تأتي إدارة الأعمال مع العديد من المسؤوليات المالية. ففي كل يوم، تنتقل الأموال إلى الداخل والخارج، بما في ذلك دفع رواتب الموظفين، وشراء اللوازم، وتغطية التكاليف التشغيلية. ولكن بدون الأنظمة الصحيحة، مصاريف صغيرة يمكن أن تتراكم، والميزانيات يمكن أن تخرج عن المسار الصحيح، ويمكن أن تمر النفايات المالية دون أن يلاحظها أحد.
تعاني العديد من الشركات من الإنفاق غير المنضبط وتأخيرات السداد ومطالبات النفقات الاحتيالية. وفقًا لـ جمعية فاحصي الاحتيال المعتمدين (ACFE)، تخسر الشركات 5٪ من إيراداتها بسبب الاحتيال كل عام، مع أخطاء تقارير النفقات التي تكلف الشركات في المتوسط 58 دولارًا لكل تقرير. تؤدي أوجه القصور هذه إلى إهدار المال وتعقيد التخطيط المالي.
لتجنب التكاليف غير الضرورية وتحسين الكفاءة المالية، تحتاج الشركات إلى نهج منظم لإدارة النفقات. في هذا المنشور، سنستكشف 12 من أفضل الممارسات لإدارة النفقات لمساعدة عملك على التحكم في التكاليف ومنع التسريبات المالية وتبسيط الإنفاق.
ما هي إدارة المصروفات؟
إدارة المصروفات هي عملية تتبع الإنفاق التجاري والتحكم فيه وتحسينه. فهي تساعد الشركات على الاحتفاظ بسجل واضح عن أين تذهب أموالها، مما يضمن توافق كل النفقات مع سياسات الشركة والأهداف المالية.
يعمل نظام إدارة المصروفات المنظم جيدًا على تسهيل معالجة عمليات السداد وفرض سياسات الإنفاق وتحديد التكاليف غير الضرورية. بدون إدارة مناسبة للنفقات، تخاطر الشركات بالإهدار المالي وانتهاكات السياسة وعدم كفاءة الميزانية.
كيف تساعد إدارة النفقات الشركات
- إعداد تقارير المصروفات آليًا: يقلل الإدخال اليدوي للبيانات من خلال تسجيل النفقات وتصنيفها تلقائيًا.
- يمنع الاحتيال وانتهاكات السياسة: يكتشف مطالبات المصروفات المكررة والإيصالات المعدلة والإنفاق غير المصرح به.
- يسرع عمليات السداد: يضمن حصول الموظفين على تعويضات في الوقت المناسب مع الحفاظ على الإنفاق ضمن حدود الشركة.
- يحسن التخطيط المالي: يوفر رؤى حول أنماط الإنفاق، مما يجعل وضع الميزانيات والتنبؤ بالنفقات أسهل.
- يعزز الامتثال: يضمن اتباع جميع النفقات لسياسات الشركة واللوائح الضريبية، مما يقلل من مخاطر العقوبات المالية.
12 تكتيكا لإدارة النفقات لعملك
تساعد استراتيجية إدارة النفقات جيدة التخطيط الشركات على التحكم في الإنفاق وإنفاذ السياسات ومنع الاحتيال، مما يجعل العمليات المالية أكثر كفاءة. فيما يلي 12 من أفضل الممارسات لإدارة النفقات لمساعدة الشركات على إدارة النفقات بشكل أكثر فعالية:
1. تنفيذ نظام إدارة المصروفات الآلي
تتبع النفقات اليدوي مع جداول البيانات و إيصالات ورقية يبطئ العمليات ويزيد من مخاطر الأخطاء. يقضي الموظفون وقتًا ثمينًا في ملء تقارير النفقات، ويتعثر المديرون في مراجعتها، وتعاني فرق التمويل من الإيصالات المفقودة والمطالبات المكررة وانتهاكات السياسة. تؤدي أوجه القصور هذه إلى تأخر الموافقات ومشكلات السداد وعدم الدقة إعداد التقارير المالية.
