هل تعلم أن العمل البشري وحده يمكن أن يمثل ما يصل إلى 70% من إجمالي إنفاق الشركة؟ وهذا يسلط الضوء على أهمية فهم ما يمكن اعتباره مصروفًا تجاريًا، خاصة وأن العديد من هذه النفقات قابلة للخصم الضريبي.
تؤثر إدارة نفقات الأعمال وتصنيفها بشكل صحيح على ميزانيتك و يساعد على تقليل دخلك الخاضع للضريبة، وهو أمر بالغ الأهمية بموجب قوانين ضرائب الشركات.
وفقًا لبنك الأعمال البريطاني، تنفق الشركات البريطانية الناشئة حوالي 1,11,000 درهم إماراتي في سنتهم الأولى بشأن تكاليف الإعداد والتكاليف الإدارية، باستثناء الرواتب. في الولايات المتحدة، 28% من الشركات الصغيرة أبلغ عن إنفاق أكثر من 36,000 درهم سنويًا على الضرائب والرسوم القانونية. توضح هذه الإحصائيات مدى أهمية تتبع نفقات عملك وتصنيفها بدقة، حيث تؤثر كل تكلفة - من اللوازم المكتبية إلى سفر الموظفين - على أرباحك النهائية.
نظرًا لمدى أهمية تتبع نفقات الأعمال وتصنيفها بدقة، فليس من المستغرب أن يصل سوق إدارة نفقات الأعمال العالمية إلى 12.05 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2029، بمعدل نمو سنوي مركب قدره 9.2%. يمكن لأتمتة تتبع النفقات واستخدام برامج المحاسبة تبسيط العمليات وتوفير الوقت وتعزيز الربحية من خلال تصنيف كل تكلفة بشكل صحيح.
سيشرح هذا الدليل الأنواع والفئات المختلفة لنفقات الأعمال، ويشرح النفقات المخصومة من الضرائب وغير القابلة للخصم، ويوضح لك كيفية تعظيم الخصومات الضريبية. ستتعلم أيضًا تتبع النفقات بفعالية، مما يساعدك على إدارة الشؤون المالية بشكل أفضل وتعزيز الربحية.
ما هي نفقات الأعمال؟
نفقات الأعمال هي التكاليف المتكبدة خلال العمليات اليومية العادية للشركة.
يجب تسجيل أي تكلفة مرتبطة مباشرة بإدارة عملك - سواء تكبدتها أنت أو موظفوك أو الشركة نفسها - كمصروفات تجارية. تعد هذه التكاليف أساسية لتشغيل عملك، وفي النهاية، لإعداد التقارير المالية ومدفوعات الضرائب.
في الإمارات العربية المتحدة، مع المقدمة الأخيرة لـ قوانين ضريبة الشركات في عام 2023، أصبح فهم وإدارة نفقات الأعمال أكثر أهمية. يجب على الشركات تتبع نفقاتها وتصنيفها بدقة، حيث قد يكون بعضها مؤهلاً للحصول على خصومات ضريبية.
على سبيل المثال، إذا كنت تمتلك وكالة تصميم، فإن إصدار فواتير بقيمة 120 ألف درهم سنويًا لا يعني أنك حققت هذا القدر من الأرباح. ستنفق بعضًا من هذا الدخل على نفقات الأعمال المختلفة مثل رواتب الموظفين وإيجار المكاتب والاشتراكات الرقمية والمزيد. هذه نفقات تجارية.
على عكس أنظمة مثل مصلحة الضرائب الأمريكية في الولايات المتحدة، التي تقسم النفقات إلى فئات مثل «العادية» و «الضرورية»، تركز الهيئة الاتحادية للضرائب في دولة الإمارات العربية المتحدة فقط على ما إذا كانت النفقات معفاة من الضرائب أم لا. سوف نستكشف هذا بالتفصيل لاحقًا.
فيما يلي بعض الأمثلة الشائعة لنفقات الأعمال:
- الإعلان والتسويق: التكاليف المتعلقة بترويج الأعمال، مثل الإعلانات عبر الإنترنت واللوحات الإعلانية والحملات التسويقية.
- سفر رجال الأعمال: الوقود وتذاكر الطيران وسيارات الأجرة والإقامة وغيرها من النفقات المتعلقة بالسفر المتكبدة أثناء إجراء الأعمال.
