تتضمن الخطوات الرئيسية في S2P:

• اكتشاف المورد وتقييمه: تحديد وتقييم الموردين المحتملين للعثور على أفضل ما يناسب احتياجات الشركة.
• التفاوض على العقود: وضع الشروط والتسعير والشروط لتشكيل اتفاقيات مفيدة للطرفين.
• إعداد المورد: إضافة موردين محددين إلى قائمة البائعين المعتمدين للشركة.
• أنشطة الشراء مقابل الدفع: بعد اكتمال التوريد، تتعامل عملية P2P مع طلبات الشراء وأوامر الشراء ومطابقة الفواتير والمدفوعات.

تعتبر S2P مثالية للشركات التي تسعى إلى تحسين علاقات الموردين وخفض التكاليف وضمان استقرار سلسلة التوريد.

الشراء مقابل الدفع (P2P)

يركز برنامج Procure-to-Pay فقط على الجوانب التشغيلية للمشتريات، بدءًا من تحديد الحاجة وانتهاءً بالدفع للموردين. على عكس S2P، فإنه لا يشمل التوريد الاستراتيجي للموردين. تتضمن الخطوات الرئيسية في P2P:

• طلبات الشراء والموافقات
• إنشاء أوامر الشراء وإدارتها
• استلام البضائع والفواتير المطابقة
• معالجة المدفوعات وإعداد التقارير المالية

P2P أمر بالغ الأهمية لكفاءة المشتريات اليومية وإدارة التدفق النقدي.

الاختلافات الرئيسية بين S2P و P2P

• النطاق: تغطي S2P المصادر والمشتريات والدفع، بينما تركز P2P فقط على المشتريات والدفع.
• التركيز: تعتبر S2P استراتيجية، حيث تعطي الأولوية لعلاقات الموردين وتحسين التكلفة، في حين أن P2P تعمل وتركز على المعاملات الفعالة.
• نقطة البداية: تبدأ S2P في وقت سابق باختيار المورد والتفاوض على العقد؛ يبدأ P2P بمجرد تحديد حاجة الشراء.

التحديات في عملية الشراء حتى الدفع

على الرغم من أهميتها، غالبًا ما تواجه عملية الشراء مقابل الدفع (P2P) العديد من التحديات التي يمكن أن تعطل العمليات وتؤدي إلى عدم الكفاءة. إن التعرف على هذه العقبات هو الخطوة الأولى نحو معالجتها بفعالية.

1. العمليات اليدوية

الاعتماد على عمليات سير العمل الورقية وتزيد الموافقات اليدوية من احتمالية حدوث أخطاء، مثل المدفوعات المكررة أو الموافقات الفائتة أو المطابقة غير الصحيحة للفواتير. كما أنه يبطئ العملية بأكملها، مما يقلل الكفاءة.

2. عدم الرؤية

بدون أنظمة مركزية، قد يكون من الصعب تتبع ومراقبة الإنفاق أو أداء المورد أو حالات الدفع. هذا النقص في الرؤية يعيق اتخاذ القرار ويمنع الشركات من تحسين استراتيجيات الشراء الخاصة بها.

3. إدارة سيئة للموردين

يمكن أن تؤدي إدارة علاقات الموردين يدويًا إلى اتصالات غير متسقة وتجديدات العقود الفائتة وأداء المورد دون المستوى. قد تواجه الشركات صعوبة في الانضمام إلى الموردين أو تقييمهم أو التفاوض معهم بفعالية.

4. مطابقة الفواتير غير الفعالة

يمكن أن تكون عملية مطابقة أوامر الشراء وإيصالات البضائع والفواتير (المطابقة الثلاثية) مملة وعرضة للخطأ إذا لم تكن آلية. غالبًا ما تؤدي التناقضات إلى تأخير الدفع وتوتر علاقات الموردين.

5. إنفاق مستقل

يمكن أن تؤدي عمليات الشراء غير المعتمدة أو عدم الامتثال لسياسات الشراء إلى زيادة التكاليف والمخاطر. يحدث الإنفاق المستقل عندما يتجاوز الموظفون العمليات القياسية، مما يؤدي إلى نفقات غير خاضعة للرقابة.

6. مشكلات الامتثال

ضمان الالتزام بسياسات المشتريات، اللوائح الضريبية، ويمكن أن تكون الالتزامات التعاقدية معقدة، خاصة بالنسبة للشركات التي تتعامل مع موردين متعددين عبر مختلف الولايات القضائية. يمكن أن يؤدي عدم الامتثال إلى عقوبات أو الإضرار بالسمعة.

7. الدفعات المتأخرة

يمكن أن يؤدي التأخير في الدفع بسبب اختناقات الموافقة أو البيانات غير المتطابقة إلى الإضرار بعلاقات الموردين ومنع الشركات من الاستفادة من خصومات الدفع المبكر.

8. فجوات التكامل

تعيق أنظمة المشتريات والحسابات المستحقة الدفع المفككة مشاركة البيانات بسلاسة، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة وعدم الدقة طوال دورة P2P.

Alaan: تبسيط التشغيل الآلي من الشراء إلى الدفع لشركتك

لم تعد الأتمتة من الشراء إلى الدفع اختيارية في السوق التنافسية اليوم - إنها ضرورية. تظهر الدراسات ذلك تتمتع الشركات التي تعتمد التشغيل الآلي P2P بتجربة معالجة الفواتير بشكل أسرع بنسبة تصل إلى 80٪ وتقليل الأخطاء اليدوية بأكثر من 90٪، مما يعزز الكفاءة وعلاقات الموردين بشكل كبير.

بالإضافة إلى ذلك، تؤدي الأتمتة إلى زيادة بنسبة 30٪ في خصومات الدفع المبكر وتقليل أوقات الدورات بنسبة 70٪، مما يوفر وفورات كبيرة في التكاليف.

