يعد تتبع نفقات الأعمال أحد أهم أجزاء إدارة شركة ناجحة. ولكن بالنسبة للعديد من أصحاب الأعمال الصغيرة، إدارة الإيصالات، وتصنيف المعاملات، والبقاء على رأس الإنفاق يمكن أن تشعر بالإرهاق—خاصة بدون الأدوات المناسبة.
على الرغم من الحاجة المتزايدة لـ إدارة فعالة للنفقات، لا تزال العديد من الشركات الصغيرة تعتمد على طرق التتبع اليدوية القديمة. تظهر الأبحاث ذلك:
- يستغرق الأمر 20 دقيقة في المتوسط لإكمال تقرير نفقات واحد.
- يكلف كل تقرير الشركات 58 دولارًا للمعالجة - و 52 دولارًا إضافيًا إذا كانت الأخطاء بحاجة إلى إصلاح.
- تحتوي 19% من تقارير المصروفات على أخطاء، مما يتطلب 18 دقيقة إضافية للتصحيح.
ما وراء أوجه القصور، التسديدات الاحتيالية هي قضية رئيسية. آن جمعية فاحصي الاحتيال المعتمدين وجد التقرير ذلك تفقد المؤسسات 5٪ من إيراداتها السنوية بسبب الاحتيال، مع أبلغت 20٪ من الشركات الصغيرة و 13٪ من الشركات الكبيرة عن سداد النفقات الاحتيالية.
هذه العيوب والمخاطر تجعل برنامج تتبع النفقات ضروري للشركات التي تتطلع إلى توفير الوقت وخفض التكاليف وتحسين الدقة المالية. ولكن مع وجود العديد من الخيارات المتاحة، ما هو برنامج تتبع النفقات الأفضل لشركتك الصغيرة في عام 2025؟
في هذا المنشور، سنقوم بتفصيل الأسباب التي تجعل أداة تعقب النفقات رائعة، ونقارن بين أفضل الحلول، ونساعدك في العثور على أفضل الحلول المناسبة لنشاطك التجاري.
ما هو برنامج تتبع النفقات؟
برنامج تتبع النفقات يساعد الشركات سجل، تصنيفات، و إدارة النفقات دون الاعتماد على العمليات اليدوية.
بدلاً من الفرز بين أكوام الإيصالات أو جداول البيانات، يمكن للشركات استخدام أداة رقمية من أجل تتبع الإنفاق في الوقت الفعلي وأتمتة الموافقات والتكامل مع برامج المحاسبة.
ما الذي يجعل برنامج إدارة الإنفاق جيدًا؟
لا يتم تصميم جميع أدوات تتبع النفقات بنفس الطريقة. جيد برنامج إدارة الإنفاق يتجاوز تتبع النفقات الأساسية - فهو يساعد عملك على التحكم في الإنفاق وتحسين الكفاءة والتكامل بسلاسة مع الأنظمة المالية الحالية.
فيما يلي الميزات الرئيسية التي تحدد حلًا موثوقًا لإدارة الإنفاق:
- سهولة الاستخدام: يجب أن تكون المنصة سهلة الاستخدام، مما يسمح للموظفين والفرق المالية بتتبع النفقات دون منحنى تعليمي حاد.
- التشغيل الآلي: أداة جيدة تقلل العمل اليدوي من خلال التشغيل الآلي لموافقات النفقات والتصنيف والتسوية مع أنظمة المحاسبة.
- إمكانية الرؤية في الوقت الفعلي: يجب أن تكون الشركات قادرة على تتبع النفقات فور حدوثها، ومنع الإنفاق الزائد وضمان الشفافية المالية.
- مسح الإيصالات والتحقق منها: تؤدي القدرة على مسح الإيصالات وتحميلها ومطابقتها تلقائيًا مع المعاملات إلى التخلص من الأعمال الورقية وتقليل الأخطاء.
أفضل برنامج لتتبع النفقات للشركات الصغيرة في عام 2025
مع توفر العديد من برامج تتبع النفقات، يعتمد العثور على البرنامج المناسب على حجم عملك وأنماط الإنفاق واحتياجات الإدارة المالية.
أدناه، نستكشف أفضل برنامج لتتبع النفقات للشركات الصغيرة في عام 2025، تقييم كل منها على الميزات وسهولة الاستخدام واحتياجات العمل الشاملة.
1. Alaan - أفضل برنامج لتتبع النفقات للشركات الصغيرة في عام 2025
ألان هو جهاز مدعوم بالذكاء الاصطناعي منصة إدارة المصروفات مصممة لمساعدة الشركات في الإمارات العربية المتحدة تتبع النفقات والتحكم فيها دون عناء.