- تكاليف الموظف: الرواتب والرواتب والتأمين واستحقاقات الموظفين.
- معدات الموظفين: أجهزة الكمبيوتر المحمولة والشاشات والهواتف والأدوات الأخرى اللازمة للموظفين للقيام بعملهم.
- الرسوم القانونية: المدفوعات للمحامين أو المستشارين القانونيين للحصول على المشورة أو التمثيل.
- إيجار المساحات المكتبية والمرافق: هذه هي تكاليف استئجار مكتب ودفع تكاليف الكهرباء والمياه والإنترنت والمرافق الأخرى.
- اشتراكات البرامج: رسوم شهرية أو سنوية للبرامج الأساسية مثل Zoom أو Figma أو Adobe.
على الرغم من أن هذه القائمة ليست شاملة، إلا أنها تسلط الضوء على النفقات الأكثر شيوعًا التي تواجهها الشركات عادةً. من خلال تصنيف هذه النفقات بشكل صحيح، يمكن للشركات إدارة شؤونها المالية بشكل أفضل والاستفادة من الخصومات الضريبية المحتملة.
أنواع نفقات الأعمال
يعد فهم الأنواع المختلفة من نفقات الأعمال أمرًا ضروريًا لتطوير خطة الميزانية والحفاظ على السيطرة على الصحة المالية لشركتك.
في الإمارات العربية المتحدة، غالبًا ما تصنف الشركات نفقات الأعمال إلى ثلاثة أنواع رئيسية: ثابتة ومتغيرة ودورية. يؤثر كل نوع على عملية إعداد الميزانية بشكل مختلف، لذلك يجب على فرق التمويل تتبع هذه التكاليف والتنبؤ بها بجد.
1. مصاريف ثابتة
تظل المصروفات الثابتة ثابتة وتحدث بانتظام، مثل الشهرية أو السنوية. يمكن التنبؤ بها ويسهل وضع الميزانية لها، لأنها نادرًا ما تتقلب. تعتبر النفقات الثابتة ضرورية للشركات لأنها تشكل أساس التزاماتها المالية.
تتضمن أمثلة النفقات الثابتة ما يلي:
- الإيجار
- كشوف رواتب الموظفين/الرواتب
- فواتير الخدمات
- تأمين
2. مصاريف متغيرة
تتقلب المصروفات المتغيرة اعتمادًا على مستوى نشاط الشركة، مثل حجم الإنتاج أو المبيعات. ترتفع هذه التكاليف أو تنخفض بناءً على مقدار ما تنتجه الشركة أو تبيعه في أي وقت. يمكن أن تكون إدارة النفقات المتغيرة صعبة لأنها غالبًا ما تكون الجزء الأكبر من نفقات الشركة ويمكن أن تكون أقل قابلية للتنبؤ بها.
لحساب التكاليف المتغيرة، تستخدم الشركات الصيغة التالية:
إجمالي التكلفة المتغيرة = إجمالي كمية الإنتاج × التكلفة المتغيرة لكل وحدة إنتاج
تتضمن أمثلة النفقات المتغيرة ما يلي:
- مصاريف الشحن
- عمولات المبيعات
- المواد الخام
3. المصاريف الدورية
المصروفات الدورية نادرة أو شبه منتظمة ولا تحدث على أساس شهري ثابت. يمكن أن تكون تكاليف ربع سنوية أو سنوية أو نفقات غير متوقعة. قد يكون وضع ميزانية للنفقات الدورية أمرًا صعبًا، حيث قد تكون مفاجأة وتؤثر على التدفق النقدي إذا لم يتم التخطيط لها بشكل مناسب.
تتضمن أمثلة النفقات الدورية ما يلي:
- الصيانة والإصلاحات
- تكاليف الاندماج والاستحواذ
- مشتريات المعدات الرئيسية
من خلال تصنيف النفقات إلى ثابتة ومتغيرة ودورية، يمكن للشركات إنشاء ميزانيات أكثر دقة وإدارة شؤونها المالية بشكل أفضل على مدار العام.
