من يملك حقًا الإنفاق في شركتك؟

يبدأ معظم الإنفاق خارج التمويل

اسأل فريق التسويق عن كيفية شراء أحدث برامجهم. أو عمليات كيفية حجز الخدمات اللوجستية. في معظم الشركات، يحدث الإنفاق في كل مكان، عبر المناطق والأدوار والأقسام.

في الواقع، وفقًا للبيانات الداخلية من عملاء Alaan:

• ما يصل إلى 85% من المعاملات الشهرية تأتي من موظفين غير ماليين
  
• غالبًا ما تكون هذه التذاكر منخفضة التكلفة ولكنها كبيرة الحجم: الاشتراكات ووجبات العملاء واللوازم المكتبية
  
• لا يتم وضع علامة على العديد منها حتى التسوية اليدوية، والتي تحدث بعد أسابيع.
  
  

هذا يعني أن معظم إنفاقك يحدث في الخارج نافذة الرؤية للتمويل.

فلماذا لا يزال التمويل يتحمل اللوم؟

الأمر بسيط. تتحمل الفرق المالية مسؤولية ما لا يمكنها دائمًا التحكم فيه.

• في حالة تجاوز الإنفاق للميزانية، يتم سؤالهم عن سبب عدم الإبلاغ عنه في وقت مبكر
  
• في حالة تأخر التقرير، يُطلب منهم «متابعة الإيصالات بشكل أسرع»
  
• إذا تم خرق السياسات، فإنهم هم الذين يعيدون كتابتها
  
  

ولكن عندما تكون الملكية غير واضحة، تعود المسؤولية إلى التمويل.

نموذج جديد لملكية الإنفاق

تنتقل فرق التمويل الحديثة من حراس البوابة إلى الممكنات. إنهم يبنون حواجز حماية، وليس مجرد قواعد.

كيف يبدو هذا؟

• التحكم على مستوى القسم: التسويق يمتلك نفقاته ولكن ضمن حدود محددة
• إمكانية الرؤية في الوقت الفعلي: يرى قسم التمويل المعاملات فور حدوثها، وليس بعد 30 يومًا
• التوافق المدمج: تطبيق سياسات الإنفاق قبل التمرير السريع، وليس بعده

في آلان، يحدث هذا التحول كل يوم. يضع التمويل الإطار، لكن الملكية أقرب إلى نقطة الإنفاق.

نصائح عملية لمشاركة العبء

في ما يلي كيفية نجاح فرق التمويل في تحقيق هذا التحول:

1. تعريف المساءلة على مستوى الفريق
   ليس فقط من يدفع، ولكن من يوافق على الإنفاق ويتتبعه ويبلغ عنه
   
2. استخدم الأدوات التي تعمل على اللامركزية وليس الرقمنة فقط
   يمنح إعداد برنامج card+ الحديث مرونة الفرق و سيطر
   
3. اجعل السياسات مرئية وسياقية
   لن يتبع أي شخص ملف PDF للسياسة المكون من 12 صفحة. اعرض القواعد متى و حيث يحدث الإنفاق
   
4. ثقف، لا تفرض فقط
   مساعدة الفرق على فهم لماذا وراء كل قاعدة. السياق يخلق الامتثال.

إذن... من حقا يمتلكها؟

الإجابة هي: جميع.
لكن التمويل يقود الطريق.

إنهم يخلقون الثقافة والأنظمة والضمانات. ليس للتحكم، ولكن لتمكين قرارات أفضل في جميع المجالات.

لأنه عندما يمتلك كل فريق نفقاته، يمكن للتمويل أخيرًا التركيز على ما يفعله بشكل أفضل: توجيه الأعمال إلى الأمام.

‍