تتغير مدفوعات الشركات بسرعة، مدفوعة بالطلب المتزايد على حلول فعالة وفعالة من حيث التكلفة. حديث دراسة أكسنتشر يؤكد هذا الاتجاه، ويتوقع أن يصل سوق المدفوعات التجارية العالمية إلى 1.26 تريليون دولار بحلول عام 2028، وستكون بطاقات الشركات جزءًا كبيرًا من هذا النمو.
مع استمرار الشركات في توسيع عملياتها العالمية، أصبحت الحاجة إلى طرق دفع موثوقة وآمنة أكثر إلحاحًا من أي وقت مضى، وأصبحت بطاقات الشركات خيارًا شائعًا.
هذا الارتفاع في الشعبية ليس مفاجئًا. تعمل بطاقات الشركات على التخلص من متاعب المصروفات النثرية وتسمح للموظفين بإجراء عمليات الشراء الأساسية أثناء التنقل. ولكن مع هذه المرونة تأتي مسؤولية ضمان الاستخدام المسؤول للبطاقة.
هذا هو المكان الذي تأتي فيه سياسة بطاقات الشركات المصممة جيدًا. سيوفر منشور المدونة هذا خارطة طريق واضحة لإنشاء نظام بطاقة شركة فعال من البداية. دعونا نبدأ.
ما هي سياسة بطاقة الشركات؟
سياسة بطاقة الشركة هي مجموعة من الإرشادات التي تحكم الاستخدام المناسب لبطاقات الشركات من قبل الموظفين. إنه يضمن استخدام بطاقة الشركة فقط لنفقات الأعمال المصرح بها.
على سبيل المثال، في بعض الشركات، تقيد سياسة بطاقات الشركات استخدام البطاقات لنفقات الأعمال الأساسية مثل اللوازم المكتبية واشتراكات البرامج. لا يُسمح بمزايا الموظفين مثل وجبات الغداء واشتراكات الصالة الرياضية عبر بطاقة الشركة.
لماذا تعتبر سياسات وإجراءات بطاقات الشركات مهمة؟
تعمل سياسة بطاقات الشركات المكتوبة جيدًا كشبكة أمان - تحمي أموالك بينما تساعد موظفيك على فهم كيفية ووقت استخدام بطاقات الشركات المخصصة. يقدم العديد من الفوائد، بما في ذلك:
- الرقابة المالية المحسنة: تضع سياسة بطاقات الشركات المحددة جيدًا قواعد استخدام الموظفين، وتغطي النفقات المسموح بها، وتضع حدود الإنفاق. يساعد هذا عملك على إدارة الإنفاق وخفض التكاليف واتخاذ قرارات مالية ذكية باستخدام البيانات.
- عمليات مبسطة: يمكن لبطاقات الشركات تبسيط عملية إعداد تقارير النفقات وتوفير الوقت للموظفين والفرق المالية. تعمل هذه الأتمتة أيضًا على تحرير الموارد لمزيد من المبادرات الإستراتيجية.
- تقليل مخاطر الاحتيال وسوء الاستخدام: يعد سوء الاستخدام أحد المخاطر الأكثر شيوعًا المرتبطة ببطاقات موظفي الشركات. إن وضع السياسات يقلل من هذه المخاطر، والتي بدورها تحمي عملك من المخاطر المالية.
- زيادة مساءلة الموظفين: من خلال وضع إرشادات سياسية قوية، يمكنك التأكد من أن الموظفين على دراية جيدة بجميع القواعد واللوائح. سيكونون أكثر مسؤولية عن نفقاتهم ويتخذون قرارات إنفاق أفضل.
- إمكانية الحصول على مكافآت ومزايا أفضل: غالبًا ما يؤدي الاستخدام المسؤول لبطاقات الشركات إلى مكافآت أفضل. وتشمل هذه استرداد النقود أو امتيازات سفر الأعمال من جهة إصدار البطاقة. إنه فوز لجميع المعنيين.
مزودي بطاقات الشركات مثل Alaan تقدم استرداد نقدي بنسبة 2٪ على المعاملات الأجنبية المؤهلة. على سبيل المثال، سيتم استرداد مبلغ 100,000 درهم إماراتي يتم إنفاقه عبر Alaan على Canva بمبلغ 2,000 درهم إماراتي.