مصاريف قابلة للخصم الضريبي
تلعب النفقات المخصومة من الضرائب دورًا مهمًا في تقليل الدخل الخاضع للضريبة لشركتك، مما يسمح للشركات في الإمارات العربية المتحدة بتخفيض فاتورتها الضريبية الإجمالية بموجب قوانين ضريبة الشركات المطبقة حديثًا.
عادةً ما تكون المصروفات المخصومة من الضرائب هي تلك التي يتم تكبدها لأغراض تجارية وليست ذات طبيعة رأسمالية. هذه تكاليف مرتبطة مباشرة بتوليد دخل خاضع للضريبة. يمكن خصم النفقات التي تستوفي هذه المعايير فقط، مما يضمن عدم إساءة استخدام الشركات للخصومات من خلال المطالبة بالنفقات غير المتعلقة بالأعمال.
كيف تعمل الخصومات الضريبية؟
يركز قانون ضريبة الشركات في الإمارات العربية المتحدة على خصم نفقات الأعمال اللازمة لتحقيق الدخل. من خلال خصم هذه النفقات من إجمالي دخل الشركة، يتم تخفيض الدخل الخاضع للضريبة، مما يؤدي إلى خفض الضريبة النهائية المستحقة. يعد الاحتفاظ بسجلات وإيصالات واضحة أمرًا ضروريًا لضمان الامتثال للوائح الضريبية.
أمثلة شائعة للنفقات المعفاة من الضرائب:
- الاستخدام التجاري للسيارة: الأميال أو النفقات الفعلية المتعلقة بسفر العمل.
- نفقات المكتب المنزلي: إذا تم استخدام جزء من منزلك حصريًا للعمل.
- الرواتب والأجور: المدفوعات للموظفين (باستثناء عمليات سحب المالك).
- اهتمام: التكاليف المتعلقة بالقروض التجارية أو رسوم التمويل.
- الإيجار: التكاليف المرتبطة بتأجير المباني التجارية أو المعدات.
- الإعلان والتسويق: أي تكلفة يتم إنفاقها للترويج للأعمال.
- المرافق: المدفوعات مقابل خدمات مثل الكهرباء والمياه والإنترنت المستخدمة في العمليات التجارية.
الخصومات الضريبية للشركات في الإمارات العربية المتحدة
فيما يلي بعض الخصومات الضريبية المحددة بموجب قانون ضريبة الشركات في الإمارات العربية المتحدة.
- مصاريف الفائدة: الفوائد على القروض أو الأدوات المالية الإسلامية أو مدفوعات الإيجار. الفائدة من المعاملات قبل 9 ديسمبر 2022 ليست قابلة للخصم، والمؤسسات المالية معفاة من بعض قواعد الحد الأقصى.
- المساهمات الخيرية: التبرعات المقدمة إلى كيانات النفع العام المؤهلة قابلة للخصم، شريطة أن تخدم المصلحة العامة وتتماشى مع أهداف الأعمال.
- نفقات الترفيه: بموجب قوانين ضريبة الشركات في دولة الإمارات العربية المتحدة، ما يصل إلى 50٪ من تكاليف الترفيه، مثل ضيافة العملاء، يمكن خصمها.
- الغرامات والعقوبات: لا يمكن خصم الغرامات التي تعوض عن انتهاكات العقود وغيرها من المدفوعات غير المشروعة.
استخدم حاسبة ضريبة الشركات في الإمارات لمعرفة مقدار ضريبة الشركات التي ستكون شركتك ملزمة بدفعها في السنة المالية القادمة بمجرد تطبيق النظام الضريبي الجديد في الإمارات العربية المتحدة.
مصاريف ضريبية غير قابلة للخصم
في حين أن العديد من نفقات الأعمال يمكن أن تقلل من دخلك الخاضع للضريبة، لا يمكن خصم بعض التكاليف عند حساب ضرائب الشركات. في الإمارات العربية المتحدة، لا تزال هذه النفقات الضريبية غير القابلة للخصم تلعب دورًا في عمليات عملك ولكنها لا تقدم فائدة مالية مباشرة فيما يتعلق بالوفورات الضريبية. يمكن أن يساعدك فهم هذه الخصومات غير المسموح بها في إدارة أموالك بشكل أفضل.