يعمل نظام إدارة المصروفات الآلي على التخلص من هذه المشكلات من خلال تسجيل النفقات وتصنيفها ومعالجتها في الوقت الفعلي. يمكن للشركات تقليل الأخطاء البشرية وتسريع الموافقات وضمان الامتثال للسياسة دون جهد يدوي.
- يقلل من الأعمال الورقية من خلال السماح للموظفين بتحميل الإيصالات رقميًا.
- يقلل من تأخيرات الموافقة من خلال إعداد عمليات سير العمل الآلية لمراجعات النفقات.
- يمنع المطالبات المكررة من خلال مطابقة الإيصالات مع المعاملات على الفور.
- يحسّن الدقة المالية من خلال مزامنة النفقات مع برامج المحاسبة في الوقت الفعلي.
مع نظام Alaan الآلي لإدارة الإنفاق، يمكن للشركات تتبع جميع النفقات في مكان واحد، وأتمتة الموافقات، والقضاء على الحاجة إلى التسديدات اليدوية. تقوم منصة Alaan المدعومة بالذكاء الاصطناعي تلقائيًا بالتحقق من الإيصالات والكشف عن انتهاكات السياسة والتأكد من أن كل معاملة تتبع إرشادات الشركة.
باستخدام بطاقات آلان للشركات، يمكن للشركات زيادة تبسيط الإنفاق من خلال إصدار بطاقات معتمدة مسبقًا مع ضوابط مدمجة للنفقات، مما يقلل من متاعب إدارة تعويضات الموظفين.
2. قم بتعيين سياسة إدارة المصروفات
بدون سياسة واضحة لإدارة النفقات، تخاطر الشركات بالإنفاق غير المنضبط وانتهاكات السياسة وسوء الإدارة المالية. الموظفين قد لا تعرف ما الذي يعتبر مصاريف قابلة للسدادأو المبلغ الذي يمكنهم إنفاقه أو عمليات الموافقة التي يجب اتباعها. يمكن أن يؤدي هذا النقص في الوضوح إلى النزاعات والتأخيرات وتجاوزات الميزانية.
أ سياسة إدارة نفقات محددة جيدًا يضمن فهم الموظفين لقواعد الإنفاق واتباع إرشادات الشركة وتقديم النفقات بشكل صحيح. فهي تساعد الشركات على الحفاظ على الانضباط المالي ومنع التكاليف غير الضرورية وفرض المساءلة.
- يحدد النفقات المسموح بها من خلال إدراج ما ستقوم الشركة بتغطيته وما لن تغطيه.
- يضع حدود الإنفاق بناءً على الأدوار أو الأقسام أو أنواع النفقات.
- عمليات الموافقة الموحدة لضمان الاتساق والامتثال.
- يقلل من انتهاكات السياسة من خلال جعل المبادئ التوجيهية واضحة ويمكن الوصول إليها.
- يحسن التخطيط المالي من خلال التحكم في الميزانيات والتنبؤ بالنفقات.
3. تدريب الموظفين على إدارة النفقات
حتى مع أفضل نظام وسياسات لإدارة النفقات، لا يزال بإمكان الشركات مواجهة أخطاء الإنفاق وانتهاكات السياسة وتأخير السداد إذا لم يتم تدريب الموظفين بشكل كافٍ.
يضمن التدريب المنتظم للموظفين فهم الجميع لكيفية إدارة النفقات بكفاءة والامتثال لسياسات الشركة. يقل احتمال ارتكاب الموظفين المطلعين الأخطاء أو تفويت المواعيد النهائية أو تقديم نفقات غير متوافقة، مما يساعد الشركات على الحفاظ على الدقة المالية والتحكم.
- يشرح سياسات الشركة حتى يعرف الموظفون النفقات التي تمت الموافقة عليها والتي لم تتم الموافقة عليها.
- يعلم تقديم المصاريف بشكل صحيح لتجنب الأخطاء وضمان سداد أسرع.
