أ الاستطلاع الأخير يوضح أن ما يقرب من 19% من تقارير المصروفات تحتوي على أخطاء، ويستغرق تصحيح كل منها حوالي 18 دقيقة. يمكن أن يكون هذا محبطًا للغاية ويستغرق وقتًا طويلاً.
تخيل الساعات التي يمكن أن يوفرها فريق الشؤون المالية الخاص بك إذا لم يكن عليهم تتبع كل إيصال يدويًا وتسجيله في النظام للتعويضات.
توفر بطاقات الشركات طريقة خالية من المتاعب لإدارة نفقات الأعمال، مما يسهل على موظفيك البقاء في حدود الميزانية وعلى فريق الشؤون المالية الخاص بك البقاء على اطلاع بالأمور. مع توجه المزيد من الشركات نحو الحلول الآلية لتحسين التدفق النقدي، أصبحت بطاقات الشركات أداة أساسية للشركات. من خلال التحول إلى بطاقات الشركات، يمكنك تبسيط إدارة نفقاتك والتركيز على الأمور الأكثر أهمية - تنمية أعمالك.
تغطي هذه المدونة الفوائد المختلفة لبطاقات الشركات، مما يوفر لك رؤى مفيدة لتحسين إدارة الإنفاق.
ما هي بطاقات الشركات؟
بطاقات الشركات هي بطاقات مدفوعة مسبقًا أو بطاقات ائتمان يتم إصدارها للموظفين لإنفاقها على نفقات الأعمال المصرح بها. تم تصميم هذه البطاقات لتسهيل الحياة على موظفيك مع منحك تحكمًا أفضل في نفقات عملك.
مع بطاقات الشركات، لا داعي للقلق بشأن حمل النقود أو التقدم بطلب للحصول على تعويضات. أما بالنسبة لفريق التمويل الخاص بك، فيمكنهم بسهولة تتبع جميع نفقات الأعمال ومراقبتها والتحكم فيها.
كيف تعمل بطاقات الشركات؟
تتضمن عملية إصدار بطاقات الشركات يقوم قسم الشؤون المالية بالتنسيق مع مزود البطاقة. ثم يتم توزيع البطاقات على الموظفين بناءً على أدوارهم ومتطلبات الإنفاق. ترتبط بطاقات الشركات بحساب الشركة المركزي، ويمكن إضافة الأموال إلى بطاقات الشركات المعنية من قبل موظفين معتمدين.
فيما يلي نظرة عامة موجزة عن كيفية عمل بطاقات الشركات:
- إصدار البطاقات: الخطوة الأولى هنا هي إصدار بطاقات الشركات للموظفين المؤهلين. يمكنك الاختيار بين البطاقات الافتراضية أو المادية، وفقًا لسياسة شركتك. عندما يستخدم الموظف البطاقة، سيتم تسجيل تفاصيل المعاملة تلقائيًا وتسجيلها في برنامج إدارة النفقات.
- الدفع عن طريق البطاقات: يمكن للموظفين دفع فئات محددة من النفقات باستخدام بطاقة الشركة الخاصة بهم. لا يحتاجون إلى الحصول على إذن لإنفاق ما يصل إلى حد محدد مسبقًا. ضع في اعتبارك موظفًا يحضر مؤتمرًا في الخارج. باستخدام بطاقة الشركات، يمكنهم تغطية تكاليف السفر والإقامة دون الحاجة إلى النقد مقدمًا.
- المراقبة: يمكن لفريق التمويل الخاص بك مراقبة هذه المعاملات في الوقت الفعلي، مما يضمن توافقها مع ميزانية الشركة وسياسة بطاقة الشركة. يوفر تتبع النفقات في الوقت الفعلي صورة واضحة ودقيقة لنفقات عملك.
- إعداد التقارير: يمكن أن تتكامل بطاقات الشركات مع أنظمة محاسبة الأعمال من خلال منصة إدارة النفقات المصاحبة. يضمن هذا التكامل أن جميع المعاملات تنعكس في سجلاتك المالية دون الحاجة إلى التسوية اليدوية.
