مقالات بقلم زينايدا

حول

Stories by Zinaida هي وكالة إبداعية للترفيه المباشر متخصصة في تنظيم وبرمجة الترفيه للمهرجانات والاحتفالات وحفلات كبار الشخصيات على نطاق واسع. مهما كان الحدث، فإن لديهم الخبرة والموارد لتحويل رؤى الترفيه الإبداعية إلى حقيقة واقعة. من ابتكارات الأزياء الرائعة إلى الكوريغرافيا المتنوعة، يجلب فريقهم الموهوب كل أداء إلى الحياة بدقة.

المشكلة

أوجه القصور والتأخير في تسوية المصروفات وإعداد التقارير

قبل استخدام AlaanPay، اعتمدت Empire Aviation على بطاقات الائتمان والنقد لتسديد مدفوعات الأعمال. كان النظام يدويًا للغاية وطرح العديد من التحديات مثل:

‍عملية التصفية اليدوية والموافقة: كانت العملية الورقية تستغرق وقتًا طويلاً وغالبًا ما تسببت في تأخيرات. طُلب من الموظفين إنشاء نماذج تقرير المصروفات وإرسالها جنبًا إلى جنب مع الإيصالات الفردية. ومع ذلك، نظرًا لجداول سفرهم الصعبة في كثير من الأحيان والتزامات الطيران، فقد فاتهم في كثير من الأحيان المواعيد النهائية للتقديم أو، في بعض الحالات، فشلوا في تقديم الإيصالات على الإطلاق. أدت هذه المشكلات إلى اختناقات غير ضرورية في سير العمل.

إدخالات المحاسبة اليدوية والتسوية: بمجرد الموافقة على تقرير المصروفات، أدخل الفريق المالي بيانات المحاسبة يدويًا في النظام لمعالجة رسوم بطاقة الائتمان. تطلبت هذه التسوية اليدوية لبيانات بطاقات الائتمان الاحتفاظ بسجلات منفصلة للمعاملات غير المبلغ عنها، مما يضيف طبقة أخرى من التعقيد وعدم الكفاءة.

سوء التواصل: تم التعامل مع التوضيحات والمتابعات المتعلقة بالنفقات غير المبلغ عنها من خلال رسائل البريد الإلكتروني، مما أدى في كثير من الأحيان إلى الردود الفائتة والمزيد من التأخير في عملية تصفية النفقات.

الحل

التوحيد في المدفوعات ووضوح النفقات

اعتمدت Zinaida Alaan للمساعدة في إدارة نفقات قسم الأزياء بشكل أكثر فعالية. إليك كيف ساعدت بطاقات الشركات الفريق:

التوحيد في المدفوعات: يستخدم الفريق الآن بطاقات الشركات الخاصة بهم لمدفوعات الأعمال بدلاً من البطاقات الشخصية والنثرية. يمتلك جميع أعضاء الفريق الـ 13 بطاقاتهم الخاصة، مما يخلق الاتساق في كيفية إجراء جميع المدفوعات. يوفر هذا التغيير أيضًا الوقت من خلال تقليل الحاجة إلى التسوية اليدوية في نهاية كل شهر.

تتبع النفقات: تساعد منصة إدارة النفقات الفريق على تتبع نفقات مشاريع محددة بسهولة، حتى عندما يعملون على مشاريع متعددة في نفس الوقت. يعمل هذا على إصلاح المشكلة السابقة المتمثلة في ربط النفقات بالمشروع الصحيح.

إدارة المصروفات المركزية: تجمع المنصة جميع نفقات الشركة في مكان واحد لتوفير رؤية واضحة للإنفاق. يمكن لرؤساء الأقسام التحقق في أي وقت من مقدار الأموال التي يتم إنفاقها على كل مشروع.

الخاتمة

أدى استخدام بطاقات الشركات وبرامج إدارة النفقات إلى تحسين القصص بشكل كبير من خلال عمليات إدارة نفقات Zinaida. أدى استخدام المحافظ الفرعية والعلامات إلى تبسيط محاسبة المشروع وتوفير رؤية أكبر وتسوية مبسطة.

التحدي الوحيد المتبقي هو أن عددًا قليلاً من البائعين لا يزالون يعتمدون على النقد بدلاً من الأساليب الرقمية. بصرف النظر عن هذه المدفوعات، يتم دفع كل شيء عن طريق بطاقات الشركات ويتم تسجيله في المنصة في الوقت الفعلي.

هل لديك مشاكل مماثلة أثناء إدارة نفقات شركتك؟ اكتشف آلان. لدينا حل لك! احجز نسخة تجريبية مجانية هنا.