الخصومات الضريبية للشركات غير المسموح بها في الإمارات
لنفقات الأعمال التي تخدم أغراضًا متعددة، يتم خصم الجزء المرتبط مباشرة بتوليد الدخل الخاضع للضريبة فقط. إذا كان من المستحيل الفصل بوضوح بين الجزء الذي ينتج دخلاً خاضعًا للضريبة، فيمكن المطالبة بنسبة معقولة بناءً على حساب مبرر.
فيما يلي بعض الأمثلة الشائعة للخصومات غير المسموح بها.
- راتب المالك: المدفوعات المقدمة لأصحاب الأعمال أو الشركاء، والتي تعتبر توزيعات أرباح، غير قابلة للخصم.
- الغرامات والعقوبات: لا يمكن خصم المبالغ المدفوعة عن المخالفات أو المخالفات القانونية، مثل غرامات المرور أو العقوبات الإدارية.
- نفقات الضغط: التكاليف المرتبطة بالتأثير على التشريعات أو المساهمات السياسية غير قابلة للخصم.
- نفقات رأس المال: وتشمل هذه التكاليف المتعلقة ببدء الأعمال أو تحسينها، مثل شراء المعدات الرئيسية أو التجديدات أو عمليات الاستحواذ التجارية.
- مدفوعات الأطراف ذات الصلة لأفراد المنطقة الحرة: المدفوعات التي تتم من شركة في البر الرئيسي إلى شخص في المنطقة الحرة خاضع للضريبة بنسبة 0٪ غير قابلة للخصم ما لم تُنسب إلى فرع البر الرئيسي لشخص المنطقة الحرة.
اقرأ أيضًا فهم ضريبة المنطقة الحرة في الإمارات العربية المتحدة: ماذا يعني ذلك لعملك
- نفقات الترفيه: يمكن خصم 50٪ فقط من النفقات المتكبدة للترفيه عن العملاء أو المساهمين أو شركاء الأعمال، لأن هذه التكاليف غالبًا ما يكون لها مكون شخصي.
- التبرعات للكيانات غير المعتمدة: لا يمكن خصم المساهمات في المنظمات غير المعترف بها ككيانات ذات نفع عام أو جمعيات خيرية معتمدة.
- ضريبة القيمة المضافة القابلة للاسترداد: لا يمكن المطالبة بضريبة القيمة المضافة القابلة للاسترداد من خلال النظام الضريبي كمصروفات قابلة للخصم.
يتيح لك تتبع هذه الفئات إدارة نفقات عملك بشكل أفضل والبقاء متوافقًا مع اللوائح الضريبية لدولة الإمارات العربية المتحدة.
كيفية تعظيم الخصومات الضريبية الخاصة بك؟
يتطلب تعظيم الخصومات الضريبية نهجًا استراتيجيًا لتسجيل نفقات عملك وتوقيتها وتقييمها.
إليك كيف يمكنك زيادة الخصومات الضريبية بشكل فعال.
1. الاحتفاظ بسجلات دقيقة
يعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة وشاملة أمرًا حيويًا للمطالبة بجميع الخصومات الضريبية المؤهلة. لضمان الدقة:
- قم بتوثيق كل مصروف: سجل كل مصروف، بما في ذلك الإيصالات والفواتير وتأكيدات الدفع.
- تتبع النفقات متعددة الأغراض: بالنسبة للنفقات التي تخدم أغراضًا شخصية وتجارية على حد سواء، قم بتمييز وتبرير الجزء التجاري بوضوح.
استخدم برامج موثوقة: استثمر في برنامج التشغيل الآلي لتبسيط حفظ السجلات وتقليل الخطأ البشري.
2. الخصومات المفصلة مقابل الخصومات القياسية
لا ينطبق الاختيار بين الخصومات المفصلة والقياسية في الإمارات العربية المتحدة. بدلاً من ذلك:
- تقييم كل مصروف على حدة: تأكد من أن كل مصروف مرتبط بشكل مباشر بالعمليات التجارية وليس مصروفًا رأسماليًا.
- تقييم القابلية للخصم: تحديد ما إذا كان الإنفاق مسموحًا به بموجب قانون ضريبة الشركات في الإمارات العربية المتحدة، مع التركيز على الغرض منه وصلته بدخل الأعمال.