في Alaan، نقوم بتبسيط التشغيل الآلي من عملية الشراء إلى الدفع (P2P)، مما يساعد الشركات على توفير الوقت وتقليل الأخطاء السيطرة على إنفاقهم.

من إدارة الفواتير السلسة إلى تتبع النفقات في الوقت الفعلي، تعمل منصتنا على تعزيز الامتثال وتبسيط العمليات، مما يجعل عمليات P2P أكثر كفاءة وسهولة.

إليك كيفية مساعدة Alaan لنشاطك التجاري:

• التكامل مع برامج المحاسبة الشائعة: يتكامل Alaan بسلاسة مع الشعبية برامج المحاسبة تستخدمه بالفعل، مما يضمن إعدادًا سلسًا وخاليًا من المتاعب.

بنقرة واحدة فقط، تتم مزامنة الفواتير والمدفوعات والسجلات المالية تلقائيًا، مما يوفر الوقت ويزيل مخاطر أخطاء الإدخال اليدوي.

• بطاقات آلان للشركات: ألان بطاقات الشركات تمنحك سيطرة لا مثيل لها على إنفاق شركتك. يمكنك وضع حدود محددة للموظفين وتتبع المعاملات في الوقت الفعلي والقضاء على عمليات الشراء غير المصرح بها.

سواء كان ذلك مصاريف السفر، مستلزمات المكتب، أو مدفوعات البائع، تكون كل معاملة مرئية، مما يساعدك على إيقاف الإنفاق المستقل والالتزام بميزانياتك.

• إدارة الإيصالات: في الإمارات العربية المتحدة، لوائح ضريبة القيمة المضافة مطالبة الشركات بالاحتفاظ بالإيصالات لمدة خمس سنوات على الأقل. يجعل Alaan هذا الأمر سهلاً من خلال السماح لك بذلك مسح الإيصالات وتحميلها على الفور عبر تطبيق الهاتف المحمول الخاص بنا أو ملحق Chrome.

تقوم المنصة تلقائيًا بتنظيم الإيصالات وربطها بالمعاملات، مما يضمن سهولة الوصول إليها لعمليات التدقيق أو إيداعات ضريبة القيمة المضافة مع تقليل مخاطر عدم الامتثال.

• لوحة معلومات الرؤية: من خلال لوحة معلومات Alaan، يمكنك الحصول على رؤية واضحة لجميع أنشطة الشراء مقابل الدفع.

راقب إنفاقك في الوقت الفعلي، وتتبع أداء البائع، وحدد بسرعة أي مشكلات تحتاج إلى الاهتمام.

• إدارة الفواتير: يزيل Alaan متاعب إدارة الفواتير. فهي تساعدك على تتبع الفواتير والموافقة عليها وتنظيمها تلقائيًا، مما يضمن دقتها ومطابقتها لطلبات الشراء والإيصالات.
  
  
• سير عمل الموافقة: يعمل Alaan على تبسيط عملية الموافقة، مما يضمن الكفاءة والمساءلة في كل خطوة.

باستخدام Alaan، يمكنك إنشاء عمليات سير عمل مخصصة تتوافق مع هيكل عملك. يتيح ذلك مراجعة المشتريات والمدفوعات والموافقة عليها من قبل الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.

مع Alaan، توفر الشركات أكثر من 16 ساعة أسبوعيًا في مهام مثل الموافقات على الفواتير وتتبع الإيصالات ومعالجة الدفع. يتيح هذا الوقت الموفر لفريقك التركيز على المهام الإستراتيجية بدلاً من الأعمال الورقية الشاقة.

تساعد مدفوعات البائع في الوقت المناسب أيضًا على تجنب الرسوم المتأخرة، مما يضمن علاقات أكثر سلاسة مع الموردين. مع بطاقات Alaan للشركات، يمكنك اكسب 2٪ كاش باك على كل معاملة مؤهلة، تحويل نفقات الأعمال اليومية إلى مدخرات حقيقية.

الخاتمة

في عالم الأعمال سريع الخطى اليوم، وخاصة في الإمارات العربية المتحدة، لا تعد إدارة المشتريات والمدفوعات بكفاءة مجرد ضرورة - إنها ميزة بالغة الأهمية.

تساعد عملية الشراء مقابل الدفع (P2P) الشركات على الحفاظ على السيطرة على النفقات، وتعزيز علاقات الموردين القوية، وتحسين سير العمل.

ومع ذلك، فإن الاعتماد على العمليات اليدوية غالبًا ما يؤدي إلى الأخطاء والتأخير وعدم الكفاءة. لهذا السبب تعتمد الشركات الحديثة بشكل متزايد أدوات التشغيل الآلي لتقليل الأخطاء وتوفير الوقت واكتساب رؤية أفضل عبر دورة P2P بأكملها.

في ألان، نحن نقدم حلاً سلسًا لتبسيط التشغيل الآلي لـ P2P. من إدارة الفواتير وتتبع النفقات إلى التحكم في المدفوعات باستخدام بطاقات الشركات، تضمن منصتنا أن تكون عملياتك فعالة ومتوافقة ومصممة خصيصًا لاحتياجات عملك.

من خلال الرؤية في الوقت الفعلي وعمليات سير عمل الموافقة الآلية وإدارة الإيصالات المتوافقة مع ضريبة القيمة المضافة، تساعد Alaan فريقك على التركيز على النمو الاستراتيجي مع التخلص من المهام المتكررة.

احجز نسخة تجريبية مجانية اليوم لنرى كيف يمكن لـ Alaan توفير ساعات عمل فريقك وتقليل الأخطاء اليدوية ومنحك تحكمًا أكبر في عمليات عملك.