ك 4

حول:

تشتهر K4 Technical Services، وهي شركة موثوقة لصيانة الممتلكات ومقرها في دبي، بخدمتها الاستثنائية ورضا العملاء. كشركة حاصلة على شهادة ISO 9001، تتخصص K4 في مجموعة واسعة من الخدمات، بما في ذلك إدارة المرافق وصيانة الممتلكات والتجهيز والتجديدات وخدمات بيوت العطلات. يضمن فريقهم المتفاني اكتمال كل مشروع بأعلى جودة وكفاءة.

تمتد خبرة K4 إلى تحويل العقارات من خلال خدمات التجهيز من الدرجة الأولى، والحفاظ على العقارات بخدمات التنظيف الاحترافية، وإدارة منازل العطلات لزيادة إمكانات الإيجار. تغطي خدمات إدارة المرافق الشاملة الخاصة بهم كل شيء بدءًا من الصيانة الدورية وحتى الإصلاحات الطارئة، مما يضمن التشغيل السلس والراحة للممتلكات.

بدءًا من فريق صغير، نمت K4 بسرعة من حيث السمعة والحجم، وتضم الآن فريقًا يضم أكثر من 250 محترفًا ماهرًا. إن تركيزهم على الجودة والتحسين المستمر جعلهم الخيار المفضل في الصناعة.

المشكلة

التحديات في إدارة النفقات وكفاءة المعاملات

قبل اعتماد Alaan، واجهت K4 Technical Services العديد من التحديات التي أعاقت كفاءة فريقها المالي. ومن أهم هذه الصعوبات في إدارة صناديق المصروفات النثرية، وتتبع وتصدير المعاملات المتعلقة بمصروفات الشركة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات، والاختلافات في تحديثات المعاملات في الوقت الحقيقي. كما شكل غياب الرقابة المالية على مستوى الإدارات تحديات كبيرة في تخصيص الميزانية وإدارتها.

وتطرق أمارناث، المدير المالي في K4، إلى هذه القضايا،

«كنا نواجه تحديات متكررة في كيفية التعامل مع النفقات المتعلقة بالشركة؛ خاصة عندما يتعلق الأمر بإدارة المصروفات النثرية، والتي أصبحت تمثل استنزافًا كبيرًا لفرق المحاسبة. كانت التناقضات الطفيفة والمتكررة في صندوق المصروفات النثرية من أعراض مشكلة أكبر، وكنا بحاجة إلى حل».

كما أوضح ما يلي:

«لقد واجهنا أيضًا مشكلات في إدخال المعاملات إلى برنامج المحاسبة الخاص بنا. لم تكن هناك قيود على النظام فحسب، بل كان هناك أيضًا تأخر ملحوظ في تواريخ المعاملات بين سجلاتنا وكشوف الحسابات المصرفية. وعلاوة على ذلك، فإن عدم وجود تتبع للنفقات الخاصة بالقسم جعل من الصعب علينا إدارة الميزانيات وتخصيصها بكفاءة عبر الإدارات المختلفة».

سلطت هذه التحديات الضوء على الحاجة إلى نظام أكثر بساطة لإدارة النفقات، مما دفع K4 إلى البحث عن حل يمكن أن يلبي هذه الاحتياجات المعقدة.

الحل

استبدال التتبع اليدوي للمصروفات النثرية بإدخال نظام إدارة نفقات فعال يعتمد على التكنولوجيا

عالجت K4 تحديات إدارة النفقات من خلال تطبيق Alaan وتقليل الاعتماد على المصروفات النثرية بنسبة 90٪. لقد أصدروا بطاقات Alaan للشركات مع حدود وقيود لجميع الموظفين، وانتقلوا نحو نظام إدارة نفقات أكثر كفاءة وشفافية وقابلية للتطوير. إليك كيف ساعد آلان:

تتبع الإيصالات الآلي: كان التتبع الآلي للإيصالات تطورًا حاسمًا لـ K4. لقد سهّلت عملية التحقق وعززت الشفافية المالية للشركة وقللت بشكل كبير العبء الإداري المرتبط بالتتبع اليدوي.

مراقبة المعاملات في الوقت الفعلي: كانت الرؤية في الوقت الفعلي للإنفاق على منصة Alaan عاملاً رئيسيًا في الحفاظ على سجلات مالية دقيقة ومحدثة في K4. عززت هذه الميزة بشكل كبير الرؤية في الوقت الفعلي لإدارة K4 - الذين يعرفون الآن بالضبط أين تنفق الشركة في أي وقت معين. وتتلقى الإدارات الآن صورة مالية أكثر دقة، مما يبسط عملية المراجعة المالية ويوفر نظرة عامة مالية أوضح وأكثر قابلية للإدارة.

سهولة إصدار بطاقات متعددة: كانت سهولة وجدوى إصدار بطاقات شركات متعددة دون تكبد رسوم إضافية كبيرة بالنسبة لـ K4. سمحت هذه المرونة بإدارة فعالة للنفقات عبر الإدارات والفرق المختلفة.

مزايا استرداد النقود: إحدى الميزات التي استفادت منها K4 هي استرداد النقود بنسبة 2٪ على النفقات بالعملات الأجنبية بما في ذلك الإعلان عبر الإنترنت، مما يضيف قيمة إلى أرباحها النهائية.

‍«لم تعمل بطاقات Alaan للشركات على تبسيط عملياتنا الفوضوية سابقًا فحسب، بل جلبت أيضًا الشفافية والكفاءة لإدارة نفقاتنا. نحن مرتاحون لأن موثوقية المصروفات النثرية في المنظمة قد انخفضت بشكل كبير. كما كانت إضافة عدم وجود رسوم خفية واسترداد النقود على المعاملات الدولية مفيدة لنا بشكل خاص». ‍

لم يؤد الإشراف المعزز مع Alaan إلى تحسين دقة إعداد التقارير في K4 فحسب، بل أتاح أيضًا اتباع نهج أكثر استباقية لإدارة الميزانية. مع توفر البيانات في الوقت الفعلي في متناول أيديهم، يمكن لرؤساء الأقسام اتخاذ قرارات مستنيرة بسرعة، والتكيف مع الاحتياجات والفرص عند ظهورها.

وفي الوقت الذي يتطلعون فيه إلى المزيد من التحسينات، تواصل K4 تجسيد كيف يمكن للحلول المالية المبتكرة أن تدفع النجاح التنظيمي والنمو. وتعد خبرتهم بمثابة شهادة على التأثير التحويلي الذي يمكن أن تحدثه أدوات إدارة النفقات على الأعمال الديناميكية والمتنامية.

إذا كنت تحب صوت توفير الوقت وأتمتة العمليات الشاقة والتحكم في الإنفاق، تمامًا مثل K4 - إذن احجز عرضًا توضيحيًا اليوم!