- يشجع الإنفاق المسؤول من خلال إظهار الموظفين كيف تؤثر نفقاتهم على ميزانيات الشركة.
- يقلل المطالبات الاحتيالية من خلال زيادة الوعي بعمليات الامتثال والموافقة.
- يحسّن الكفاءة من خلال ضمان استخدام الموظفين للأنظمة الآلية وبطاقات الشركات بشكل صحيح.
4. إنشاء تقرير المصروفات الآلي
يعد إنشاء تقارير المصروفات يدويًا مستهلكًا للوقت وعرضة للأخطاء. يقضي الموظفون ساعات في تجميع الإيصالات وملء جداول البيانات وتقديم التقارير، بينما تعاني فرق الشؤون المالية من نقص المعلومات والإدخالات غير الصحيحة والموافقات المتأخرة.
تؤدي أوجه القصور هذه إلى إبطاء عمليات السداد وزيادة عبء العمل الإداري وجعل التقارير المالية غير دقيقة. نظام آلان الآلي يسمح إعداد تقارير النفقات تقوم الشركات بإنشاء تقارير دقيقة على الفور، مما يضمن التتبع المالي السلس والامتثال. إنه يبسط العملية بأكملها من خلال تسجيل النفقات وتصنيفها وتجميعها في الوقت الفعلي.
- يزيل الأعمال الورقية من خلال رقمنة الإيصالات وإدخالات النفقات.
- يعمل على تسريع إعداد التقارير عن طريق سحب البيانات تلقائيًا من بطاقات الشركات والفواتير.
- يحسّن الدقة من خلال منع المطالبات المكررة والأخطاء الحسابية.
- يبسط الإيداع الضريبي من خلال تنظيم النفقات بالوثائق المناسبة.
- يقلل من تأخيرات الموافقة من خلال تمكين التتبع في الوقت الفعلي وسير العمل الآلي.
- يتزامن Alaan أيضًا مع جميع برامج المحاسبة الشائعة.
5. تحليل بيانات المصروفات
لا يقتصر تتبع النفقات على تسجيل المعاملات فحسب، بل يتعلق بفهم أين تذهب أموالك وكيف يمكنك تحسين الإنفاق. بدون التحليل المناسب، قد تتجاهل الشركات الإنفاق المهدر أو انتهاكات السياسة أو فرص الادخار الضائعة.
يساعد التحليل المنتظم لبيانات المصروفات الشركات على تحديد أنماط الإنفاق واكتشاف فرص توفير التكاليف واتخاذ قرارات مالية مستنيرة. من خلال مراجعة تقارير المصروفات واتجاهات المعاملات، يمكن للشركات تعديل الميزانيات وإعادة التفاوض على عقود البائعين والتخلص من النفقات غير الضرورية.
- يحدد فرص توفير التكاليف من خلال تسليط الضوء على المجالات التي يمكن تخفيض الإنفاق فيها.
- يكتشف انتهاكات السياسة من خلال الإبلاغ عن المعاملات غير المنتظمة والنفقات خارج البوليصة.
- يحسّن إعداد الميزانية من خلال تقديم رؤى حول التكاليف المتكررة والتنبؤ بالنفقات المستقبلية.
- يحسّن اتفاقيات المورّدين من خلال تحديد الموردين ذوي التكاليف المرتفعة أو الخدمة غير الموثوقة.
- يمنع المخاطر المالية من خلال اكتشاف الرسوم المكررة أو المعاملات الاحتيالية.
6. تطبيق سياسة T&E
السفر والترفيه (T&E) تمثل النفقات جزءًا رئيسيًا من الإنفاق التجاري، خاصة بالنسبة للشركات التي لديها فرق مبيعات واجتماعات العملاء ورحلات العمل المتكررة. بدون سياسة مطبقة بشكل جيد، قد تواجه الشركات نفقات غير مصرح بها ومطالبات مفرطة ومشكلات الامتثال التي تزيد التكاليف والمخاطر المالية.