كيفية صياغة سياسة قوية لبطاقات الشركات للموظفين؟
عند صياغة سياسة بطاقة الشركة للموظفين، من الضروري إنشاء مستند واضح وشامل يحدد القواعد والمسؤوليات والتوقعات المحيطة باستخدام البطاقة الصادرة عن الشركة. فكر في الأمر على أنه كتاب قواعد يوضح كيفية التعامل مع البطاقات الصادرة عن الشركة بمسؤولية.
أثناء إنشاء سياستك، تذكر أنه يجب أن يكون جهدًا تعاونيًا يشمل أصحاب المصلحة الرئيسيين من مختلف الإدارات، مثل المالية والمحاسبة والموارد البشرية والإدارات القانونية. وهذا يضمن تغطية جميع القواعد، وتتوافق السياسة مع الأهداف والقيم العامة لشركتك.
الآن نحن نعرف الأساسيات، دعونا نفهم العناصر الرئيسية التي يجب تضمينها في سياسة بطاقة الشركة الخاصة بك:
أهلية حامل البطاقة
يجب أن تحدد سياستك الأشخاص المؤهلين للحصول على بطاقة ائتمان الشركات بناءً على الأدوار الوظيفية والإدارات واحتياجات الإنفاق. يساعد ذلك في تبسيط توزيع البطاقات ويضمن فقط للموظفين المعنيين الوصول إلى بطاقات الشركة.
على سبيل المثال، يحتاج فريق التسويق عبر الوسائط المدفوعة أو متخصصو الإعلانات إلى إجراء دفعات صغيرة ومتكررة لاختبار الحملات الإعلانية وتحسينها. تسمح لهم بطاقة الشركة بالتصرف بسرعة دون متاعب السداد. من ناحية أخرى، قد يحتاج فريق وسائل التواصل الاجتماعي فقط إلى إجراء عمليات شراء من حين لآخر، مثل الاشتراك في أداة جديدة أو برنامج تصميم، يمكن إدارته من خلال عملية شراء مركزية.
من خلال التمييز بين الأهلية، فإنك تضمن حصول الأشخاص المناسبين على الأدوات التي يحتاجونها والحفاظ على السيطرة على الإنفاق.
المصاريف المؤهلة
حدد بوضوح الأنواع المختلفة من النفقات التي يمكن تحميلها على بطاقة الشركة. قدم أمثلة مفصلة لتوجيه الموظفين ومنع سوء الفهم. تذكر تحديد أي نفقات غير مسموح بها، مثل النفقات الشخصية أو الترفيهية غير المرتبطة بأنشطة الأعمال.
على سبيل المثال، قد تشمل الوجبات المعتمدة ونفقات الترفيه وجبات العمل مع العملاء ووجبات غداء الفريق، في حين سيتم استبعاد الوجبات مع الأصدقاء والمشروبات الكحولية.
حدود الإنفاق
تحتاج سياسة بطاقة الشركة الخاصة بك إلى وضع حدود للإنفاق للموظفين، ولكن لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع. يجب أن يتم تصميم الحد الأقصى لكل موظف وفقًا لدوره ومسؤولياته، مما يعكس مستوى سلطته وواجباته اليومية.
تخيل مدير مبيعات يستمتع بعميل محتمل. يشجع الحد الواضح لإنفاق العميل على العشاء (على سبيل المثال 300 درهم إماراتي للشخص الواحد) على اتخاذ القرارات المسؤولة مع توفير المرونة. يمكن تطبيق هذا النهج في جميع أنحاء مؤسستك.
يمكنك تعيين حد لكل عملية شراء أو حد أقصى للإنفاق الإجمالي لفئات محددة خلال إطار زمني محدد (تراكمي). قد يتضمن أفضل نهج مزيجًا من الاثنين! المفتاح هو مواءمة حدود البطاقة مع مسؤوليات الوظيفة وتوفير المرونة للحالات غير المتوقعة.
تتيح لك منصات مثل Alaan تعيين حدود الإنفاق، مما يضمن عدم تجاوز الميزانية المحددة.
