في الماضي غير البعيد، كانت إدارة النفقات مرادفة لجبل الإيصالات الورقية. كانت كل مصاريف الأعمال مصحوبة بمستند مادي يلزم تخزينه وإدارته. ومما زاد الطين بلة، أن الإيصالات الورقية اشتهرت بميلها إلى الضياع أو التلف فقط عندما تكون في أمس الحاجة إليها. ليس من المستغرب أن المحاسبين في عصر ما قبل الرقمية غالبًا ما وجدوا أنفسهم مدفونين تحت بحر من الورق!
ننتقل سريعًا إلى اليوم، ولدينا حل رقمي فعال: الإيصالات الإلكترونية. تعمل هذه السجلات الإلكترونية على تغيير الطريقة التي تتبع بها الشركات المعاملات المالية. إنها بمثابة دليل لا يمكن إنكاره على عمليات الشراء والمبيعات، مما يسهل على فرق التمويل مراقبة المعاملات المختلفة وتحديد الالتزامات الضريبية المختلفة بدقة، مثل ضريبة القيمة المضافة.
في هذه المدونة، سوف نستكشف الجوانب المختلفة للإيصالات الإلكترونية، بما في ذلك فوائدها للشركات. واصل القراءة!
ما هو الإيصال الإلكتروني (الإيصال الإلكتروني)؟
الإيصال الإلكتروني، المعروف عمومًا باسم الإيصال الإلكتروني، هو شكل رقمي للإيصال الورقي. تمامًا مثل نظيره الورقي، يعمل الإيصال الإلكتروني كدليل على الدفع للمعاملة. وهي تحتوي على جميع التفاصيل الحيوية للمعاملة، مثل التاريخ والوقت والعناصر المشتراة والمبلغ المدفوع، إلى جانب تفاصيل البائع مثل العنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وغيرها.
ومع ذلك، على عكس الإيصالات الورقية، يتم إصدار الإيصالات الإلكترونية إلكترونيًا، عادةً عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو من خلال تطبيق أو بوابة مخصصة. تكمن الميزة الرئيسية للإيصالات الإلكترونية في سهولة التخزين والإدارة، حيث يمكن حفظها على جهازك أو في السحابة. هذا يجعلها قابلة للاسترداد بسهولة وآمنة ضد الخسارة أو التلف.
كيف تعمل الإيصالات الإلكترونية؟
الإيصالات الإلكترونية هي ابتكار رقمي يحول تفاصيل معاملاتك إلى ملف رقمي يسهل الوصول إليه. إليك كيفية عملها:
الخطوة 1: إكمال المعاملة
يبدأ إنشاء الإيصال الرقمي عند إتمام المعاملة عندما تمرر بطاقتك في نقطة البيع (POS). يقوم النظام بعد ذلك بجمع نقاط بيانات مختلفة مثل تفاصيل البائع وقائمة العناصر المشتراة وأسعار كل منها و ضريبة القيمة المضافة المطبقة أو ضرائب أخرى. بدلاً من طباعتها على الورق، يتم تنسيق هذه المعلومات في مستند رقمي وتسليمها إلكترونيًا.
الخطوة 2: يتم إنشاء الإيصال الإلكتروني ومشاركته
يمكن أن تتوفر الإيصالات الإلكترونية بعدد من التنسيقات اعتمادًا على البائع. في حين أن ملفات PDF الملائمة للبريد الإلكتروني هي من بين التنسيقات الأكثر شيوعًا، يمكن أيضًا تقديم الإيصالات الإلكترونية في شكل ملفات HTML أو نص عادي أو ملفات صور. تساعد هذه القدرة على التكيف في تلبية احتياجات الأعمال المتنوعة المتعلقة بتخزين البيانات وإمكانية الوصول والمعالجة التشغيلية.
الخطوة 3: التقاط البيانات وتصنيف النفقات
بالنسبة للشركات التي تعالج عددًا كبيرًا من نفقات الأعمال، يتم الكشف عن الإمكانات الحقيقية للإيصالات الإلكترونية في التقاط البيانات. برامج أو تطبيقات متقدمة (مدعومة من تقنية التعرف الضوئي على الحروف) تلقائيًا تصنيف الإيصالات في فئات النفقات الصحيحة، مثل وضع علامة عليها باسم «اللوازم المكتبية» أو «غداء العمل». تعمل هذه الأتمتة على تقليل الأخطاء البشرية وتسريع إعداد تقارير النفقات.
الخطوة 4: تكامل البيانات والتخزين
تساعد التكنولوجيا الأساسية التي تدعم الإيصالات الإلكترونية في تحديد تكامل البيانات وتخزينها. على سبيل المثال، تستخدم الإيصالات الإلكترونية التي يتم تسليمها عبر البريد الإلكتروني واجهات برمجة التطبيقات للتكامل مباشرة مع برامج المحاسبة. من ناحية أخرى، يتم مسح الإيصالات الإلكترونية المستندة إلى رمز QR باستخدام تطبيقات الهواتف الذكية، مما يوفر تخزينًا سهلاً على الأجهزة المحمولة.