- التحكم في النفقات: ميزة رئيسية أخرى لبطاقات الشركات هي القدرة على تعيين حدود الإنفاق والتحكم في فئات الشراء. وهذا يعني أنه يمكنك تحديد المبلغ المسموح لبعض الموظفين بإنفاقه وأنواع النفقات، مع ضمان الالتزام بإرشادات الشركة.
فوائد بطاقات الشركات للشركات
فيما يلي المزايا المختلفة لبطاقة الشركات التي يمكن لشركتك الاستفادة منها:
القضاء على الحاجة إلى المصروفات النثرية
عملت بطاقات الشركات على تبسيط التعامل مع نفقات الأعمال اليومية، حيث تقدم العديد من المزايا، مثل:
- لا مزيد من المصروفات النثرية: تلغي بطاقات الشركات الحاجة إلى المصروفات النثرية، مما يقلل من مخاطر السرقة أو الخسارة.
- التتبع الآلي: يتم تسجيل كل معاملة وتصنيفها تلقائيًا، مما يوفر الوقت ويقلل الأخطاء المرتبطة عادةً بالمعالجة اليدوية.
- الكفاءة المالية: تسمح لك بطاقات الشركات بتعيين حدود الإنفاق وتحديد عمليات الموافقة وضمان الامتثال لسياسات الشركة.
مثال: يمكن للموظف الدفع مباشرة لاشتراكات البرامج باستخدام البطاقة ضمن حدود محددة مسبقًا. يؤدي هذا إلى التخلص من عملية السداد، مما يحرر الفريق المالي من التحقق من الإيصالات ومعالجة عمليات السداد.
إدارة نفقات الأعمال بفعالية
الإدارة الفعالة لنفقات الأعمال أمر بالغ الأهمية للصحة المالية لأي شركة. تقدم بطاقات الشركات حلاً فعالاً يمكن تخصيصه لتلبية الاحتياجات الفريدة لشركتك:
- حدود الإنفاق: يمكنك وضع حدود إنفاق محددة بالنسبة للموظفين أو الإدارات المختلفة، مع ضمان بقاء النفقات في حدود الميزانية. يمكن تصميم هذه الحدود لتلبية الاحتياجات الفريدة لشركتك.
- عناصر التحكم بالفئة: يمكنك تقييد الإنفاق على فئات معينة، مثل السفر أو اللوازم المكتبية أو ترفيه العملاء. هذا يساعد على تجنب الإنفاق الزائد ويضمن الاستخدام الأمثل للأموال.
- المراقبة في الوقت الحقيقي: تتيح لك مراقبة المعاملات في الوقت الفعلي اكتشاف أي إنفاق غير عادي أو غير مصرح به على الفور، مما يسمح باتخاذ إجراءات تصحيحية سريعة.
مثال: إذا كان فريق المبيعات الخاص بك يسافر بشكل متكرر، يمكنك تعيين حدود إنفاق أعلى للنفقات المتعلقة بالسفر مثل الرحلات الجوية والفنادق وسيارات الأجرة وما إلى ذلك، مع تقييد الفئات الأخرى مثل اللوازم المكتبية أو البقالة.
احصل على استرداد نقدي ومكافآت على إنفاق الأعمال
تقدم بطاقات الشركات استرداد النقود والمكافآت على أنواع مختلفة من الإنفاق التجاري، مما يحول المعاملات اليومية إلى فرص للادخار. على سبيل المثال، في Alaan، نقدم استرداد نقدي يصل إلى 2٪ على جميع المعاملات بدون حد أعلى.
وباستخدام بطاقات الشركات لتغطية نفقات محددة، يمكنك تحقيق أقصى قدر من هذه الفوائد. يقدم مقدمو الخدمات المختلفون برامج مكافآت متنوعة، لذا فإن اختيار البطاقة المناسبة لأنماط الإنفاق التجاري أمر أساسي.
بروتيب: توفر بعض بطاقات الشركات استردادًا نقديًا على نفقات سفر الشركات والإقامة في الفنادق والوصول إلى صالة المطار، بينما قد يقدم البعض الآخر نقاطًا لمستلزمات المكاتب أو نفقات ترفيه العملاء. من خلال اختيار البطاقة المناسبة ومواءمتها مع أنماط الإنفاق التجاري، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من هذه المكافآت.