عملية الموافقة
حدد عملية الموافقة على المشتريات التي تتم باستخدام بطاقة الشركة. حدد من يحتاج إلى الموافقة على نفقات الموظفين وعلى أي مستوى، وتأكد من توصيل هذه المعلومات بوضوح إلى موظفيك. على سبيل المثال، لنفترض أن فريق التسويق الخاص بك يحدد فرصة للترويج لعلامتك التجارية في مؤتمر الصناعة القادم. إنهم بحاجة إلى تأمين كشك وتغطية بعض نفقات السفر، ولكن هل سيتطلب ذلك موافقة مسبقة؟ يجب أن توفر سياسة شركتك الإجابة.
العواقب
حدد بوضوح عواقب سوء استخدام بطاقة الشركة أو إساءة استخدامها. واعتمادًا على خطورة المخالفة، يمكن أن يشمل ذلك إلغاء امتيازات البطاقة أو اتخاذ إجراءات تأديبية أو حتى إنهاء العمل. على سبيل المثال، إذا استخدم أحد الموظفين بطاقة الشركة لإجراء عمليات شراء كبيرة غير مصرح بها لتحقيق مكاسب شخصية، فمن المحتمل أن يؤدي هذا الخرق الشديد للثقة إلى الإنهاء الفوري واتخاذ إجراء قانوني محتمل.
تذكر أن سياسة بطاقة الشركة الخاصة بك يجب أن تكون وثيقة حية تتطور مع احتياجات شركتك. قم بمراجعتها بانتظام وإجراء التحديثات حسب الضرورة للتأكد من أنها تظل ذات صلة وفعالة.
هل تحتاج إلى السبق في صياغة سياسة بطاقة شركتك؟ نحن هنا لنقدم لك الدعم. قم بتنزيل قالبنا المجاني القابل للتخصيص لتستقر سياستك على أرض الواقع.
قالب سياسة بطاقة الشركات المجاني
أفضل ممارسات سياسة بطاقة الشركات
عند البدء في إنشاء سياسة بطاقة الشركة الخاصة بك، إليك بعض أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار:
- تأكد من كتابة سياستك بلغة واضحة وبسيطة. من الأفضل تجنب المصطلحات الفنية والمصطلحات القانونية التي قد تربك الموظفين.
- تأكد من تحديث وثيقة السياسة الخاصة بك. يتطور مشهد الأعمال باستمرار، ويجب أن تعكس سياستك ذلك.
- قم بإجراء دورات تدريبية وتثقيف موظفيك حول مجموعة القواعد واللوائح. لا تفترض أن الموظفين سيقرأون ويفهمون التفاصيل الدقيقة.
- قم بتنظيم السياسة في تدفق منطقي - الأهلية، والنفقات المعتمدة، وحدود الإنفاق، وحفظ السجلات، وعواقب النفقات غير المصرح بها، وما إلى ذلك.
- ضع في اعتبارك الحصول على صيغة رقمية يمكن الوصول إليها بسهولة، ويفضل إضافتها إلى منصة إدارة النفقات الخاصة بك.
- قم بتضمين أمثلة في جميع أنحاء وثيقة السياسة لتجنب أي تفسيرات خاطئة.
نصيحة إضافية! للحصول على طبقة إضافية من الكفاءة، فكر في دمج بطاقات الشركات الخاصة بك مع نظام إدارة المصروفات. وهذا يسمح بإعداد تقارير مبسطة وفحوصات الامتثال الآلية وإحصاءات الإنفاق في الوقت الفعلي.
لماذا تختار بطاقات Alaan للشركات؟
يسير بناء سياسة شاملة لبطاقات الشركات جنبًا إلى جنب مع اختيار مزود بطاقة الشركة المناسب. إلى جانب عملية التطبيق السهلة وهيكل التسعير التنافسي، تقدم Alaan مجموعة من الميزات التي تكمل تمامًا التزامك بالإنفاق المسؤول وإدارة النفقات المبسطة.
يضمن مرفق الاستلام التلقائي من Alaan والتخزين السحابي غير المحدود تنظيم كل شيء وإتاحته بسهولة لعمليات التدقيق.
بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك ميزات التوافق المبنية مسبقًا إعداد قواعد العمل وأتمتة موافقات النفقات استنادًا إلى مجموعات الموظفين والمشاريع وفئات الإنفاق. هذا يضمن التزام كل معاملة بسياسات شركتك.
هل أنت مستعد لتبسيط إنفاق شركتك وتمكين فريقك؟ تواصل معنا اليوم!