لفهم عملية الإيصالات الإلكترونية بشكل أفضل، دعنا نفكر في مثال مدير التسويق الخاص بك الذي يحضر مؤتمرًا في دبي. يتناول العشاء في مطعم محلي ويدفع فاتورته باستخدام بطاقة الشركات، ولكن بدلاً من استلام إيصال ورقي، يتلقى إيصالًا إلكترونيًا عبر البريد الإلكتروني. تتم إعادة توجيه الإيصال الإلكتروني تلقائيًا إلى نظام إدارة نفقات شركتك، حيث يصنفه الذكاء الاصطناعي المدمج ضمن «وجبات العمل». لا يوجد إدخال يدوي أو مجال للخطأ، ولا داعي للقلق بشأن وضع الإيصال في غير محله أثناء تقديم تقرير المصروفات.
فوائد الإيصالات الإلكترونية لنشاطك التجاري
يمكن أن يؤدي اعتماد الإيصالات الإلكترونية إلى تحقيق العديد من الفوائد لعملك. فيما يلي بعض المزايا الرئيسية التي قد تجدها مفيدة:
- الراحة والكفاءة: تلغي الإيصالات الإلكترونية الحاجة إلى التعامل مع الإيصالات المادية وتخزينها، والتي غالبًا ما تكون عرضة للخسارة أو التلف. باستخدام الإيصالات الإلكترونية، يمكنك بسهولة البحث عن تفاصيل المعاملات واستردادها باستخدام الكلمات الرئيسية والعلامات. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تبسيط عملية إدارة النفقات الخاصة بك، مما يجعلها فعالة وأقل استهلاكًا للوقت.
- الحد من الأخطاء البشرية: غالبًا ما يكون الإدخال اليدوي للبيانات عرضة للأخطاء، مما قد يؤدي إلى تناقضات في سجلاتك المالية. تقلل الإيصالات الإلكترونية من هذه المخاطر عن طريق التشغيل الآلي لعملية إدخال البيانات، حتى بالنسبة لحجم كبير من المعاملات. وهذا يضمن سجلات مالية دقيقة، مما يؤدي إلى تقارير مالية موثوقة واتخاذ قرارات مستنيرة.
- المزايا المالية: يمكن أن تساعد الإيصالات الإلكترونية عملك على توفير المال حيث يمكن أن تتراكم التكاليف المرتبطة بالورق والطباعة والتخزين بمرور الوقت. من خلال التبديل إلى نظام رقمي، يمكنك تقليل هذه التكاليف بشكل كبير. تتجاوز فوائد التكلفة طويلة الأجل للإيصالات الإلكترونية التوفير في الورق والطباعة. كما أنها تشمل الوفورات الناتجة عن تحسين الكفاءة والدقة في عمليات إدارة المصروفات.
- التأثير البيئي: يمكن أن يساهم التحول إلى الإيصالات الإلكترونية أيضًا في أهداف المسؤولية الاجتماعية للشركات (CSR) لشركتك. من خلال تقليل استخدام الورق، فإنك تحافظ على الأشجار وتقلل أيضًا من بصمتك الكربونية. يتماشى هذا مع جهود الاستدامة العالمية ويمكن أن يعزز سمعة شركتك كشركة صديقة للبيئة.
كيف يتم تخزين الإيصالات الإلكترونية؟
فيما يلي ثلاث طرق يمكنك استخدامها لتخزين الإيصالات الإلكترونية بكفاءة:
تخزين سحابي
توفر المنصات السحابية مثل Google Drive أو Dropbox أو OneDrive طريقة آمنة ويمكن الوصول إليها للاحتفاظ بالإيصالات الإلكترونية. تتيح لك هذه الخدمات الاحتفاظ بجميع الإيصالات الإلكترونية في مكان واحد يمكن الوصول إليه بسهولة على مدار الساعة. هذا يعني أنه يمكنك بسهولة استرداد إيصالاتك الإلكترونية كلما احتجت إليها، سواء كنت في المكتب أو أثناء التنقل.
تطبيقات مخصصة
هناك أيضًا تطبيقات مصممة خصيصًا لإدارة الإيصالات. تقدم هذه التطبيقات ميزات مثل التصنيف التلقائي وتتبع النفقات والتكامل مع برامج المحاسبة. باستخدام تطبيق مخصص، يمكنك الاحتفاظ بجميع إيصالاتك الإلكترونية منظمة في مكان واحد، مما يسهل إدارة نفقاتك ويقلل من مخاطر فقدان الإيصالات المهمة.
