ما هي المصروفات النثرية؟
المصروفات النثرية هي مبلغ صغير من المال يتم الاحتفاظ به جانبًا لحساب النفقات غير المخطط لها. يتم الاحتفاظ بها بسهولة لأنها قد تكون مطلوبة للتكاليف غير المتوقعة مثل التكاليف العاجلة تسديدات الموظفين أو الضغط على مدفوعات البائع.
هل تعلم أن كلمة «petty cash» مشتقة من الكلمة الفرنسية؟ صغير، بمعنى «صغير» أو «صغير»؟ يرتبط الاسم تمامًا بالغرض، حيث أن المدفوعات التي تتم عن طريق المصروفات النثرية عادة ما تكون صغيرة جدًا بحيث لا يمكن إجراؤها باستخدام بطاقة ائتمان أو أي طريقة دفع أخرى. في حالات المدفوعات الصغيرة أو الفورية، تصبح مدفوعات المصروفات النثرية بديلاً أكثر سهولة لأنها سريعة ومباشرة.
تحتاج المصروفات النثرية إلى تعديلات ومراجعات دورية. من الضروري تسجيل نفقات المصروفات النثرية في البيانات المالية للحصول على صورة كاملة لإجمالي نفقات الشركة. إن مسك الدفاتر المنتظم يقلل من مخاطر السرقة والاحتيال، والتي تصادف أنها أكبر مخاطر استخدام المصروفات النثرية.
أين تستخدم المصروفات النثرية؟
المصروفات النثرية يمكن استخدامها لأي دفعة قد تعتبر صغيرة جدًا لتمرير بطاقة ائتمان أو كتابة شيك. يختلف المبلغ المحتفظ به لصناديق المصروفات النثرية من شركة إلى أخرى. يعتمد بشكل كبير على متطلبات المنظمات وعدد النفقات العاجلة التي تصادفها.
حتى أن المنظمات الأكبر تفكر في وجود صناديق مصروفات نثرية منفصلة لكل قسم لتبسيط عملية الدفع. يمكن استخدام المصروفات النثرية في اللوازم المكتبية، والنزهات مع الفريق، واحتفالات أعياد الميلاد للموظفين، والتعويضات الصغيرة المتعلقة بالعمل.
اعتمادًا على حجم المؤسسة، عادة ما يتم تعيين مجموعة أو فرد للحفاظ على مدفوعات المصروفات النثرية تحت السيطرة. إنهم مسؤولون عن ضمان اتباع القواعد، وتنفيذ عمليات السداد بشكل لا تشوبه شائبة، وعدم وجود تأخير في إرسال الأموال.
ولكن لماذا نحتاج إلى المصروفات النثرية؟
إن إجراء المدفوعات في مؤسسة ليس بالبساطة التي تبدو عليها. تستغرق كل دفعة وقتًا للمعالجة ويجب أن تمر بعدة طبقات من الموافقات. لكن شيئًا صغيرًا مثل الحصول على كعكة للموظف للاحتفال بعيد ميلاده لا ينبغي أن ينتظر كل هذا الوقت. نظرًا لأن كل منظمة تحاول تسريع المعاملات، يصبح من الضروري وجود مصروفات نثرية وأفراد مفوضين لإدارة هذه الأموال. لدى معظم الشركات قواعد لإدارة الصناديق الصغيرة لضمان عدم سداد أي مدفوعات غير ضرورية.
كيف يمكنك الاحتفاظ بمعاملات المصروفات النثرية؟
يتم تسجيل مدفوعات المصروفات النثرية في البيانات المالية تمامًا مثل أي معاملة أخرى للشركة. ومع ذلك، لا يتم إدخال دفتر اليومية المحاسبي أثناء إجراء المعاملات باستخدام المصروفات النثرية. بدلاً من ذلك، يتم تسجيل إدخالات دفتر اليومية مقابل الإيصالات عند الحاجة إلى تجديد أموال المصروفات النثرية. أثناء التجديد، يتم خصم مبلغ معين من صناديق المصروفات النثرية.
في حالة وجود نقص أو زيادة في أموال المصروفات النثرية، يُقترح إدخال دفتر اليومية. يجب أن تحتوي المجلة على إدخال ائتماني لتمثيل الربح في حالة تجاوز الأموال. من ناحية أخرى، في حالة نقص الأموال، يجب إدخال الخصم لتوضيح الخسارة نيابة عن الشركة. تساعد إدخالات الخسارة/الربح على موازنة المعاملات في نهاية كل شهر أو دورة حساب.
يمكن تحسين سجلات ووثائق المصروفات النثرية عن طريق ملء قسائم المصروفات النثرية وربطها بالإيصالات، على النحو الذي اقترحته دائرة الإيرادات الداخلية.
كيف يمكنك استعادة معاملات المصروفات النثرية؟
دوري تسوية المصروفات النثرية يقترح التأكد من الرصيد في نهاية كل شهر. في حالة نقص الأموال الصغيرة، يطلب الفرد المفوض تخصيص أموال إضافية للصناديق. بينما تتم إضافة المزيد من الأموال، يتم النظر في جميع الإيصالات والفواتير للتأكد من أن كل شيء تحت السيطرة. عادةً ما يصدر أمين الصندوق شيكًا لإضافته إلى الأموال مع مراعاة المعاملات التي استنفدت الأموال في البداية.
التسوية الدورية ضرورية لأن مبلغ الرصيد يحتاج إلى التحقق المستمر. في هذه العملية، يتم التحقق من مبلغ الرصيد تلقائيًا حيث يجب أن يكون مساويًا للمبلغ المودع في صندوق المصروفات الصغيرة مع تخفيض النفقات التي تم إجراؤها.