تبسيط تقارير المصروفات
تعمل بطاقات الشركات على تحقيق الكفاءة في إعداد تقارير النفقات وتبسيط العملية وتوفير موارد الشركة القيمة. إليك كيفية مساعدة هذه البطاقات:
- سهولة الاستخدام: تلغي بطاقات الشركات حاجة الموظفين إلى استخدام بطاقات الائتمان الشخصية أو النقد، مما يقلل المهام الإدارية وأساليب الإبلاغ عن النفقات التقليدية. نظرًا لوجود استخدام ضئيل أو معدوم للبطاقات الشخصية أو النقد، يحصل الموظفون أيضًا على الحرية من تقديم التعويضات.
- التسجيل التلقائي: عندما يستخدم الموظفون بطاقات الشركات، يتم تسجيل جميع النفقات وتصنيفها تلقائيًا.
- الكفاءة التشغيلية: يمكن أن يساعد استخدام بطاقات الشركات لنفقات الأعمال في تحقيق كفاءة تشغيلية أعلى. يسمح التتبع وإعداد التقارير في الوقت الفعلي لفرق الشؤون المالية بمراقبة النفقات فور حدوثها، مما يتيح إجراء التعديلات في الوقت المناسب وإدارة أفضل للميزانية.
مثال: ضع في اعتبارك فريقًا يحضر مؤتمرًا. بدون بطاقة الشركة، سيدفعون من جيوبهم الخاصة، ويوفرون الإيصالات، وينتظرون السداد. باستخدام بطاقة الشركة، يتم تسجيل النفقات تلقائيًا، ولا توجد حاجة للسداد. يمكن لفريق الشؤون المالية مراجعتها في الوقت الفعلي، مما يضمن التوافق مع سياسات الشركة.
احصل على رؤى مفصلة حول إنفاق الموظفين
توفر بطاقات الشركات رؤى مفصلة حول إنفاق الموظفين من خلال لوحة تحكم مركزية تلتقط كل معاملة في الوقت الفعلي:
- المراقبة في الوقت الحقيقي: عندما تقوم بدمج بطاقات الشركات مع برنامج المحاسبة الخاص بك، ستحصل على القدرة على مراقبة نفقات الموظفين وتحليلها في الوقت الفعلي.
- الرقابة المالية: تسمح لوحة التحكم المركزية للمديرين والفرق المالية بتتبع النفقات بسهولة. يمكنك تعيين حدود الإنفاق وتلقي التنبيهات للمعاملات غير العادية وإنشاء تقارير مفصلة.
- الشفافية: يساعد هذا المستوى من الشفافية على تحسين عمليات إدارة النفقات الخاصة بك. من المرجح أن يلتزم الموظفون بسياسات الشركة عندما يعرفون أن إنفاقهم يخضع للمراقبة.
مثال: على سبيل المثال، إذا لاحظت أن قسمًا معينًا يتجاوز ميزانيته باستمرار، فيمكنك التحقيق واتخاذ الإجراءات التصحيحية على الفور.
احصل على الإيصالات وخزنها رقميًا باستخدام تطبيق جوال
توفر بطاقات الشركات سهولة التقاط الإيصالات وتخزينها رقميًا من خلال تطبيق الهاتف المحمول. إليك كيف يمكن أن تكون هذه الميزة مفيدة لنشاطك التجاري:
- التتبع المبسط: باستخدام تطبيق الهاتف المحمول، يمكن للموظفين النقر بسرعة على صورة الإيصالات وتحميلها مباشرة إلى نظام إدارة النفقات. هذا يقلل من مخاطر فقدان الإيصالات الورقية ويضمن تسجيل جميع النفقات بدقة.
- إدارة سهلة: يسهل أيضًا تنظيم الإيصالات الرقمية واستردادها، مما يجعل من السهل التحضير لعمليات التدقيق أو تسوية الحسابات.
يتضمن حل بطاقات الشركات من Alaan تطبيقًا للهاتف المحمول يسهل إدارة الإيصالات بسهولة. يتيح لك التطبيق تصنيف النفقات وإضافة الملاحظات والحصول على الموافقات للنفقات خارج السياسة، وتبسيط عملية إعداد تقارير النفقات بالكامل.