التكامل مع برامج المحاسبة
يمكن أن يؤدي دمج الإيصالات الإلكترونية مع منصات المحاسبة مثل QuickBooks أو Xero أو FreshBooks إلى تبسيط عملية الإدارة المالية. يتيح لك هذا التكامل استيراد الإيصالات الإلكترونية تلقائيًا إلى برنامج المحاسبة الخاص بك، مما يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا. كما أنه يتأكد من أن سجلاتك المالية دقيقة ومحدثة، مما يساعدك في الحفاظ على نظرة عامة واضحة لنفقات عملك.
أفضل الممارسات لإدارة الإيصالات الإلكترونية
يمكن أن تؤدي إدارة الإيصالات الإلكترونية بفعالية إلى تحسين عملية إدارة النفقات بشكل كبير. فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي قد تجدها مفيدة:
- تنظيم الإيصالات: إن وجود مستودع رقمي مركزي للإيصالات يجلب العديد من الفوائد. إنه يجعل الوصول إلى السجلات المالية وإدارتها وتنظيمها للأغراض الضريبية أمرًا سهلاً. لم تعد بحاجة إلى التدقيق في أكوام الإيصالات الورقية أو القلق بشأن فقدانها. باستخدام الإيصالات الإلكترونية، ستكون جميع تفاصيل معاملاتك على بعد نقرات قليلة، مما يجعل إدارة النفقات أكثر كفاءة وأقل إرهاقًا. على سبيل المثال، قد تفكر في إنشاء مجلدات استنادًا إلى فئات مثل نفقات الأعمال أو النفقات الشخصية أو التواريخ. لتبسيط عملية العثور على إيصالات محددة.
- استراتيجيات النسخ الاحتياطي: تتيح الطبيعة الرقمية للإيصالات الإلكترونية إجراء نسخ احتياطية سهلة وفعالة. يعد النسخ الاحتياطي المنتظم للإيصالات الإلكترونية أمرًا بالغ الأهمية لتجنب أي فقدان محتمل للبيانات. يمكن القيام بذلك يدويًا أو تلقائيًا، اعتمادًا على النظام الذي تستخدمه. تضمن النسخ الاحتياطية في الوقت المناسب إمكانية الوصول إلى سجلاتك المالية حتى في حالة حدوث خطأ ما.
- تدابير أمنية: غالبًا ما تحتوي الإيصالات الإلكترونية على معلومات مالية حساسة، مما يجعل الأمن شاغلاً بالغ الأهمية. من المهم اتخاذ خطوات لحماية هذه البيانات. يمكن أن يساعد استخدام التشفير وحماية كلمة المرور في الحفاظ على أمان إيصالاتك الإلكترونية، مما يضمن وصول الأفراد المصرح لهم فقط إلى هذه المعلومات. بالإضافة إلى ذلك، من الضروري التأكد من أن أي خدمة تخزين سحابي أو تطبيق تستخدمه لتخزين إيصالاتك الإلكترونية يتوافق مع أحدث لوائح حماية البيانات.
كيف تعمل الإيصالات الإلكترونية على تحسين تقارير النفقات والامتثال للسياسات؟
يمكن للإيصالات الإلكترونية تحسين عمليات إعداد تقارير النفقات بشكل كبير وضمان الامتثال للسياسات المالية. دعونا نلقي نظرة على الطرق المختلفة التي يمكن أن يؤدي بها استخدام الإيصالات الرقمية إلى تحسين تقارير النفقات والامتثال للسياسة:
تحسين تحليل البيانات واتخاذ القرارات
توفر الإيصالات الإلكترونية معلومات قيمة يمكن استخدامها لتحليلات البيانات التفصيلية واتخاذ القرار. مع تسجيل جميع تفاصيل المعاملات رقميًا، يمكنك بسهولة تحليل نفقاتك لتحديد الاتجاهات ومراقبة الإنفاق واتخاذ قرارات مالية مستنيرة. تسمح الطبيعة الرقمية للإيصالات الإلكترونية بتتبع النفقات في الوقت الفعلي، مما يوفر لفريق التمويل الخاص بك بيانات الإنفاق المحدثة.
تقارير ضريبية دقيقة
يمكن للإيصالات الإلكترونية تسهيل الدقة حسابات ضريبة القيمة المضافة والامتثال للوائح الضريبية. هذا مفيد بشكل خاص في المناطق ذات المتطلبات الضريبية المحددة، مثل الإمارات العربية المتحدة. باستخدام الإيصالات الإلكترونية، يمكنك بسهولة تتبع وحساب ضريبة القيمة المضافة على معاملاتك، مما يضمن دقة الإقرارات الضريبية وتوافقها مع لوائح FTA (الهيئة الاتحادية للضرائب).