على عكس أدوات تتبع النفقات التقليدية، تقدم Alaan حلاً شاملاً الذي يجمع تتبع النفقات في الوقت الحقيقي، بطاقات الشركاتوالموافقات الآلية والتكامل المحاسبي السلس—القضاء على الحاجة إلى التسديدات اليدوية والأوراق.
لماذا تتميز Alaan بالشركات الصغيرة
تركز معظم برامج تتبع النفقات على تسجيل المعاملات و تصنيف النفقات، لكن آلان يذهب إلى أبعد من ذلك منع الإنفاق الزائد قبل حدوثه.
مع بطاقات الشركات الذكية، يمكن للشركات تعيين حدود الإنفاق، وتقييد عمليات الشراء لبائعين محددين، وتتبع كل معاملة في الوقت الفعلي.
فيما يلي كيفية قيام Alaan بتبسيط إدارة النفقات للشركات الصغيرة:
- بطاقات الشركات الفورية: إصدار عدد غير محدود من بطاقات الشركات الافتراضية والمادية مع ضوابط الإنفاق، مما يسمح للموظفين بدفع نفقات الأعمال بشكل آمن.
- تتبع النفقات في الوقت الفعلي: اعرض المعاملات فور حدوثها، مما يمنح فرق التمويل رؤية كاملة لإنفاق الشركة.
- الموافقات الآلية وإنفاذ السياسة: وضع سياسات الإنفاق وأتمتة الموافقات لضمان الامتثال دون تدخل يدوي.
- مسح الإيصالات والمطابقة المدعومة بالذكاء الاصطناعي: يمكن للموظفين تحميل الإيصالات على الفور باستخدام تطبيق Alaan أو إضافة Chrome، و آلان إنتليجنس يتحقق منها تلقائيًا ضد المعاملات، مما يقلل الأخطاء والاحتيال.
- تكامل محاسبي سلس: يتكامل Alaan بسلاسة مع برامج المحاسبة الرائدة والشائعة مثل زيرو أو كويك بوكس أو نيتسويت أو ميكروسوفت دايناميكس، مما يجعل مسك الدفاتر والامتثال لضريبة القيمة المضافة أمرًا سهلاً.
- الامتثال متعدد العملات وضريبة القيمة المضافة: يدعم الدرهم الإماراتي والعملات الدولية، مما يضمن التتبع الدقيق لضريبة القيمة المضافة وإعداد تقارير النفقات للشركات العاملة عبر الحدود.
- استرداد النقود على نفقات الأعمال: على عكس معظم أجهزة تتبع النفقات، تقدم Alaan ما يصل إلى استرداد نقدي غير محدود بنسبة 2% على المعاملات المؤهلة، مما يساعد الشركات على توفير المال من النفقات اليومية.
- لا مزيد من التسديدات: يدفع الموظفون مباشرة باستخدام بطاقات Alaan للشركات، مما يلغي الحاجة إلى مطالبات السداد ودورات الموافقة المطولة.
الأفضل لـ
آلان هو الأنسب للشركات الصغيرة والمتوسطة في الإمارات العربية المتحدة تبحث عن حل إدارة الإنفاق من البداية إلى النهاية.
Alaan يساعد الشركات توفير الوقت، خفض التكاليف والحصول على رؤية كاملة لأموالهم عن طريق استبدال العمليات اليدوية بالأتمتة—مما يجعلها الأفضل برنامج تتبع النفقات للشركات الصغيرة في عام 2025.
2. FreshBooks - الأفضل للعاملين لحسابهم الخاص والشركات القائمة على الخدمات
FreshBooks هو برنامج محاسبة قائم على السحابة مصمم أساسًا للمستقلين والشركات الصغيرة القائمة على الخدمات. على الرغم من أنها تتضمن تتبع النفقات، إلا أن قوتها الرئيسية تكمن في الفواتير والفواتير وإدارة العملاء.
يمكن للشركات استخدام FreshBooks لأتمتة واردات النفقات، وتتبع الساعات القابلة للفواتير، وإنشاء الفواتير، مما يجعلها خيارًا مناسبًا لأولئك الذين يحتاجون إلى حل أساسي لتتبع النفقات باستخدام أدوات المحاسبة المضمنة.
الميزات الرئيسية:
- واردات المصاريف الآلية: يتزامن مع الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان لتتبع المعاملات تلقائيًا وتصنيف النفقات.
- إدارة الفواتير والدفع: يسمح للشركات بإنشاء الفواتير وإرسالها وإدارتها أثناء قبول المدفوعات عبر الإنترنت.