3. توقيت المصاريف القابلة للخصم
يمكن أن يؤثر توقيت نفقاتك القابلة للخصم على مسؤوليتك الضريبية:
- فهم العتبات: يمكنك خصم المبلغ الإجمالي إذا كان صافي مصروفات الفائدة أقل من ذلك 12 مليون درهم. إذا تجاوز هذا الحد، يمكنك خصم مبلغ الحد أو 30% من الأرباح قبل الفوائد والضرائب والاستهلاك وإطفاء الدين، أيهما أعلى.
- إدارة الأرباح قبل الفوائد والضرائب والاستهلاك والإطفاء السلبية: إذا كانت الأرباح قبل خصم الفوائد والضرائب والاستهلاك وإطفاء الدين سلبية، فإن الحد القابل للخصم هو 0 درهم إماراتي. خطط لنفقاتك وفقًا لذلك لتجنب تجاوز هذا الحد.
- ترحيل النفقات غير المسموح بها: في حالة عدم السماح بأي نفقات فائدة صافية، يمكنك ترحيلها إلى الأمام لمدة تصل إلى عشر فترات ضريبية. يتيح لك ذلك مواءمة نفقاتك المتعلقة بالتمويل مع الالتزامات الضريبية المستقبلية.
4. المساهمات في حسابات التقاعد
في حين أن قانون ضريبة الشركات في الإمارات العربية المتحدة لا يتناول على وجه التحديد مساهمات حساب التقاعد، إلا أنها لا تزال تؤثر على دخلك الخاضع للضريبة:
- تعويض الخسائر: يمكن تعويض الخسائر مقابل الدخل الخاضع للضريبة في المستقبل، تخضع لسقف 75% لكل فترة ضريبية.
- فهم متطلبات الاستمرارية: تخضع عمليات ترحيل الخسائر لشروط تتعلق باستمرارية الملكية وتشغيل الأعمال بعد تغيير الملكية.
5. نصائح عامة لتعظيم الخصومات
- ابق على اطلاع: مراجعة تحديثات القوانين واللوائح الضريبية بانتظام. على الرغم من أن إرشادات مصلحة الضرائب الأمريكية لا تنطبق في الإمارات العربية المتحدة، إلا أن البقاء على اطلاع بإرشادات سلطة الضرائب المحلية أمر ضروري.
- استشر مستشارًا ضريبيًا: العمل مع محترف ضرائب لفهم الخصومات المعقدة وضمان الامتثال للوائح الضريبية في دولة الإمارات العربية المتحدة.
- مراجعات منتظمة: قم بمراجعة وتعديل فئات النفقات والسجلات الخاصة بك لتعكس أي تغييرات في قوانين الضرائب أو العمليات التجارية.
من خلال اتباع هذه الممارسات، يمكنك تحسين الخصومات الضريبية للأعمال، وتقليل الدخل الخاضع للضريبة، وخفض فاتورتك الضريبية في نهاية المطاف. يعد الاحتفاظ بسجلات جيدة التنظيم وفهم القواعد المحددة المتعلقة بنفقاتك أمرًا أساسيًا لتحقيق أقصى قدر من المزايا الضريبية.اقرأ أيضًا كيفية حساب ضريبة الشركات في الإمارات العربية المتحدة.
كيف تصنف نفقات الأعمال؟
تنقسم نفقات الأعمال عمومًا إلى ثلاث فئات أساسية: الرواتب واستحقاقات الموظفين والنفقات العامة والإدارية (G&A). يمكن تقسيمها أيضًا إلى التسويق والإعلان والبحث والتطوير والخدمات المهنية.
للحفاظ على تتبع النفقات بشكل مباشر، قم بتصنيف النفقات بطريقة تعكس هيكل عملك واحتياجات الإدارة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء فئات استنادًا إلى نوع المصروفات والقسم المسؤول عنها.
إليك كيفية التعامل مع هذا:
- حسب النوع: قم بإنشاء فئات واسعة مثل «العام والإداري» أو «البحث والتطوير».
- حسب القسم: قم بتصنيفها أيضًا حسب القسم، مثل «التسويق» لنفقات التسويق و «الهندسة» لتكاليف البحث والتطوير.