كيفية بدء صندوق المصروفات النثرية
يجب إعداد حساب مخصص لبدء صندوق المصروفات النثرية. إذا لزم الأمر، يمكن إدراج الحساب بشكل منفصل في الميزانية العمومية للشركة. يمكن للشركة بعد ذلك تخصيص مبلغ معين من النقد المطلوب، وفقًا لعدد المدفوعات الصغيرة التي تتم يوميًا. سيحتاج الفرد إلى تحمل مسؤولية التعامل مع العمليات المتعلقة بالنفقات الصغيرة. سيكون لدى الوصي سلطة طلب المزيد من الأموال عند الاقتضاء، إلى جانب الاحتفاظ بعلامة تبويب على الإيصالات.
ما هي قسيمة المصروفات النثرية؟
قسائم المصروفات النثرية هي نماذج تستخدم لتسجيل المدفوعات التي تتم من صندوق المصروفات النثرية. تُعرف أيضًا باسم إيصالات المصروفات النثرية. عادةً ما تتضمن التفاصيل التالية: مبلغ المعاملة، وتاريخ المعاملة، والهدف من الدفع، وتفاصيل المستلم وسجلات الفرد الذي يقوم بالدفع.
عادة ما يتم ترقيم قسائم المصروفات النثرية لسهولة العمليات والمعالجة. يعتبر إرفاق الفواتير والإيصالات بالقسائم ممارسة جيدة ويتم اعتمادها من قبل العديد من المنظمات. يساعد الاحتفاظ بالقسائم أيضًا على تسهيل التسويات والحفاظ على الأرصدة.
المزيد عن بيتي كاش
- يجب عدم الخلط بين المصروفات النثرية والنقد الموجود. يتم تخصيص المصروفات النثرية للإدارات ذات مجالات الدفع المحددة. يتم استخدامه للنفقات الصغيرة جدًا بحيث لا يمكن حسابها في التحويلات المصرفية. من ناحية أخرى، يمكن استخدام أموال الشركة في أي دفعة تصادفها الشركة.
- تعد سجلات المعاملات طريقة رائعة لتتبع نفقات المصروفات النثرية. إنه يساعد بشكل كبير في حساب الرصيد في نهاية كل فترة.
- يجب مراجعة الأموال المخصصة للمصروفات النثرية بشكل دوري لتلبية احتياجات المنظمة.
إيجابيات المصروفات النثرية
- ليس هناك من ينكر أن المدفوعات النقدية سريعة ومباشرة. بالإضافة إلى البساطة، تلغي المصروفات النثرية الحاجة إلى الموافقات وتجعل العملية سهلة، خاصة في حالة النفقات غير المتوقعة.
- علاوة على ذلك، فإنه يلغي الحاجة إلى تعويض الموظفين في حالة المعاملات الصغيرة مثل أسعار سيارات الأجرة أو البقشيش في المطعم.
- ميزة أخرى للمصروفات النثرية هي أنه يمكن استخدامها للنفقات الصغيرة الزائدة عن الحاجة، مثل تخزين المخزن للمكتب أو شراء اللوازم المكتبية.
- والأهم من ذلك أنه لا يتطلب أي تخطيط أو موافقات ويمكن استخدامه على الفور في وقت الحاجة. إنه يعمل بشكل جيد مع حالات الطوارئ والنفقات غير المخطط لها.
سلبيات المصروفات النثرية
- تعمل الراحة وسهولة الإنفاق أيضًا بمثابة لعنة في بعض الأحيان. إنه يزيد من فرص الاحتيال، حيث أن تتبع النقد ليس ممكنًا دائمًا.
- نظرًا لعدم الحاجة إلى موافقات لإنفاق المصروفات النثرية، فقد يؤدي ذلك إلى الكثير من النفقات غير الضرورية، والتي قد تصل في النهاية إلى مبلغ كبير للمنظمة.
- على الرغم من أن معظم الشركات حريصة على تخزين الإيصالات، إلا أنها غالبًا ما تختفي دون أي أثر. بعد ذلك يصبح من الصعب حقًا حساب الأرصدة في نهاية كل شهر.
- لتقليل المخاطر، من الضروري أن يكون لديك فرد مسؤول يقوم بتتبع أموال المصروفات النثرية وتوفيقها بشكل دوري. يمكن أن تزيد الحاجة المستمرة لحفظ السجلات من ضغط العمل وتثقل كاهل قسم الحسابات.
- مع ظهور المعاملات عبر الإنترنت والمحافظ الإلكترونية، يرغب عدد قليل فقط في قبول المدفوعات في شكل نقدي. إنه يجعل المعاملات أقل قابلية للتتبع ويزيد أيضًا من فرص السرقة.
أفكار نهائية
نظرًا لبساطتها وتوافرها الدائم، يجب أيضًا مراعاة المخاطر التي تنطوي عليها المصروفات النثرية. في حين يعتقد البعض أن المدفوعات النقدية قديمة، فإن العديد من المنظمات تعمل بسلاسة مع المصروفات النثرية وينتهي بها الأمر إلى تتبع العديد من النفقات بسرعة. ومع ذلك، هناك بدائل مثل بطاقات Alaan مسبقة الدفع تتيح لك مزايا المصروفات النثرية دون المخاطرة، مع قيام الشركات بإلغاء المصروفات النثرية تمامًا. يمكن أن يختلف قرار الاستثمار في صناديق المصروفات النثرية من شركة إلى أخرى. في نهاية المطاف، مزيج من بطاقات مسبقة الدفع وقد يكون صندوق المصروفات النثرية الصغيرة للطوارئ هو أفضل طريقة للذهاب، مما يمنحك أفضل ما في العالمين مع تقليل المخاطر.