القضاء على الاحتيال وسوء الاستخدام
تم تجهيز بطاقات الشركات بميزات أمان متقدمة لحماية الشؤون المالية لشركتك من الاحتيال وسوء الاستخدام:
- رقائق EMV: تحتوي بطاقات الشركات على شرائح Europay و Mastercard و Visa (EMV)، والتي توفر طبقة إضافية من الحماية من خلال إنشاء رموز معاملات فريدة يصعب تكرارها.
- تنبيهات في الوقت الفعلي: تتيح لك الإشعارات الفورية لكل معاملة تحديد أي نشاط مشبوه ومعالجته بسرعة.
في Alaan، تأتي بطاقات الشركات الخاصة بنا مع أمان متعدد الطبقات، مما يضمن معاملات آمنة ومأمونة لعملك. يمكن للشركات بسهولة تجميد البطاقة وتعديل حد الإنفاق لحماية نفسها من الاحتيال وسوء الاستخدام.
قم بإصدار البطاقات الافتراضية والبطاقات ذات الاستخدام الواحد دون عناء
توفر بطاقات الشركات المرونة لإصدار بطاقات افتراضية وبطاقات أحادية الاستخدام، تلبي احتياجات العمل المحددة وتعزز التحكم في النفقات:
- البطاقات الافتراضية: بطاقات افتراضية مثالية لعمليات الشراء عبر الإنترنت أو الموظفين المؤقتين أو المعاملات لمرة واحدة، مما يوفر طريقة دفع آمنة ومريحة. من المفيد إصدار بطاقات افتراضية للموظفين عن بُعد لشراء اشتراكات البرامج، مما يضمن التحكم في الإنفاق وتتبعه. مع Alaan، يمكنك إنشاء بطاقات افتراضية غير محدودة على الفور وفقًا لمتطلباتك.
- البطاقات ذات الاستخدام الواحد: من ناحية أخرى، تعد البطاقات ذات الاستخدام الواحد مثالية للحالات التي تحتاج إلى إنفاق مبلغ ثابت، مثل نفقات السفر أو مدفوعات البائع. يمكن استخدام البطاقات ذات الاستخدام الواحد لمشاريع محددة، مما يوفر سجلاً واضحًا للنفقات ويقلل من مخاطر الإنفاق الزائد.
قم بتحسين إدارة نفقاتك باستخدام بطاقات Alaan للشركات
الإدارة الفعالة للنفقات ضرورية لنجاح الشركات. من خلال تبسيط تتبع وإدارة إنفاق الموظفين، يمكنك توفير موارد قيمة وتعزيز الرؤية المالية وتعزيز النتيجة النهائية لشركتك.
مع Alaan، يمكنك تجربة أكثر من مجرد المزايا القياسية. تأتي بطاقات الشركات الخاصة بنا مع ميزات فريدة مصممة خصيصًا لتحسين عمليات إدارة النفقات الخاصة بك.
- إصدار بطاقات غير محدودة: 10 أو 100 - قم بإصدار أي عدد من البطاقات مع Alaan. يمكنك إصدار بطاقات لجميع موظفيك دون القلق بشأن عملية التقديم المطولة، مما يضمن حصول الجميع على طريقة آمنة ومريحة لإجراء عمليات شراء تجارية معتمدة.
- إنفاق أكثر ذكاءً من خلال أدوات التحكم الذكية: تضعك أدوات التحكم في الإنفاق القابلة للتخصيص في Alaan في مقعد السائق. قم بتعيين حدود الإنفاق، وحدد الفئات لعمليات شراء محددة، بل وقم بتقييد استخدام البطاقة لبائعين معينين.
- قم بتبسيط عملياتك: تدعم بطاقات Alaan المدفوعات اللاتلامسية من خلال Apple Pay و Google Pay، مما يسمح بإجراء معاملات أسرع وخالية من المتاعب.
- إعداد تقارير النفقات دون عناء: تعمل المطابقة التلقائية للإيصالات على التخلص من المتاعب من تقارير المصروفات. لدينا حل إدارة المصروفات يقوم بتصنيف المعاملات تلقائيًا، مما يوفر وقت فريق التمويل الخاص بك ويقلل من فرص الأخطاء.
اتصل بالخبراء في Alaan اليوم لمعرفة المزيد عن برنامج بطاقات الشركات وكيف يمكن أن يضيف قيمة لشركتك.