على الرغم من أنك لا تحتاج إلى فئة منفصلة لكل التفاصيل، فإن تسجيل هذه المعلومات في برنامج إدارة المصروفات يبسط إعداد التقارير ويساعد على زيادة المدخرات الضريبية المحتملة.
مثال على التصنيف التفصيلي
لنأخذ مثال غداء عمل. بالنسبة للسجلات الداخلية، قد يكفي ملاحظة أن الغداء قد حدث. ومع ذلك، ولأغراض ضريبية، ستحتاج إلى مزيد من التفاصيل - مثل ما إذا كان الغداء مع عميل أو زميل والغرض من الاجتماع. يمكنك بسهولة التقاط هذه التفاصيل باستخدام الحقول المخصصة في نظام النفقات الخاص بك. هذا يجعل إعداد التقارير أبسط ويضمن أنه يمكنك المطالبة بالخصومات الضريبية الصحيحة.
10 فئات رئيسية لنفقات الأعمال للإدارة الفعالة
الآن بعد أن فهمت ما يمكن اعتباره مصروفًا تجاريًا، تعرف على فئات نفقات الأعمال العشر الأكثر شيوعًا. يمكن تصميم هذه الفئات لتناسب الهيكل والعمليات الفريدة لشركتك، مما يساعدك على تبسيط تتبع النفقات والميزنة.
1. رحلات السفر والأعمال
- المصاريف المتعلقة بتذاكر الطيران والإقامة والنقل (تأجير السيارات والقطارات وسيارات الأجرة) والوجبات وتأمين السفر المتكبدة خلال رحلات العمل.
- مثال: رحلات جوية لاجتماعات العملاء والإقامة أثناء المؤتمرات.
- لماذا يهم: السفر هو تكلفة تجارية كبيرة، خاصة بالنسبة للشركات التي تتعامل مع العملاء أو الشركات التي تعتمد على الخدمة.
2. وجبات الموظفين والترفيه
- وجبات الطعام أثناء اجتماعات العمل أو الترفيه للعملاء أو الموظفين، مثل اصطحاب العميل لتناول العشاء أو استضافة أحداث الفريق.
- مثال: عشاء بناء الفريق واجتماعات غداء العملاء.
- لماذا يهم: يمكن أن يضمن التصنيف المناسب الخصم الضريبي والسجلات المالية الدقيقة.
3. اللوازم والمعدات المكتبية
- تشمل المستلزمات اليومية مثل الورق والقرطاسية والأثاث المكتبي، بالإضافة إلى معدات تكنولوجيا المعلومات مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة والطابعات.
- مثال: شراء أجهزة كمبيوتر محمولة للموظفين الجدد أو ترقية أثاث المكاتب.
- لماذا يهم: يمكن أن تتراكم هذه النفقات بسرعة، ويجب على الشركات تتبعها لضمان الكفاءة.
4. رواتب الموظفين والمزايا وضرائب الرواتب
- جميع المدفوعات للموظفين، بما في ذلك الرواتب والأجور والمكافآت والمزايا الإضافية مثل التأمين الصحي، وكذلك الضرائب.
- مثال: نفقات الرواتب للموظفين بدوام كامل وبدوام جزئي، وكذلك تأمين الرعاية الصحية.
- لماذا يهم: هذه الفئة هي واحدة من أكبر النفقات لمعظم الشركات وتحتاج إلى إدارتها بعناية.
5. التسويق والإعلان
- نفقات الحملات التي تروج لخدمات الأعمال، بما في ذلك التسويق الرقمي والإعلانات المطبوعة وإعلانات الوسائط الاجتماعية.
- أمثلة: إعلانات Google والتسويق على LinkedIn والكتيبات المطبوعة.
- لماذا يهم: يساعد تتبع تكاليف التسويق الشركات على قياس عائد الاستثمار والتحكم في الميزانيات بشكل فعال.
6. الرسوم والخدمات المهنية
- التكاليف المرتبطة بتعيين استشاريين خارجيين أو خدمات قانونية أو محاسبين أو مستشارين ماليين.
- مثال: الرسوم المدفوعة للمستشار القانوني لمراجعة العقود أو المحاسبين لخدمات التدقيق.
- لماذا يهم: تعد خبرة الاستعانة بمصادر خارجية أمرًا شائعًا، ويجب تتبع هذه التكاليف من أجل وضع الميزانية والامتثال.
