إمباير أفييشن

حول

مجموعة Empire Aviation Group، التي تأسست عام 2007 في دبي، الإمارات العربية المتحدة، هي شركة رائدة في مجال خدمات الطيران الخاص تقدم مجموعة شاملة من حلول الطيران. تتخصص الشركة في إدارة الطائرات وخدمات تأجير الطائرات ومبيعات الطائرات و CAMO وغيرها من العروض ذات الصلة، وتدير أسطولًا كبيرًا من طائرات رجال الأعمال والطائرات الخاصة المتمركزة في مواقع عالمية رئيسية، بما في ذلك الشرق الأوسط والولايات المتحدة وأوروبا وأفريقيا والهند وإندونيسيا. تقدم Empire Aviation Group خدماتها للأفراد والشركات على حد سواء، وتوفر طائرات فاخرة للتأجير وتقدم خدمات شخصية مصممة خصيصًا لاحتياجات العملاء. مع التركيز القوي على إدارة الأصول في الطيران الخاص، قامت الشركة ببناء فريق من ذوي الخبرة العالية من المتخصصين في مجال الطيران.

المشكلة

أوجه القصور والتأخير في تسوية المصروفات وإعداد التقارير

قبل استخدام AlaanPay، اعتمدت Empire Aviation على بطاقات الائتمان والنقد لتسديد مدفوعات الأعمال. كان النظام يدويًا للغاية وطرح العديد من التحديات مثل:

‍عملية التصفية اليدوية والموافقة: كانت العملية الورقية تستغرق وقتًا طويلاً وغالبًا ما تسببت في تأخيرات. طُلب من الموظفين إنشاء نماذج تقرير المصروفات وإرسالها جنبًا إلى جنب مع الإيصالات الفردية. ومع ذلك، نظرًا لجداول سفرهم الصعبة في كثير من الأحيان والتزامات الطيران، فقد فاتهم في كثير من الأحيان المواعيد النهائية للتقديم أو، في بعض الحالات، فشلوا في تقديم الإيصالات على الإطلاق. أدت هذه المشكلات إلى اختناقات غير ضرورية في سير العمل.

إدخالات المحاسبة اليدوية والتسوية: بمجرد الموافقة على تقرير المصروفات، أدخل الفريق المالي بيانات المحاسبة يدويًا في النظام لمعالجة رسوم بطاقة الائتمان. تطلبت هذه التسوية اليدوية لبيانات بطاقات الائتمان الاحتفاظ بسجلات منفصلة للمعاملات غير المبلغ عنها، مما يضيف طبقة أخرى من التعقيد وعدم الكفاءة.

سوء التواصل: تم التعامل مع التوضيحات والمتابعات المتعلقة بالنفقات غير المبلغ عنها من خلال رسائل البريد الإلكتروني، مما أدى في كثير من الأحيان إلى الردود الفائتة والمزيد من التأخير في عملية تصفية النفقات.

الحل

عملية مبسطة لإدارة المصروفات من البداية إلى النهاية

باستخدام بطاقات Alaan للشركات، قام الفريق في Empire Aviation بالترقية إلى حل شامل للدفع وإدارة النفقات. إليك كيف ساعدتهم:

إعداد التقارير الآلية للنفقات والموافقة عليها: عند الدفع عبر بطاقات Alaan، يحتاج الموظفون فقط إلى تحميل الإيصال، ويهتم النظام بالباقي، مثل إضافة وقت وتاريخ المصاريف واسم البائع وفئة المصاريف. كما يقوم أيضًا بالتحقق من تفاصيل المصروفات مع تفاصيل الإيصال والإبلاغ عن الأخطاء، إن وجدت. تساعد هذه الأتمتة كلاً من المنفق والفريق المالي.

المحاسبة الآلية مع تكامل API: من خلال تكامل API، قامت Alaan Intelligence باستيراد تفاصيل النفقات بسلاسة إلى دفاتر المحاسبة الخاصة بها، مما يلغي الحاجة إلى الإدخال اليدوي للبيانات ويحسن الرؤية بشأن المعاملات غير المبلغ عنها.

‍التواصل السريع عبر قسم التعليقات والإجراءات: في وقت سابق، كان على فريق الشؤون المالية متابعة المنفقين عبر البريد الإلكتروني، ولكن مع Alaan، يمكنهم القيام بذلك بسهولة عبر تطبيق الهاتف المحمول. تحسنت الاتصالات بشكل كبير، حيث تمكن فريق الشؤون المالية من التعليق مباشرة على المعاملات، مما أدى إلى تبسيط التعليقات والموافقات.

الخاتمة

ساعد اعتماد Empire Aviation لشركة Alaan في تبسيط إدارة نفقاتها. من خلال إلغاء المهام اليدوية وتحسين الاتصال، قللت الشركة بشكل كبير من التأخيرات والأخطاء في إعداد تقارير النفقات. بفضل الأنظمة الآلية والتكامل السلس، يمكن للفريق الآن التركيز بشكل أكبر على تقديم خدمات طيران لا مثيل لها، مما يعزز مكانته كشركة رائدة في حلول الطيران الخاص.

هل لديك مشاكل مماثلة أثناء إدارة نفقات شركتك؟ اكتشف آلان. لدينا حل لك! احجز نسخة تجريبية مجانية هنا.