تضمن استراتيجية إنفاذ سياسة T&E القوية أن يتبع الموظفون إرشادات الإنفاق أثناء السفر أو الترفيه عن العملاء. من خلال وضع قواعد واضحة، واستخدام تدفقات الموافقة الآلية، ومراقبة النفقات في الوقت الفعلي، يمكن للشركات التحكم في التكاليف ومنع الإنفاق غير الضروري.
- يحدد حدود الإنفاق للرحلات الجوية والفنادق والوجبات ونفقات الترفيه.
- يمنع المطالبات غير المصرح بها من خلال تحديد النفقات القابلة للسداد.
- يعمل على تسريع الموافقات من خلال التشغيل الآلي لسير عمل المراجعة وتقليل عمليات الفحص اليدوي.
- يقلل من انتهاكات السياسة من خلال الإبلاغ عن النفقات خارج البوليصة في الوقت الفعلي.
- يحسّن إعداد الميزانية من خلال تتبع إنفاق T&E وتعديل السياسات عند الحاجة.
7. كشف الاحتيال في النفقات
يعد الاحتيال في النفقات مشكلة خطيرة تؤثر على الشركات من جميع الأحجام. يمكن للموظفين التقديم إيصالات مكررةأو تضخيم المدفوعات أو المطالبة بالنفقات الشخصية كتكاليف تجارية. بدون ضوابط مناسبة، يمكن للشركات أن تخسر مبالغ كبيرة من المال بسبب المطالبات الاحتيالية، مما يضر بصحتها المالية.
يساعد تنفيذ استراتيجية قوية للكشف عن الاحتيال الشركات على تحديد المعاملات المشبوهة وفرض سياسات الإنفاق ومنع الخسائر المالية. مع شركة آلان مدعوم بالذكاء الاصطناعي كشف الاحتيال، يمكن للشركات تلقائيًا مسح نفقات الإيصالات المكررةوانتهاكات السياسات والأنماط المشبوهة.
- يقوم بوضع علامات على المطالبات المكررة عن طريق التحقق من الإيصالات المتكررة أو مبالغ المعاملات.
- يكتشف الإيصالات المعدلة من خلال التحقق من التفاصيل مثل التاريخ والمورد والمبلغ.
- يحدد انتهاكات السياسة من خلال ضمان امتثال النفقات لإرشادات الشركة.
- يمنع الإنفاق غير المصرح به من خلال قصر عمليات الشراء على البائعين المعتمدين.
- يحسّن الأمن المالي من خلال زيادة الرؤية في جميع معاملات المصروفات.
من خلال دمج الكشف الآلي عن الاحتيال، يمكن للشركات حماية مواردها المالية وتحسين الامتثال والحفاظ على سجلات نفقات دقيقة.
8. قم بمراجعة عملياتك بانتظام
إدارة المصروفات ليست عملية الإعداد والنسيان. يجب على الشركات مراجعة سير عمل إدارة النفقات بانتظام لضمان اتباع سياسات الإنفاق، وكفاءة الموافقات، والحفاظ على دقة السجلات المالية.
وبدون المراجعات المنتظمة، يمكن أن تمر أوجه القصور وانتهاكات السياسات والتكاليف غير الضرورية دون أن يلاحظها أحد، مما يؤدي إلى إهدار الأموال.
- يحدد أوجه القصور في العمليات من خلال مراجعة أوقات الموافقة وتأخيرات السداد وأخطاء الإبلاغ عن النفقات.
- يكتشف انتهاكات السياسة عن طريق التحقق من النفقات خارج البوليصة أو المطالبات غير المصرح بها.
- يمنع المخاطر المالية من خلال ضمان تسجيل جميع المعاملات وتصنيفها بشكل صحيح.
- يحسّن الامتثال من خلال التأكيد على أن تقارير المصروفات تلبي المتطلبات الضريبية والتنظيمية.
- يعزز ضوابط المصروفات من خلال تحديد الفرص لتشديد السياسات وخفض الإنفاق غير الضروري.