7. المرافق والإيجار
- دفعات شهرية لإيجار المكاتب والكهرباء والمياه والتدفئة والإنترنت.
- مثال: رسوم تأجير المساحات المكتبية أو فواتير الكهرباء للمباني التجارية.
- لماذا يهم: هذه نفقات ثابتة، وإدارتها بكفاءة تؤثر على الربحية الإجمالية.
8. تأمين
- تكاليف تأمين الأعمال، بما في ذلك الممتلكات والمسؤولية والصحة وتعويضات العمال.
- مثال: تأمين الممتلكات لمباني المكاتب والتأمين الصحي للموظفين.
- لماذا يهم: التأمين ضروري للتخفيف من المخاطر، ويمكن أن تكون التكاليف قابلة للخصم.
9. رسوم الأعمال والتراخيص
- رسوم تسجيل الأعمال والتصاريح التنظيمية والتراخيص التجارية.
- مثال: تجديد رخصة الأعمال السنوية وتراخيص البرامج.
- لماذا يهم: يعد تتبع رسوم الامتثال التنظيمي أمرًا بالغ الأهمية للتشغيل دون انقطاع.
10. البرامج والاشتراكات
- تكاليف أدوات الأعمال وتراخيص البرامج واشتراكات SaaS، مثل برامج إدارة النفقات أو أدوات CRM أو برامج المحاسبة.
- على سبيل المثال، اشترك في ألان لإدارة الإنفاق أو برنامج Adobe لفرق التصميم.
- لماذا يهم: غالبًا ما تتكرر الاشتراكات شهريًا أو سنويًا، مما يجعل التتبع الفعال ضروريًا لتجنب الإنفاق الزائد.
لماذا التصنيف الفعال مهم
يعد تصنيف نفقات الأعمال بشكل صحيح أمرًا ضروريًا للحفاظ على الشفافية المالية، وضمان الامتثال للوائح، وتعظيم الكفاءة الضريبية.
يساعدك التصنيف الواضح على الرؤية بالضبط حيث يتم إنفاق أموالك، مما يساعد في التخطيط المالي الأكثر ذكاءً. يمكنك تبسيط العملية من خلال البدء بفئات واسعة وتحسينها بناءً على الاحتياجات والأقسام الخاصة بشركتك.
استخدام برنامج التشغيل الآلي للمحاسبة كما يضمن تتبع النفقات إعداد التقارير الدقيقة والتنظيم. يصبح التصنيف الفعال أكثر أهمية للشركات التي تدير عمليات معقدة عبر أقسام أو كيانات متعددة.
على سبيل المثال، أحد عملائنا، البراري، واجه اسم مألوف في الإمارات العربية المتحدة، وهي شركة كبيرة ذات كيانات متعددة، تحديات في إدارة النفقات عبر الأقسام المختلفة. مع وجود مجموعة معقدة من عمليات الشراء وأنظمة الدفع، أصبح تتبع الإنفاق مرهقًا.
من خلال تبني آلان، قامت شركة البراري بتبسيط تصنيف نفقاتها، مما يضمن الاتساق بين الكيانات مع تقليل الجهد اليدوي.
يمكن أن توفر استشارة خبير مالي أو محاسب أيضًا مزيدًا من الإرشادات حول إعداد فئات نفقاتك وتحسينها، مما يضمن عمل نظامك بكفاءة وتتوافق مع أفضل الممارسات الصناعية.
6 خطوات لتتبع نفقات الأعمال
يعد تتبع نفقات الأعمال أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على الصحة المالية واتخاذ قرارات مستنيرة لشركتك.
هل تعلم أنه وفقًا لدراسة أجراها بنك أمريكي، تعد إدارة النفقات السيئة، بما في ذلك عدم القدرة على مواكبة النفقات، أحد الأسباب الرئيسية لماذا تفشل 82% من الشركات بسبب مشاكل التدفق النقدي؟
يضمن التتبع الفعال للنفقات أن تظل شركتك منظمة ومتوافقة ومستعدة للتخطيط المالي.
فيما يلي ست خطوات لمساعدتك على تتبع نفقات عملك بكفاءة.