- تتبع الوقت وفواتير المشروع: تساعد الشركات التي تتقاضى رسومًا بالساعة على تحويل الوقت المتعقب إلى فواتير.
- إدارة العميل: يخزن تفاصيل العميل وسجل الدفع في مكان واحد، مما يجعل حفظ السجلات المالية أسهل.
الأفضل لـ:
FreshBooks هو الأفضل للمستقلين والاستشاريين والشركات الصغيرة القائمة على الخدمات التي تحتاج إلى تتبع النفقات الأساسية والفواتير وإدارة العملاء.
على عكس حلول إدارة الإنفاق الشاملة، تركز FreshBooks على تتبع المعاملات التجارية بدلاً من التحكم في الإنفاق على مستوى الشركة في الوقت الفعلي.
3. QuickBooks - الأفضل لبرامج المحاسبة الشاملة
QuickBooks هو برنامج محاسبة يستخدم على نطاق واسع مع تتبع النفقات ومسك الدفاتر وإعداد التقارير المالية في منصة واحدة. تم تصميمه للشركات الصغيرة والمتوسطة، وهو يساعد على التشغيل الآلي تصنيف المصروفات وإعداد الضرائب وتتبع التدفق النقدي.
بينما توفر QuickBooks أدوات إدارة مالية قوية، فإنها تركز بشكل أساسي على المحاسبة بدلاً من التحكم في الإنفاق في الوقت الفعلي.
الميزات الرئيسية:
- التتبع الآلي للنفقات: يتزامن مع الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان لاستيراد المعاملات وتصنيفها تلقائيًا.
- الفواتير والفواتير: يسمح للشركات بإنشاء الفواتير وإرسالها وتتبعها من خلال معالجة الدفع المضمنة.
- إعداد الضرائب: ينظم النفقات لمساعدة الشركات على زيادة الخصومات وتبسيط الإيداع الضريبي.
- تكامل كشوف المرتبات: يقدم إدارة الرواتب المضمنة للتعامل مع رواتب الموظفين والخصومات الضريبية.
- تتبع المخزون: يساعد الشركات على مراقبة مستويات المخزون وإدارة الموردين وتتبع مبيعات المنتجات.
الأفضل لـ:
QuickBooks هو الأفضل للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تحتاج مجموعة محاسبة كاملة مع تتبع مدمج للنفقات. على عكس حلول إدارة الإنفاق المخصصة، تركز QuickBooks على إعداد التقارير المالية وإعداد الضرائب بدلاً من فرض ضوابط الإنفاق أو أتمتة الموافقات في الوقت الفعلي.
4. شهادة Emburse - الأفضل للإبلاغ الآلي عن النفقات والتعويضات
Emburse Certify عبارة عن منصة لإدارة النفقات مصممة لتبسيط تقارير النفقات والموافقات والتعويضات للشركات.
إنها تعمل على أتمتة العملية بأكملها، بدءًا من مسح الإيصالات وحتى السداد، مما يجعلها مناسبة تمامًا للشركات التي تتطلع إلى تقليل الإدخال اليدوي للبيانات.
في حين أنها توفر تتبع النفقات والأتمتة، تكمن قوتها الأساسية في تطبيق السياسات والامتثال بدلاً من التحكم في إنفاق الشركات في الوقت الفعلي.
الميزات الرئيسية:
- تطبيق سياسة المصروفات: يحدد النفقات غير المتوافقة ويضمن الالتزام بسياسات إنفاق الشركة.
- التشغيل الآلي للسداد: يقوم بتعويض الموظفين مباشرة عن النفقات المعتمدة من خلال تحويلات ACH.
- عمليات سير عمل الموافقة: تسمح سلاسل الموافقة القابلة للتخصيص للمديرين بمراجعة النفقات والموافقة عليها قبل السداد.
- تتبع الأميال: يتتبع أميال السفر المتعلقة بالأعمال باستخدام GPS والتسجيل الآلي.
- التكامل مع برامج المحاسبة: يتزامن مع QuickBooks و NetSuite وحلول ERP الأخرى من أجل التسوية السلسة.
الأفضل لـ:
Emburse Certify هو الأفضل للشركات التي تعطي الأولوية لإعداد تقارير النفقات الآلية وإنفاذ الامتثال. على عكس حلول إدارة الإنفاق في الوقت الفعلي، فإنها تركز على الموافقات والتعويضات بعد المعاملات بدلاً من ضوابط الإنفاق الاستباقية.
