جاهز للضيف

حول:

تأسست GuestReady في عام 2016 في لندن، وتطورت بسرعة لتصبح رائدة عالميًا في قطاع إدارة الممتلكات، لا سيما في سوق الإيجار قصير الأجل. وقد ميزت الشركة نفسها من خلال مزج الإدارة العملية للممتلكات مع الحلول الرقمية المتقدمة، مما خلق مساحة فريدة في صناعة الضيافة. وقد أدى هذا النهج المبتكر إلى نمو كبير وتوسيع خدماتها عبر القارات، بما في ذلك المواقع الرئيسية في أوروبا والشرق الأوسط.

مع التركيز القوي على رضا العملاء والكفاءة التشغيلية، تستفيد GuestReady من أحدث التقنيات لضمان الإدارة السلسة للممتلكات. يتيح استخدام الأدوات المتطورة الاستجابة السريعة لاستفسارات الضيوف والتعامل الفعال مع مشكلات الصيانة، مما يساهم في سمعة الشركة بالتميز. تعمل فرقهم، المجهزة بالمعرفة المحلية والمنظور العالمي، بجد لتوفير تجارب لا مثيل لها للضيوف والمالكين على حد سواء. هذه البصمة العالمية، إلى جانب التفاني في الابتكار، تعزز مكانة GuestReady كمزود موثوق وموثوق في صناعة إدارة الممتلكات.

المشكلة

عدم القدرة على تتبع النفقات ومطابقتها مع مشروع معين

قبل Alaan، استخدم GuestReady بطاقة واحدة لجميع النفقات المتعلقة بالشركة مثل المفروشات المنزلية، والإصلاحات، والمرافق الحكومية، ورسوم الشحن، وما إلى ذلك، وقد أدت هذه الممارسة إلى مشاكل متعددة - سواء كانت فقدان الإيصالات أو صعوبة في الموافقات أو الصداع في إدارة كشوف حسابات بطاقات الائتمان. وفي نهاية المطاف، كانت هناك مشكلة في تسوية النفقات والافتقار إلى الرقابة المالية في الوقت الحقيقي.

بالإضافة إلى ذلك، بالنظر إلى أنه كان على Guestready إجراء عمليات شراء فردية لجميع مواقع تأجير منازل العطلات الخاصة بهم - فهذا يعني أن تتبع من كان ينفق أين كان كابوسًا مطلقًا. عبّر أبهيشيك تاك، المدير المالي في GuestReady، عن التحديات بوضوح:

«كانت إدارة عملياتنا المالية مهمة شاقة، حيث أدت العمليات اليدوية إلى خلق اختناقات أدت إلى إبطاء سير العمل بأكمله. أدى الافتقار إلى بيانات الإنفاق في الوقت الفعلي إلى صعوبة تتبع النفقات بفعالية وأدى إلى تأخير اتخاذ القرار».

كان صراع GuestReady مع إدارة النفقات اليدوية أكثر تعقيدًا بسبب عدم وجود نظام مركزي لمراقبة النفقات وإدارة الميزانيات عبر الأقسام المختلفة. ووفقًا للإدارة، فقد أثر ذلك بشكل كبير على المرونة التشغيلية للشركة وتأخر إعداد التقارير المالية.

الحل

تقديم نظام إدارة نفقات فعال يعتمد على التكنولوجيا مع بطاقات الشركات وعلامات المشاريع

أصدرت Guestready بطاقات Alaan لجميع موظفيها المشاركين في التعامل مع النفقات نيابة عن الشركة - من فرق التجهيز إلى فرق الشراء والصيانة؛ أصبح لدى الجميع الآن بطاقات الشركات ذات الحدود الفردية. هذا إلى جانب رموز المشروع المرفقة بكل وحدة من وحدات بيت العطلات، تمكن الفريق المالي من تتبع مكان إنفاق الأموال بسهولة.

أدى هذا التحول في العملية إلى تحول كبير في نهج إدارة نفقات GuestReady، مما أدى إلى تحقيق الكفاءة والدقة للعمليات اليدوية والمعرضة للخطأ سابقًا. كان دمج نظام Alaan الآلي بمثابة تغيير محوري للشركة.

«كانت رؤية المعاملات في الوقت الفعلي التي قدمتها Alaan بمثابة تغيير لقواعد اللعبة بالنسبة لنا»

أدى تنفيذ Alaan إلى تزويد GuestReady بالرؤية التي تشتد الحاجة إليها في المعاملات المالية في الوقت الفعلي. كان هذا التحول حاسمًا للشركة، حيث سمح بالإشراف الفوري والتحكم بشكل أفضل في الحدود والنفقات اليومية. أدت القدرة على إصدار بطاقات متعددة إلى تمكين الفريق المالي في GuestReady من إدارة النفقات ومراقبتها بكفاءة عبر الأقسام المختلفة، بما يتماشى مع الاحتياجات التشغيلية للشركة وإرشادات الميزانية.

«أدى نظام الإخطار الفوري وتقنية OCR للإبلاغ عن التناقضات إلى تحسين دقة البيانات المالية بشكل كبير وتقليل الجهد البشري اليدوي للمصالحة. يمكن للمشرفين عرض النفقات غير العادية بسرعة وفرزها هناك وبعد ذلك»

أعربت أبهيشيك عن رضاها عن نتائج دمج Alaan في نظامها البيئي المالي، والمزامنة بسلاسة مع برنامج المحاسبة الخاص بها Xero.

كما عكس الاعتماد الناجح لنظام Alaan في GuestReady تحولًا تنظيميًا أوسع نحو تبني الذكاء الاصطناعي والأتمتة في التمويل. لم تقتصر هذه الخطوة الإستراتيجية على تحسين العمليات الحالية وتمكين فريق الشؤون المالية من التركيز على المزيد من الأنشطة الاستراتيجية، ولكن أيضًا حول زيادة رؤية رؤساء الأقسام للنفقات التي تتكبدها فرقهم، مما يتيح عقلية النمو داخل القسم.

«يتم الآن دفع جميع نفقاتنا المتعلقة ببيت العطلات مباشرة باستخدام بطاقة Alaan - لقد جعل النظام حياتي كمدير مالي أفضل بكثير حيث يمكنني تتبع كل النفقات حتى الدرهم»

إذا كنت تحب صوت توفير الوقت وأتمتة العمليات الشاقة والتحكم في الإنفاق، تمامًا مثل GuestReady - إذن احجز عرضًا توضيحيًا اليوم!