العلاقات التجارية والمصرفية
ابدأ بإعداد حسابات مصرفية تجارية وبطاقات ائتمان مخصصة. دمج هذه مع الخاص بك برنامج إدارة المصروفات يضمن تتبع النفقات تلقائيًا، مما يقلل الأخطاء اليدوية ويوفر الوقت.
يمكن للشراكة المصرفية القوية أيضًا أن تجعل تأمين القروض للنمو أو عمليات الشراء الرئيسية أسهل.
نصيحة ممتازة: هل تعرف عن بطاقات ائتمان الشركات؟ يمكنك استخدام بطاقة ائتمان الشركات لإدارة كل دفعة مع التحكم الكامل والرؤية، كل ذلك في مكان واحد.
1. تتبع الإيصالات والفواتير
تأكد من تتبع كل إيصال وفاتورة فور حدوثها. هذا لا يساعد فقط في وضع الميزانية والتنبؤ بالتدفق النقدي ولكنه يضمن أيضًا الامتثال للوائح إعداد التقارير المالية. تعمل السجلات التفصيلية على تبسيط عمليات الإيداع الضريبي والتدقيق.
2. اختر نظام المحاسبة الصحيح
يجب أن يتطابق نظام المحاسبة الخاص بك مع تعقيد عملك. سوف تحتاج الشركات الكبيرة أنظمة التي يمكنها إدارة الحسابات المستحقة الدفع وأتمتة المهام المالية وتقديم تقارير مفصلة. تعد الأنظمة المستندة إلى السحابة مثالية لقابلية التوسع والتكامل الأسهل مع وظائف الأعمال الأخرى.
3. دمج البرامج
تعظيم إمكانات جهاز الكمبيوتر الخاص بك برامج المحاسبة من خلال ربطه مباشرة بحساباتك المصرفية التجارية. هذا يلغي الحاجة إلى الإدخال اليدوي للبيانات ويوفر تحديثات في الوقت الفعلي، مما يعزز الكفاءة والدقة.
4. استخدم المحاسبة على أساس الاستحقاق
قد تكون المحاسبة النقدية كافية إذا كنت شركة صغيرة، ولكن يجب على الشركات الكبيرة وتلك التي تتبع مبادئ المحاسبة القياسية استخدام المحاسبة على أساس الاستحقاق. تسجل هذه الطريقة النفقات فور حدوثها، مما يوفر صورة أكثر دقة عن وضعك المالي.
5. مراجعة منتظمة
تسمح المراجعة المتكررة لنفقات الأعمال بتحكم أفضل. تساعد اتجاهات المراقبة على تحديد مجالات خفض التكاليف، مثل إعادة التفاوض على العقود أو تعديل أنماط الإنفاق، وضمان الاستقرار المالي والاستعداد للميزانيات المستقبلية.
توفر هذه الخطوات الأساس لإدارة قوية للنفقات، مما يؤدي إلى تحسين الرقابة المالية وصحة الأعمال على المدى الطويل.
الخاتمة
تعد الإدارة الفعالة لما يمكن اعتباره مصروفًا تجاريًا أمرًا بالغ الأهمية في الامتثال التنظيمي والربحية. يضمن تتبع هذه النفقات امتثال عملك لقوانين الضرائب والاستفادة الكاملة من الخصومات المحتملة. من إيجار المكتب إلى تكاليف الموظفين، يمكن أن يؤدي تصنيف هذه النفقات بشكل صحيح إلى وفورات كبيرة وتوقعات مالية أفضل.
مع التعقيدات المتزايدة للوائح الضريبية، تعمل الأتمتة على تتبع النفقات على توفير الوقت والمال. في الواقع، وفقًا لـ جمعية الرواتب الأمريكية، يمكن للأتمتة تقليل تكاليف الرواتب بنسبة تصل إلى 80٪.
يمكن لـ Alaan مساعدتك في تبسيط عملية إدارة نفقات الأعمال من خلال توفير تكامل سلس مع برامج المحاسبة الحالية، مثل Zoho وQuickBooks والمزيد. مع كل شيء في مكان واحد، يمكنك بسهولة إدارة جميع نفقات عملك من منصة واحدة.
جدولة عرض توضيحي مع Alaan اليوم لاكتشاف كيف يمكننا تحويل طريقة تعاملك مع نفقات الأعمال!