5. Xero - الأفضل لتتبع النفقات الأساسية مع المحاسبة
زيرو هو برنامج محاسبة قائم على السحابة يتضمن تتبع النفقات والفواتير وإعداد التقارير المالية. وهي مصممة للشركات الصغيرة، وتساعد على أتمتة التسويات المصرفية وحسابات الضرائب وتصنيف النفقات.
بينما توفر Xero ميزات محاسبية قوية، فإن تتبع نفقاتها محدود مقارنة بحلول إدارة الإنفاق المخصصة.
الميزات الرئيسية:
- تتبع النفقات: يسجل النفقات ويصنفها وينظمها من الخلاصات المصرفية ومعاملات بطاقات الائتمان.
- التسوية المصرفية: يقوم تلقائيًا بمطابقة المعاملات مع البيانات المصرفية للحصول على سجلات مالية دقيقة.
- دعم متعدد العملات: يقوم بتحويل النفقات بعملات متعددة ومزامنة أسعار الصرف في الوقت الفعلي.
- حساب الضريبة: يساعد الشركات على حساب ضريبة القيمة المضافة وضريبة السلع والخدمات والالتزامات الضريبية الأخرى.
- التكامل مع تطبيقات الطرف الثالث: يتصل بأدوات الرواتب وإدارة علاقات العملاء وإدارة المشاريع لعمليات سلسة.
الأفضل لـ:
Xero هو الأفضل للشركات الصغيرة التي تحتاج إلى تتبع النفقات الأساسية جنبًا إلى جنب مع أدوات المحاسبة. على عكس حلول إدارة الإنفاق واسعة النطاق، تركز Xero على إعداد التقارير المالية ومسك الدفاتر بدلاً من ضوابط الإنفاق الاستباقية والأتمتة.
6. نفقات SAP Concur - الأفضل لإدارة النفقات المتقدمة والعالمية
مصروفات SAP Concur هي حل إدارة المصروفات على مستوى المؤسسات مصممة للشركات ذات سياسات المصروفات المعقدة. إنه يوفر تقارير النفقات الآلية وإنفاذ الامتثال وتتبع نفقات السفر، مما يجعله مثاليًا للشركات ذات العمليات الدولية.
على الرغم من أن SAP Concur يوفر التشغيل الآلي والتحليلات القوية، إلا أنه معقد في الإعداد وقد لا يكون فعالًا من حيث التكلفة للشركات الصغيرة.
الميزات الرئيسية:
- تطبيق الامتثال للسياسة: يضمن توافق النفقات مع سياسات الشركة والمتطلبات التنظيمية.
- إدارة السفر والنفقات: يتكامل مع منصات حجز السفر لتبسيط نفقات رحلة العمل.
- مسح الإيصالات المدعوم بالذكاء الاصطناعي: يستخدم التعلم الآلي لاستخراج البيانات من الإيصالات ومطابقتها مع المعاملات.
- التحليلات والتقارير المتقدمة: يوفر رؤى متعمقة حول إنفاق الشركة وفرص توفير التكاليف.
- التكامل مع أنظمة ERP والرواتب: يتزامن مع SAP وOracle وأدوات تخطيط موارد المؤسسات الأخرى.
الأفضل لـ:
تكلفة SAP Concur هي الأفضل لـ الأعمال التي تحتاج إلى إدارة النفقات العالمية وإنفاذ الامتثال والرؤى المالية العميقة. على عكس حلول تتبع النفقات البسيطة، فقد تم تصميمه لهياكل الشركات المعقدة.
الخاتمة
اختيار الحق برنامج تتبع النفقات يمكن أن تغير الطريقة التي تدير بها شركتك الإنفاق. من تقليل العمل اليدوي إلى تحسين الرؤية المالية، تساعد الأداة المناسبة الشركات على توفير الوقت وخفض التكاليف والحفاظ على سجلات دقيقة.
بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة (SMBs) والشركات الصغيرة التي تبحث عن طريقة أكثر ذكاءً لإدارة النفقات، تقدم Alaan حلاً كاملاً. من خلال بطاقات الشركات وتتبع الإنفاق في الوقت الفعلي والأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، يلغي Alaan تقارير النفقات ويبسط الموافقات ويضمن الامتثال - كل ذلك من خلال منصة واحدة.
على عكس أدوات تتبع النفقات التقليدية التي تركز على التسوية بعد المعاملات، تعمل Alaan على تمكين الشركات من خلال التحكم الاستباقي في الإنفاق، مما يساعدك على البقاء في حدود الميزانية وتحسين التدفق النقدي.
إذا كنت مستعدًا لتبسيط إدارة النفقات والتحكم في إنفاق عملك، احجز نسخة تجريبية مجانية مع Alaan اليوم لنرى كيف يمكن أن يفيد عملك.