10. المعالجة الآلية للفواتير
إدارة الفواتير اليدوية بطيئة وغير فعالة وعرضة للأخطاء. غالبًا ما تعاني الشركات من الفواتير المفقودة والمدفوعات المتأخرة والإدخالات المكررة، مما قد يؤدي إلى مشكلات التدفق النقدي وتوتر علاقات البائعين.
تزيد معالجة الفواتير يدويًا أيضًا من مخاطر الحسابات الخاطئة واختناقات الموافقة، مما يجعل من الصعب على فرق الشؤون المالية تتبع المدفوعات. مع المعالجة الآلية للفواتير من Alaan، يمكن للشركات رقمنة الفواتير وإلغاء الأعمال الورقية وتتبع جميع النفقات في مكان واحد.
- يقلل الإدخال اليدوي للبيانات من خلال استخراج المعلومات تلقائيًا من الفواتير.
- يعمل على تسريع عمليات سير عمل الموافقة من خلال توجيه الفواتير إلى المعتمدين المناسبين على الفور.
- يزيل المدفوعات المكررة من خلال مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء والإيصالات.
- يحسّن الامتثال من خلال ضمان تلبية الفواتير للمتطلبات الضريبية والتنظيمية.
- يعزز علاقات الموردين من خلال معالجة المدفوعات بشكل أسرع وتقليل النزاعات.
من خلال التشغيل الآلي لإدارة الفواتير، يمكن للشركات توفير الوقت ومنع الأخطاء والحفاظ على تحكم أفضل في شؤونها المالية.
11. إصدار بطاقات الشركات
تصبح إدارة نفقات الأعمال معقدة عندما يستخدم الموظفون بطاقات الائتمان الشخصية لعمليات الشراء المتعلقة بالعمل. تتراكم طلبات السداد، وتصبح نفقات التتبع فوضوية، وتكافح فرق التمويل لمراقبة الإنفاق في الوقت الفعلي. بدون التحكم المناسب، تخاطر الشركات بالإنفاق غير المصرح به، والإيصالات المفقودة، والموافقات غير الفعالة على النفقات. إصدار بطاقات الشركات يعمل على تبسيط إدارة النفقات من خلال منح الشركات إمكانية الرؤية في الوقت الفعلي والتحكم في إنفاق الشركة.
مع بطاقات آلان للشركات، يمكن للشركات إصدار بطاقات افتراضية ومادية غير محدودة مع ضوابط إنفاق مدمجة وقيود تجارية. تتعقب منصة Alaan المدعومة بالذكاء الاصطناعي كل معاملة في الوقت الفعلي، مما يضمن الامتثال للسياسة وإلغاء الموافقات اليدوية.
- يلغي التسديدات من خلال السماح للموظفين باستخدام البطاقات الصادرة عن الشركة.
- يوفر التتبع في الوقت الفعلي لجميع نفقات الأعمال في لوحة تحكم واحدة.
- يمنع الإنفاق غير المصرح به من خلال تحديد قيود الفئة والمورّد.
- يبسط مسك الدفاتر من خلال مزامنة المعاملات تلقائيًا مع برامج المحاسبة.
- يحسن التدفق النقدي من خلال تقديم رؤى أفضل حول الإنفاق والتنبؤ.
يمكن للشركات أيضًا احصل على استرداد نقدي غير محدود بنسبة 2٪ على المعاملات المؤهلة، مما يجعل Alaan الحل المثالي لبطاقات الشركات للشركات التي تتطلع إلى التحكم في الإنفاق وتحقيق أقصى قدر من المكافآت.
12. حافظ على فصل الإنفاق التجاري والشخصي
يؤدي الخلط بين الأعمال والنفقات الشخصية إلى حدوث ارتباك، وتعقيد الإيداع الضريبي، وجعل التقارير المالية غير دقيقة. عندما يستخدم الموظفون أو أصحاب الأعمال بطاقات الائتمان الشخصية لنفقات الشركة، يصبح تتبع الإنفاق وتصنيف المعاملات وضمان الامتثال للسياسة أمرًا صعبًا.