الراحة للموظفين والإدارات المالية
الإيصالات الإلكترونية تبسط عملية الإعداد والتقديم تقارير المصروفات. يساعد ذلك في توفير الوقت وتقليل العبء الإداري على موظفيك والإدارات المالية. لم يعد الموظفون مطالبين بتتبع الإيصالات الورقية أو قضاء الوقت في إدخال تفاصيل المصروفات يدويًا. يمكن لفريق الشؤون المالية معالجة تقارير المصروفات بسرعة ودقة، مما يؤدي إلى عمليات إدارة النفقات.
سجلات واضحة ويمكن الوصول إليها لعمليات التدقيق
توفر الإيصالات الإلكترونية سجلاً واضحًا وقابلًا للتحقق من المعاملات، مما يبسط عملية تتبع النفقات وتأكيدها أثناء عمليات التدقيق. باستخدام الإيصالات الإلكترونية، يمكن للمدققين الوصول بسرعة إلى تفاصيل المعاملات ومراجعتها، مما يقلل الوقت والجهد اللازمين لإكمال العملية. تساعد هذه الشفافية أيضًا على ضمان امتثال عملك للسياسات واللوائح المالية المعمول بها.
تحسين المساءلة
مع تسجيل كل معاملة رقميًا وسهولة الوصول إليها، يمكنك الاحتفاظ بسجل واضح ومفصل لفئات المصروفات المختلفة. يمكن أن تساعد هذه الشفافية في منع الأنشطة الاحتيالية والتأكد من أن جميع النفقات مبررة ومتوافقة مع سياسة نفقات الشركة. يمكن أن يعزز ثقافة المساءلة بين الموظفين، لأنهم يعرفون أن جميع نفقاتهم يتم تتبعها ومراجعتها، مما يؤدي إلى إنفاق أكثر مسؤولية.
استفد من مزايا الإيصالات الإلكترونية مع Alaan
في ألان، نحن ملتزمون بمساعدة الشركات على تبسيط عمليات إدارة النفقات. نحن ندرك التحديات التي تفرضها الإيصالات الورقية التقليدية لأنها تستغرق وقتًا طويلاً في إدارتها وعرضة للأخطاء ويصعب التوفيق بينها. هذا هو السبب في أن بطاقات الشركات الخاصة بنا تسمح لموظفيك بإجراء مدفوعات نفقات الأعمال اللازمة دون استخدام أموالهم الخاصة، وبالتالي القضاء على الحاجة إلى السداد.
تسجل بطاقات الشركات الخاصة بنا كل عملية شراء عبر الإنترنت وخارجها مباشرة في موقعنا برنامج إدارة الإنفاق، والذي يتكامل مع نظام المحاسبة الخاص بك. هذا يعني أنه يمكن للموظف مشاركة الإيصالات الإلكترونية للنفقات المختلفة مع تقرير المصروفات للتحقق. تأتي بطاقات الشركات الخاصة بنا مع عناصر تحكم ذكية مثل حدود المعاملات وقيود الفئة، مما يضمن الامتثال لسياسة النفقات الخاصة بك. من خلال القضاء على المسارات الورقية وتبسيط إدخال البيانات وتوفير مسار تدقيق يمكن التحقق منه، فإننا نحد بشكل كبير من العبء الإداري المرتبط بعمليات إدارة النفقات الخاصة بك.
في الحالات التي يكون فيها المورد أو البائع غير قادر على تقديم إيصال إلكتروني، يمكن لموظفيك استخدام تطبيق الهاتف المحمول الخاص بنا. يتيح التطبيق، المزود بتقنية OCR المدمجة، للموظفين مسح الإيصالات ومشاركتها مع برنامج إدارة النفقات بنقرة واحدة فقط. هذا يلغي متطلبات تقارير النفقات اليدوية ويضمن التصنيف الدقيق وإعداد التقارير لكل تكلفة، وبالتالي تقليل فرص الأخطاء البشرية. يقدم التطبيق أيضًا إشعارات في الوقت الفعلي عندما يقوم موظفوك بإجراء أي مدفوعات باستخدام بطاقة الشركة، مما يمكّن فريق التمويل الخاص بك من تتبع نفقات الأعمال في الوقت الفعلي.
يوفر برنامج إدارة الإنفاق الخاص بنا إمكانية الرؤية في الوقت الفعلي والتحكم في جميع إنفاقك. إنه يتكامل بسلاسة مع حلول برامج المحاسبة الرائدة مثل Xero و Intuit Quickbooks، مما يسهل إدارة النفقات الدقيقة وحسابات ضريبة القيمة المضافة الدقيقة والامتثال للسياسات الحكومية.
هل أنت مهتم بمعرفة المزيد حول كيف يمكن لشركة Alaan تبسيط عملية إدارة النفقات الخاصة بك؟ ابقَ على اتصال مع خبرائنا اليوم لمعرفة المزيد.