يساعد فصل النفقات التجارية والشخصية الشركات على الحفاظ على الوضوح المالي وتجنب التعقيدات غير الضرورية. باستخدام حسابات الأعمال المخصصة و بطاقات الشركات، يمكن للشركات تبسيط مسك الدفاتر وتقليل الأخطاء وتحسين الامتثال الضريبي.
- يبسط المحاسبة من خلال إبقاء المعاملات التجارية منفصلة عن الإنفاق الشخصي.
- يقلل المضاعفات الضريبية من خلال ضمان الإبلاغ عن النفقات المتعلقة بالأعمال فقط.
- يمنع سوء الإدارة المالية من خلال توفير سجلات واضحة لإنفاق الشركة.
- يحسّن إعداد الميزانية من خلال تسهيل تتبع التدفق النقدي للأعمال.
- يسرع عمليات التدقيق وفحوصات الامتثال من خلال الحفاظ على السجلات المالية المنظمة.
كيف يبسط Alaan إدارة النفقات
يمكن أن تكون إدارة نفقات الأعمال صعبة بدون الأدوات المناسبة. تحتاج شركتك إلى حل يعمل على التتبع التلقائي، ويمنع الإنفاق غير الضروري، ويبسط الموافقات. يوفر آلان منصة إدارة الإنفاق المدعومة بالذكاء الاصطناعي مصممة لمساعدة الشركات مثل شركتك على التحكم الكامل في النفقات بطاقات الشركاتوالتتبع في الوقت الفعلي وسير العمل الآلي.
كيف تساعد Alaan الشركات على إدارة النفقات بكفاءة:
- يعمل على تتبع النفقات تلقائيًا من خلال تسجيل المعاملات على الفور وتصنيفها في الوقت الفعلي.
- يلغي الموافقات اليدوية مع تطبيق السياسات القائم على الذكاء الاصطناعي وسير العمل الآلي.
- يمنع الإنفاق غير المصرح به من خلال السماح للشركات بتعيين حدود الإنفاق والقيود التجارية.
- يعمل على تسريع معالجة الفواتير من خلال مطابقة الفواتير مع المدفوعات وتقليل تأخيرات الموافقة.
- يعزز الرؤية المالية من خلال تقديم رؤى في الوقت الفعلي حول إنفاق الشركة.
- يقلل من مخاطر الاحتيال مع الاكتشاف المدعوم بالذكاء الاصطناعي الذي يحدد المطالبات المكررة وانتهاكات السياسة.
مع بطاقات Alaan للشركات، يمكن للشركات إصدار عدد غير محدود من البطاقات الافتراضية والمادية للموظفين مع حدود وضوابط السياسة المحددة مسبقًا، مما يلغي الحاجة إلى السداد. تقدم Alaan أيضًا استرداد نقدي يصل إلى 2٪ على المعاملات الدولية، مما يساعد الشركات على توفير المال مع إدارة النفقات بشكل أكثر فعالية.
الخاتمة
تتطلب الإدارة الفعالة للنفقات سياسات واضحة وأتمتة وتتبعًا في الوقت الفعلي. بدون نهج منظم، تخاطر الشركات بالإفراط في الإنفاق وسوء الإدارة المالية ومشكلات الامتثال. من خلال تنفيذ أفضل الممارسات الـ 12 لإدارة النفقات الذكية، يمكن للشركات تقليل التكاليف وتحسين الدقة وتبسيط الموافقات.
ألان يجعل إدارة النفقات أمرًا سهلاً من خلال التشغيل الآلي المدعوم بالذكاء الاصطناعي والتتبع في الوقت الفعلي وبطاقات الشركات التي تمنح الشركات الرؤية الكاملة والتحكم في الإنفاق.
من خلال منصة Alaan الذكية لإدارة النفقات، يمكن للشركات التخلص من العمل اليدوي وفرض السياسات واكتساب الوضوح المالي. احجز نسخة تجريبية مجانية مع Alaan اليوم وقم بتبسيط نفقات عملك.
